Pre-Annual General Meeting Information • May 16, 2023
Pre-Annual General Meeting Information
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Le Conseil d'administration d'Unifiedpost Group SA/NV (la Société) a l'honneur d'inviter ses actionnaires et porteurs de bons de souscription à assister aux assemblée générale ordinaire des actionnaires (l'Assemblée générale ) qui se tiendront à Buzzynest, Avenue Reine Astrid 92A, La Hulpe, le mardi 16 mai 2023 à 19h00 (CET) afin de délibérer et de voter sur les points énumérés dans l'ordre du jour décrit ci‐dessous.
Les modalités formelles sont détaillées à la fin de cet avis de convocation. Dans la mesure indiquée, les actionnaires peuvent également utiliser la plateforme ABN AMRO (https://www.abnamro.com/evoting) pour accomplir toutes les formalités de participation et voter par procuration à l'Assemblée générale.
Commentaire du Conseil d'administration : conformément aux articles 3:5 et 3:6 du Code des sociétés et des associations (Belgique), le Conseil d'administration a rédigé un rapport annuel pour décrire sa gestion. En outre, les réviseurs d'entreprise ont rédigé un rapport détaillé conformément aux articles 3:74 et 3:75 du Code des sociétés et des associations (Belgique). Les deux rapports sont mis à disposition sur le site https://www.unifiedpost.com/en/investor‐relations/shareholder‐ information/general‐meeting‐2023 à compter de la date du présent avis de convocation. L'approbation des actionnaires n'est pas nécessaire pour ces rapports.
Projet de résolution : approbation du rapport de rémunération pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2022.
Projet de résolution : approbation des états financiers audités clos le 31 décembre 2022 affichant une perte de EUR 11.941.129 et du projet de répartition du résultat de EUR 55.817.517 en tant que perte reportée.
4. Communication des états financiers consolidés de la Société pour l'exercice clos le 31 décembre 2022 ainsi que du rapport annuel du Conseil d'administration et du rapport des réviseurs d'entreprise sur ces états financiers consolidés.
Commentaire du Conseil d'administration : conformément à l'article 3:32 du Code des sociétés et des associations (Belgique), le Conseil d'administration a rédigé un rapport sur les états financiers consolidés 2022. En outre, le réviseur d'entreprise a rédigé un rapport détaillé conformément à l'article 3:80 du Code des sociétés et des associations (Belgique). Les deux rapports sont mis à disposition sur le site https://www.unifiedpost.com/en/investor‐relations/shareholder‐information/general‐ meeting‐2023 à compter de la date du présent avis de convocation. L'approbation des actionnaires n'est pas nécessaire pour ces rapports.
Résolution proposée : approbation de la décharge donnée à tous les membres du Conseil d'administration pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice clos le 31 décembre 2022.
Résolution proposée : approbation de la décharge donnée à BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Mme. Ellen Lombaerts, pour l'exécution de son mandat de réviseur d'entreprise de la Société au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2022.
Résolution proposée : accorder une procuration à M. Mathias Baert et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre d'adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d'agir à titre individuel et de sous‐déléguer leurs pouvoirs, et leur accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne l'exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment, sans s'y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux Annexes du Moniteur belge.
Les actionnaires qui le souhaitent peuvent remplir, comme indiqué en détail ci‐dessous, l'ensemble des formalités de participation sur la plateforme de vote électronique d'ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting). Cette plateforme permet également aux actionnaires soit de voter procuration avant l'Assemblée générale, soit de participer et d'exercer leurs droits de vote au cours de l'Assemblée générale.
Chaque action est assortie d'un droit de vote. Les résolutions proposées en vertu des points 1 à 7 de l'ordre du jour seront adoptées si elles sont approuvées par une majorité simple de 50 % des votes exprimés valablement par les actionnaires ou leurs représentants.
Le droit d'assister à l'Assemblée générale et d'exercer des droits de vote au cours de l'assemblée sera accordé uniquement si les actions sont administrativement enregistrées au nom de l'actionnaire le 2 mai 2023 à 17h40 au plus tard, après le traitement de tous les ajouts et suppressions à cette date soit (i) par l'inscription des actions enregistrées au registre des actions de la Société, soit (ii) dans le cas des actions dématérialisées, par leur inscription dans les comptes d'un titulaire de compte ou d'un intermédiaire certifié, quel que soit le nombre d'actions détenues par l'actionnaire à la date réelle de l'Assemblée générale. La date et l'heure susvisées sont considérées comme étant la date d'enregistrement.
Pour ce qui concerne les actions dématérialisées, l'inscription de ces actions dans les comptes du détenteur de compte ou de l'intermédiaire certifié sera prouvé par une attestation du détenteur de compte certifié ou de l'intermédiaire concerné qui indiquera combien d'actions dématérialisées sont inscrites dans ses comptes au nom de l'actionnaire à la date d'enregistrement.
Les actionnaires feront part à 17h00 (CET) le 10 mai 2023 au plus tard de leur intention de participer ou non à l'Assemblée générale. Cette intention doit être notifiée sur (i) www.abnamro.com/evoting, (ii) par e‐mail à [email protected] ou (iii) par courrier à Unifiedpost Group SA, Mathias Baert, Company Secretary, Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique. En ce qui concerne les actions dématérialisées, une attestation doit être fournie par le biais d'un intermédiaire financier sur les consignes de l'actionnaire via www.abnamro.com/intermediary. Les intermédiaires concernés sont tenus de soumettre une déclaration avant 13h00 CET le 11 mai 2023 au plus tard pour indiquer que le nombre d'actions détenues par le participant à la date d'enregistrement et l'enregistrement des actions ont bien été notifiés à ABN AMRO. En outre, les intermédiaires sont également tenus d'indiquer l'adresse complète de leurs actionnaires sous‐jacents concernés afin de confirmer valablement leur participation à la date d'enregistrement.
Dans leur avis faisant part à la Société de leur intention de participer à l'Assemblée générale conformément au paragraphe précédent, les actionnaires indiqueront le nombre d'actions de la Société (i) qui étaient détenues par l'actionnaire représenté à 17h40 CET le 2 mai 2023 après avoir traité tous les ajouts et suppressions pour cette date et (ii) au titre desquelles ils ont l'intention de voter à l'Assemblée générale, notamment le nom du représentant ou de l'intermédiaire ainsi que ses coordonnées (numéro de téléphone et e‐mail).
Les porteurs de droits de souscription sont autorisés à assister à l'Assemblée générale (mais pas à voter) à condition de respecter les conditions d'admission applicables aux actionnaires.
Les actionnaires ou leurs représentants ou détenteurs de procurations ou porteurs de bons de souscription ayant rempli les formalités de participation et indiqué qu'ils avaient l'intention d'assister en personne à l'Assemblée générale recevront une carte d'accès par le biais de leur intermédiaire financier s'ils détiennent des actions dématérialisées ou par le biais d'ABN AMRO s'ils détiennent des actions enregistrées
Conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (Belgique), un ou plusieurs actionnaires détenant conjointement 3 % minimum du capital auront le droit d'ajouter des points à l'ordre du jour de l'Assemblée générale et à soumettre des propositions de résolution concernant ces points (ajoutés) à l'ordre du jour. Ces demandes doivent être adressées par e‐mail à [email protected] le 24 avril 2023 au plus tard. Des informations plus détaillées sur les conditions d'utilisation de cette option sont à votre disposition sur le site Web de la Société https://www.unifiedpost.com/en/investor‐relations/shareholder‐information/general‐meeting‐2023.
Le 28 avril 2023 au plus tard, l'ordre du jour accompagné des ajouts pertinents sera publié dans le
Moniteur belge, un journal national diffusé dans toute l'Europe.
Conformément à l'article 7:139 du Code des sociétés et des associations (Belgique), les actionnaires ayant respecté les conditions d'admission susvisées peuvent soumettre leurs questions par écrit aux administrateurs et/ou aux réviseurs d'entreprise concernant les points de l'ordre du jour à discuter. Ces questions doivent être communiquées par e‐mail à l'adresse [email protected] ou par courrier à Mathias Baert, Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, le 10 mai 2023 au plus tard. En outre, les actionnaires assistant en personne à l'Assemblée générale auront toute latitude pour poser des questions au cours de l'Assemblée. Vous trouverez sur le site de la Société de plus amples renseignements sur le droit de poser des questions (www.unifiedpost.com).
Les actionnaires qui souhaitent être représentés par une autre personne à l'Assemblée générale peuvent l'indiquer sur www.abnamro.com/evoting ou via leur intermédiaire financier s'ils détiennent des actions dématérialisées le 10 mai 2023 à 17h00 (CET) au plus tard. En outre, les actionnaires peuvent utiliser le formulaire de procuration mis à disposition par le Conseil d'administration. Ce formulaire de procuration peut être téléchargé sur le site de la Société : https://www.unifiedpost.com/en/investor‐relations/shareholder‐information/general‐meeting‐2023 et (iii) au siège de la Société. Cette procuration doit être déposée au siège de la Société à l'attention du Conseil d'administration ou envoyée par e‐mail à [email protected] le 10 mai 2023 à 17h00 (CET) au plus tard dans un cas comme dans l'autre.
En cas d'écart entre les différentes versions linguistiques du présent avis de convocation et les autres documents relatifs à l'Assemblée générale, la version française primera.
L'ensemble des documents relatifs à l'Assemblée générale (notamment le présent avis de convocation et le formulaire de procuration susvisé) dont la législation exige la communication aux actionnaires seront disponibles sur le site Web de la Société (https://www.unifiedpost.com/en/investor‐ relations/shareholder‐information/general‐meeting‐2023) à compter du 14 avril 2023 en français et en anglais.
La Société est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit de la part des actionnaires, des porteurs de titres émis par la Société (le cas échéant) et des détenteurs de procurations dans le contexte de l'Assemblée générale des actionnaires conformément à la législation de protection des données en vigueur. En particulier, ces données à caractère personnelseront traitées dans le cadre de l'organisation, de l'analyse et de la gestion de la participation et de la procédure de vote en lien avec l'Assemblée générale conformément à la législation en vigueur et la Politique de confidentialité de la Société disponible à l'adresse https://www.unifiedpost.com/. Ces données à caractère personnel seront transférées à des tiers afin de les aider à gérer les procédures de participation et de vote et d'analyser la composition de l'actionnariat de la Société. Les données à caractère personnel ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire au regard des objectifs susvisés. Les actionnaires, porteurs d'autres titres émis par la Société et détenteurs de procurations
trouveront la Politique de confidentialité de la Société sur le site de cette dernière. La présente Politique de confidentialité contient des informations détaillées concernant le traitement des données à caractère personnel, entre autres, d'actionnaires, de porteurs d'autres titres émis par la Société et de détenteurs de procurations, notamment les droits qu'ils peuvent faire valoir à l'encontre de la Société en vertu de la législation de protection des données en vigueur. Les personnes susvisées peuvent exercer leurs droits concernant les données à caractère personnel fournies à la Société en contactant le Délégué à la protection des données de la Société à l'adresse [email protected].
Société anonyme (« naamloze vennootschap ») constituée en vertu du droit belge, dont le siège social est sis Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique et immatriculée auprès de la Banque‐ Carrefour des Entreprises sous le numéro 0886.277.617.
E‐mail : [email protected].
Site : www.unifiedpost.com.
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