Pre-Annual General Meeting Information • Mar 26, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De raad van bestuur van de Vennootschap nodigt de aandeelhouders van de Vennootschap uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van aandeelhouders, die zal plaatsvinden op woensdag 28 april om 10u00 te YR KV Mechelen, Kleine Nieuwedijkstraat 53, 2800 Mechelen, om te beraadslagen en te besluiten over de agenda zoals hieronder uiteengezet.
Er is geen quorumvereiste voor deze gewone algemene aandeelhoudersvergadering en, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving, beschikt elk aandeel over één stem.
In het licht van de Covid-19-pandemie is het volgende van toepassing:
De Vennootschap zal enkel toegang kunnen verlenen tot de (lokalen van de) gewone algemene aandeelhoudersvergadering aan aandeelhouders, gevolmachtigden en andere personen voor zover publiek is toegestaan door de bevoegde autoriteiten op het moment van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering voor wat betreft de regio van de plaats van de algemene vergadering. Als gevolg hiervan bestaat het risico dat deelname in persoon aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering niet mogelijk is.
Het is mogelijk dat de Vennootschap gebruik maakt van door een wet of besluit toegelaten afwijkingen van de regels van bijeenroeping van, werking van, en deelname aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering (inclusief mogelijke beperkingen aan de uitoefening door aandeelhouders van hun rechten tot deelname aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering), afhankelijk van de evolutie van Covid-19 in België of in de regio van de plaats van de vergadering in de periode tussen het ogenblik van deze oproeping en de datum van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering. De Vennootschap zal hier desgevallend verder over communiceren.
Het is mogelijk dat het reizen naar de plaats van de algemene vergadering om de gewone algemene aandeelhoudersvergadering bij te wonen, onderworpen is aan bijzondere voorwaarden of beperkingen, in het bijzonder voor aandeelhouders die niet in de regio van de plaats van de gewone algemene vergadering gevestigd zijn. Aandeelhouders wordt gevraagd zulke voorwaarden of beperkingen zelf te onderzoeken en na te leven.
In elk geval zullen de volgende algemene veiligheidsmaatregelen gelden voor het betreden van de plaats van de algemene vergadering:
Bijkomend worden de aandeelhouders vriendelijk verzocht om maximaal gebruik te maken van de opties voor aandeelhouders om deel te nemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering en te stemmen vanop afstand. Meer in het bijzonder wordt de aandeelhouders verzocht om voorafgaand aan de vergadering hun stem uit te brengen door te stemmen per brief of via (elektronische) volmacht.
Tot slot, wordt aandeelhouders die niet persoonlijk deelnemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering de mogelijkheid geboden het verloop van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te volgen per live webcast (met dien verstande dat, voor de duidelijkheid, voor het uitbrengen van hun stem op de gewone algemene aandeelhoudersvergadering vanop afstand, verwezen wordt naar de voorgaande paragraaf).
Mededeling en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en van het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Mededeling en bespreking van (i) de geconsolideerde jaarrekening, (ii) het jaarverslag van de raad van bestuur en (iii) het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Mededeling en goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat, daarin begrepen de goedkeuring van een dividend. Volmacht.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat, daarin begrepen de goedkeuring van een dividend van EUR 1,375 per aandeel bruto, betaalbaar vanaf 5 mei 2020. Per 19 maart 2021 vertegenwoordigt dit in totaal EUR 150,1 miljoen bruto, welk totaalbedrag kan wijzigen in functie van wijzigingen aan het aantal eigen aandelen gehouden door de Vennootschap op de 'record' datum voor de betaalbaarstelling van het dividend. De gewone algemene vergadering delegeert alle verdere bevoegdheden met betrekking tot de uitkering van het dividend aan de raad van bestuur.
Mededeling en goedkeuring van het remuneratieverslag, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur, over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur, over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
In overeenstemming met artikel 7:89/1 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, is de Vennootschap verplicht een remuneratiebeleid vast te stellen en dit beleid ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene aandeelhoudersvergadering. Het remuneratiebeleid houdt ook rekening met de aanbeveling van bepaling 7.1 van de Belgische Corporate Governance Code 2020.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratiebeleid.
Voorstel tot besluit: kwijting te verlenen aan de bestuurders die gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 in functie waren voor de uitoefening van hun mandaat tijdens dat boekjaar.
Voorstel tot besluit: kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Rekening houdend met het advies van het remuneratie- en nominatiecomité van de Raad van Bestuur, beveelt de Raad van Bestuur aan dat het volgende besluit wordt genomen. Voor verdere informatie omtrent de betrokken persoon die voorgedragen worden ter (her)benoeming en zijn biografie wordt verwezen naar de verklaring inzake deugdelijk bestuur in het jaarverslag van de Raad van Bestuur.
Voorstel tot besluit: besluit om, voor zover nodig en toepasselijk, in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de voorwaarden te bekrachtigen en goed te keuren van (i) de prestatieaandelenplannen, (ii) de optieplannen en (iii) de restricted shares plannen uitgegeven op 11 mei 2020 aan (geselecteerde) werknemers van de Vennootschap, die rechten kunnen toekennen die hetzij een substantiële impact kunnen hebben op het vermogen van de Vennootschap hetzij kunnen leiden tot een substantiële schuld of verplichting van de Vennootschap, wanneer er een wijziging van controle over de Vennootschap of een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap plaatsvindt.
Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de gewone algemene aandeelhoudersvergadering. De registratiedatum voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering is 14 April 2021 om middernacht (24:00 uur, Centraal Europese Tijd).
Om tot de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te worden toegelaten, moeten de aandeelhouders de volgende voorwaarden vervullen:
Aandeelhouders dienen als aandeelhouder geregistreerd te zijn op de registratiedatum om middernacht:
Aandeelhouders dienen, voor of ten laatste op 22 april 2021, kennis te geven van hun voornemen om deel te nemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering:
Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen bij de kennisgeving een attest toe te voegen, bezorgd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering.
Bij elektronische kennisgeving aan ABN AMRO Bank N.V. dient de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling zulk attest elektronisch te verstrekken via de volgende website: www.abnamro.com/intermediary.
De aandeelhouder die aan de toelatingsvoorwaarden voldeed, kan als volgt deelnemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering: (i) persoonlijk, (ii) per volmacht (schriftelijk of elektronisch), of (iii) per brief.
Teneinde een vlotte registratie mogelijk te maken, worden de aandeelhouders of hun volmachthouders die persoonlijk deelnemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering verzocht zich ten laatste aan te melden om 9:30 uur.
De natuurlijke personen die de gewone algemene aandeelhoudersvergadering bijwonen in hun hoedanigheid van houder van aandelen, volmachthouder of vertegenwoordiger van een rechtspersoon kunnen worden verzocht om bewijs van hun identiteit. Bovendien moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de documenten overhandigen die hun hoedanigheid als vennootschapsrechtelijke vertegenwoordiger of volmachthouder vaststelt.
Zoals hierboven vermeld, zal de Vennootschap enkel toegang verlenen tot de gebouwen van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering aan aandeelhouders, gevolmachtigden en andere personen indien en voor zover publiek is toegestaan door de bevoegde autoriteiten op de datum van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering. Als gevolg hiervan bestaat het risico dat deelname in persoon aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering niet mogelijk is.
Elke aandeelhouder heeft het recht om persoonlijk deel te nemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering.
Iedere aandeelhouder kan zich ook tijdens de gewone algemene aandeelhoudersvergadering door een volmachtdrager laten vertegenwoordigen. De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen bij volmacht, moet een volmacht in schriftelijke of elektronische vorm bezorgen uiterlijk op 22 april 2021, zoals hieronder uiteengezet:
De benoeming van een volmachthouder moet worden gedaan in overeenstemming met de toepasselijke regels van Belgisch recht, met inbegrip van de regeling inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Bovendien moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven.
Elke aandeelhouder heeft bovendien het recht om te stemmen per brief door een gedateerd en ondertekend formulier aan de Vennootschap te bezorgen uiterlijk op 22 april 2021.
Bovendien moeten de aandeelhouders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven.
Elke aandeelhouder die zijn of haar voornemen heeft geuit om deel te nemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering in overeenstemming met punt 2.b hierboven, kan de procedure volgen via een live webcast.
Deelname aan de webcast is afhankelijk van de naleving van de volgende procedure:
Voor verdere vragen over het volgen van de webcast of indien u de webcast toch wilt volgen en u heeft geen e-mail ontvangen waarin uw deelname van ABN AMRO of Beernink productions wordt bevestigd, kunt u contact opnemen met ABN AMRO op het volgende emailadres ([email protected]).
Aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen, moeten, opdat hun verzoek tijdens de gewone algemene aandeelhoudersvergadering zou worden onderzocht:
Desgevallend zal de Vennootschap (een) aangevulde agenda/agenda's publiceren, voor of ten laatste op 13 april 2021. Tegelijkertijd zal de Vennootschap in zulk geval op de website van de Vennootschap de aan de aangevulde agenda aangepaste formulieren ter beschikking stellen aan haar aandeelhouders die gebruikt kunnen worden voor de stemming per brief en stemming bij volmacht. Volmachten en stemmen per brief die de Vennootschap bereiken voorafgaand aan de publicatie van een aangevulde agenda/agenda's, blijven geldig voor de agendapunten waarvoor zij gelden, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in de volmachtformulieren en de formulieren voor de stemming per brief.
Elke aandeelhouder heeft het recht om vragen te stellen aan de bestuurders of de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot de punten op de agenda voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, op voorwaarde dat hij/zij voldaan heeft aan de toelatingsvoorwaarden zoals hierboven uiteengezet. Vragen kunnen tijdens de vergadering worden gesteld of kunnen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk worden ingediend. Schriftelijke vragen moeten de Vennootschap bereiken (i) per post op Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België, t.a.v. de Company Secretary of (ii) per e-mail aan [email protected], voor of ten laatste op 22 april 2021. Schriftelijke en mondelinge vragen zullen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving tijdens de vergadering behandeld worden.
De volgende documentatie is beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.telenetgroup.be) vanaf 30 dagen voorafgaand aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering:
Aandeelhouders kunnen tevens gratis kopie verkrijgen van deze documentatie op de zetel van de Vennootschap (Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België) of via verzoek per e-mail aan [email protected].
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt in het kader van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de gewone algemene aandeelhoudersvergadering en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het Privacybeleid van de Vennootschap. Deze persoonsgegevens zullen worden overgedragen aan derden met als doel assistentie te verlenen bij het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure, en ter analyse van de samenstelling van de investeerdersbasis. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling en zullen bijgevolg gewist of anoniem gemaakt worden in overstemming met het Privacybeleid van de Vennootschap.
Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen het Privacybeleid van de Vennootschap vinden op de website van de Vennootschap. Dit Privacybeleid bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van onder meer aandeelhouders en volmachtdragers, met inbegrip van de rechten die zij ten aanzien van de Vennootschap kunnen laten gelden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.
Aandeelhouders en volmachtdragers kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Officer van de Vennootschap via [email protected].
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.