Immobel NV

AGM Information • Mar 17, 2025

IMMOBEL

naamloze vennootschap Anspachlaan 1, 1000 Brussel RPR Brussel 0405.966.675 (de "Vennootschap")

OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De aandeelhouders worden uitgenodigd tot het bijwonen van (A.) de jaarlijkse Gewone Algemene Vergadering die zal worden gehouden op donderdag 17 april 2025 om 9u30 en onmiddellijk daarna (B.) de Buitengewone Algemene Vergadering ten overstaan van notaris Yorik Desmyttère, in onze kantoren, Anspachlaan 1 te 1000 Brussel met de hieronder vermelde agenda.

Net zoals tijdens de voorgaande jaren blijft de mogelijkheid bestaan voor aandeelhouders om per brief of bij volmacht deel te nemen en schriftelijke vragen in te dienen voorafgaand aan de vergadering. Teneinde de opmaak van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij de aandeelhouders zich minstens 30 minuten vóór het begin van de vergadering aan te melden, zijnde uiterlijk om 9u00.

A. AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

• 1. Voorstelling van het jaarverslag van de raad van bestuur, respectievelijk de commissaris van en met betrekking tot de statutaire en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2024.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening per 31 december 2024 en bestemming van het resultaat: Voorstel om de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2024 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals vastgesteld door de raad van bestuur, met name: voorstel om het saldo van de over te dragen winst, hetzij 109.127.407,90 EUR over te dragen naar het volgende boekjaar.
• 1. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2024: Voorstel om kwijting te verlenen aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2024.
• 1. Kwijting aan de commissaris voor het boekjaar 2024: Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris KPMG Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Filip De Bock, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2024.
• 1. Benoeming bijkomende vaste vertegenwoordiger van de commissaris: Voorstel om, op voordracht van de raad van bestuur en het audit & risicocomité, de heer Frederic Poesen als mede-vertegenwoordiger van de commissaris aan te duiden, die woonplaats kiest op de zetel van KPMG Bedrijfsrevisoren BV.

• 1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar 2024: Voorstel om het remuneratieverslag over de gedurende het boekjaar 2024 betaalde remuneraties aan de bestuurders en de leden van het uitvoerend comité, goed te keuren.
• 1. Goedkeuring van de clausule van wijziging van controle: Voorstel om de clausule inzake verandering van controle in de EUR 135.000.000 kredietovereenkomst tussen, onder andere, de Vennootschap als kredietnemer en BNP Paribas Fortis SA/NV, KBC Bank NV en Belfius Bank NV als kredietverstrekkers goed te keuren en, voor zover als nodig, te bekrachtigen, in toepassing van artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
• 1. Varia.

B. AGENDA VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

1. Hernieuwing machtiging raad van bestuur in het kader van het toegestane kapitaal.

1.1. Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld met toepassing van artikel 7:199, tweede lid, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") met betrekking tot de hernieuwing van het toegestane kapitaal, waarin de bijzondere omstandigheden zijn beschreven waarin het toegestane kapitaal kan worden gebruikt en de daarbij nagestreefde doeleinden worden uiteengezet.

1.2. Goedkeuring van de machtiging

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist om

• (a) de machtiging aan de raad van bestuur om het kapitaal van de Vennootschap in één of meer malen te verhogen met een maximum bedrag van zevenennegentig miljoen euro (97.000.000 EUR) te hernieuwen en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 WVV. De machtiging is geldig voor een nieuwe periode van vijf (5) jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van het proces-verbaal van de huidige buitengewone algemene vergadering; en
• (b) de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen om gedurende een periode van drie (3) jaar vanaf de datum van deze vergadering, gebruik te maken van het toegestane kapitaal op de wijze vermeld hierboven, in geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de Vennootschap, binnen de perken van de wet.

Bijgevolg, beslist de algemene vergadering om in artikel 11 ("Toegestaan kapitaal") van de statuten de woorden "tot een maximum bedrag van zevenennegentig miljoen euro (97.000.000,00 EUR)" te vervangen door "met een maximum bedrag van zevenennegentig miljoen euro (97.000.000,00 EUR)" teneinde de bewoordingen in lijn te brengen met de Franse bewoordingen en de woorden "28 mei 2020" te vervangen door "17 april 2025".

2. Hernieuwing machtiging raad van bestuur tot verkrijging en vervreemding van eigen aandelen.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist om de machtiging tot verkrijgen en vervreemding van eigen aandelen toegekend aan de raad van bestuur te hernieuwen voor een nieuwe periode van respectievelijk drie (3) jaar en vijf (5) jaar. Bijgevolg, beslist de algemene vergadering om in artikel 12 ("Verwerving & vervreemding van eigen aandelen") van de statuten de woorden "28 mei 2020" te vervangen door "17 april 2025".

3. Benoemingen.

3.1. Hernieuwing mandaat bestuurder:

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist om M.J.S. Consulting BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Michèle SIOEN, te herbenoemen als bestuurder voor een periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2029.

3.2. Coöptatie:

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist om Holding Saint Charles SAS, vast vertegenwoordigd door de heer Eric DONNET, definitief als onafhankelijk bestuurder te benoemen ten einde het mandaat te beëindigen van Astrid De Lathauwer CommV., vast vertegenwoordigd door mevrouw Astrid DE LATHAUWER, hetzij tot na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2028.

4. Onafhankelijkheid bestuurders.

Voorstel van besluit: Gezien de onafhankelijkheidscriteria opgenomen in artikel 7:87, §1, WVV, bevestigt de algemene vergadering het mandaat van Holding Saint Charles SAS, vast vertegenwoordigd door de heer Eric DONNET, in haar hoedanigheid van onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87, § 1, WVV, die verklaard heeft te voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria.

5. Wijziging artikel 3 van de statuten van de Vennootschap.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering beslist het e-mailadres van de Vennootschap, opgenomen in artikel 3 "Zetel, website en e-mailadres" van de statuten te wijzigen van "info@immobelgroup.com" naar "corporateaffairs@immobelgroup.com". Bijgevolg beslist de algemene vergadering in artikel 3 "Zetel, website en e-mailadres" van de statuten de woorden "info@immobelgroup.com" te vervangen door "corporateaffairs@immobelgroup.com".

6. Machtiging aan het bestuursorgaan tot uitvoering van de genomen beslissingen.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering beslist het bestuursorgaan te machtigen om uitvoering te geven aan de genomen beslissingen.

7. Volmacht voor de coördinatie van de statuten.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering beslist volmacht te verlenen aan ondergetekende notaris, of elke andere notaris en/of medewerker van "Berquin Notarissen" BV, om de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in de daartoe voorziene elektronische databank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

8. Volmacht voor de formaliteiten.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering beslist volmacht te verlenen aan mevrouw Stephanie DE WILDE en/of Auriane VAN LIEDEKERKE, die te dien einde elk woonstkeuze doen ter zetel van de Vennootschap, elk individueel handelend en met macht van indeplaatsstelling, en aan het Ondernemingsloket, teneinde alle nodige formaliteiten te vervullen die uit deze

vergadering voortvloeien, bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het rechtspersonenregister, het Ondernemingsloket en de BTW administratie en teneinde alle noodzakelijke documenten op te stellen en neer te leggen bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank.

9. Varia.

C.FORMALITEITEN

TOELATINGSVOORWAARDEN TOT DE ALGEMENE VERGADERING

Het recht van de aandeelhouders om deel te nemen aan de algemene vergadering en er te stemmen, is onderworpen aan de twee volgende cumulatieve voorwaarden:

• Registratiedatum

In overeenstemming met artikel 29 van de statuten is het recht om aan een algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen, afhankelijk van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de veertiende dag vóór de algemene vergadering, om vierentwintig uur (Belgische tijd), zijnde op donderdag 3 april 2025 (vierentwintig uur Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder waren zullen worden toegelaten en hebben stemrecht op de algemene vergadering.

• Melding

Bovendien moeten de aandeelhouders die willen deelnemen aan deze algemene vergadering, uiterlijk op vrijdag 11 april 2025:

• houders van gedematerialiseerde aandelen:

een attest voorleggen ter zetel van de Vennootschap/ bij de banken BNP PARIBAS FORTIS, ING BELGIË, KBC BANK en BANK DEGROOF PETERCAM, afgeleverd door hun financiële bemiddelaar of erkende rekeninghouder, waarmee ze het aantal gedematerialiseerde aandelen bewijzen dat op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder ingeschreven werd op hun rekeningen, en waarvoor de aandeelhouder heeft verklaard te willen deelnemen aan de algemene vergadering. De betrokken aandeelhouder zal daarnaast schriftelijk zijn deelname te dienen bevestigen per e-mail (Corporateaffairs@immobelgroup.com) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.

• houders van aandelen op naam:

hun bevestiging om deel te nemen aan de algemene vergadering per e-mail (Corporateaffairs@immobelgroup.com) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.

VOLMACHTEN – STEMMING PER BRIEF

De aandeelhouders die willen stemmen bij volmacht of per brief moeten de door de raad van bestuur goedgekeurde formulieren gebruiken die beschikbaar worden gesteld door de Vennootschap of kunnen worden aangevraagd per email (Corporateaffairs@immobelgroup.com).

Behalve in de door het WVV bedoelde toegestane gevallen mag een aandeelhouder slechts één persoon aanduiden als volmachtdrager.

Deze documenten moeten volledig ingevuld en ondertekend aan de Vennootschap worden toegezonden, hetzij per email (Corporateaffairs@immobelgroup.com) of per post naar de zetel van de Vennootschap. De email of brief dient te worden vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie (doch duidelijk leesbaar) van de betrokken formulieren. Deze formulieren doen tevens dienst als deelnamebevestiging.

Een model van deze formulieren kan op eenvoudig verzoek op de zetel van de Vennootschap worden verkregen en kan eveneens worden gedownload op www.immobelgroup.com, rubriek "Aandeelhouders" - "Algemene Vergaderingen".

De aandeelhouders op naam die de algemene vergadering niet persoonlijk wensen bij te wonen maar bij volmacht willen stemmen of per brief, moeten het bij hun individuele oproeping gevoegde formulier invullen en het origineel formulier uiterlijk op vrijdag 11 april 2025 aan de Vennootschap bezorgen, overeenkomstig de hierboven vermelde formaliteiten. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen, die bij volmacht willen stemmen of per brief dienen het formulier beschikbaar op de website, samen met bovengenoemd attest, aan één van bovenvermelde bankinstellingen of per email of per post aan de Vennootschap bezorgen, binnen dezelfde termijn.

AMENDERINGSRECHT AGENDAPUNTEN

Overeenkomstig de voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:130 van het WVV, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, onderwerpen aan de agenda van de algemene vergadering toevoegen en voorstellen tot besluit indienen m.b.t. in de agenda opgenomen of nieuwe aan de agenda toe te voegen onderwerpen. Dit, door middel van een schriftelijke melding die de Vennootschap uiterlijk op woensdag 26 maart 2025 dient te ontvangen per email (Corporateaffairs@immobelgroup.com) of per post op de zetel van de Vennootschap.

In voorkomend geval zal de Vennootschap uiterlijk op woensdag 2 april 2025 een aangevulde agenda bekendmaken. Tegelijk zullen aangepaste volmachtformulieren ter beschikking worden gesteld op de website van de Vennootschap.

Alle voordien ingediende volmachten blijven geldig voor de agendapunten die erop worden vermeld. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda van de algemene vergadering opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda van de algemene vergadering zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.

VRAAGRECHT

Behoudens het recht van de aandeelhouders om tijdens de algemene vergadering vragen te stellen, in toepassing van artikel 7:139 van het WVV, is het hen eveneens toegelaten vóór de algemene

vergadering schriftelijke vragen stellen aan de raad van bestuur en aan de commissaris, door die vragen uiterlijk op vrijdag 11 april 2025 aan de Vennootschap te bezorgen per post of per email.

De Vennootschap zal deze vragen beantwoorden uiterlijk op de dag van de algemene vergadering (voorafgaand aan de stemming), voor zover de betrokken aandeelhouder voldoet aan de hierboven vermelde formaliteiten om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, en voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat ze de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de Vennootschap of haar bestuurders aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.

DOCUMENTATIE

Alle meldingen aan de Vennootschap uit hoofde van deze oproeping moeten worden gericht aan:

IMMOBEL NV Att. Stephanie De Wilde, Chief Legal Officer Anspachlaan 1, BE-1000 Brussel België Email: Corporateaffairs@immobelgroup.com

.

Alle documenten die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld aan de aandeelhouders voor de algemene vergadering en andere informatie zijn beschikbaar op de website (www.immobelgroup.com), rubriek "Aandeelhouders" - "Algemene Vergaderingen", evenals op de zetel van de Vennootschap.

PRIVACY

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze ontvangt van de aandeelhouders en de lasthebbers in het kader van de algemene vergadering, met name identificatiegegevens, contactgegevens, informatie over de aangehouden aandelen, steminstructies en stemgedrag. De Vennootschap zal deze gegevens verwerken om de aanwezigheid bij de vergadering, de vraag- en antwoordsessie en het stemproces te beheren en te controleren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daartoe beroept de Vennootschap zich op haar wettelijke verplichtingen met betrekking tot het samenroepen van de aandeelhouders en de organisatie van de vergadering alsook haar rechtmatige belangen om de geldigheid van de stemmen te waarborgen en de resultaten te analyseren. De Vennootschap kan deze gegevens delen met haar verbonden vennootschappen en dienstverleners die de Vennootschap bijstaan bij het nastreven van de voormelde doelstellingen. De Vennootschap zal deze gegevens niet langer bewaren dan nodig om dergelijke doelstellingen te bereiken (met name de volmachten, de bevestiging van de aanwezigheden en aanwezigheidslijsten blijven bewaard zolang de notulen van de algemene vergadering moeten worden bewaard om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving). De Vennootschap verwerkt de persoonsgegevens van de aandeelhouders en lasthebbers in overeenstemming met haar privacybeleid, dat online beschikbaar is via de volgende link: https://www.immobelgroup.com/nl/beleid-inzakebescherming-van-de-persoonlijke-levenssfeer. Dit privacybeleid bevat belangrijke aanvullende informatie over de verwerking van uw gegevens door de Vennootschap in deze context, waaronder uitleg over uw rechten alsook de verplichtingen van de Vennootschap in dit verband.

In naam van de Raad van Bestuur,

A³ MANAGEMENT BV Uitvoerend Voorzitter van de Raad van Bestuur (vertegenwoordigd door Marnix GALLE)