UNIFIEDPOST GROUP SA/NV

Een naamloze vennootschap ("société anonyme") naar Belgisch recht met zetel te Koningin Astridlaan 92A, 1310 Terhulpen, België en ingeschreven in het Rechtspersonenregister onder nummer 0886.277.617

www.unifiedpost.com

OPROEPING TOT DE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De raad van bestuur van Unifiedpost Group SA/NV (de Vennootschap) heeft de eer de houders van effecten en inschrijvingsrechten (de Aandeelhouders) uit te nodigen om de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders bij te wonen, die zal worden gehouden te Company Webcast studio Brussel, Markiesstraat 1, Brussel, waarbij de Aandeelhouders worden verzocht om deel te nemen via audio-/videoconferentie op 18 mei 2021 om 19:00 (CET) met de volgende agenda, dewelke eveneens voorstellen tot besluit bevat.

Uw gezondheid is onze enige zorg – COVID-19 (coronavirus) maatregelen jaarvergadering 2021

Bij Unifiedpost Group is uw gezondheid onze eerste bekommernis. Wij voelen dan ook de verantwoordelijkheid om enkele uitzonderlijke maatregelen te nemen in het kader van de recente COVID-19 (coronavirus) pandemie, overeenkomstig de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 9 april 2020. Te dien einde en rekening houdend met de voorzorgsmaatregelen die door de autoriteiten zijn genomen om groepsbijeenkomsten te beperken, zal de algemene vergadering van aandeelhouders op afstand worden gehouden via audio-/videoconferentie zonder de mogelijkheid om de algemene vergadering van aandeelhouders fysiek bij te wonen, teneinde uw gezondheid zoveel mogelijk te vrijwaren. Daarom dienen onze Aandeelhouders hun stem uit te brengen ofwel door (i) een volmacht in overeenstemming met artikel 7:142 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, ofwel door (ii) virtueel deel te nemen en hun stemrecht uit te oefenen op de algemene vergadering via audio- /videoconferentie.

Agenda van de jaarlijkse algemene vergadering

1. Mededeling van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris met betrekking tot de enkelvoudige jaarrekening aangaande het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Opmerking van de raad van bestuur: overeenkomstig de artikelen 3:5 en 3:6 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heeft de raad van bestuur een jaarverslag opgesteld waarin het rekenschap geeft van zijn beleid. Daarnaast heeft de commissaris een gedetailleerd verslag opgesteld overeenkomstig de artikelen 3:74 en 3:75 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Beide verslagen zijn vanaf de datum van deze oproeping voor raadpleging beschikbaar op de website https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholder-information/general-meeting. Deze verslagen dienen niet te worden goedgekeurd door de Aandeelhouders.

2. Goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur aangaande het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag aangaande het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

3. Goedkeuring van het remuneratiebeleid.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratiebeleid.

4. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening afgesloten op 31 december 2020 met inbegrip van de voorgestelde bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening afgesloten op 31 december 2020 waaruit een verlies van EUR 24.232.082,91 blijkt en de voorgestelde bestemming van het resultaat als overgedragen verlies.

5. Mededeling van de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 alsook van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris aangaande de geconsolideerde jaarrekening.

Opmerking van de raad van bestuur: overeenkomstig artikel 3:32 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heeft de raad van bestuur een verslag opgesteld over de geconsolideerde jaarrekening van 2020. Daarnaast heeft de commissaris een gedetailleerd verslag opgesteld overeenkomstig artikel 3:80 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Beide verslagen zijn vanaf de datum van deze oproeping voor raadpleging beschikbaar op de website https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholder-information/general-meeting. Deze verslagen dienen niet te worden goedgekeurd door de Aandeelhouders.

6. Goedkeuring om kwijting te verlenen aan de leden van de raad van bestuur.

Voorstel tot besluit: goedkeuring om kwijting te verlenen aan alle leden van de raad van bestuur voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

7. Goedkeuring om kwijting te verlenen aan de commissaris.

Voorstel tot besluit: goedkeuring om kwijting te verlenen aan BDO Bedrijfsrevisoren CVBA, vertegenwoordigd door mevr. Ellen Lombaerts, voor de uitoefening van het mandaat als commissaris van de Vennootschap tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

8. Goedkeuring van de benoeming van een lid van de raad van bestuur.

Voorstel tot besluit: op voordracht van de raad van bestuur en na voorstel van het Remuneratie- en Benoemingscomité, wordt voorgesteld Sopharth BV, vast vertegenwoordigd door mr. Philippe De Backer, voor te dragen als onafhankelijke bestuurder voor een hernieuwbare termijn van 6 jaar, eindigend op de datum van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van 2027. Het curriculum vitae van mr. Philippe De Backer kan geraadpleegd worden op https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholder-information/general-meeting. Sopharth BV, vast vertegenwoordigd door mr. Philippe De Backer, zal bezoldigd worden overeenkomstig de principes voor niet-uitvoerende bestuurders zoals vastgesteld door de Vennootschap.

9. Goedkeuring van de bezoldiging van de niet-uitvoerende bestuurders en de bezoldiging van de voorzitter van de raad van bestuur zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur aangaande het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de jaarlijkse bezoldiging betaalbaar aan de niet-uitvoerende bestuurders en de bezoldiging van de voorzitter van de raad van bestuur, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

10. Goedkeuring van de bezoldiging van de commissaris zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur aangaande het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de bezoldiging van de commissaris voor het auditeren van de Vennootschap tijdens het boekjaar 2020 (met inbegrip van de consolidatie en de halfjaarlijkse audit) zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

11. Volmacht.

Voorstel tot besluit: de toekenning van een volmacht aan mevr. Marleen Mouton en mevr. Hilde Debontridder, met keuze van adres te Koningin Astridlaan 92A, 1310 Terhulpen, België, als bijzondere lasthebber, met het recht om individueel te handelen en met de bevoegdheid tot sub-delegatie, aan wie zij zulke volmacht verlenen, om de Vennootschap te vertegenwoordigen met betrekking tot de naleving van de neerleggings- en openbaarmakingsverplichtingen zoals uiteengezet in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en alle andere toepasselijke wetgeving. Deze volmacht houdt in dat de voornoemde bijzondere lasthebbers alle noodzakelijke en nuttige handelingen mogen stellen en alle documenten mogen ondertekenen die verband houden met deze neerleggings- en openbaarmakingsverplichtingen, met inbegrip van maar niet beperkt tot, het neerleggen van voornoemde beslissingen bij de bevoegde griffie van de ondernemingsrechtbank, met het oog op de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Gebruik van AGM+ Platform van LUMI

Aandeelhouders die dat wensen, kunnen, zoals hieronder verder wordt toegelicht, alle deelnameformaliteiten vervullen via het AGM+ platform van Lumi: https://lumiagm.com/. Dit platform stelt Aandeelhouders in staat om ofwel te stemmen bij volmacht voorafgaand aan de algemene vergadering of om virtueel deel te nemen en stemrechten uit te oefenen tijdens de algemene vergadering.

Praktische bepalingen

Stemming en meerderheid

Elk aandeel beschikt over één stem. De voorgestelde agendapunten zijn aangenomen indien zij worden goedgekeurd met een meerderheid van 50% van de door de Aandeelhouders of hun vertegenwoordigers geldig uitgebrachte stemmen.

Toelatingsvoorwaarden

Het recht om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van aandeelhouders en om stemrechten uit te oefenen gedurende deze vergadering wordt slechts verleend op grond van de

administratieve registratie van de aandelen op naam van de Aandeelhouder op uiterlijk 4 mei 2021 om 24.00 uur (CET), hetzij (i) door de inschrijving van de aandelen op naam in het aandelenregister van de Vennootschap, hetzij (ii) in het geval van gedematerialiseerde aandelen, door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de Aandeelhouder bezit op de eigenlijke datum van de algemene vergadering. Het tijdstip en de datum die hierboven zijn vermeld, worden beschouwd als de registratiedatum.

In het geval van gedematerialiseerde aandelen wordt de inschrijving van deze aandelen op de rekeningen van de betrokken erkende rekeninghouder of tussenpersoon bewezen door een certificaat van de betrokken erkende rekeninghouder of tussenpersoon waarin wordt vermeld hoeveel gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum op naam van de Aandeelhouder op zijn rekeningen waren ingeschreven.

De Aandeelhouders dienen zich ten laatste op 12 mei 2021 te melden indien zij wensen deel te nemen aan de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders. Dit moet gemeld worden via (i) www.lumiagm.com, (ii) per e-mail aan [email protected] of (iii) per brief aan Unifiedpost Group NV, ter attentie van Marleen Mouton, Secretaris van de Vennootschap, Koningin Astridlaan 92A, 1310 Terhulpen, België.

Vertegenwoordigers of tussenpersonen van Aandeelhouders die de jaarlijkse algemene vergadering wensen bij te wonen, worden uitgenodigd hun aanwezigheid te bevestigen via www.lumiagm.com op 12 mei 2021 uiterlijk om 24:00 (CET), en dienen het aantal aandelen in de Vennootschap op te geven die (i) op 4 mei 2021 om 24:00 (CET) werden aangehouden door de vertegenwoordigde Aandeelhouder, en (ii) geregistreerd zijn om te stemmen op de jaarlijkse algemene vergadering, met inbegrip van de naam van de vertegenwoordiger of tussenpersoon en zijn contactgegevens (telefoonnummer en e-mail).

Houders van obligaties, inschrijvingsrechten of certificaten die met medewerking van de Vennootschap zijn uitgegeven, mogen de algemene vergadering bijwonen op voorwaarde dat zij voldoen aan de toelatingsvoorwaarden die voor Aandeelhouders gelden.

De Aandeelhouders of hun vertegenwoordigers of volmachthouders, houders van obligaties of houders van inschrijvingsrechten die aan de registratievereisten hebben voldaan, zullen uiterlijk op 17 mei 2021 per telefoon of per e-mail de inbelgegevens voor de audio-/videoconferentie ontvangen, die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot de jaarlijkse algemene vergadering op dinsdag 18 mei 2021 om 19.00 uur (CET).

Om een vlotte verwerking van de registratieformaliteiten mogelijk te maken wordt de videoconferentie op 18 mei 2021 om 19.00 uur (CET) geopend. Aandeelhouders die niet gewend zijn om deel te nemen aan een videoconferentie of die praktische vragen hebben met betrekking tot de organisatie van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders kunnen een e-mail sturen naar [email protected]. De Vennootschap zal voorzien in praktische en technische ondersteuning voor de Aandeelhouders die dergelijke ondersteuning wensen.

De mogelijkheid om bijkomende agendapunten op de agenda en/of voorstellen tot besluit in te dienen

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen hebben één of meer Aandeelhouders die gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal bezitten het recht om agendapunten aan de agenda van de algemene vergadering toe te voegen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot dergelijke (toegevoegde) agendapunten op de agenda. Dergelijke

verzoeken moeten uiterlijk op 27 april 2021 per e-mail aan [email protected] worden ingediend. Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken, is beschikbaar op de website van de Vennootschap

https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholder-information/general-meeting. Uiterlijk op 3 mei 2021 wordt de agenda, met de eventuele toevoegingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, een nationaal verspreid blad en een Europees verspreid medium.

Vraagrecht

In overeenstemming met artikel 6, §3 van het Koninklijk Besluit van 9 april 2020, kunnen de Aandeelhouders die voldoen aan de bovenstaande toelatingsvoorwaarden, op schriftelijke wijze vragen betreffende de agendapunten voorleggen aan de bestuurders en/of de commissaris. Tijdens de algemene vergadering zullen de bestuurders enkel antwoorden op de vragen die door de Aandeelhouders op schriftelijke wijze aan de Vennootschap zijn ingediend. De commissaris zal ook antwoorden op de vragen die door de Aandeelhouders schriftelijk zijn ingediend. Vragen aan de bestuurders of aan de commissaris moeten uiterlijk op 12 mei 2021 per e-mail aan [email protected] worden ingediend. Meer gedetailleerde informatie over het recht om vragen te stellen is beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.unifiedpost.com). De schriftelijk ingediende vragen en de antwoorden op die vragen zullen op de website van de Vennootschap https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholderinformation/general-meeting worden gepubliceerd voordat de jaarlijkse algemene vergadering plaatsvindt. Het zal voor Aandeelhouders niet mogelijk zijn om vragen te stellen tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders.

Volmachten en steminstructies

Aandeelhouders die zich op de vergadering door een andere persoon willen laten vertegenwoordigen, kunnen dit uiterlijk op 12 mei 2021 om 24.00 uur (CET) via www.lumiagm.com kenbaar maken. Daarnaast kunnen Aandeelhouders gebruik maken van het volmachtformulier zoals opgesteld door de raad van bestuur. Dit volmachtformulier is beschikbaar op (i) www.lumiagm.com, (ii) de website van de Vennootschap https://www.unifiedpost.com/en/investor-relations/shareholderinformation/general-meeting en (iii) de zetel van de Vennootschap. Deze volmacht moet worden neergelegd op de zetel van de Vennootschap, ter attentie van de raad van bestuur, of per e-mail worden verzonden naar [email protected], in beide gevallen uiterlijk op 12 mei 2021 om 24.00 uur (CET).

De jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden in het Engels. In geval van verkeerde interpretatie zal de Franse versie voorrang hebben.

Beschikbare documentatie

Alle documenten met betrekking tot de voormelde algemene vergadering van aandeelhouders (met inbegrip van deze oproeping en het voormelde volmachtformulier) die volgens de wet ter beschikking van de Aandeelhouders moeten worden gesteld, zijn vanaf 16 april 2021 in het Frans en het Engels raadpleegbaar op de website van de Vennootschap (https://www.unifiedpost.com/en/investorrelations/shareholder-information/general-meeting).

Contactgegevens

Unifiedpost Group SA/NV

E-mail: [email protected]. Website: www.unifiedpost.com.

AI Terminal

Unifiedpost Group SA

4019_rns_2021-04-16_54a33386-beed-4227-9461-5c46c073ab0e.pdf