Retail Estates sa

AGM Information • Nov 6, 2019

Naamloze vennootschap openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te Industrielaan 6, 1740 Ternat (België), RPR Brussel: 0434.797.847

'In Retail We Trust'

PRAKTISCHE WERKING VOOR DE TWEEDE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 23 DECEMBER 2019 OM 15 UUR

Gelieve te noteren dat alle hierna opgenomen data en aangeduide uren finale deadlines zijn, en dat deze niet zullen worden verlengd ingevolge een weekend, een wettelijke feestdag of enige andere reden.

Overeenkomstig artikel 536, §2 W.Venn. zullen de aandeelhouders slechts toegelaten worden tot de Buitengewone Algemene Vergadering en er hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de volgende 2 voorwaarden vervuld zijn:

• a) De Vennootschap moet het bewijs ontvangen van de aandeelhouders dat zij op maandag 9 december 2019 om 24u Belgische tijd (zijnde de "Registratiedatum") houder waren van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering, en
• b) De Vennootschap moet uiterlijk op dinsdag 17 december 2019 de bevestiging krijgen van de aandeelhouders dat zij wensen deel te nemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering.

Houders van obligaties uitgegeven door de Vennootschap mogen deelnemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering met raadgevende stem. Zij moeten mutatis mutandis dezelfde deelnemingsformaliteiten vervullen als de aandeelhouders.

Goedkeuring van de wijzigingen aan de statuten

Er wordt gepreciseerd dat om te kunnen worden aangenomen, het voorstel tot uitbreiding van het toegestaan kapitaal vermeld onder agendapunt A.2 en de voorstellen tot statutenwijziging vermeld onder agendapunten A.3 tot A.6 een quorum van tenminste de helft van het maatschappelijk kapitaal (behoudens in geval van een tweede buitengewone algemene vergadering die wordt gehouden nu de eerste buitengewone algemene vergadering niet het vereiste aanwezigheidsquorum heeft behaald, en die geldig zal kunnen beraadslagen ongeacht het aanwezige of vertegenwoordigde deel van het kapitaal) en een meerderheid van tenminste drie vierden van de stemmen waarmee aan de stemming wordt deelgenomen, vereisen. De overige voorstellen kunnen bij gewone meerderheid van de op de vergadering uitgebrachte stemmen worden aangenomen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde effecten.

De statutenwijzigingen die hierboven zijn beschreven onder agendapunten A.2 tot A.6 hebben de voorafgaande goedkeuring van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) gekregen bij beslissing van het directiecomité van de FSMA van 25 oktober 2019.

Registratie

De registratieprocedure verloopt als volgt:

Voor de houders van aandelen op naam volstaat de inschrijving van het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de tweede Buitengewone Algemene Vergadering deel te nemen in het aandelenregister van de Vennootschap op de Registratiedatum. Indien de houders van aandelen op naam wensen deel te nemen aan de tweede Buitengewone Algemene Vergadering met minder aandelen dan ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap, dan kunnen zij dit meedelen in de bevestiging bedoeld hierna.

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een attest voorleggen van een erkend rekeninghouder of een vereffeningsinstelling waaruit blijkt dat zij op de Registratiedatum eigenaar waren van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de tweede Buitengewone Algemene Vergadering.

Enkel diegenen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de tweede Buitengewone Algemene Vergadering, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de tweede Buitengewone Algemene Vergadering.

Bevestiging van deelname en volmacht

Bijkomend dienen de aandeelhouders die wensen deel te nemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering, hun deelname aan de Buitengewone Algemene Vergadering te melden tegen uiterlijk 17 december 2019 als volgt:

• De houders van aandelen op naam: per gewone brief verstuurd naar de zetel van de Vennootschap (t.a.v. Retail Estates – Investor Relations, Industrielaan 6, 1740 Ternat), per fax (+32 (0)2 581 09 42) of per e-mail (investorrelations@retailestates.com);
• De houders van gedematerialiseerde aandelen: door neerlegging van het bovengenoemde registratieattest op de zetel van de Vennootschap, Industrielaan 6, 1740 Ternat, e-mail (investorrelations@retailestates.com), of via de loketten van KBC Bank, 1080 Brussel, Havenlaan 2.

De aandeelhouders kunnen zich ook laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager, al dan niet aandeelhouder, middels het door de Vennootschap opgestelde volmachtformulier, waarvan een typeexemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de Vennootschap of kan worden gedownload via de website van de Vennootschap (www.retailestates.com). Deze ingevulde en ondertekende volmacht dient uiterlijk op 17 december 2019 op de zetel van de Vennootschap toe te komen via gewone brief (t.a.v. Retail Estates - Investor Relations, Industrielaan 6, 1740 Ternat), fax (+32 (0)2 581 09 42) of email (investorrelations@retailestates.com). Elke aandeelhouder kan slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager behoudens de afwijkingen voorzien door het Wetboek van vennootschappen. Bij het aanwijzen van een volmachtdrager zal elke aandeelhouder rekening houden met de regels inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen de voormelde procedure voor registratie en bevestiging van deelname te volgen.

Om aan de tweede Buitengewone Algemene Vergadering deel te nemen moeten de aandeelhouders of volmachtdragers ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de tweede Buitengewone Algemene Vergadering hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt.

In geval het quorum niet wordt bereikt op de eerste Buitengewone Algemene Vergadering, zal de volmacht die werd gegeven voor deze vergadering eveneens gelden voor de tweede buitengewone vergadering die desgevallend, met dezelfde agenda, zal worden gehouden op maandag 23 december 2019, mits de aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen de hierboven vernoemde registratie- en bevestigingsprocedure opnieuw naleeft.

Schriftelijke vragen

Effectenhouders kunnen (overeenkomstig artikel 540 W.Venn.) hun vraagrecht uitoefenen. Schriftelijke vragen dienen uiterlijk dinsdag 17 december 2019 op de zetel van de Vennootschap toe te komen via gewone brief (t.a.v. Retail Estates – Investor Relations, Industrielaan 6, 1740 Ternat), fax (+32 (0)2 581 09 42) of e-mail (investorrelations@retailestates.com).

Ter beschikking stellen van stukken

Iedere effectenhouder kan, tegen overlegging van zijn attest (in geval van gedematerialiseerde effecten), zodra de oproeping tot de tweede Buitengewone Algemene Vergadering is gepubliceerd, ter zetel van de Vennootschap kosteloos een afschrift verkrijgen van volgende stukken:

• de stukken die zullen worden voorgelegd aan de tweede Buitengewone Algemene Vergadering;
• de agenda van de tweede Buitengewone Algemene Vergadering, die tevens een voorstel van besluit of een commentaar van de raad van bestuur bevat; en
• het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen bij volmacht.

Deze documenten, evenals de gegevens die overeenkomstig artikel 533bis, §2 W.Venn. moeten worden ter beschikking gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (www.retailestates.com).

Voor de Raad van Bestuur

Jan De Nys Gedelegeerd bestuurder 02/568.10.20