AGM Information • Nov 19, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De aandeelhouders van de NV Roularta Media Group worden uitgenodigd op de buitengewone algemene vergadering, die doorgaat op dinsdag 21 december om 9 uur op de zetel van de vennootschap te 8800 Roeselare, Meiboomlaan 33.
1. Lezing jaarverslag van de NV Belgomedia, die bij wijze van een fusie door overneming gelijkgestelde verrichting werd overgenomen door de NV Roularta Media Group.
2. Lezing verslag van de commissaris over het boekjaar van de NV Belgomedia afgesloten op 30 juni 2021.
3. Bespreking en goedkeuring van de jaarrekening van de NV Belgomedia per 30 juni 2021 en bestemming van het resultaat. Voorstel van besluit:
De algemene vergadering keurt de jaarrekening van de NV Belgomedia per 30 juni 2021 goed, inclusief de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur.
4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris.
De algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming, tot het verlenen van kwijting aan de bestuurders en de commissaris van de NV Belgomedia voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het afgelopen boekjaar tot en met 30 juni 2021.
5. Benoeming bestuurder. Op advies van het benoemings- en remuneratiecomité stelt de raad van bestuur voor om de heer Rik Vanpeteghem te benoemen tot onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2025. De heer Rik Vanpeteghem beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria, zoals vastgelegd in de Belgische Corporate Governance Code 2020, met uitzondering van principe 3.5, punt 7, dat luidt als volgt: "in de drie jaar voorafgaand aan de benoeming geen partner of lid zijn of zijn geweest van het auditteam van de vennootschap of de persoon die de externe auditor van de vennootschap of een daarmee verbonden vennootschap of persoon is, of was gedurende de laatste drie jaar voor de benoeming." Immers was de heer Rik Vanpeteghem tot 30 april 2021 als partner actief binnen Deloitte, die tot aan de algemene vergadering van 18 mei 2021, ook de commissaris was van de NV Roularta Media Group. De raad van bestuur is echter van mening dat ondanks het feit dat de heer Rik Vanpeteghem tot voor kort partner was binnen Deloitte, hij als onafhankelijk bestuurder kan worden bestempeld en dit om volgende redenen: (i) het mandaat van Deloitte als commissaris van de NV Roularta Media Group liep af op de algemene vergadering van 18 mei 2021. BDO Bedrijfsrevisoren werd benoemd tot commissaris voor een periode van drie jaar; (ii) de heer Rik Vanpeteghem is als voormalig partner binnen Deloitte zelf nooit actief geweest binnen het auditteam van Deloitte dat instond voor de controle op de financiële toestand van Roularta Media Group, de jaarrekening(en) en op de regelmatigheid ten aanzien van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de statuten en van de in de jaarrekening(en) weergegeven verrichtingen, noch heeft hij de werkzaamheden van het auditteam van Deloitte op een actieve wijze gesuperviseerd en/of is hij hierin op enige wijze tussengekomen; (iii) de heer Rik Vanpeteghem was binnen Deloitte vanaf 2016 tot aan zijn afscheid bij Deloitte in 2021 voornamelijk internationaal actief: eerst, tot mei 2019, als Regional Managing Director van EMEA (Europe, Middle East en Africa) en vervolgens, van juni 2019 tot april 2021, als Global Public Policy Leader. In deze internationale functies had hij als dusdanig geen impact op de Belgische auditactiviteiten van Deloitte.
De raad van bestuur is van oordeel dat gezien de juridische en fiscale achtergrond van de heer Rik Vanpeteghem en zijn relevante ervaring met de auditwereld, hij met zijn competenties en ervaring, als onafhankelijk bestuurder, een meerwaarde zal zijn in het kader van de beraadslaging en besluitvorming van de raad van bestuur.
De algemene vergadering beslist om op voordracht van de raad van bestuur de heer Rik Vanpeteghem te benoemen tot onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2025.
Het recht om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen, wordt slechts toegekend aan de aandeelhouders van wie de effecten geregistreerd zijn op de registratiedatum, zijnde dinsdag 7 december 2021 om vierentwintig uur (24:00) Belgische tijd.
Voor de eigenaars van aandelen op naam geldt het bewijs van inschrijving in de registers van effecten op naam van de vennootschap als registratie.
De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen dienen uiterlijk op de registratiedatum de aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering wensen deel te nemen, te laten registreren.
De aandeelhouders op naam worden verzocht uiterlijk op woensdag 15 december 2021 aan de raad van bestuur hun inzicht te kennen te geven de buitengewone algemene vergadering te willen bijwonen, hetzij per post op het adres Roularta Media Group NV, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare, hetzij per e-mail aan [email protected]. De houders van gedematerialiseerde aandelen dienen naast hun intentie tot deelname aan de buitengewone algemene vergadering tevens het bewijs van de vervulling van de registratieformaliteiten te bezorgen aan ING Bank, ten laatste op woensdag 15 december 2021 binnen de kantooruren. Zij worden tot de buitengewone algemene vergadering toegelaten op basis van de bevestiging door ING Bank aan Roularta Media Group NV van de vervulling van de registratieformaliteiten of voorlegging van het attest opgesteld door de depositaire inrichting, erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling waaruit blijkt dat de registratie uiterlijk op de registratiedatum is geschied.
Elke aandeelhouder die voormelde toelatingsvoorwaarden (registratie/kennisgeving) heeft vervuld kan: (1) fysiek deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering die doorgaat op de zetel van de vennootschap; (2) stemmen per volmacht: de aandeelhouders die op deze wijze hun stem wensen uit te brengen, dienen gebruik te maken van de volmachten met specifieke steminstructies die de vennootschap ter beschikking stelt via haar website www.roularta.be/nl/roularta-op-de-beurs/algemene-vergadering-2021. Andere volmachten zullen niet aanvaard worden. Deze volmacht kan per post (naar de zetel van de vennootschap) of per e-mail ([email protected]) met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht verstuurd worden. Om op deze wijze geldig deel te nemen aan de stemming, moet deze volmacht uiterlijk op woensdag 15 december 2021 aan de vennootschap worden bezorgd; (3) stemmen per brief: elke aandeelhouder kan zijn stem uitbrengen per brief en dit door middel van een stemformulier (cfr. artikel 7:146 WVV) dat via de website van de vennootschap ter beschikking wordt gesteld (www.roularta.be/nl/roularta-op-de-beurs/algemene-vergadering-2021). De stemformulieren kunnen per post (naar de zetel van de vennootschap) of per e-mail ([email protected]) met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende stemformulier verstuurd worden. Om op deze wijze geldig deel te nemen aan de stemming, moet dit stemformulier uiterlijk op woensdag 15 december 2021 aan de vennootschap worden bezorgd.
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de vennootschap bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de buitengewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Aandeelhouders die van dit recht gebruik willen maken, worden verzocht uiterlijk op maandag 29 november 2021, hetzij per post aan de NV Roularta Media Group, t.a.v. Sophie Van Iseghem, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare, hetzij per e-mail op het adres [email protected], schriftelijk een verzoek in die zin te formuleren. Dit verzoek moet naargelang het geval vergezeld zijn van (1) de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit, alsook van (2) een bewijs cfr. artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen dat zij in het bezit zijn van minstens 3% van het kapitaal en van (3) een post- of e-mailadres van de aandeelhouder(s) naar hetwelk de vennootschap binnen de 48 uur na ontvangst een bevestiging van het verzoek kan versturen. In het geval er agendapunten worden toegevoegd, zal de vennootschap uiterlijk op maandag 6 december 2021 een aangevulde agenda bekendmaken.
Iedere aandeelhouder die de formaliteiten tot deelname aan de buitengewone algemene vergadering heeft vervuld, kan schriftelijk vragen stellen door deze uiterlijk op woensdag 15 december 2021 per brief of per e-mail ([email protected]) te richten aan de vennootschap. Deze schriftelijke vragen zullen dan mondeling door de bestuurders en/of de commissaris tijdens de vergadering worden beantwoord, voor zover de mededeling van feiten of gegevens niet van dien aard is, dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of commissarissen zich hebben verbonden. De antwoorden op deze schriftelijke vragen worden gepubliceerd op de website van de vennootschap (www.roularta.be/nl/roularta-op-de-beurs/algemenevergadering-2021).
De informatie zoals voorzien in artikel 7:129, §2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kan geconsulteerd worden, hetzij op de website van de vennootschap (www.roularta.be), hetzij tijdens de normale werkdagen en kantooruren op de zetel van de vennootschap te 8800 Roeselare, Meiboomlaan 33. De aandeelhouders die dit wensen, kunnen op eenvoudig verzoek per post (Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare) of per e-mail ([email protected]) kosteloos een kopie krijgen van deze informatie.
Roularta Media Group NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze ontvangt en/of verzamelt over aandeelhouders en volmachthouders in het kader van de algemene vergadering. De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt met het oog op de organisatie en het verloop van de buitengewone algemene vergadering. De persoonsgegevens omvatten onder meer identificatiegegevens van de aandeelhouders en volmachthouders, het aantal aandelen van de vennootschap, volmachten en steminstructies en zullen door Roularta Media Group NV worden bewaard gedurende een periode van maximaal 10 jaar na de buitengewone algemene vergadering. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met het oog op het leveren van bepaalde diensten aan Roularta Media Group in het kader van de organisatie en het verloop van de algemene vergadering. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar onze privacypolicy, vrij te consulteren op onze website via volgende link: www.roularta.be/nl/privacy-policy. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u op elk moment o.a. recht op inzage en correctie van uw gegevens. Voor verdere vragen of opmerkingen met betrekking tot deze gegevens of om uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kan u ons contacteren op volgend e-mailadres: [email protected].
De Raad van Bestuur
Naamloze Vennootschap Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare RPR Gent, afdeling Kortrijk BTW BE-0434.278.896
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.