AGM Information • Mar 26, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, die zal gehouden worden op 28 april 2021 om 17 uur op de maatschappelijke zetel.
Zoals u kan vaststellen in het oproepingsdocument, zal de vennootschap geen fysieke algemene vergadering organiseren. De raad van bestuur volgt de evolutie van de sanitaire maatregelen op de voet en behoudt zich het recht voor om, indien toegestaan, de bijeenkomst van de algemene vergadering alsnog op fysieke wijze te organiseren. Eventuele communicatie hierover zal gebeuren via persbericht.
Op datum van 26 maart 2021 wordt het kapitaal van Van de Velde NV vertegenwoordigd door 13.322.480 aandelen, waarvan 13.215.647 aandelen stemgerechtigd zijn.
Het volledige oproepingsdocument is beschikbaar via deze link.
De raad van bestuur van de NV die een publiek beroep doet op het spaarwezen "VAN DE VELDE" met zetel te 9260 Schellebelle, Lageweg, 4, met ondernemingsnummer 0448.746.744, RPR Dendermonde, nodigt haar aandeelhouders uit op woensdag 28 april 2021 te 17 u om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering.
Op het ogenblik van het uitsturen van deze bijeenroeping naar de persorganen, blijkt dat het niet mogelijk is om, rekening houdend met de dwingende regels uitgevaardigd door de overheid via het Ministerieel Besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, een fysieke algemene vergadering te laten plaatsvinden. Het is onmogelijk om in te schatten of deze maatregelen nog steeds zullen gelden op 28 april 2021.
De aandeelhouders zullen de algemene vergadering rechtstreeks kunnen volgen via een digitaal communicatieplatform. Dit platform zal niet voorzien in de mogelijkheid te stemmen en kwalificeert dus niet als een deelname op afstand overeenkomstig artikel 7:137 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Aandeelhouders die hun stem willen uitoefenen, zullen dit moeten doen per volmacht.
De raad van bestuur volgt de evolutie van de sanitaire maatregelen op de voet en behoudt zich het recht voor om, indien toegestaan, de bijeenkomst van de algemene vergadering alsnog op fysieke wijze te organiseren. Eventuele communicatie hierover zal gebeuren via persbericht.
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering keurt de statutaire jaarrekening en het statutair jaarverslag van het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.'
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag als onderdeel van het jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering keurt het remuneratiebeleid goed.'
Voorstel tot besluit : 'De Algemene Vergadering keurt de voorgestelde resultaatsbestemming over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed.'
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders en aan de Commissaris in functie gedurende het boekjaar 2020 voor de door hen in de loop van het afgesloten boekjaar vervulde opdracht.'
" a) de Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Herman Van de Velde NV, vast vertegenwoordigd door Herman Van de Velde, als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2024;
b) de Algemene Vergadering herbenoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité, Bénédicte Laureys als niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2024;
c) de Algemene Vergadering benoemt op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het Benoemings- en Remuneratiecomité en na lezing van het verslag van de ondernemingsraad, Fidigo NV, vast vertegenwoordigd door Dirk Goeminne, als onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor een termijn van 1 jaar tot de gewone Algemene Vergadering in 2022;
Niet-uitvoerende bestuurders ontvangen voor hun mandaat als bestuurder een jaarlijkse vergoeding van 15.000 EUR. Per mandaat dat deze niet-uitvoerende bestuurders bekleden in het Audit- en Risicocomité en/of Benoemings- en Remuneratiecomité verkrijgen zij een bijkomende vaste vergoeding van 2.500 EUR op jaarbasis.
Omwille van de Covid-19 situatie zal de vennootschap geen fysieke algemene vergadering organiseren.
De aandeelhouders zullen hun stemrechten enkel kunnen uitoefenen per volmacht. Deze volmacht wordt om praktische redenen gegeven aan de Voorzitter van de raad van bestuur door middel van het formulier dat beschikbaar is op (www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders). De volmachten moeten volledig ingevuld en ondertekend de vennootschap bereiken tegen ten laatste 22 april 2021. Dit kan met alle mogelijke middelen, waaronder bij middel van een e-mail aan [email protected] met een gescande of een gefotografeerde kopie van het aangevulde en ondertekende volmachtformulier. De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen de in punt B uiteengezette registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.
De aandeelhouders die de deelnameformaliteiten tijdig en geldig vervulden overeenkomstig punt B hieronder, zullen op afstand kunnen deelnemen aan de vergadering die via videoconferentie zal plaatsvinden. De link van de hiervoor voorziene internet gebaseerde vergadertool zal hen worden toegezonden op het e-mail adres dat zij aangeven.
De effectenhouders kunnen aan de algemene vergadering deelnemen en hun stemrechten uitoefenen met betrekking tot de effecten waarvan zij eigenaar zijn op de Registratiedatum, zijnde 14 april 2021, om 24 uur (Belgische tijd), hetzij voor aandelen op naam door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij voor gedematerialiseerde aandelen door hun inschrijving op de rekening van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling voor het aantal aandelen waarmee deze aandeelhouder geregistreerd wil worden op de Registratiedatum en waarmee de aandeelhouder aan de algemene vergadering wenst deel te nemen en dit ongeacht het aantal effecten waarvan zij houder zijn op de dag van de algemene vergadering.
Voor gedematerialiseerde aandelen dient de aandeelhouder bij zijn erkende rekeninghouder, vereffeningsinstelling of financiële tussenpersoon een attest op te vragen waaruit het aantal
aandelen blijkt dat de aandeelhouder bezat op de Registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering via volmacht. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen die de vergadering wensen bij te wonen (via volmacht en al dan niet ook digitaal), moeten ten laatste op 22 april 2021 (voor sluitingsuur) aan een erkende bankinstelling melden dat zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen (via volmacht en al dan niet ook digitaal), een geldig e-mail adres meedelen en het bovenvermeld attest versturen.
De eigenaars van effecten op naam die op Registratiedatum ingeschreven staan in het register van aandelen en die de vergadering wensen bij te wonen via volmacht en al dan niet ook digitaal, moeten ten laatste op 22 april 2021 aan de Raad van Bestuur hun volmacht en een geldig e-mail adres overmaken, ofwel per brief aan Van de Velde NV, Lageweg 4, 9260 Schellebelle, of per e-mail ([email protected]).
Enkel personen die aandeelhouder zijn van de vennootschap op de Registratiedatum en die hun deelname hebben bevestigd zoals hierboven beschreven, mogen aan de digitale algemene vergadering deelnemen en er hun stem via volmacht uitbrengen.
Één of meerdere aandeelhouders die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezitten kunnen, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, één of meerdere te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze agendapunten en/of voorstellen tot besluit dienen te worden gericht uiterlijk op 6 april 2021 aan de Raad van Bestuur, ofwel per brief - Van de Velde NV, Lageweg 4, 9260 Schellebelle- , of per e-mail ([email protected]). Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders).
Uiterlijk op 13 april 2021 wordt de aangevulde agenda bekendgemaakt op de website van de vennootschap.
De volmachten die ter kennis worden gebracht van de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. De volmachtdrager kan voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden geformuleerd, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. In voorkomend geval moet de volmachtdrager de volmachtgever hiervan in kennis stellen.
D. Vraagrecht
Aandeelhouders hebben de mogelijkheid om voorafgaandelijk aan de Algemene Vergadering schriftelijke vragen in te dienen. Deze vragen zullen worden besproken tijdens de vraagsessie. Vragen dienen te worden gericht aan de Raad van Bestuur ten laatste op 22 april 2021. Zij kunnen schriftelijk ingediend worden op het adres van de vennootschap of via elektronische weg verzonden worden naar volgend e-mailadres: [email protected]. De vennootschap zal de vragen schriftelijk beantwoorden of mondeling tijdens de videoconferentie. Schriftelijke antwoorden zullen in voorkomend geval bekend worden gemaakt op de website van de vennootschap.
E. Stukken
De jaarbrochure, het ontwerp van de jaarrekening, het jaarverslag, het remuneratieverslag en het verslag van de commissaris, het remuneratiebeleid en de andere informatie zoals vermeld in artikel 7:129, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en verenigingen zijn beschikbaar op de zetel van de vennootschap en tevens te raadplegen op de website (www.vandevelde.eu/investeerders/aandeelhoudersinformatie/oproeping van de aandeelhouders).
De vennootschap is verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens die zij verzamelt of ontvangt van aandeelhouders en volmacht houders in het kader van de algemene vergadering. De verwerking zal gebeuren op basis van een wettelijke verplichting, met name ten behoeve van de organisatie en het verloop van de algemene vergadering, waaronder de uitnodigingen, registratie, aanwezigheid, stemming en en zullen door ons bewaard worden gedurende een periode van maximum 10 jaar na de betrokken algemene vergadering. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal en type van effecten van een aandeelhouder uitgegeven door de vennootschap, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met als doel bijstand aan de vennootschap in verband met het voorgaande. Voor verdere informatie verwijzen wij u graag naar onze privacy policy, vrij te consulteren op onze website www.vandevelde.eu. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u op elk moment o.a. recht op inzage en correctie van uw gegevens. Voor verdere vragen of opmerkingen met betrekking tot deze gegevens om of uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kan u ons contacteren via [email protected].
De Raad van Bestuur
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.