BIJEENROEPING

De aandeelhouders van de NV Roularta Media Group worden uitgenodigd op de buitengewone algemene vergadering, die doorgaat op woensdag 16 augustus 2023 om 11 uur op de zetel van de vennootschap te 8800 Roeselare, Meiboomlaan 33.

AGENDA EN VOORSTELLEN VAN BESLUIT VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

1. Benoeming bestuurder.

Op voordracht van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en remuneratiecomité wordt aan de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om de NV Cella, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer William De Nolf, te benoemen tot niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar, d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2026.

Voorstel van besluit: de buitengewone algemene vergadering beslist om op voordracht van de raad van bestuur de NV Cella, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer William De Nolf, te benoemen tot niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar, d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2026.

RECHT OM AAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING DEEL TE NEMEN EN TE STEMMEN

Het recht om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen, wordt slechts toegekend aan de aandeelhouders van wie de effecten geregistreerd zijn op de registratiedatum, zijnde woensdag 2 augustus 2023 om vierentwintig uur (24:00) Belgische tijd.

Voor de eigenaars van aandelen op naam geldt het bewijs van inschrijving in de registers van effecten op naam van de vennootschap als registratie.

De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen dienen uiterlijk op de registratiedatum de aandelen waarmee zij aan de buitengewone algemene vergadering wensen deel te nemen, te laten registreren.

KENNISGEVING

De aandeelhouders op naam worden verzocht uiterlijk op donderdag 10 augustus 2023 aan de raad van bestuur hun inzicht te kennen te geven de buitengewone algemene vergadering te willen bijwonen, hetzij per post op het adres Roularta Media Group NV, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare, hetzij per e-mail aan [email protected].

De houders van gedematerialiseerde aandelen dienen naast hun intentie tot deelname aan de buitengewone algemene vergadering tevens het bewijs van de vervulling van de registratieformaliteiten te bezorgen aan ING Bank, ten laatste op donderdag 10 augustus 2023 binnen de kantooruren. Zij worden tot de buitengewone algemene vergadering toegelaten op basis van de bevestiging door ING Bank aan Roularta Media Group NV van de vervulling van de registratieformaliteiten of voorlegging van het attest opgesteld door de depositaire inrichting, erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling waaruit blijkt dat de registratie uiterlijk op de registratiedatum is geschied.

DEELNAME AAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

Elke aandeelhouder die voormelde toelatingsvoorwaarden (registratie/kennisgeving) heeft vervuld, kan: (1) fysiek deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering die doorgaat op de zetel van de vennootschap.

(2) stemmen per volmacht: de aandeelhouders die op deze wijze hun stem wensen uit te brengen, dienen gebruik te maken van de volmachten met specifieke steminstructies die de vennootschap ter beschikking stelt via haar website www.roularta.be/nl/ roularta-op-de-beurs/buitengewone-algemene-vergadering-2023. Andere volmachten zullen niet aanvaard worden. Deze volmacht kan per post (naar de zetel van de vennootschap) of per e-mail ([email protected]) met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht verstuurd worden. Om op deze wijze geldig deel te nemen aan de stemming, moet deze volmacht uiterlijk op donderdag 10 augustus 2023 aan de vennootschap worden bezorgd.

(3) stemmen per brief: elke aandeelhouder kan zijn stem uitbrengen per brief en dit door middel van een stemformulier (cfr. artikel 7:146 WVV) dat via de website van de vennootschap ter beschikking wordt gesteld (www.roularta.be/nl/roularta-op-debeurs/buitengewone-algemene-vergadering-2023). De stemformulieren kunnen per post (naar de zetel van de vennootschap) of per e-mail ([email protected]) met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende stemformulier verstuurd worden. Om op deze wijze geldig deel te nemen aan de stemming, moet dit stemformulier uiterlijk op donderdag 10 augustus 2023 aan de vennootschap worden bezorgd.

TOEVOEGING AGENDAPUNTEN

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de vennootschap bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de buitengewone algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

Aandeelhouders die van dit recht gebruik willen maken, worden verzocht uiterlijk op dinsdag 25 juli 2023, hetzij per post aan de NV Roularta Media Group, t.a.v. Sophie Van Iseghem, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare, hetzij per e-mail op het adres [email protected], schriftelijk een verzoek in die zin te formuleren. Dit verzoek moet naargelang het geval vergezeld zijn van (1) de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit, alsook van (2) een bewijs cfr. artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen dat zij in het bezit zijn van minstens 3% van het kapitaal en van (3) een post- of e-mailadres van de aandeelhouder(s) naar hetwelk de vennootschap binnen de 48 uur na ontvangst een bevestiging van het verzoek kan versturen. In het geval er agendapunten worden toegevoegd, zal de vennootschap uiterlijk op dinsdag 1 augustus 2023 een aangevulde agenda bekendmaken.

SCHRIFTELIJKE VRAGEN

Iedere aandeelhouder kan schriftelijk vragen stellen door deze uiterlijk op donderdag 10 augustus 2023 per brief of per e-mail ([email protected]) te richten aan de vennootschap. Deze schriftelijke vragen zullen dan door het bestuursorgaan en/of de commissaris mondeling worden beantwoord tijdens de vergadering maar vóór de stemming, voor zover de mededeling van feiten of gegevens niet van dien aard is, dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of commissaris zich hebben verbonden. De antwoorden op deze schriftelijke vragen worden gepubliceerd op de website van de vennootschap (www.roularta.be/nl/roularta-op-de-beurs/ buitengewone-algemene-vergadering-2023).

PRIVACY-GEGEVENSBESCHERMING

Roularta Media Group NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze ontvangt en/of verzamelt over aandeelhouders en volmachthouders in het kader van de buitengewone algemene vergadering. De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt met het oog op de organisatie en het verloop van de buitengewone algemene vergadering. De persoonsgegevens omvatten onder meer identificatiegegevens van de aandeelhouders en volmachthouders, het aantal aandelen van de vennootschap, volmachten en steminstructies en zullen door Roularta Media Group NV worden bewaard gedurende een periode van maximaal 10 jaar na de buitengewone algemene vergadering. Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden met het oog op het leveren van bepaalde diensten aan Roularta Media Group in het kader van de organisatie en het verloop van de buitengewone algemene vergadering. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar onze privacypolicy, vrij te consulteren op onze website via volgende link www.roularta.be/nl/privacy-policy. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u op elk moment o.a. recht op inzage en correctie van uw gegevens. Voor verdere vragen of opmerkingen met betrekking tot deze gegevens of om uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kan u ons contacteren op het e-mailadres [email protected].

De Raad van Bestuur

Naamloze Vennootschap Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare RPR Gent, afdeling Kortrijk BTW BE-0434.278.896

AI Terminal

Roularta Media Group N.V.

3997_rns_2023-07-13_5fc036af-63d2-4681-9a21-91c170472019.pdf