AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Retail Estates sa

Proxy Solicitation & Information Statement May 13, 2022

3995_rns_2022-05-13_b1ad0c88-e170-4b50-b476-389679b980ce.pdf

Proxy Solicitation & Information Statement

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Volmacht buitengewone algemene vergadering van Retail Estates NV Proxy extraordinary general meeting of Retail Estates NV English translation for information purposes only

RETAIL ESTATES

Naamloze Vennootschap Openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch Recht Zetel: Industrielaan 6, B-1740 Ternat (België) Ondernemingsnummer: 0434.797.847 (RPR Brussel)

RETAIL ESTATES

Limited liability company Public regulated real estate company according to Belgian law Registered office: Industrielaan 6, B-1740 Ternat (Belgium) Company number: 0434.797.847 (RLE Brussels)

VOLMACHT VOOR DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 1 JUNI 2022 OM 15.00 UUR

PROXY FOR THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING OF 1 JUNE 2022 AT 3 PM

Ondergetekendei : The undersignedii:

Voor natuurlijke personen For physical persons

____________________________________________________________________ [naam] [name],

i Volmachten die worden teruggestuurd zonder aanduiding van een Volmachtdrager zullen beschouwd worden als zijnde gericht aan Retail Estates, één van haar bestuurders, één van haar personeelsleden of de secretaris van de vergadering. Indien er hierdoor een potentieel belangenconflict wordt gecreëerd overeenkomstig art. 7:143 §4 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, moet de desbetreffende volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. Om in aanmerking te komen, moeten deze volmachten specifieke steminstructies bevatten voor ieder onderwerp op de agenda. Bij afwezigheid van dergelijke specifieke steminstructies zal de volmachtdrager die geacht wordt een belangenconflict te hebben, niet deelnemen aan de stemming.

ii Proxies returned without indicating a proxyholder shall be considered as being addressed to Retail Estates, one of its directors, one of its employees or the secretary of the meeting. Should this generate a potential conflict of interest under article 7:143 §4 of the Belgian Companies and Associations Code, the relevant proxyholder must divulge clearly the pertinent facts to enable the shareholder to evaluate the risk that the proxyholder might pursue an interest other than that of the shareholder. In order to be valid, proxies must contain specific voting instructions for each topic included in the agenda. In the absence of specific voting instructions, the proxyholder, who will be considered having a conflict of interest, may not take part in the vote.

met woonplaats te / residing at ____________
_______________ [adres] [address]
Voor rechtspersonen
For legal entities
_______________ [naam] [name],
______________ [rechtsvorm] [legal form],
met zetel te / with registered office at___________
_______________ [plaats] [place],
vertegenwoordigd door / duly represented by ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer / registered in the register of legal entities under
number_____ [ondernemingsnummer en RPR] [company number and RLE], geldig
____________ [naam en functie] [name and capacity]
en / and
capacity]
___________ [naam en functie] [name and
afdeling) ("Retail Estates" of de "Vennootschap"). eigenaar van _______ [aantal] aandelen van de naamloze vennootschap RETAIL ESTATES, openbare
gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 1740 Ternat (België), Industrielaan 6,
ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel onder nummer 0434.797.847 (RPR Brussel, Nederlandstalige
Owner of _______ [number] shares in the limited liability company RETAIL ESTATES, public regulated
real estate company under Belgian law, with registered office in 1740 Ternat (Belgium), Industrielaan 6, registered in
the register of legal entities in Brussels under number 0434.797.847 (RLE Brussels, Dutch section) ("Retail Estates" or

the "Company").

Geeft hierbij bijzondere volmacht, met machtiging tot indeplaatsstelling, aan: Hereby provides special proxy, with the right of substitution, to:

Voor natuurlijke personen
For physical persons
__________ [naam][name],
met woonplaats te / residing at___________
__________ [adres] [address]
Voor rechtspersonen
For legal entities
__________ [naam] [name],
__________ [rechtsvorm] [legal form],
met zetel te / with registered
____________
office at
___________ [plaats] [place],
_______ [ondernemingsnummer en RPR] [company number and RLE], ingeschreven in het rechtspersonenregister onder nummer / registered in the register of legal entities under number
geldig vertegenwoordigd door / duly represented by
______________ [naam en functie] [name and capacity]
capacity] en / and ___________ [naam en functie] [name and

Om hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van Retail Estates van woensdag 1 juni 2022 om 15.00 uur, die zal worden gehouden op de zetel van de Vennootschap.

To represent him/her at the extraordinary general meeting of Retail Estates of Wednesday 1 June 2022 at 3 p.m., which will be held at the registered office of the Company.

Gelieve op te merken dat, indien u een lid van de raad van bestuur/het directiecomité van Retail Estates, of enige werknemer of andere persoon die banden heeft met Retail Estates aanduidt als bijzondere volmachthouder, die persoon dan, op basis van de wet, geacht wordt een belangenconflict te hebben voor de uitoefening van het stemrecht, en bijgevolg enkel zal mogen stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

Please note, if you designate a member of the board of directors/the management committee of Retail Estates or an employee or another person who has ties with the Company as special proxyholder, that person then, mandatorily, is considered as being faced with a conflict of interest in exercising the voting right, and will therefore only be able to vote under the condition that he has been given specific voting instructions for each item on the agenda.

De agenda van deze buitengewone algemene vergadering is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, De Standaard en op de website www.retailestates.com.

The agenda for this extraordinary general shareholders' meeting is published in the Belgian Official Gazette, De Standaard and on the website www.retailestates.com.

******

Ondergetekende geeft hierbij aan de volmachtdrager volgende instructies om op de buitengewone algemene vergadering als volgt te stemmen op de voormelde agendapunteniii:

Indien u instructie geeft om te stemmen voor de alternatieve voorstellen onder de agendapunten 5.b.(a) (i) en (ii), 5.b.(b) (i) en (ii), 5.b. (c) (i) en (ii) en 5.b.(d) (i), (ii) en (iii), dan is het aangewezen dat u ook instructie geeft om te stemmen voor het alternatieve voorstel met een lager maximumbedrag. Een instructie om te stemmen voor het alternatieve voorstel onder agendapunt 5.b.(a) (i) zal bij gebreke aan een andere instructie ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel 5.b.(a) (ii). Een instructie om te stemmen voor het alternatieve voorstel onder agendapunt 5.b.(b) (i) zal bij gebreke aan een andere instructie ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel 5.b.(b) (ii). Een instructie om te stemmen voor het alternatieve voorstel onder agendapunt 5.b.(c) (i) zal bij gebreke aan een andere instructie ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel 5.b.(c) (ii). Een instructie om te stemmen voor het alternatieve voorstel onder agendapunt 5.b.(d) (i) zal bij gebreke aan een andere instructie ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel 5.b.(d) (ii) en (iii) en een instructie om te stemmen voor agendapunt 5.b.(d) (ii) zal ook een instructie inhouden om te stemmen voor het alternatieve voorstel 5.b.(d) (iii). Een instructie om te stemmen voor agendapunten 1, 2, 3, 4, 5.b, 6 en/of 7 zal ook een instructie inhouden tot goedkeuring van de overeenkomstige statutenwijziging zoals aangeduid in agendapunt 8.

The undersigned hereby gives the proxyholder the following instructions to vote as follows at the extraordinary general shareholders' meeting on the agenda points set out aboveiv:

iiiGelieve de gemaakte keuze te omcirkelen, met vermelding, indien niet alle stemmen in dezelfde zin worden uitgebracht, van het aantal stemmen die in die zin dienen te worden uitgebracht.

iv Please circle the choice made, indicating, in the event not all shares vote the same way, the number of votes voting in the indicated way.

If you instruct to vote in favor of alternative proposals under agenda items 5.b.(a) (i) and (ii), 5.b.(b) (i) and (ii), 5.b. (c) (i) and (ii) and 5.b.(d) (i), (ii) and (iii), it is recommended that you also give instructions to vote for the alternative proposal with a lower maximum amount. An instruction to vote in favour of the alternative proposal under agenda item 5.b.(a) (i) shall, absent other instructions, also be deemed an instruction to vote in favour of alternative proposal 5.b.(a) (ii). An instruction to vote in favour of the alternative proposal under agenda item 5.b.(b) (i) shall, absent other instructions, also be deemed an instruction to vote in favour of alternative proposal 5.b.(b) (ii). An instruction to vote in favour of the alternative proposal under agenda item 5.b.(c) (i) shall, absent other instructions, also be deemed an instruction to vote in favour of alternative proposal 5.b.(c) (ii). An instruction to vote in favour of the alternative proposal under agenda item 5.b.(d) (i) shall, absent other instructions, also be deemed an instruction to vote in favour of alternative proposal 5.b.(d) (ii) and (iii) and an instruction to vote in favour of the proposal under agenda item 5.b.(d) (ii) shall also be deemed an instruction to vote in favour of the alternative proposal 5.b.(d) (iii). An instruction to vote for agenda items 1, 2, 3, 4, 5.b, 6 and/or 7 shall also imply the approval of the corresponding amendment to the articles of association, as detailed in the agenda item 8.

Agendapunt
Agenda item
1.
1.
Machtiging raad van bestuur tot verkrijging en inpandneming
eigen effecten
Mandate to the board of directors regarding the acquisition and
pledge of own securities
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
2.
2.
Machtiging raad van bestuur tot verkrijging en inpandneming van
eigen effecten ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel
Mandate to the board of directors regarding the acquisition and
pledge of own securities in order to prevent a serious and
imminent harm
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
3.
3.
Machtiging raad van bestuur tot vervreemding van eigen effecten
aan één of meer bepaalde personen al dan niet personeel
Mandate to the board of directors to resell own securities to one
or more specific persons, employees or not
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
4.
4.
Machtiging raad van bestuur tot vervreemding van eigen effecten
ter vermijding van een ernstig dreigend nadeel
Mandate to the board of directors to resell own securities in
order to prevent a serious and imminent harm
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
5.
Machtiging raad van bestuur tot gebruik van het toegestane kapitaal
5.
Mandate to the board of directors regarding the use of the authorised capital
a. Kennisname en bespreking bijzonder verslag raad van bestuur op
Geen stemming vereist
grond van artikel 7:199, lid 2 van het Wetboek van vennootschappen
No vote required
en verenigingen
a. Acknowledgment of and discussion on the special report of the
board of directors drawn up in accordance with article 7:199, section
2 of the Belgian Companies and Associations Code

De raad van bestuur nodigt u uit om de hernieuwing en vervanging van de machtiging door middel van aparte stemming goed te keuren, waarbij voor ieder sub-agendapunt a) tot en met d) slechts tot stemming over onderdeel ii), respectievelijk onderdeel iii), zal worden overgegaan indien onderdeel i), respectievelijk onderdeel ii), niet wordt aanvaard.

The board of directors invites you to approve the renewal and replacement of the mandate by a separate vote, whereby for each sub-agenda item a) to (and including) d), there will only be proceeded to the vote on section ii) respectively iii) if section i), respectively section ii) is not accepted.

b. Hernieuwing en vervanging machtiging raad van bestuur tot gebruik van het toegestane kapitaal

b. Renewal and replacement of the mandate to the board of directors regarding the authorised capital

  • a) voor publieke kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij wordt voorzien in de mogelijkheid tot de uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de aandeelhouders van de Vennootschap
  • a) for public capital increases realised by a contribution in cash with the option to exercise the preferential right or irreducible allocation right by the shareholders of the Company
i)
i)
in hoofdorde, 50% van het bedrag van het kapitaal op datum
van de buitengewone algemene vergadering die overgaat tot
goedkeuring van de machtiging,
principally, 50% of the amount of the capital on the date of the
adoption of the mandate by the extraordinary general meeting,
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
ii)
ii)
indien de buitengewone vergadering het voorstel onder i)
niet goedkeurt, 20% van het bedrag van het kapitaal op
datum van de buitengewone algemene vergadering die
overgaat tot goedkeuring van de machtiging,
if the extraordinary general meeting does not approve the
proposal onder i), 20% of the amount of the capital on the date
of the adoption of the mandate by the extraordinary general
meeting,
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
b)
b)
voor kapitaalverhogingen in het kader van de uitkering van een keuzedividend
for capital increases within the context of paying an optional dividend
i)
i)
in hoofdorde, 50% van het bedrag van het kapitaal op datum
van de buitengewone algemene vergadering die overgaat tot
goedkeuring van de machtiging,
principally, 50% of the amount of the capital on the date of the
adoption of the mandate by the extraordinary general meeting,
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
ii) indien de buitengewone vergadering het voorstel onder i)
niet goedkeurt, 20% van het bedrag van het kapitaal op
datum van de buitengewone algemene vergadering die
overgaat tot goedkeuring van de machtiging,
ja
yes
nee
no
onthouding
abstention
ii) if the extraordinary general meeting does not approve the
proposal under i), 20% of the amount of the capital on the date
of the adoption of the mandate by the extraordinary general
meeting,
c) voor kapitaalverhogingen bij wijze van inbreng in geld waarbij niet wordt voorzien in de mogelijkheid tot de
uitoefening van het wettelijk voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht door de
aandeelhouders van de Vennootschap, met dien verstande dat de raad van bestuur het kapitaal
overeenkomstig dit punt c) enkel zal kunnen verhogen voor zover en in de mate waarin het gecumuleerde
bedrag van de kapitaalverhogingen die overeenkomstig dit punt c) zijn uitgevoerd over een periode van
twaalf maanden, niet meer dan 10% bedraagt van het bedrag van het kapitaal op het ogenblik van de
beslissing tot kapitaalverhoging,
c) for capital increases by a contribution in cash without the option for the shareholders of the Company to
exercise their preferential right or irreducible allocation right, with the understanding that the board of
directors will only be able to increase the capital in accordance with this section c) if and to the extent the
total amount of the capital increases realised in accordance with this section c) over a period of twelve
months will not exceed 10% of the amount of the capital on the moment of the resolution to increase the
capital,
i) in hoofdorde, 10% van het bedrag van het kapitaal op het
ogenblik van de beslissing tot dergelijke kapitaalverhoging, ja nee onthouding
i) principally, 10% of the amount of the capital on the date of the yes no abstention
decision to increase the capital,
ii) indien de buitengewone vergadering het voorstel onder i)
niet goedkeurt, 10% van het bedrag van het kapitaal op
datum van de buitengewone algemene vergadering die
overgaat tot goedkeuring van de machtiging, ja nee onthouding
ii) if the extraordinary general meeting does not approve the yes no abstention
proposal under i), 10% of the amount of the capital on the date
of the adoption of the mandate by the extraordinary general
meeting,
d) voor alle andere vormen van kapitaalverhoging,
i) d) for capital increases in any other form,
in hoofdorde, 50% van het bedrag van het kapitaal op datum
van de buitengewone algemene vergadering die overgaat tot
goedkeuring van de machtiging, ja nee onthouding
i) principally, 50% of the amount of the capital on the date of the yes no abstention
adoption of the mandate by the extraordinary general meeting,
ii) indien de buitengewone vergadering het voorstel onder i)
niet goedkeurt, 20% van het bedrag van het kapitaal op
datum van de buitengewone algemene vergadering die ja nee onthouding
overgaat tot goedkeuring van de machtiging, yes no abstention
ii) if the extraordinary general meeting does not approve the
proposal under i), 20% of the amount of the capital on the date
of the adoption of the mandate by the extraordinary general
meeting,
iii) indien de buitengewone vergadering het voorstel onder ii)
niet goedkeurt, 10% van het bedrag van het kapitaal op
datum van de buitengewone algemene vergadering die
overgaat tot goedkeuring van de machtiging, ja nee onthouding
iii) if the extraordinary general meeting does not approve the yes no abstention
proposal under ii), 10% of the amount of the capital on the date
of the adoption of the mandate by the extraordinary general
meeting,
6. Machtiging raad van bestuur tot gebruik van het toegestane
kapitaal ter vermijding van een ernstig dreigend nadeel ja nee onthouding
6. Mandate to the board of directors to use the authorised capital in yes no abstention
order to prevent a serious and imminent harm
7. Wijziging van de statuten, ter afwijking van artikel 7:91, tweede
lid en 7:121, vierde lid van het Wetboek van vennootschappen en
verenigingen ja nee onthouding
7. Modificiation of the articles of association, in derogation of article yes no abstention
7:91, section 2 and 7:121, section 4 of the Belgian Companies and
Associations Code
8. Wijziging
van
de
statuten,
onder
meer
om
deze
in
overeenstemming te brengen met de genomen beslissingen en
met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ja nee onthouding
8. Amendment of the articles of association, amongst others in order yes no abstention
to align them with the resolutions taken and with the Belgian
Companies and Associations Code
9. Volmachten
9. Proxies
Volmacht aan iedere notaris en/of medewerker van Berquin ja nee onthouding
Notarissen yes no abstention
Proxy to each Notary and/or employee of Berquin Notarissen
Volmacht aan elke bestuurder van de Vennootschap, Runa Vander
Eeckt en Nele Van Cutsem ja nee onthouding
Proxy to each board member of the Company, Runa Vander Eeckt and yes no abstention
Nele Van Cutsem

Onverminderd de mogelijkheid om in overeenstemming met artikel 7:145, tweede lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen in bepaalde omstandigheden van de instructies af te wijken, brengt de gevolmachtigde zijn stem uit overeenkomstig de instructies van de aandeelhouder die hem heeft aangewezen. De volmachtdrager moet gedurende tenminste 1 jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden.

Notwithstanding the possibility, in certain circumstances, to deviate from the instructions pursuant to article 7:145, second section of the Belgian Companies and Associations Code, the proxyholder shall vote according to the instructions of the shareholder who designated him. The proxyholder must keep record of the voting instructions for at least 1 year and confirm that he has complied with these instructions at the request of the shareholder.

Bij gebrek aan een specifieke steminstructie, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan omtrent de meegedeelde steminstructie:

□ zal de volmachtdrager stemmen ten voordele van het voorstel van besluit dat wordt gesteund door de Raad van Bestuur;* [OF]

□ zal de volmachtdrager in functie van de beraadslaging stemmen in het belang van de aandeelhouder.*

[* Het vakje aankruisen dat overeenstemt met de gekozen optie. Bij gebrek aan aankruising wordt geacht voor optie 1 (voorstem) te zijn geopteerd.]

In the absence of specific voting instructions, or in case, for whatever reason, uncertainty arises pertaining to the voting instructions provided:

□ the proxyholder shall vote in favor of the proposed resolution that is supported by the Board of Directors,* [OR] □ the proxyholder shall vote on the basis of the deliberations in the best interests of the shareholder.

[*Please tick off the option of choice. If nothing is marked, option 1 (vote in favor) will be deemed to be chosen.]

In geval van een potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 7:143, §4, lid 2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager die hij heeft aangewezen, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. Bovendien mag de volmachtdrager slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

If there is a potential conflict of interest between the shareholder and the designated proxyholder, within the meaning of Article 7:143, Section 4, paragraph 2 of the Belgian Companies and Associations Code, the proxyholder must disclose the precise facts that are relevant for the shareholder to assess whether there is any risk that the proxyholder will pursue an interest other than that of the shareholder. The proxyholder may moreover vote on behalf of the shareholder only if he/she has specific voting instructions for every item on the agenda.

De volmachtdrager kan alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten, registers, bevestigingen, kennisgevingen en ieder ander document verlijden en ondertekenen, stemmen of zich onthouden bij de stemming over alle voorstellen tot wijziging, weglating of toevoeging van een agendapunt, woonplaats kiezen, in de plaats stellen en in het algemeen alles doen dat nuttig of noodzakelijk is voor de uitvoering van deze volmacht, voor zover nodig met belofte van bekrachtiging.

For all instruments, items, notes, attendance lists, registries, confirmations, notifications and other documents, the proxyholder can execute or sign, vote or abstain from voting on proposals for change, omission or addition of an item on the agenda, choose a place of domicile, substitute and do anything in general that is useful or necessary for the implementation of this proxy, insofar as necessary with promise of ratification.

Ondergetekende verbindt er zich hierbij toe om de volmachtdrager schadeloos te stellen voor elke schade die hij/zij zou kunnen oplopen ten gevolge van enige handeling gesteld ter uitvoering van deze volmacht, op voorwaarde evenwel dat hij/zij de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft nageleefd. Verder verbindt ondergetekende zich ertoe niet de nietigheid van enig besluit goedgekeurd door de volmachtdrager te vorderen en geen enkele schadevergoeding van hem/haar te vorderen, op voorwaarde evenwel dat laatstgenoemde de grenzen van zijn/haar bevoegdheden heeft nageleefd.

The undersigned undertakes to compensate the proxyholder for any damage he/she may suffer as a result of any action taken in executing this proxy, on the condition, however, that he/she has complied with the limits of his/her powers. The undersigned undertakes not to claim the nullity of any resolution approved by the proxy holder and make no claim for any damage compensation from him/her, on the condition, however, that the proxyholder has complied with the limits of his/her powers.

******

De volmachtdrager geniet dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder, en inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen.

The proxyholder enjoys the same rights as the represented shareholder, and in particular the right to speak, to ask questions during the extraordinary general shareholders' meeting and to exercise the right to vote.

De aandeelhouder mag voor een bepaalde algemene vergadering slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager. In afwijking hiervan kan (i) de aandeelhouder afzonderlijke gevolmachtigden aanstellen voor elke vorm van aandelen die hij bezit, alsook voor elk van zijn effectenrekeningen indien hij aandelen van Retail Estates aanhoudt op meer dan één effectenrekening en (ii) een als aandeelhouder gekwalificeerd persoon die evenwel beroepshalve optreedt voor rekening van andere natuurlijke of rechtspersonen, volmacht geven aan elk van die andere natuurlijke of rechtspersonen of aan een door hen aangeduide derde.

A shareholder may designate only one person as a proxyholder for a specific general meeting. In derogation thereof, (i) the shareholder can designate separate proxyholders for each type of shares he/she possess, as well as for each of his/her securities accounts, if he/she holds shares of Retail Estates on several securities accounts and (ii) give a person qualified as shareholder who nonetheless acts in professional capacity for the account of other natural or legal entities, proxy of each of those other natural or legal entities or their designated third party.

Om zich te kunnen laten vertegenwoordigen door een lasthebber moet de schriftelijke volmacht worden opgesteld conform dit volmachtformulier, en waarvan een exemplaar ter beschikking ligt op de zetel van de Vennootschap of kan worden gedownload via de website van de Vennootschap (www.retailestates.com). Deze volmacht dient aan de Vennootschap te worden bezorgd op de hieronder beschreven wijze.

In order to be represented by a proxyholder, the written proxy must be filled and signed in accordance with the proxy form and of which there is a model available at the registered offices of the Company or which can be downloaded via the website of the Company (www.retailestates.com). This proxy must be submitted to the Company in the manner described below.

De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren (ter attentie van Retail Estates, Investor Relations, Industrielaan 6, 1740 Ternat; e-mail: [email protected]). In geval van kennisgeving via elektronische weg moet het originele volmachtformulier niet worden ingediend. Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd. The notification of a proxy to the Company must take place in writing (for the attention of Retail Estates, Investor Relations, Industrielaan 6, 1740 Ternat; e-mail: [email protected]). In case of notification via electronic means, the original proxy form must not be submitted. Proxy forms that are submitted too late or do not meet the formalities required shall be refused.

De Vennootschap moet de volmacht uiterlijk op donderdag 26 mei 2022 ontvangen. Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen dienen bovendien steeds de in de oproeping vermelde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.

The Company must receive the proxy by no later than Thursday 26 May 2022. Shareholders who wish to be represented must always comply with the registration and confirmation procedure set out in the notice.

De volmachtdrager kan in het bijzonder deelnemen aan iedere andere buitengewone algemene vergadering met dezelfde dagorde in het geval de buitengewone algemene vergadering niet rechtsgeldig zou kunnen beslissen of niet zou worden gehouden op de hiervoor vermelde datum.

The proxy holder can particularly participate in another extraordinary general meeting with the same agenda in case the extraordinary general meeting cannot legally decide or cannot be held on the stated date.

Het geldig ingevulde en ondertekende volmachtformulier dat werd bezorgd naar aanleiding van de buitengewone algemene vergadering van 12 mei 2022 is tevens geldig voor de Buitengewone Algemene Vergadering van 1 juni 2022 op voorwaarde dat de vereiste formaliteiten met betrekking tot registratie en bevestiging van deelname aan de vergadering van 1 juni 2022 tijdig worden vervuld.

The validly completed and signd proxy form submitted for the extraordinary general meeting of 12 May 2022 remains valid for the Extraordinary General Meeting of 1 June 2022 provided that the required formalities with respect to the registration for and confirmation of attendance to the meeting of 1 June 2022 are fulfilled in time.

Voor de berekening van de regels inzake quorum en meerderheid wordt uitsluitend rekening gehouden met de volmachten die zijn ingediend door de aandeelhouders die voldoen aan de in artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bedoelde formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de buitengewone algemene vergadering te worden toegelaten.

For the calculation of quorum and majority, only those proxies are taken into account that were submitted by shareholders having met the formalities set out in Article 7:134 of the Belgian Companies and Associations Code which must be fulfilled in order to be allowed to attend the extraordinary shareholders meeting.

__________________________ [datum] [date]

[handtekening laten voorafgaan door de woorden "goed voor volmacht"] [have the signature be preceded by the words "good for proxy"]

_____ [handtekening] [signature] _____ [handtekening] [signature]
Naam/Name:
Functie/Capacity:
Naam/Name:
Functie/Capacity:

Indien de ondertekening gebeurt namens een rechtspersoon, gelieve dan de voor- en achternaam en de functie van de natuurlijke perso(o)n(en) te vermelden en de statuten en andere documentatie te bezorgen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. If the signing occurs on behalf of a legal person, please state the first and last name and the capacity of the natural person(s) and provide the articles of association and other documentation that evidence representative authority.

Gelieve hieronder uw contactgegevens in te vullen waarop wij u kunnen contacteren in geval van vragen of onduidelijkheden:

Please enter your contact details below where we can contact you in case of questions or uncertainties:

e-mail / email: ____________________________

telefoonnummer/phone number: ____________________________

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.