AGM Information • Apr 26, 2013
AGM Information
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Madame, Mademoiselle,
Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire nominatif de Solvay SA, à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra le mardi 14 mai 2013 à 10 h 30 au Palais des Académies, Ducale 1 à 1000 Bruxelles.
Vous trouverez en annexe un plan d'accès au lieu de la réunion avec les possibilités de parking et d'utilisation d'une navette entre le Parking des Deux Portes et le Palais des Académies.
L'ordre du jour de cette assemblée figure en annexe à la présente lettre ainsi que les comptes annuels et rapports relatifs à l'exercice 2012.
Nous tenons, en particulier, à attirer votre attention sur les formalités à accomplir pour être valablement admis à l'assemblée générale et les délais dans lesquels ces formalités devront être réalisées.
Afin d'être admis à l'assemblée générale, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvay à la date du 30 avril 2013 à minuit et, d'autre part, vous devrez confirmer à Solvay votre volonté de participer à l'assemblée générale.
Seules les personnes qui seront actionnaires de Solvay SA à la date du 30 avril 2013 à vingt-quatre heures (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'assemblée du 14 mai 2013, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'assemblée générale.
Si vous comptez assister à l'assemblée, il vous suffit de dater, de signer et de poster l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au plus tard le 6ème jour qui précède la date de l'assemblée, soit le mercredi 8 mai 2013 au plus tard.
Si vous ne comptez pas assister à l'assemblée, vous trouverez ci-joint une formule de PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment remplie et signée. Cette procuration devra également être en notre possession pour le mercredi 8 mai 2013 au plus tard.
Nous vous demandons de nous renvoyer l'avis de participation et si vous ne comptez pas être présent, la procuration. Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez assister en personne à l'assemblée, mais sans pouvoir voter étant donné que vos votes seront déjà comptabilisés.
Si vous comptez participer à l'assemblée, vous devrez produire une attestation délivrée par un teneur de comptes ou d'un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement, soit à la date du 30 avril 2013 à minuit, et pour lequel vous avez déclaré vouloir participer à l'assemblée générale. L'attestation obtenue aux fins d'enregistrement devra être en possession de la société Solvay SA au plus tard le 8 mai 2013.
Pour les actionnaires qui souhaiteraient se faire représenter à cette assemblée, des procurations sont disponibles au siège social de la société, sur le site Internet de Solvay SA, ainsi que dans les établissements financiers suivants : BNP Paribas Fortis, ING et KBC. Les procurations dûment complétées et signées devront également être en possession de la société Solvay SA au plus tard le 8 mai 2013. Les actionnaires qui auront déclaré vouloir participer à l'assemblée, tout en renvoyant leur procuration, pourront assister en personne à l'assemblée, mais sans pouvoir voter étant donné que leurs votes seront déjà comptabilisés.
Ces documents peuvent être transmis à Solvay SA, soit par courrier à l'adresse de son siège social : Solvay SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32-(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail [email protected].
Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvay SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. article 547bis §4 du Code des Sociétés). Sont notamment visés par cette disposition : le Président de l'Assemblée Générale, les membres du Conseil d'Administration, les membres du Comité Exécutif et de manière générale les employés de Solvay SA, leur conjoint ou cohabitant légal et les personnes qui leur sont apparentées.
Sous certaines conditions, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3 % du capital social pourrai(en)t requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution. Solvay SA devrait être en possession d'éventuelles demandes à ce sujet au plus tard le 22 avril 2013, soit par courrier, soit par fax, soit par voie électronique. Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Solvay adressera au plus tard le 29 avril 2013 aux actionnaires par courrier postal un ordre du jour et un formulaire de procuration complétés et mettra également ces documents à disposition des actionnaires sur son site Internet http://www.solvay.com/EN/Investors/Corporategovernance/ShareholdersMeetings.aspx.
. Si vous avez satisfait aux formalités d'admission à l'assemblée, vous pouvez également poser des questions par écrit au Conseil d'Administration ou au Commissaire au sujet des points portés à l'ordre du jour. Ces questions devront être en possession de la société Solvay SA au plus tard le 8 mai 2013, soit par courrier à l'adresse de son siège social : Solvay SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32-(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail [email protected].
Un aide-mémoire relatif aux dates clés et aux formalités applicables à l'assemblée est disponible sur le site Internet de Solvay SA à titre purement informatif. Les propositions de décision ou le commentaire du Conseil d'Administration sur les points de l'ordre du jour qui ne requièrent pas de propositions de décision sont également disponibles sur ce site. Pour votre complète information, tous les documents joints à la présente convocation figurent aussi sur le site.
Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de résolutions seront soumises aux votes de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.
Pour la bonne forme, nous vous signalons que dans le cas où vous seriez également actionnaire de Solvac, vous ne serez amené(e) à effectuer qu'une fois la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne vous sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour votre facilité.
Veuillez enfin noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées à partir de 9 h 00.
Nous vous prions d'agréer l'assurance de notre considération distinguée.
Président du Conseil d'Administration
Informations pratiques :
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