Fortum Oyj

Pre-Annual General Meeting Information • Feb 17, 2025

Fortum Oyj:n vuoden 2025 varsinaisen yhtiökokouksen järjestäytymisasiakirja

Tämä asiakirja sisältää tietoa ja ehdotuksia Fortum Oyj:n ("Yhtiö") tiistaina 1.4.2025 pidettävän varsinaisen yhtiökokouksen ("Yhtiökokous") menettelytavoista ja järjestäytymisestä Yhtiökokouskutsun asiakohtien 1–5 osalta.

Järjestäytymisasiakirja on osa Yhtiökokouksen kokouskutsua ja se on julkaistu 17. helmikuuta 2025 Yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.fortum.fi/yhtiokokous. Asiakirjaa voidaan täydentää Yhtiökokouksessa niillä tiedoilla, joita ei ole vielä saatavilla ennen Yhtiökokousta. Yhtiökokouksessa läsnä olevilla osakkeenomistajilla on oikeus käyttää puhevaltaa asiakohdissa.

1. Kokouksen avaaminen

Hallituksen puheenjohtaja Mikael Silvennoinen avaa Yhtiökokouksen. Mikäli Mikael Silvennoisella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta avata Yhtiökokousta, toinen Yhtiön hallituksen jäsen avaa Yhtiökokouksen.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtaja ja sihteeri

Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Mikko Heinonen. Mikäli Mikko Heinosella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia Yhtiökokouksen puheenjohtajana, Yhtiökokouksen avaaja ehdottaa puheenjohtajaksi parhaaksi katsomaansa henkilöä.

Yhtiökokouksen sihteerinä toimii Yhtiön vt. lakiasiainjohtaja Henrik Hinders. Mikäli Henrik Hindersillä ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia Yhtiökokouksen sihteerinä, Yhtiökokouksen puheenjohtaja valitsee sihteeriksi parhaaksi katsomansa henkilön.

Menettelytavat

Kokouksen kieli ja tulkkaus

Yhtiökokous pidetään suomen kielellä ja se simultaanitulkataan ruotsin ja englannin kielille. Puheenvuoroja on mahdollista käyttää kaikilla edellä mainituilla kielillä. Kuulokkeita on saatavilla kokoussalin sisäänkäynnin yhteydessä.

Puheoikeus

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on Yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus Yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.

Puheenvuorot pyydetään esittämään Yhtiökokouksen puheenjohtajan niille osoittamina ajankohtina. Puheenvuoron käyttäjää pyydetään ilmoittamaan puheenvuoronsa aluksi nimensä ja mahdollisesti edustamansa osakkeenomistajan nimen tai vaihtoehtoisesti vain äänilippunsa numeron. Puheenvuoroja käyttäviä osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että puheenvuoron käyttäjän nimi ja/tai äänilipun numero välitetään myös suorassa verkkolähetyksessä.

Puheenvuorot pyydetään pitämään lyhyinä ja napakoina. Yhtiökokouksen kuluessa on mahdollista, että puheenvuorojen kestoa joudutaan rajoittamaan enintään kahteen minuuttiin ja/tai myöntämään kussakin asiakohdassa enintään yksi puheenvuoro kullekin osakkeenomistajalle Yhtiökokouksen sujuvan läpiviennin varmistamiseksi. Puheenvuoron käyttäjiä pyydetään pidättäytymään kulloinkin käsiteltävänä olevassa asiakohdassa. Puheenvuorot pyydetään esittämään mikrofoneihin, joita yhtiökokousvirkailijat ojentavat kokoussalin eri lohkoissa.

Yhtiökokouksen seuraaminen videoyhteyden välityksellä ja kysymysten esittäminen

Yhtiökokousta on mahdollista seurata suorana verkkolähetyksenä Yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.fortum.fi/yhtiokokous.

Videolinkki Yhtiökokouksen seuraamista varten julkaistaan edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään kokouspäivänä. Yhtiökokouksen seuraaminen videoyhteyden välityksellä ei edellytä ennakkoilmoittautumista. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä ehdotuksia Yhtiökokouksessa, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä Yhtiökokouksen seuraaminen verkkolähetyksen kautta tarkoita osakeyhtiölaissa tarkoitettua osallistumista Yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajat, jotka haluavat seurata suoraa verkkolähetystä, voivat käyttää äänioikeuttaan äänestämällä tietyistä asialistalla olevista asioista ennakkoon. Yhtiökokouksen osallistujia tai puheenvuoron käyttäjiä ei kuvata kokoussalissa kohdennetusti.

Tallenne Yhtiön toimitusjohtajan katsauksesta on katseltavissa Yhtiökokouksen jälkeen Yhtiön internetsivuilla.

Matkapuhelimet, video- ja valokuvaaminen, äänittäminen

Matkapuhelimet pyydetään hiljentämään Yhtiökokouksen ajaksi. Video- ja valokuvaaminen sekä äänittäminen Yhtiökokouksen aikana on kielletty. Yhtiö voi video- ja valokuvata kokouspaikalla ja Yhtiö voi käyttää tallenteita ja kuvia kokouksesta omiin sisäisiin tarkoituksiinsa.

Kokousalue ja siltä poistuminen

Kokousaluetta on Finlandia-talon Finlandia-sali ja 2. kerroksen aulatilat. Yhtiökokouksen avaamisen jälkeen kokousalueelta poistuvaa osakkeenomistajaa pyydetään palauttamaan äänilippunsa kokoussalin ovilla tai niiden ulkopuolella oleville yhtiökokousvirkailijoille.

Asialista ja aineiston nähtävilläolo

Yhtiökokouksessa käsiteltävät ehdotukset sekä osakeyhtiölain edellyttämät asiakirjat ja tiedot ovat osakkeenomistajien nähtävillä Yhtiön internetsivuilla osakeyhtiölain edellyttämän ajan ennen Yhtiökokousta. Mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla kokouspaikalla. Yhtiökokouksessa käsiteltävät ehdotukset liitetään pöytäkirjaan. Asiat käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, ellei Yhtiökokouksen puheenjohtaja toisin ilmoita.

Yhtiön osakasluettelo on nähtävillä Yhtiökokouksessa.

3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Yhtiökokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, joiden tehtävänä on yhdessä Yhtiökokouksen puheenjohtajan kanssa tarkastaa pöytäkirja. Lisäksi valitaan kaksi ääntenlaskun valvojaa.

Yhtiökokoukselle ehdotetaan, että pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Pekka Lankinen ja Jukka Vähäpesola ja ääntenlaskun valvojiksi Robert Gordin ja Teemu Taivalantti. Mikäli jollakin edellä mainituista henkilöistä ei ole mahdollisuutta toimia tehtävässä, Yhtiökokouksen puheenjohtaja ehdottaa toista henkilöä hänen tilalleen.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.fortum.fi/yhtiokokous viimeistään 15. huhtikuuta 2025 alkaen.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

Yhtiöjärjestyksen 12 §:n mukaan kutsun yhtiökokoukseen toimittaa hallitus. Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava aikaisintaan kolme kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta. Lisäksi Yhtiö voi hallituksen niin päättäessä julkaista tiedon yhtiökokouskutsusta yhdessä tai useammassa sanomalehdessä. Yhtiökokouskutsu on kuitenkin toimitettava vähintään yhdeksän päivää ennen osakeyhtiölain 5 luvun 6 a §:ssä tarkoitettua yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.

Yhtiökokouskutsu on julkaistu 17. helmikuuta 2025 pörssitiedotteella ja Yhtiön internetsivuilla. Yhtiö myös julkaisee lyhyen lehti-ilmoituksen Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta 19. helmikuuta 2025 Helsingin Sanomissa.

Yhtiökokouskutsu on saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.fortum.fi/yhtiokokous.

Todetaan, että Yhtiökokous on kutsuttu koolle yhtiöjärjestyksen mukaisesti ja osakeyhtiölain määräyksiä noudattaen ja se on siten laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen.

5. Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Tiedot ääniluettelosta

Yhtiökokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat asianmukaisesti ilmoittautuneet Yhtiökokoukseen ennen ilmoittautumisajan päättymistä, joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja jotka ovat joko äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan aikana, osallistuvat itse yhtiökokoukseen tai ovat edustettuina kokouspaikalla.

Kaikista Yhtiökokouksessa läsnä olevista osakkeenomistajista, heidän asiamiehistään ja edustajistaan ja avustajistaan laaditaan luettelo, johon merkitään heidän osake- ja äänimääränsä (ääniluettelo). Yhtiökokouksen puheenjohtaja toteaa Yhtiökokouksen alkaessa joko edustettuina tai henkilökohtaisesti läsnä olevien osakkeenomistajien määrän sekä heidän edustamiensa osakkeiden ja äänten määrän. Lisäksi Yhtiökokouksen puheenjohtaja ilmoittaa tiedot Yhtiön hallituksen jästenten, hallituksen jäseniksi ehdolla olevien henkilöiden, toimitusjohtajan ja tilintarkastajan läsnäolosta Yhtiökokouksessa.

Ääniluettelon yhteenveto on saatavilla Yhtiökokouksen puheenjohtajalta ja se liitetään Yhtiökokouksen pöytäkirjaan. Ääniluettelo vahvistetaan vastaamaan osallistumistilannetta kussakin asiakohdassa mahdollisen äänestyksen alkaessa.

Tiedot ennakkoäänestyksestä ja hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeista

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus äänestää ennakkoon Yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien 7–18 osalta 18.2.2025 klo 10.00 ja 27.3.2025 klo 10.00 välisenä aikana. Ennakkoäänestyksen kohteena ollut päätösehdotus katsotaan osakeyhtiölain mukaan esitetyksi muuttumattomana Yhtiökokouksessa. Yhtiölle toimitetaan tyypillisesti myös ennakkoon hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeita. Yhtiöllä ja Yhtiökokouksen puheenjohtajalla on luettelo ennakkoäänestyksen tuloksista ja hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeista, joiden yhteenvedot liitetään Yhtiökokouksen pöytäkirjaan.

Mikäli käsiteltävässä asiassa ei suoriteta täyttä ääntenlaskentaa, Yhtiökokouksessa todetaan tai Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkitään taikka liitetään tiedoksi kunkin asiakohdan yhteyteen ennakkoäänestyksessä ja hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeissa annettujen vastustavien äänten ja määräenemmistöpäätösten osalta myös tyhjien äänten määrä. Siltä osin kuin on esitetty vastustavia ääniä ilman vastaehdotusta asiakohdissa, joissa ehdotusta ei voi tehokkaasti vastustaa ilman vastaehdotusta, näitä ääniä ei oteta muodollisesti huomioon päätösehdotusta

vastustavina ääninä mahdollisessa äänestyksessä eikä niitä todeta Yhtiökokouksessa tai merkitä taikka liitetä asianomaisiin pöytäkirjakohtiin. Käytännössä tämä koskee lähinnä henkilövalintoja.