The British Land Company PLC
Annual General Meeting Friday 13 July 2012 at 11.00 am
Attendance Card If you plan to attend the annual general meeting of The British Land Company PLC to be held on Friday 13 July 2012, please bring this card with you.
Please note that the meeting is due to commence at 11.00 am (British Summer Time) at:
The Ocean Room, The Cumberland Hotel, Great Cumberland Place, London W1H 7DL.
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- b y c o m p l e t i n g a n d r e t u r n i n g t h e f o r m o f p r o x y b y p o s t ;
- b y g o i n g t o w w w . s h a r e v o t e . c o . u k a n d f o l l o w i n g t h e i n s t r u c t i o n s p r o v i d e d . Yo u w i l l n e e d t h e Vo t i n g I D , Ta s k I D a n d S h a r e h o l d e r R e f e r e n c e N u m b e r s h o w n o n y o u r f o r m o f p r o x y ;
- i f y o u h a v e r e g i s t e r e d w i t h t h e E q u i n i t i o n l i n e p o r t f o l i o s e r v i c e , b y l o g g i n g o n t o y o u r p o r t f o l i o v i a w w w . s h a r e v i e w . c o . u k a n d c l i c k i n g o n t h e l i n k t o v o t e u n d e r n e a t h y o u r B r i t i s h L a n d h o l d i n g , t h e n f o l l o w i n g t h e i n s t r u c t i o n s p r o v i d e d ; a n d
- i f y o u a r e a u s e r o f t h e C R E S T s y s t e m i n c l u d i n g C R E S T P e r s o n a l M e m b e r s , b y h a v i n g a n a p p r o p r i a t e C R E S T m e s s a g e t r a n s m i t t e d . To a p p o i n t a p r o x y o r t o g i v e o r a m e n d a n i n s t r u c t i o n t o a p r e v i o u s l y a p p o i n t e d p r o x y v i a t h e C R E S T s y s t e m , t h e C R E S T m e s s a g e m u s t b e r e c e i v e d b y t h e i s s u e r ' s a g e n t I D n u m b e r R A 1 9 ) b y 1 1 . 0 0 a m ( B S T) o n We d n e s d a y 1 1 J u l y 2 0 1 2 . F o r t h i s p u r p o s e , t h e t i m e o f r e c e i p t w i l l b e t a k e n t o b e t h e t i m e ( a s d e t e r m i n e d b y t h e t i m e s t a m p a p p l i e d t o t h e m e s s a g e b y t h e C R E S T A p p l i c a t i o n s H o s t ) f r o m w h i c h t h e i s s u e r ' s a g e n t i s a b l e t o r e t r i e v e t h e m e s s a g e . Aft e r t h i s t i m e a n y c h a n g e o f i n s t r u c t i o n s t o a p ro xy a p p o i n t e d t h ro u g h C R E S T s h o u l d b e c o m m u n i c a t e d t o t h e p r o x y b y o t h e r m e a n s . C R E S T P e r s o n a l M e m b e r s o r o t h e r C R E S T s p o n s o r e d m e m b e r s , a n d t h o s e C R E S T M e m b e r s w h o h a v e a p p o i n t e d v o t i n g s e r v i c e p r o v i d e r ( s ) s h o u l d c o n t a c t t h e i r C R E S T s p o n s o r o r v o t i n g s e r v i c e p ro v i d e r ( s ) f o r a s s i s t a n c e w i t h a p p o i n t i n g p ro x i e s v i a C R E S T. F o r f u rt h e r i n f o r m a t i o n o n C R E S T p ro c e d u re s , l i m i t a t i o n s a n d s y s t e m t i m i n g s , p l e a s e r e f e r t o t h e C R E S T M a n u a l ( w h i c h c a n b e a c c e s s e d t h r o u g h w w w . e u r o c l e a r. c o m / s i t e / p u b l i c / E U 1 ) . We m a y t r e a t a p r o x y a p p o i n t m e n t s e n t b y C R E S T a s i n v a l i d i n t h e c i r c u m s t a n c e s s e t o u t i n R e g u l a t i o n 3 5 ( 5 ) ( a) o f t h e U n c e rt i f i c a t e d S e c u r i t i e s R e g u l a t i o n s 2 0 0 1 .
A p r o x y a p p o i n t m e n t s u b m i t t e d t h r o u g h w w w . s h a r e v o t e . c o . u k , w w w . s h a r e v i e w . c o . u k , o r t h e C R E S T s y s t e m w i l l n o t b e a c c e p t e d a t a n y t i m e i f f o u n d t o c o n t a i n a c o m p u t e r v i r u s .
I M P O R TA N T: I n a n y c a s e y o u r i n s t r u c t i o n s o r t h e f o r m o f p r o xy i n r e s p e c t o f t h e A G M m u s t b e r e c e i v e d b y t h e C o m p a n y ' s R e g i s t r a r s n o l a t e r t h a n 1 1 . 0 0 a m ( B S T ) o n W e d n e s d a y 1 1 J u l y 2 0 1 2 .
- 3 Yo u c a n a p p o i n t t h e C h a i r m a n o f t h e A G M t o b e y o u r p r o x y a t t h e A G M . I f y o u w i s h t o a p p o i n t t h e C h a i r m a n , y o u n e e d n o t c h a n g e t h i s p a r t o f t h e p r o x y f o r m . I f y o u w i s h t o a p p o i n t s o m e o n e e l s e t o b e y o u r p r o x y , y o u s h o u l d d e l e t e t h e w o r d s " t h e C h a i r m a n o f t h e A G M o r " a n d w r i t e t h e n a m e o f t h e p e r s o n y o u w i s h t o b e y o u r p r o x y i n t h e s p a c e p r o v i d e d .
- 4 To a p p o i n t m o r e t h a n o n e p r o x y , p l e a s e p h o t o c o p y t h e f o r m o f p r o x y f o r e a c h a d d i t i o n a l p r o x y , d e l e t e t h e w o r d s " a l l m y s h a r e s o r " a n d i n d i c a t e , i n t h e b o x n e x t t o t h e p r o x y ' s n a m e t h e n u m b e r o f s h a r e s i n r e l a t i o n t o w h i c h y o u a u t h o r i s e t h e m t o a c t a s y o u r p r o x y . P l e a s e a l s o m a r k t h e a p p r o p r i a t e b o x o n e a c h f o r m t o i n d i c a t e t h a t t h e f o r m o f p r o x y i s o n e o f m u l t i p l e i n s t r u c t i o n s b e i n g g i v e n b y y o u .
- 5 Yo u m a y i n s t r u c t y o u r p r o x y h o w t o v o t e b y m a r k i n g t h e a p p r o p r i a t e b o x n e x t t o e a c h r e s o l u t i o n o n t h e f o r m o f p r o x y . D e t a i l s o f t h e r e s o l u t i o n s a n d t h e e x p l a n a t o r y n o t e s a r e c o n t a i n e d i n t h e c i r c u l a r ; t h e s e a r e e i t h e r e n c l o s e d w i t h t h i s f o r m o f p r o x y , o r a v a i l a b l e o n t h e C o m p a n y s w e b s i t e i f y o u h a v e e l e c t e d t o r e c e i v e c e r t a i n S h a r e h o l d e r C o m m u n i c a t i o n s t h i s w a y . I f i n r e s p e c t o f a n y r e s o l u t i o n y o u h a v e n o t g i v e n s p e c i f i c i n s t r u c t i o n s o n h o w y o u r p r o x y s h o u l d v o t e , y o u r p r o x y w i l l h a v e d i s c r e t i o n t o v o t e o n t h a t r e s o l u t i o n a s t h e y s e e f i t . Yo u r p r o x y w i l l a l s o h a v e d i s c r e t i o n t o v o t e a s t h e y s e e f i t o n a n y o t h e r b u s i n e s s w h i c h m a y p r o p e r l y c o m e b e f o r e t h e m e e t i n g , i n c l u d i n g a m e n d m e n t s t o r e s o l u t i o n s , a n d a t a n y a d j o u r n m e n t o f t h e m e e t i n g . A v o t e w i t h h e l d i s n o t a v o t e i n l a w , w h i c h m e a n s t h a t a v o t e w i t h h e l d w i l l n o t b e c o u n t e d i n t h e c a l c u l a t i o n o f v o t e s f o r o r a g a i n s t a r e s o l u t i o n .
- 6 T h i s f o r m m u s t b e s i g n e d . P l e a s e n o t e t h a t :
- i n t h e c a s e o f a c o r p o r a t i o n , t h e f o r m o f p r o x y s h o u l d b e s i g n e d b y a d u l y a u t h o r i s e d o ff i c e r o r p e r s o n , u n d e r i t s c o m m o n s e a l o r i n a n y o t h e r m a n n e r a u t h o r i s e d b y i t s c o n s t i t u t i o n ; a n d
- i n t h e c a s e o f j o i n t h o l d e r s ( i ) o n l y o n e n e e d s i g n , a n d ( i i ) t h e v o t e o f t h e s e n i o r h o l d e r w h o t e n d e r s a v o t e , w h e t h e r i n p e r s o n o r b y p r o x y o r ( i n t h e c a s e o f a c o r p o r a t i o n ) b y a u t h o r i s e d r e p r e s e n t a t i v e , w i l l a l o n e b e c o u n t e d . F o r t h i s p u r p o s e s e n i o r i t y w i l l b e d e t e r m i n e d b y t h e o r d e r i n w h i c h t h e n a m e s a p p e a r o n t h e r e g i s t e r o f m e m b e r s o f t h e C o m p a n y i n r e s p e c t o f t h e o i n t h o l d i n g .
- 7 I f n e c e s s a r y , s o m e o n e e l s e m a y s i g n t h e f o r m o n y o u r b e h a l f . I n t h a t c a s e , t h e a u t h o r i t y o r a n o t a r i a l l y c e r t i f i e d c o p y o f s u c h a u t h o r i t y u n d e r w h i c h t h e p r o x y f o r m i s s i g n e d m u s t b e s e n t w i t h t h e f o r m . I f a p r o x y i s b e i n g a p p o i n t e d b y a n a t t o r n e y , t h e p o w e r o f a t t o r n e y ( o r a n o t a r i a l l y c e r t i f i e d c o p y o f s u c h p o w e r o f a t t o r n e y m u s t b e s e n t w i t h t h e p r o x y f o r m , u n l e s s i t h a s b e e n p r e v i o u s l y l o d g e d w i t h t h e C o m p a n y ' s r e g i s t r a r s .
- 8 P l e a s e i n i t i a l a n y a m e n d m e n t s m a d e t o t h i s f o r m .
- 9 S u b m i t t i n g a f o r m o f p r o x y o r m a k i n g a n a p p o i n t m e n t t h r o u g h w w w . s h a r e v o t e . c o . u k , w w w . s h a r e v i e w . c o . u k , o r t h e C R E S T s y s t e m w i l l n o t p r e v e n t y o u f r o m a t t e n d i n g t h e m e e t i n g a n d v o t i n g i n p e r s o n .