Proxy Solicitation & Information Statement • Nov 6, 2019
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer
Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
Naamloze Vennootschap Openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch Recht Zetel: Industrielaan 6, B-1740 Ternat (België) Ondernemingsnummer: 0434.797.847 (RPR Brussel)
Limited liability company Public regulated real estate company under Belgian law Registered office: Industrielaan 6, B-1740 Ternat (Belgium) Company number: 0434.797.847 (RLE Brussels)
PROXY FOR THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF 6 DECEMBER 2019 AT 3 P.M. AND, IN CASE THE REQUIRED QUORUM IS NOT MET AT THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING ("EGM I"), A SECOND EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF 23 DECEMBER 2019 AT 3 P.M. ("EGM II")
Ondergetekende: The undersigned:
Voor natuurlijke personen For physical persons
____________________________________________________________________ [naam] [name],
met woonplaats te / residing at ____________________________________________________________
_____________________________________________________________________ [adres] [address]
| Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail | |
|---|---|
| Estates NV | |
| Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only |
|
| Voor rechtspersonen | |
| For legal entities | |
| _______________ [naam] [name], | |
| ___________ [rechtsvorm] [legal |
|
| form], | |
| met maatschappelijke zetel te / with registered office at___________ | |
| _______________ [plaats] [place], | |
| number_____ | ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer / registered in the register of legal entities under [ondernemingsnummer] [company number], geldig |
| vertegenwoordigd door / validly represented by | |
| ____________ [naam en functie] [name and capacity] | |
| en / and | ___________ [naam en functie] |
| [name and capacity] | |
| eigenaar van _______ [aantal] aandelen van de naamloze vennootschap RETAIL |
|
| ESTATES, openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 1740 | |
| 0434.797.847 ("Retail Estates" of de "Vennootschap"). | Ternat (België), Industrielaan 6, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel onder nummer |
| Owner of _______ [number] shares in the limited liability company RETAIL ESTATES, public | |
| regulated real estate company under Belgian law, with registered office in 1740 Ternat (Belgium), | |
| Industrielaan 6, registered in the register of legal entities in Brussels under number 0434.797.847 ("Retail | |
| Estates" or the "Company"). | |
| Geeft hierbij bijzondere volmacht, met machtiging tot indeplaatsstelling, aan: | |
| Hereby provides special proxy, with the right of substitution, to: | |
| Voor natuurlijke personen | |
| For physical persons | |
| __________ [naam][name], | |
met woonplaats te / residing at___________________________________________________________
| Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV | ||||||||
| English translation for information purposes only | ||||||||
| __________ [adres] [address] | ||||||||
| Voor rechtspersonen | ||||||||
| For legal entities | ||||||||
| __________ [naam] [name], | ||||||||
| __________ [rechtsvorm] [legal form], | ||||||||
| met | maatschappelijke ____________ |
zetel | te | / | with | registered | office | at |
| ___________ [plaats] [place], | ||||||||
| ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer / registered in the register of legal entities under number _______ [ondernemingsnummer] [company number], |
||||||||
| geldig | vertegenwoordigd ______________ [naam en functie] |
door | / | validly | represented | by [name |
||
| and capacity] | ||||||||
| en / and |
___________ [naam en functie] | |||||||
| [name and capacity] |
Om hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van Retail Estates van vrijdag 6 december 2019 om 15u, bij Berquin notarissen, Boulevard Lloyd George 11, 1000 Brussel, en indien het aanwezigheidsquorum op de eerste buitengewone algemene vergadering niet wordt bereikt, op een tweede buitengewone algemene vergadering die zal worden gehouden op maandag 23 december 2019 om 15u bij Berquin notarissen, Boulevard Lloyd George 11, 1000 Brussel.
To represent him/her at the extraordinary general meeting of Retail Estates of Friday 6 December 2019 at 3 p.m., at Berquin notaries public, Boulevard Lloyd George 11, 1000 Brussels, and, in case the attendance quorum would not be met at the first extraordinary general meeting, at a second extraordinary general meeting that will be held on Monday 23 December 2019 at 3 p.m. at Berquin notaries public, Boulevard Lloyd George 11, 1000 Brussels.
Gelieve op te merken dat, indien u een lid van de raad van bestuur/het directiecomité van Retail Estates, of enige werknemer of andere persoon die banden heeft met Retail Estates aanduidt als bijzondere volmachthouder, die persoon dan, op basis van de wet, geacht wordt een belangenconflict te hebben voor de uitoefening van het stemrecht, en bijgevolg enkel zal mogen stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
Please note, if you designate a member of the board or directors/the management committee of Retail Estates or an employee or another person who has ties with the Company as special proxyholder, that person then, mandatorily, is considered as being faced with a conflict of interest in exercising the voting right, and will therefore only be able to vote under the condition that he has been given specific voting instructions for each item on the agenda.
Deze buitengewone algemene vergadering heeft de volgende agenda: This extraordinary general meeting has the following agenda:
A. EXTENSION OF THE AUTHORISATION IN THE CONTEXT OF THE AUTHORISED CAPITAL
1. Acknowledgement of the special report of the board of directors drawn up in accordance with article 604 of the Belgian Companies code with respect to the extension of the authorisation in the context of the authorised capital, describing the special circumstances under which the authorised capital can be used and the intended aims of this use.
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
gelden onder de voorwaarden en modaliteiten vastgelegd door de buitengewone algemene vergadering van 23 juli 2018 (weliswaar zoals gewijzigd in het kader van de voorgestelde uitbreiding) en om artikel 6.2 van de statuten ("Toegestaan kapitaal") dienovereenkomstig te wijzigen.
De raad van bestuur nodigt u uit om de uitbreiding van de machtiging door middel van aparte stemming goed te keuren, waarbij slechts tot stemming over sub-agendapunt ii) zal worden overgegaan indien sub-agendapunt i) niet wordt aanvaard.
Voorstel om de raad van bestuur een bijkomende machtiging toe te kennen voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij niet wordt voorzien in de mogelijkheid tot de uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van Retail Estates,
en met dien verstande dat de raad van bestuur onder de machtiging die werd toegekend door de buitengewone algemene vergadering van 23 juli 2018, zoals uitgebreid door de buitengewone algemene vergadering die overgaat tot goedkeuring van deze machtiging, in elk geval het maatschappelijk kapitaal nooit zal kunnen verhogen met meer dan het wettelijke maximumbedrag, zijnde het bedrag van het maatschappelijk kapitaal op 23 juli 2018.
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
2. Proposal to extend the authorisation granted to the board of directors by the extraordinary general meeting of 23 July 2018 to increase the capital in one or more instalments, for a period of five years following the publication of the resolution of the extraordinary general meeting of 23 July 2018 in the Annexes to the Belgian Official Gazette, under the conditions set out in the above-mentioned report, without any impact on the authorisation granted to the board of directors at the extraordinary general meeting of 23 July 2018, which will remain in full force and effect under the conditions laid down by the extraordinary general meeting of 23 July 2018 (as amended within the context of the proposed extension) and to amend article 6.2 of the articles of association ("Authorised capital") accordingly.
The board of directors invites you to approve the extension of the authorisation by a separate vote, on the understanding that the vote on sub-item ii) of the agenda will only take place if sub-item i) of the agenda is not adopted.
Proposal to grant the board of directors an additional authorisation to proceed to capital increases by contribution in cash that do not provide for the possibility to exercise the preferential subscription right or the priority allocation right by the shareholders of Retail Estates,
and on the understanding that the board of directors, under the authorisation granted by the extraordinary general meeting of 23 July 2018, as extended by the extraordinary general meeting that approves this authorisation, will in no case be allowed to increase the share capital by more than the legal maximum amount, i.e. the amount of the share capital on 23 July 2018.
In de eerste alinea van artikel 6.2 een nieuw punt (c) in te voegen dat luidt als volgt:
"[[OFWEL: op elk ogenblik 10% van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de beslissing tot kapitaalverhoging / OFWEL: (in totaal) 10% van het bedrag van het maatschappelijk kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering van 23 juli 2018, afgerond naar beneden tot op de eurocent], voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij niet wordt voorzien in de mogelijkheid tot de uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap, met dien verstande dat de raad van bestuur het kapitaal overeenkomstig dit punt (c) enkel zal kunnen verhogen voor zover en in de mate dat het gecumuleerde bedrag van de kapitaalverhogingen die overeenkomstig dit lid zijn uitgevoerd over een periode van 12 maanden, niet meer dan 10% bedraagt van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de beslissing tot kapitaalverhoging,]i "
De raad van bestuur nodigt u uit om wijziging van artikel 6.2, eerste alinea van de statuten goed te keuren, in functie van het resultaat van de stemming over de alternatieve voorstellen onder agendapunt 2.
3. Proposal to amend article 6.2 of the articles of association ("authorised capital") in line with the adopted proposals by:
inserting a new item (c) in the first paragraph of article 6.2, which reads as follows:
[[EITHER: at any time, 10% of the amount of the capital at the moment on which the decision to increase the capital is adopted / OR: (a total of) 10% of the amount of the share capital on the date of the extraordinary general meeting of 23 July 2018, rounded down to the nearest euro cent], for capital increases by contribution in cash not providing for the possibility to exercise the preferential subscription right or the priority allocation right by the shareholders of the Company, on the understanding that the board of directors will only be allowed to increase the capital in accordance with this item (c) if and to the extent that the aggregate amount of the capital increases performed over a period of 12 months in accordance with this paragraph does not exceed 10% of the amount of the capital at the moment on which the resolution for a capital increase is adopted,] ii
i Deze alinea zal enkel in de statuten worden ingevoegd indien de buitengewone algemene vergadering één van de alternatieve voorstellen onder 2. goedkeurt.
ii This paragraph will only be inserted in the articles of association if the extraordinary general meeting approves one of the alternative proposals under agenda item 2.
The board of directors invites you to approve an amendment of article 6.2, first paragraph of the articles of association, depending on the result of the vote on the alternative proposals under agenda item 2.
vennootschapswetgeving" en worden de woorden "(voor zover wettelijke vereist)" ingevoegd na de zinssnede "In voorkomend geval dient de raad van bestuur";
(l) artikel 6.2, alinea 8 wordt vervangen als volgt: "Indien de raad van bestuur naar aanleiding van zijn beslissing tot kapitaalverhoging de betaling van een uitgiftepremie vraagt, zal de uitgiftepremie worden geboekt op één of meer afzonderlijke rekeningen onder het eigen vermogen op het passief van de balans. De Raad van Bestuur kan vrij beslissen om het bedrag van die premie, eventueel na aftrek van een bedrag maximaal gelijk aan de kosten van de kapitaalverhoging in de zin van de toepasselijke IFRS-regels, te besteden aan een onbeschikbare rekening, "uitgiftepremie" genoemd, die in dezelfde mate als het maatschappelijk kapitaal tot waarborg van derden zal strekken, en die onder voorbehoud van incorporatie in het kapitaal, enkel mag verminderd of afgeboekt worden bij beslissing van de algemene vergadering beraadslagend volgens de voorwaarden bepaald in de toepasselijke wetgeving";
(h) in article 6.2, paragraph 4, first sentence, the phrase "other than the employees" will be replaced by the phrase "other than the staff members" and the words "(if legally required)" will be inserted after the phrase "or of one of its subsidiaries, provided that a priority allocation right is granted to the existing shareholders upon the distribution of new securities";
(i) in article 6.2, paragraph 4, last sentence, the words ", if any", will be inserted after the phrase "This priority allocation right";
bepalingen van de toepasselijke vennootschapswetgeving, kan het voorkeurrecht enkel worden beperkt of opgeheven als, in de mate waarin de GVV wetgeving dit vereist, aan de bestaande aandeelhouders een onherleidbaar toewijzingsrecht wordt verleend bij de toekenning van nieuwe effecten. In voorkomend geval voldoet dit onherleidbaar toewijzingsrecht aan de voorwaarden bepaald in de GVV wetgeving.";
(a) in article 6.4, first paragraph, of the articles of association, the words "articles 581 to 609 of the Companies Code" will be replaced by the words "applicable company law";
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
gebruik kan maken van alle mogelijkheden die het WVV biedt, van zodra de Vennootschap onderworpen wordt aan het WVV en om dienovereenkomstig de statuten als volgt te wijzigen:
Een gecoördineerde versie van alle voormelde voorgestelde wijzigingen aan de statuten (in track changes) is ter informatie van de aandeelhouders beschikbaar op de website van Retail Estates: https://www.retailestates.com/nl/agenda.
A coordinated version of the aforementioned proposed amendments to the Articles of Association (in track changes) is made available to the shareholders for information purposes on the website of Retail Estates, at: https://www.retailestates.com/en/agenda.
Voorstel tot toekenning van alle bevoegdheden aan Jan De Nys, Kara De Smet en Runa Vander Eeckt, elk van hen individueel bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, teneinde alle handelingen te stellen die noodzakelijk of nuttig zijn voor de uitvoering van de genomen besluiten, waaronder de publicatie van (een uittreksel uit) deze notulen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en de wijziging van de inschrijving in de Kuispuntbank van Ondernemingen.
Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV
English translation for information purposes only
Voorstel tot toekenning van alle bevoegdheden aan de instrumenterende notaris van alle bevoegdheden met het oog op de neerlegging en de bekendmaking van de aktes, alsmede de coördinatie van de statuten in functie van de genomen besluiten.
Proposal to grant all powers to Jan De Nys, Kara De Smet and Runa Vander Eeckt, to each of them individually with the power of substitution, in order to perform all acts that are necessary or useful for the implementation of the resolutions adopted, including the publication of (an extract from) these minutes in the Annexes to the Belgian Official Gazette and the modification of the registration with the Crossroads Bank for Enterprises.
Proposal to grant all powers to the acting notary public with a view to the registration and publication of the legal deeds, as well as the coordination of the articles of association in accordance with the resolutions that were adopted.
The board of directors invites you to adopt this proposal.
Ondergetekende geeft hierbij aan de volmachtdrager volgende instructies om op de buitengewone algemene vergadering als volgt te stemmen op de voormelde agendapunteniii:
******
Indien u instructie geeft om te stemmen voor de alternatieve voorstellen onder de agendapunten A.2 (i) en A.2 (ii) (uitbreiding toegestaan kapitaal) dan is het aangewezen dat u ook instructie geeft om te stemmen voor het alternatieve voorstel met een lager maximumbedrag. Een instructie om te stemmen voor het alternatieve voorstel onder agendapunt A.2 (i) zal bij gebreke aan een andere instructie ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel A.2 (ii). Een instructie om te stemmen voor agendapunt A.2 zal ook een instructie inhouden tot goedkeuring van de overeenkomstige statutenwijziging zoals aangeduid in agendapunt A.3.
The undersigned hereby gives the proxyholder the following instructions to vote at the extraordinary general meeting as follows on the agenda points set outiv:
If you instruct to vote in favor of alternative proposals under agenda items A.2 (i) and A.2 (ii) (extension authorized capital) this shall, absent other instructions, be interpreted as an instruction to also vote in favor
iii Gelieve de gemaakte keuze te omcirkelen, met vermelding, indien niet alle stemmen in dezelfde zin worden uitgebracht, van het aantal stemmen die in die zin dienen te worden uitgebracht.
iv Please circle the choice made, indicating, in the event not all shares vote the same way, the number of votes voting in the indicated way.
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
of the alternative proposal with a lower maximum amount. An instruction to vote in favor of alternative proposal under agenda item A.2 (i) shall, absent other instructions, also be deemed an instruction to vote in favor of the alternative proposal A.2 (ii). An instruction to vote for agenda item A.2 shall also imply the approval of the corresponding amendment to the Articles of Association, as detailed in agenda item A.3:
| Agendapunt | |||
|---|---|---|---|
| Agenda item | |||
| A. Uitbreiding machtiging toegestaan kapitaal | |||
| A. Extension authorisation authorised capital | |||
| A.1. Kennisname bijzonder verslag RvB overeenkomstig artikel 604 W.Venn. A.1. Acknowledgement special report BoD pursuant to article |
Geen stemming vereist No vote required |
||
| 604 BCC | |||
| A.2. i) Voorstel uitbreiding machtiging RvB toegestaan kapitaal voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld zonder wettelijk voorkeurrecht of onherleidbaar toewijzingsrecht met op elk ogenblik een maximumbedrag van 10% van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de beslissing tot kapitaalverhoging A.2. i) Proposal to extend the authorization BoD authorised capital for capital increases in cash without preferential subscription right or priority allocation right by a maximum amount equal to 10% of the amount of the capital at the moment of the decision to increase the capital |
ja yes |
nee no |
onthouding abstention |
| Indien het voorstel onder A.2 i) niet wordt goedgekeurd: If the proposal under A.2 i) is not approved: A.2. ii) Voorstel uitbreiding machtiging RvB toegestaan kapitaal voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld zonder wettelijk voorkeurrecht of onherleidbaar toewijzingsrecht met (in totaal) een maximumbedrag van 10% van het bedrag van het kapitaal op datum van de BAV van 23 juli 2018 A.2. ii) Proposal to extend the authorization BoD authorised capital for capital increases in cash without preferential subscription right or priority allocation right by a maximum amount (in total) of 10% of the capital at the date of the EGM of 23 July 2018 |
ja yes |
nee no |
onthouding abstention |
| A.3. Wijziging van artikel 6.2, eerste alinea van de statuten in functie van resultaat van stemming over agendapunt A.2 |
ja yes |
nee no |
onthouding absention |
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV
English translation for information purposes only
| A.3. Modification of article 6.2, first paragraph of the articles of | |||
|---|---|---|---|
| association in view of the result of the votes on agenda item A.2 | |||
| A.4. Wijziging van artikel 6.2 van de statuten (aanpassing | |||
| modaliteiten en voorwaarden van gebruik van toegestaan | |||
| kapitaal in functie van wet van 2 mei 2019 en het WVV) | ja | nee | onthouding |
| A.4. Modification of article 6.2 of the articles of association | yes | no | abstention |
| (amendment of the conditions of use of the authorized capital in | |||
| view of the Act of 2 May 2019 and the BCAC) | |||
| A.5. Wijziging van artikel 6.4 van de statuten (aanpassing | |||
| modaliteiten en voorwaarden waaronder kapitaal in het | |||
| algemeen kan worden verhoogd in functie van wet van 2 mei | |||
| 2019 en het WVV) | ja | nee | onthouding |
| A.5. Modification of article 6.4 of the articles of association | yes | no | abstention |
| (amendment of the conditions applicable to the increase of the | |||
| capital in general in view of the Act of 2 May 2019 and the | |||
| BCAC) | |||
| A.6 Wijziging van artikel 31 van de statuten (aanpassing | |||
| modaliteiten en voorwaarden uitkering interimdividend in functie | |||
| van WVV) | ja | nee | onthouding |
| A.6. Modification of article 31 of the articles of association | yes | no | abstention |
| (amendment of the conditions to distribute an interim dividend | |||
| in view of the BCAC) | |||
| B. Bijzondere machten - Coördinatie van de statuten | ja | nee | onthouding |
| B. Special powers – Coordination of the articles of association | yes | no | abstention |
Onverminderd de mogelijkheid om in overeenstemming met artikel 549, tweede lid van het Wetboek van Vennootschappen in bepaalde omstandigheden van de instructies af te wijken, brengt de gevolmachtigde zijn stem uit overeenkomstig de instructies van de aandeelhouder die hem heeft aangewezen. De volmachtdrager moet gedurende tenminste 1 jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden.
Notwithstanding the possibility, in certain circumstances, to deviate from the instructions pursuant to article 549, paragraph 2 of the Companies Code, the proxyholder shall vote according to the instructions of the shareholder who designated him. The proxyholder must keep record of the voting instructions for at least 1 year and confirm that he has complied with these instructions at the request of the shareholder.
Bij gebrek aan een specifieke steminstructie, of in geval, om welke reden ook er duidelijkheid zou bestaan omtrent de meegedeelde steminstructie:
□ zal de volmachtdrager stemmen ten voordele van het voorstel van besluit dat wordt gesteund door de Raad van Bestuur;* [OF]
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
□ zal de volmachtdrager in functie van de beraadslaging stemmen in het belang van de aandeelhouder.*
[* Het vakje aankruisen dat overeenstemt met de gekozen optie. Bij gebrek aan aankruising wordt geacht voor optie 1 (voorstem) te zijn geopteerd.]
In the absence of specific voting instructions, or in case, for whatever reason, uncertainty arises pertaining to the voting instructions provided:
□ the proxyholder shall vote in favor of the proposed resolution that is supported by the Board of Directors,* [OR]
□ the proxyholder shall vote on the basis of the deliberations in the best interests of the shareholder.
[*Please tick off the option of choice. If nothing is marked, option 1 (vote in favor) will be deemed to be chosen.]
In geval van een potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 547bis, §4 van het Wetboek van Vennootschappen tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager die hij heeft aangewezen, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. Bovendien mag de volmachtdrager slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
If there is a potential conflict of interests between the shareholder and the designated proxyholder, within the meaning of Article 547bis, Section 4, of the Belgian Companies Code, the proxyholder must disclose the precise facts that are relevant for the shareholder to assess whether there is any risk that the proxy holder will pursue an interest other than that of the shareholder. The proxyholder may moreover vote on behalf of the shareholder only if he/she has specific voting instructions for every item on the agenda.
De volmachtdrager kan alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten, registers, bevestigingen, kennisgevingen en ieder ander document verlijden en ondertekenen, stemmen of zich onthouden bij de stemming over alle voorstellen tot wijziging, weglating of toevoeging van een agendapunt, woonplaats kiezen, in de plaats stellen en in het algemeen alles doen dat nuttig of noodzakelijk is voor de uitvoering van deze volmacht, voor zover nodig met belofte van bekrachtiging.
For all instruments, items, notes, attendance lists, registries, confirmations, notifications and other documents, the proxyholder can execute or sign, vote or abstain from voting on proposals for change, omission or addition of an item on the agenda, choose a place of domicile, substitute and do anything in general that is useful or necessary for the implementation of this proxy, insofar as necessary with promise of ratification.
Ondergetekende verbindt er zich hierbij toe om de volmachtdrager schadeloos te stellen voor elke schade die hij/zij zou kunnen oplopen ten gevolge van enige handeling gesteld ter uitvoering van deze volmacht, op voorwaarde evenwel dat hij/zij de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
nageleefd. Verder verbindt ondergetekende zich ertoe niet de nietigheid van enig besluit goedgekeurd door de volmachtdrager te vorderen en geen enkele schadevergoeding van hem/haar te vorderen, op voorwaarde evenwel dat laatstgenoemde de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft nageleefd.
The undersigned undertakes to compensate the proxyholder for any damage he/she may suffer as a result of any action taken in executing this proxy, on the condition, however, that he/she has complied with the limits of his/her powers. The undersigned undertakes not to claim the nullity of any resolution approved by the proxy holder and make no claim for any damage compensation from him/her, on the condition, however, that the proxyholder has complied with the limits of his/her powers.
De volmachtdrager geniet dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder, en inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen.
******
The proxyholder enjoys the same rights as the represented shareholder, and in particular the right to speak, to ask questions during the extraordinary general meeting and to exercise the right to vote.
De aandeelhouder mag voor een bepaalde (buitengewone) algemene vergadering slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager. In afwijking hiervan kan (i) de aandeelhouder afzonderlijke gevolmachtigden aanstellen voor elke vorm van aandelen die hij bezit, alsook voor elk van zijn effectenrekeningen indien hij aandelen van Retail Estates aanhoudt op meer dan één effectenrekening en (ii) een als aandeelhouder gekwalificeerd persoon die evenwel beroepshalve optreedt voor rekening van andere natuurlijke of rechtspersonen, volmacht geven aan elk van die andere natuurlijke of rechtspersonen of aan een door hen aangeduide derde.
A shareholder may designate only one person as a proxyholder for a specific (extraordinary) general meeting. In derogation thereof, (i) the shareholder can designate separate proxyholders for each type of shares he/she possess, as well as for each of his/her securities accounts, if he/she holds shares of Retail Estates on several securities accounts and (ii) give a person qualified as shareholder who nonetheless acts in professional capacity for the account of other natural or legal entities, proxy of each of those other natural or legal entities or their designated third party.
Om zich te kunnen laten vertegenwoordigen door een lasthebber moet de schriftelijke volmacht worden opgesteld conform dit volmachtformulier dat door de raad van bestuur werd vastgesteld, en waarvan een exemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de vennootschap of kan worden gedownload via de website van de Vennootschap (www.retailestates.com). Deze volmacht dient aan de Vennootschap te worden bezorgd op de hieronder beschreven wijze.
In order to be represented by a proxyholder, the written proxy must be filled and signed in accordance with the proxy form that was established by the board of directors and of which there
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
is a model available at the registered offices of the Company or which can be downloaded via the website of the Company (www.retailestates.com). This proxy must be submitted to the Company in the manner described below.
De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren (1740 Ternat, Industrielaan 6; fax: +32 (0)2 581 09 42; e-mail: [email protected]). In geval van kennisgeving via elektronische weg moet het originele volmachtformulier ten laatste op de datum van de buitengewone algemene vergadering worden voorgelegd. Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd.
The notification of a proxy to the Company must take place in writing (1740 Ternat, Industrielaan 6; fax: +32 (0)2 581 09 42; e-mail: [email protected]). In case of notification via electronic means, the original proxy form must be submitted on the date of the extraordinary general meeting at the very latest. Proxy forms that are submitted too late or do not meet the formalities required shall be refused.
De Vennootschap moet de volmacht uiterlijk op zaterdag 30 november 2019 ontvangen. Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen dienen bovendien steeds de in de oproeping vermelde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.
The Company must receive the proxy by no later than Saturday 30 November 2019. Shareholders who wish to be represented must always comply with the registration and confirmation procedure set out in the notice.
De volmachtdrager kan in het bijzonder deelnemen aan iedere andere buitengewone algemene vergadering met dezelfde dagorde in het geval de eerste buitengewone algemene vergadering niet rechtsgeldig zou kunnen beslissen of niet zou worden gehouden op de hiervoor vermelde datum. The proxy holder can particularly participate in another extraordinary general meeting with the same agenda in case the first extraordinary general meeting cannot legally decide or cannot be held on the stated date.
Indien reeds een volmacht werd bezorgd aan de Vennootschap op de daartoe aangewezen wijze voor de eerste buitengewone algemene vergadering van 6 december 2019, geldt die volmacht eveneens voor de tweede buitengewone algemene vergadering van 23 december 2019, onverminderd de in artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen bedoelde formaliteiten die vervuld moeten worden door de aandeelhouder om te worden toegelaten tot de tweede buitengewone algemene vergadering (zoals beschreven in de oproeping voor de tweede buitengewone algemene vergadering).
If a proxy was submitted to the Company in the designated manner for the first extraordinary general meeting of 6 December 2019, this proxy also applies for the second extraordinary general meeting of 23 December 2019, without prejudice to the requirement to fulfil the formalities set out in Article 536, Section 2 of the Belgian Companies Code to be allowed to attend the meeting (as described in the notification for the second extraordinary general meeting).
Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
Voor de berekening van de regels inzake quorum en meerderheid wordt uitsluitend rekening gehouden met de volmachten die zijn ingediend door de aandeelhouders die voldoen aan de in artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen bedoelde formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de buitengewone algemene vergadering te worden toegelaten (zoals beschreven in de oproeping).
For the calculation of quorum and majority, only those proxies are taken into account that were submitted by shareholders having met the formalities set out in Article 536, Section 2 of the Belgian Companies Code which must be fulfilled in order to be allowed to attend the extraordinary shareholders meeting (as described in the notification).
Zoals aangegeven in de oproeping voor de buitengewone algemene vergadering (en volgens de daarin aangegeven modaliteiten), kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bezitten, punten op de agenda van de buitengewone algemene vergadering plaatsen en voorstellen van besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) indienen tot uiterlijk 14 november 2019 (artikel 533ter W.Venn.). De te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die in voorkomend geval aan de agenda zouden worden toegevoegd, zullen worden bekendgemaakt overeenkomstig de modaliteiten van het Wetboek van Vennootschappen (zoals aangegeven in de oproeping). In voorkomend geval zal de Vennootschap tegelijkertijd, op haar website, aan haar aandeelhouders een formulier ter beschikking stellen dat gebruikt kan worden voor het stemmen bij volmacht, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn. De volmachten die ter kennis worden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden, met dien verstande dat de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering kan afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen.
As indicated in the notice for the extraordinary general meeting (and according to the indicated procedures), shareholders who individually or together possess at least 3% of the share capital of the Company, can have items added to the agenda of the extraordinary general meeting and submit resolution proposals (concerning subjects included or to be included in the agenda) ultimately by 14 November 2019 (article 533 of the Belgian Companies Code). Notice of the items for discussion and accompanying proposals for resolution that are added to the agenda, where applicable, will be published in accordance with the provisions of the Belgian Companies Code (as indicated in the notice). If applicable, the Company shall, at the same time, make a form available on its website that can be used for voting by proxy, supplemented by the additional subjects to be discussed and the accompanying proposed resolutions that are going to be on the agenda, and/or solely with the
Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only
proposed resolutions that would be formulated. The proxies that are notified to the Company prior to the notice of an amended agenda, remain valid for the subjects to be discussed included in the agenda to which they apply, meaning that the proxyholder, for the subjects to be discussed included in the agenda for which new proposed resolutions have been submitted, may deviate during the meeting from any instructions of the proxyholder, if the execution of those instructions could possibly prejudice the interests of the proxyholder. The proxyholder must inform the shareholder of any such event.
Wat nieuw te behandelen onderwerpen betreft die in voorkomend geval in de agenda zouden worden opgenomen, dient de volmachtgever een keuze te maken:
□ De volmachtdrager is gemachtigd om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda zijn opgenomen, zoals hij/zij gepast acht, met inachtneming van de belangen van de volmachtgever.* [OF]
□ De volmachtdrager moet zich onthouden om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda zijn opgenomen.*
[* Het vakje aankruisen dat overeenstemt met de gekozen optie. Als de volmachtgever geen vakje heeft aangekruist of beide vakjes heeft aangekruist, dan moet de volmachtdrager zich onthouden om te stemmen over nieuwe punten en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de vergadering zouden worden geplaatst.]
In respect of new subjects to be discussed, where appropriate, which would be included on the agenda, the shareholder must make a choice:
□ The proxyholder is authorized to vote on the new subjects to be discussed and the accompanying resolution proposals that would be included on the agenda as he/she deems appropriate while observing the interests of the Shareholder.* [OR]
□ The proxyholder must abstain from voting on the new subjects to be discussed and the accompanying resolution proposals that would be included on the agenda.*
[* Tick off the box that corresponds with your choice. If the shareholder has not ticked off any box or if he/she has ticked off both boxes, the proxyholder must abstain from voting on the new items and the accompanying resolution proposals that would be placed on the agenda of the meeting.]
__________________________ [datum] [date]
[handtekening laten voorafgaan door de woorden "goed voor volmacht"]
Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV
English translation for information purposes only
[have the signature be preceded by the words "good for proxy"]
| _____ [handtekening] | _____ [handtekening] |
|---|---|
| [signature] | [signature] |
Naam/Name: Naam/Name:
Functie/Capacity: Functie/Capacity:
Gelieve hieronder uw contactgegevens in te vullen waarop wij u kunnen contacteren in geval van vragen of onduidelijkheden:
Please enter your contact details below where we can contact you in case of questions or uncertainties:
e-mail / email: ____________________________
telefoonnummer/phone number: ____________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.