Roularta Media Group N.V.

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 16, 2024

Naamloze Vennootschap Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare RPR Gent, afdeling Kortrijk BTW BE 0434.278.896

STEMFORMULIER ALGEMENE VERGADERING D.D. 21 MEI 2024

Ondergetekende (naam, voornaam/naam, rechtsvorm) …………………………………………………………………
……………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………… wonende te (adres)…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
of
met maatschappelijke zetel te (bedrijfsadres) ……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…….…………………………………………….……………………………………………………………………………… en overeenkomstig	haar	statuten	rechtsgeldig	vertegenwoordigd	door	(naam,	voornaam):
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
houder/houdster van (aantal) …………………………………….………… aandelen van Roularta Media Group NV,

met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Meiboomlaan 33,

verklaart te stemmen per brief op de algemene vergadering die gehouden zal worden op de maatschappelijke zetel te Roeselare, Meiboomlaan 33, op 21 mei 2024 om 11 uur

Hierna vindt u per agendapunt en voorstellen van besluit van de buitengewone algemene vergadering mijn/onze steminstructies:

AGENDA EN VOORSTELLEN VAN BESLUIT ALGEMENE VERGADERING:

• 1. Lezing jaarverslag inclusief verklaring inzake deugdelijk bestuur van de raad van bestuur.
• 1. Lezing verslag van de commissaris.
• 1. Bespreking en goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2023 en bestemming van het resultaat. Voorstel van besluit: de algemene vergadering keurt de jaarrekening per 31 december 2023 goed, inclusief de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur en meer bepaald:
  2. (i) de vaststelling van een bruto dividend van 1,00 euro per aandeel;
  3. (ii) de kennisname van de keuzemogelijkheid voor de aandeelhouders om dit dividend te laten uitkeren in nieuwe aandelen van de Vennootschap;
  4. (iii) mandaat aan de raad van bestuur om de definitieve beslissing te nemen omtrent (a) de keuzemogelijkheid om het dividend ook onder de vorm van nieuwe aandelen uit te keren, (b) het tijdstip waarop het dividend betaalbaar zal worden gesteld, en (c) in voorkomend geval de start en het einde van de keuzeperiode alsook de andere voorwaarden en modaliteiten van het keuzedividend

GOEDKEURING		VERWERPING		ONTHOUDING
-------------	--	------------	--	------------	--	--

• 1. Bespreking van de geconsolideerde jaarrekening en geconsolideerde verslagen met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
• 1. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris.

Voorstel van besluit: de algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming, tot het verlenen van kwijting aan de bestuurders en de commissaris voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar 2023.

Kwijting bestuurders

De heer Hendrik De Nolf

		NV Koinon met als vaste vertegenwoordiger Xavier Bouckaert
Mevrouw Lieve Claeys
		NV Verana, met als vaste vertegenwoordigster Coralie Claeys
		NV Alauda, met als vaste vertegenwoordiger Francis De Nolf
				NV Invest at Value, met als vaste vertegenwoordiger Koen Dejonckheere
Rik Vanpeteghem
		BV P.Company, met als vaste vertegenwoordiger Pascale Sioen
NV Cella, met als vaste vertegenwoordiger William De Nolf
Kwijting commissaris
				BDO Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door mevrouw Veerle Catry

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag.

Voorstel van besluit: de algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar 2023 goed.

7. (Her)benoeming bestuurder.

Op de algemene vergadering van 21 mei 2024 komt het mandaat van de bestuurder, de NV Verana, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Coralie Claeys tot een einde. Op advies van het benoemings- en remuneratiecomité stelt de raad van bestuur voor om de NV Verana, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, mevrouw Coralie Claeys, te herbenoemen tot niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2027.

Voorstel van besluit: de algemene vergadering beslist om de NV Verana, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, mevrouw Coralie Claeys, te herbenoemen tot niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2027.

8. Benoeming bestuurder:

Op voordracht van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en remuneratiecomité wordt aan de algemene vergadering voorgesteld worden om de heer Louis De Nolf, te benoemen tot niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2027.

Voorstel van besluit: De algemene vergadering beslist om de heer Louis De Nolf te benoemen tot nietuitvoerend bestuurder voor een termijn van vier jaar d.w.z. tot aan de jaarvergadering die beslist over de jaarrekeningen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2027.

1. Benoeming commissaris.

Voorstel van besluit:

De algemene vergadering beslist, op voordracht van de raad van bestuur hierin geadviseerd door het auditcomité en na goedkeuring door de ondernemingsraad, om Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV (verkort EY Bedrijfsrevisoren), met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Kouterveldstraat 7B, bus 001, ondernemingsnummer 0446.334.711, vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger mevrouw Lieve Cornelis, kantoor houdende te 9051 Gent, Pauline van Pottelsberghelaan 12, te benoemen tot commissaris en dit voor een periode van drie jaar, die ingaat op 1 januari 2024 en een einde neemt na de goedkeuring van de jaarrekeningen met betrekking tot het boekjaar eindigend per 31 december 2026.

De bezoldiging van de commissaris voor de NV Roularta Media Group bedraagt 150.650 euro exclusief btw en kosten. De bezoldiging van de commissaris als groepsauditor (inclusief NV Roularta Media Group) bedraagt 162.150 euro per jaar, exclusief btw en inclusief kosten. De vergoeding van de commissaris is jaarlijks indexeerbaar.

10. Assurance van de duurzaamheidsrapportering.

Voorstel van besluit:

De EU-Richtlijn 2022/2464 met betrekking tot duurzaamheidsrapportering voor bedrijven ("CSRD") zal naar alle verwachtingen in de loop van 2024 in Belgisch recht worden omgezet. In overeenstemming met CSRD en de verwachte implementatie van deze richtlijn in de Belgische wetgeving, moet de geconsolideerde

duurzaamheidsrapportering van de Vennootschap over het boekjaar 2024 geauditeerd worden. Op aanbeveling van het auditcomité en in afwachting van de omzetting van de CSRD Richtlijn in de Belgische wetgeving, wordt voorgesteld om deze assurance-opdracht toe te vertrouwen aan Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV (verkort EY Bedrijfsrevisoren), met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Kouterveldstraat 7B, bus 001, ondernemingsnummer 0446.334.711, vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger mevrouw Lieve Cornelis, kantoor houdende te 9051 Gent, Pauline van Pottelsberghelaan 12. De duur en de financiële voorwaarden van deze assurance-opdracht zullen tussen de vennootschap en de bedrijfsrevisor worden overeengekomen en dit in lijn met de omzetting van de richtlijn in Belgische wetgeving.

Ondertekend te ………………………………………., op ………………………………………… 2024

(Handtekening)

______________________

Te versturen per post naar NV Roularta Media Group, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare of per e-mail aan sophie.van.iseghem@roularta.be uiterlijk op woensdag 15 mei 2024

_________________________________________________________________________________________