Pre-Annual General Meeting Information • Oct 27, 2015
Pre-Annual General Meeting Information
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Le conseil d'administration a l'honneur d'inviter les actionnaires à assister, au siège social de la société civile à responsabilité limitée, « Johan KIEBOOMS & Frederik VLAMINCK, Geassocieerde notarissen », 2000 Anvers, Amerikalei 163, à
* la première assemblée générale extraordinaire qui se tiendra le vendredi 27 novembre 2015 à 11h30,
et si le quorum exigé par la loi pour statuer et décider valablement n'est pas atteint à cette assemblée,
* une deuxième assemblée générale extraordinaire qui se tiendra le mardi 15 décembre 2015 à 11h30,
chaque fois avec l'ordre du jour suivant portant propositions de décision:
Suivant la constatation que les droits attachés aux strips VVPR ont cessé d'exister suite à la législation modifiée en Belgique, décision à l'abrogation formelle des quatre millions deux cent onze mille huit cents (4.211.800) strips VVPR qui ont été émises dans le passé, en ajouter par conséquent un nouveau point 22 à la fin de l'Article 43 des statuts dans lequel est mentionné l'abrogation de dits strips VVPR.
Vu l'autorisation accordée à la société par le Service Public Fédéral de l'Économie de tenir la comptabilité et d'établir les comptes annuels en dollars américains, décision d'exprimer le capital social en dollars américains à partir du 1er janvier 2016 suivant le taux d'échange de clôture entre l'euro et le dollar américain publié par la Banque Centrale européenne du jour ouvrable bancaire précédant l'entrée en vigueur de la présente décision, et adapter par conséquent la première phrase de l'Article 5 des statuts à partir du 1er janvier 2016 à la nouvelle situation du capital suivant la dite conversion en dollars américains, et ajouter un nouveau point 23 à la fin de l'Article 43 des statuts dans lequel sera décrit cette conversion en dollars américains.
Autorisation à chaque membre du conseil d'administration de la société anonyme "SIPEF", ou chaque membre du comité exécutif, de faire constater par acte
authentique la nouvelle situation du capital aussi tôt que possible après le 1er janvier 2016, et de procéder aux modifications des Article 5 et Article 43 mentionnées ciavant.
Dans l'Article 17 des statuts
Dans l'Article 41 des statuts
Le droit de participer à l'assemblée générale ordinaire et extraordinaire et d'y exercer le droit de vote revient aux personnes qui, selon la procédure décrite ci-dessous, font preuve de la détention des actions avec lesquelles ils ont l'intention de participer à l'assemblée le vendredi 13 novembre 2015 à minuit, heure belge ("Date d'Enregistrement").
Nous attirons votre attention sur le fait que, selon cette nouvelle procédure, seulement les actions détenues à la Date d'Enregistrement seront prises en compte pour votre participation à l'assemblée.
Afin de pouvoir participer à l'assemblée, vous êtes priés d'observer les formalités suivantes :
• Pour les détenteurs d'actions nominatives: Vous devez confirmer votre participation à la société au plus tard le samedi 21 novembre 2015 à minuit (heure belge) avec mention du nombre d'actions avec lequel vous souhaitez participer à l'assemblée. Vous pouvez informer la société par courrier (Calesbergdreef 5, 2900 Schoten), par fax (+32 3 646 57 05) ou par e-mail ([email protected]).
La société vérifiera le nombre d'actions que vous détenez à la Date d'Enregistrement sur base de votre inscription dans le registre des actionnaires.
• Pour les détenteurs d'actions dématérialisées: Vous devez confirmer votre participation à votre banque au plus tard le samedi 21 novembre 2015 à minuit (heure belge), avec mention du nombre d'actions avec lequel vous souhaitez participer à l'assemblée.
Votre banque est priée d'informer la Banque Degroof au plus tard le samedi 21 novembre 2015 de votre volonté de participer à l'assemblée et du nombre d'actions avec lequel vous souhaitez participer. Votre banque doit également faire parvenir à la Banque Degroof une attestation de l'inscription en votre compte du nombre d'actions à la Date d'Enregistrement. La société vérifiera votre nombre d'actions à la Date d'Enregistrement sur base de cette attestation.
Chaque actionnaire, qui a rempli les formalités d'admission décrites ci-dessus, peut se faire représenter à l'assemblée générale ordinaire par un mandataire qui ne doit pas être un actionnaire. Sauf dans les cas mentionnés dans le Code des sociétés, l'actionnaire ne peut désigner qu'une seule personne comme mandataire.
Nous vous recommandons d'utiliser le modèle de procuration qui peut être téléchargé du site http://www.sipef.com/meeting.html. Ce formulaire peut également être obtenu sur simple demande au numéro +32 3 641 97 53.
La notification de la procuration à la société doit se faire par écrit. Vous pouvez le faire par courrier Calesbergdreef 5, 2900 Schoten), par fax (+32 3 646 57 05) ou par e-mail ([email protected]). La procuration doit parvenir à la société au plus tard le samedi 21 novembre 2015. Si vous nous envoyez la procuration par fax ou par e-mail, l'original doit être livré par votre mandataire au plus tard au début de l'assemblée générale.
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social de la société, peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.
Les actionnaires établissent, à la date de leur requête, la possession de la fraction de capital exigée par l'alinéa 1er soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes dans le registre des actions nominatives de la société, soit par une attestation établie par un intermédiaire financier certifiant l'inscription en comptes, en leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes.
L'examen des sujets à traiter et des propositions de décision portés à l'ordre du jour en application du présent article, est subordonné à l'accomplissement des formalités de participation à l'assemblée.
Les demandes visées au premier alinéa sont formulées par écrit et sont
accompagnées, selon le cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l'ordre du jour. Elles indiquent l'adresse postale ou électronique à laquelle la société transmet l'accusé de réception de ces demandes.
La société doit recevoir ces demandes au plus tard le jeudi 5 novembre 2015. Les demandes peuvent être adressées à la société par voie électronique à l'adresse suivante: [email protected].
Si nécessaire, la société publiera au plus tard le jeudi 12 novembre 2015 un ordre du jour complété.
Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et au commissaire au sujet de leurs rapports ou les points de l'ordre du jour, dans la mesure où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts commerciaux de la société ou aux engagements de confidentialité souscrits par la société, ses administrateurs ou le commissaire.
Ces questions seront répondues au cours de la réunion, à condition que l'actionnaire répond aux formalités d'admission à la réunion.
La société doit recevoir les questions au plus tard le samedi 21 novembre 2015. Elles peuvent être envoyées à la société par voie électronique à l'adresse suivante: [email protected].
Chaque actionnaire peut obtenir au siège de la société sans frais copie de l'agenda de l'assemblée générale, des propositions de résolution et de la procuration.
Toutes les informations relatives à l'assemblée générale ordinaire sont disponibles sur http://www.sipef.com/meeting.html.
Le Conseil d'Administration
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