Recticel

AGM Information • Apr 28, 2021

Toelatingsvoorwaarden - Praktische bepalingen

De Raad van Bestuur van Recticel heeft beslist, in het licht van de verdere beperkingen ingevolge de COVID pandemie, dit jaar de Gewone en Buitengewone Algemene Vergadering van dinsdag 25 mei 2021 digitaal te organiseren, in aanwezigheid van enkel het bureau en de gedelegeerd bestuurder .

Hiertoe wordt met een externe provider samengewerkt, die zal instaan voor het praktisch afhandelen van de stemverrichtingen. De online vergadering zelf zal met behulp van de software van Teams geschieden. Elke geldig geregistreerde aandeelhouder die de nodige bewijsstukken heeft overgemaakt zal een email ontvangen met link naar de Teamsapplicatie, waarmee toegang gekregen kan worden tot de online Algemene Vergadering, alsook een link naar de Onetec-applicatie die aangewend moet worden om te kunnen stemmen.

Registratie en bevestiging van deelname

Om de online Algemene Vergadering bij te wonen of er zich te laten vertegenwoordigen en er stemrecht uit te oefenen dient elke aandeelhouder conform artikel 31 van de statuten van de Vennootschap aan de twee hieronder vermelde voorwaarden te voldoen:

1. De registratie van zijn aandelen op 11 mei 2021 om vierentwintig uur (Belgisch uur) ("Registratiedatum"), hetzij door zijn inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door zijn inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling.

2. De bevestiging aan de Vennootschap, uiterlijk op 19 mei 2021, dat hij aan de Algemene Vergadering deel wil nemen. Tegelijkertijd dient hij het aantal aandelen mee te delen waarvoor hij op de Online Algemene Vergadering aan de stemming wenst deel te nemen.

De houder van gedematerialiseerde aandelen dient daarenboven de Vennootschap een attest van de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling voor te leggen waaruit blijkt met hoeveel aandelen, die op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven, hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Online Algemene Vergadering.

De houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of certificaten die met medewerking van de Vennootschap werden uitgegeven, die uit hoofde van artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen de Online Algemene Vergadering kunnen bijwonen met raadgevende stem, worden verzocht te voldoen aan de hierboven beschreven formaliteiten van registratie en voorafgaande melding.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de online Algemene Vergadering.

Bijkomende punten op de agenda en/of voorstellen tot besluit

Conform artikel 30 van de statuten van de Vennootschap kunnen één of meer aandeelhouders, die samen minstens 3 % van het maatschappelijk kapitaal bezitten, te behandelen onderwerpen op de agenda van de Online Algemene Vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Uiterlijk op 3 mei 2021 moet de Vennootschap zulke verzoeken, samen met het bewijs van bezit van de vereiste participatie, ontvangen. In voorkomend geval wordt uiterlijk op 10 mei 2021 een aangevulde agenda bekendgemaakt.

Volmachten / Stemmen per brief

Conform artikel 32 van de statuten van de Vennootschap wordt elke aandeelhouder de mogelijkheid geboden om zich op de Online Algemene Vergadering door een speciaal gevolmachtigde te laten vertegenwoordigen of per brief te stemmen vóór de Online Algemene Vergadering.

Uiterlijk op 19 mei 2021 moet de Vennootschap de volmachten en stemmingsformulieren ontvangen. De ondertekende originelen moeten uiterlijk op de dag van de online Algemene Vergadering worden afgegeven aan de leden van het bureau.

Schriftelijke vragen / vraagrecht aandeelhouders

Conform artikel 33 van de statuten van de Vennootschap kunnen de aandeelhouders, die op geldige wijze aan bovenvermelde toelatingsvoorwaarden hebben voldaan, schriftelijke vragen stellen aan de bestuurders en aan de commissaris in verband met hun verslag of de onderwerpen op de agenda.

Uiterlijk op 19 mei 2021 moet de Vennootschap alle schriftelijke vragen ontvangen.

Bewijs van identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheden

Om aan de online Algemene Vergadering deel te nemen of om er zich te laten vertegenwoordigen, dienen de houders van aandelen, converteerbare obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de Vennootschap werden uitgegeven, alsook de volmachtdragers hun identiteitskaart of paspoort) en vertegenwoordigers van rechtspersonen daarnaast ook hun vertegenwoordigingsbevoegdheden (relevante vennootschapsrechtelijke stukken) te bewijzen.

Documentatie

Alle documenten die betrekking hebben op deze Algemene Vergadering, worden ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap (www.recticel.com) en zijn ook verkrijgbaar op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap.

Melding en verzending van documenten

De melding en alle andere kennisgeving of verzending naar de Vennootschap dienen te gebeuren t.a.v. Dhr. Dirk Verbruggen, General Counsel & General Secretary, als volgt:

• hetzij per post: Recticel NV, Bourgetlaan 42, B-1130 Brussel;
• hetzij per e-mail: companysecretary@recticel.com:
• hetzij per fax: +32 2 775 19 92.

De Raad van Bestuur