Recticel

AGM Information • Apr 28, 2022

FORMULAIRE DE VOTE

Les soussignés (pour les personnes physiques : nom, prénom, profession et lieu de résidence; pour les personnes morales : raison sociale, type de société, siège social et identité et fonction du ou des représentants - voir instruction 1 ci-dessous)

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propriétaire de _______________ action(s) ordinaire(s) de la société anonyme RECTICEL NV/SA, dont le siège social est sis Avenue du Bourget 42, 1130 Bruxelles (Haren),

déclare par la présente qu'il souhaite participer à l'Assemblée Générale Ordinaire de la Société susmentionnée, qui se tiendra au siège social de la Société 42 Avenue du Bourget, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique et en ligne via la plateforme Lumi (voir « Dispositions pratiques » dans la convocation de l'assemblée générale ordinaire), le mardi 31 mai 2022 à 10 heures, conformément aux dispositions de l'article 7:152 du code des sociétés et des associations

souhaite utiliser la possibilité de voter par correspondance avant l'Assemblée Générale pour le nombre d'actions susvisé dûment inscrit à la Date d'Enregistrement, tel que mentionné dans l'avis de convocation à l'Assemblée Générale,

et souhaite soumettre les votes suivants (voir instruction 2 ci-dessous) :

VOTES SUR L'ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLEE GENERALE

• 1. Examen du rapport de gestion social et consolidé du Conseil d'Administration sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2021.
• 1. Examen du rapport de contrôle social et consolidé du Commissaire sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2021.
• 1. Propositions faisant l'objet de la première résolution : Examen des comptes consolidés au 31 décembre 2021.

Résolution n°1.1 : Approbation des comptes sociaux au 31 décembre 2021.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Résolution n°1.2 : Approbation de l'affectation du résultat, à savoir :

Bénéfice de l'exercice :	+	€ 66.288.524,25
Bénéfice reporté de l'année précédente :	+	€ 52.132.613,10
Résultat à affecter :	=	€ 118.421.137,35
Dividende brut aux actions (*):	-	€ 16.229.391,80
Affectation à la réserve légale		€ 2.532.517,81
Bénéfice à reporter :	=	€ 99.659.227,74

(*) Dividende brut par action de € 0,29, donnant droit à un dividende net de précompte mobilier de € 0,2030 par action.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

1. Proposition faisant l'objet de la deuxième résolution : Décharge à accorder aux Administrateurs pour l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2021.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

1. Proposition faisant l'objet de la troisième résolution : Décharge à accorder au Commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2021.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

1. Propositions faisant l'objet de la quatrième résolution :

Résolution n°4.1 : Renouvellement du mandat de THIJS JOHNNY SRL, représentée par son représentant permanent Monsieur Johnny THIJS, comme administrateur non-exécutif et indépendant, pour un nouveau mandat d'un an qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2023.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___
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Résolution n°4.2 : Renouvellement du mandat de OLIVIER CHAPELLE SRL, représentée par son représentant permanent Monsieur Olivier CHAPELLE, comme administrateur exécutif, pour un nouveau mandat d'un an qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2025.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___
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Résolution n° 4.3. : Renouvellement du mandat de MOROXCO SRL, représentée par sa représentante permanente Madame Elisa VLERICK, comme administrateur non-exécutif et indépendant, pour un nouveau mandat de trois ans qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2025.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

Résolution n° 4.4. : Renouvellement du mandat de IMRADA SRL, représentée par sa représentante permanente Madame Ingrid MERCKX, comme administrateur non-exécutif et indépendant, pour un nouveau mandat de trois ans qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2025.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Résolution n° 4.5. : Acceptation de la démission de Madame Carla SINANIAN comme administrateur non-exécutif et indépendant, avec effet au 12 janvier 2022. Il a été décidé de ne pas pourvoir à son remplacement.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Résolution n° 4.6. : Acceptation de la démission de COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE S.A., représentée par son représentant permanent Monsieur Frédéric VAN GANSBERGHE, comme administrateur non-exécutif, avec effet au 23 février 2022. Conformément à l'article 18 des statuts, COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE NV sera remplacée par BALTISSE NV, représentée par son représentant permanent Filip BALCAEN, à compter du 9 mars 2022.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___
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Résolution n° 4.7. : Acceptation de la démission de COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE SERVICES S.A., représentée par son représentant permanent Monsieur Benoit DECKERS, comme administrateur non-exécutif, avec effet au 23 février 2022. Il a été décidé de ne pas pourvoir à son remplacement.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___
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Résolution n° 4.8. : Confirmation de la nomination de BALTISSE S.A., représentée par son représentant permanent Monsieur Filip BALCAEN, comme administrateur non-exécutif, avec effet au 9 mars 2022, pour un mandat de trois ans qui prendra fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2025.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

1. Propositions faisant l'objet de la cinquième résolution :

Résolution n° 5.1. : Confirmation de THIJS JOHNNY SRL, représentée par son représentant permanent Monsieur Johnny THIJS, comme administrateur indépendant, au sens de l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations. THIJS JOHNNY SRL et Monsieur Johnny THIJS répondent chacun à tous les critères énoncés à l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations (tels qu'élaborés au niveau de critères fonctionnels, familiaux et financiers dans le principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

Résolution n° 5.2. : Confirmation de MOROXCO SRL, représentée par sa représentante permanente Madame Elisa VLERICK, comme administrateur indépendant, au sens de l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations. MOROXCO SRL et Madame Elisa VLERICK répondent chacun à tous les critères énoncés à l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations (tels qu'élaborés au niveau de critères fonctionnels, familiaux et financiers dans le principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

Résolution n° 5.3. : Confirmation de IMRADA SRL, représentée par sa représentante permanente Madame Ingrid MERCKX, comme administrateur indépendant, au sens de l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations. IMRADA SRL et Madame Ingrid MERCKX répondent chacun à tous les critères énoncés à l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations (tels qu'élaborés au niveau de critères fonctionnels, familiaux et financiers dans le principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

8. Propositions faisant l'objet de la sixième résolution :

Examen du rapport de rémunération relatif à l'exercice 2021, dont question dans la déclaration de gouvernement d'entreprise.

Résolution n°6.1. : Approbation du rapport de rémunération 2021.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

Résolution n°6.2. : Fixation et approbation des émoluments des Administrateurs pour 2022, à savoir :

• − Une indemnité fixe unique pour les Administrateurs de € 15.000 par an et pour le Président du Conseil d'Administration de € 30.000 par an ;
• − Des jetons de présence pour les Administrateurs de € 2.500 par réunion et pour le Président du Conseil d'Administration de € 5.000 par réunion.

POUR : CONTRE : ABSTENTION : ___

Résolution n°6.3. : Fixation du montant des jetons de présence pour 2022 pour les membres du Comité d'Audit à € 2.500 par réunion et pour le Président du Comité d'Audit à € 5.000 par réunion.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Résolution n°6.4. : Fixation du montant des jetons de présence pour 2022 pour les membres du Comité de Rémunération et de Nomination à € 2.500 par réunion et pour le Président du Comité de Rémunération et de Nomination à € 5.000 par réunion.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Par rapport aux dispositions prescrites par l'article 7 :91 du Code des sociétés et associations en matière de rémunération variable des membres du Comité de Management et de l'exigence d'échelonner le paiement de la rémunération variable sur une période de trois ans en cas de dépassement de certains critères, le Conseil d'Administration fait les constatations suivantes :

• Le principe d'un paiement échelonné sur une période de trois ans de la rémunération variable serait d'application pour l'Administrateur Délégué et CEO, OLIVIER CHAPELLE SRL, ainsi que pour les autres membres du Comité de Management. Ils ne resteraient pas en dessous du seuil de 25%.
• Le Comité de Rémunération et de Nomination et le Conseil d'Administration ont examiné la situation et sont d'avis que, vue la nature cyclique du business, il est dans l'intérêt de la Société d'attribuer une dérogation.

Compte tenu des constatations ci-dessus et étant donné que la prime de rémunération variable en faveur de l'Administrateur Délégué et CEO, ainsi que pour les autres membres du Comité de Management, dépasse le seuil de 25%, le Conseil d'Administration propose à l'Assemblée Générale des Actionnaires de renoncer au principe d'échelonnement du paiement de la rémunération variable sur trois ans et d'approuver le paiement complet de la rémunération variable sur une période plus courte.

Résolution n°6.5. : Approbation de la proposition de renoncer au principe d'échelonnement de paiement sur une période de trois ans et de permettre, vu la nature cyclique du business, le paiement complet, sur une période plus courte, de la rémunération variable en faveur de l'Administrateur Délégué et CEO, OLIVIER CHAPELLE SRL, ainsi qu'en faveur de tous les autres membres du Comité de Management.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

1. Proposition faisant l'objet de la septième résolution :

Nouvelle édition du Plan d'Options sur Actions du Groupe Recticel.

Le Conseil d'Administration a l'intention d'émettre en 2022, dans le cadre du capital autorisé, une nouvelle édition du Plan d'Options sur Actions du Groupe Recticel. Il demande à cet effet l'autorisation de l'Assemblée Générale, non pas par obligation légale, mais en concordance avec les principes de bonne gouvernance.

Résolution n° 7.1. : L'Assemblée donne son autorisation au Conseil d'Administration afin de, le cas échéant, émettre une nouvelle édition du Plan d'Options sur Actions du Groupe Recticel en faveur des cadres dirigeants du Groupe Recticel. En cas de décision en ce sens du Conseil d'Administration, cette nouvelle édition comprendra l'émission de maximum 360.000 droits de souscription, avec une période d'exercice de trois à maximum neuf ans et une période d'indisponibilité de trois ans, et qui seront allouées gratuitement aux bénéficiaires. Le prix d'émission sera fixé par le Conseil d'Administration conformément au Code des sociétés et associations.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___

Proposition faisant l'objet de la huitième résolution :

Le Plan d'Options sur Actions du Groupe Recticel de mai 2021 (plan de souscription mai 2021) émis par le Conseil d'Administration contient la clause 6.2. qui confère aux bénéficiaires le droit d'exercer leurs droits de souscription, le cas échéant dans les conditions déterminées par le Conseil d'Administration, immédiatement dans le cas d'un changement de contrôle (c'est-à-dire en cas de transfert, en une ou plusieurs opérations, de plus de cinquante pour cent (50 %) des droits de vote) ou dans le cas du lancement d'une offre publique d'acquisition sur actions.

Résolution n° 8.1. : Suite à l'émission par le Conseil d'Administration du Plan d'Options sur Actions du Groupe Recticel en mai 2021 (plan de droits de souscription mai 2021), approbation conformément à l'article 7 :151 du Code des sociétés et associations de la clause 6.2. du Plan d'Option sur Actions du Groupe Recticel susmentionné.

POUR :	CONTRE :	ABSTENTION : ___
Nom et prénom :
Fonction :
Lieu et date :
Signature :
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INSTRUCTIONS

(1) Pour participer à l'Assemblée Générale, les actionnaires doivent justifier de leur identité (carte d'identité ou passeport) et les représentants des personnes morales doivent, en outre, justifier de leur pouvoir de représentation (documents légaux de la société pertinents).

Des copies de la preuve pertinente doivent être jointes à ce formulaire.

La Société doit recevoir le formulaire de vote au plus tard le 25 mai 2022. Le formulaire de vote signé, accompagné des justificatifs y afférents, peut être fourni par tous les moyens possibles au bureau, y compris en envoyant une copie scannée ou une photo du formulaire via e-mail à companysecretary@recticel.com. A défaut du formulaire et des justificatifs pertinents lors de l'Assemblée Générale, le formulaire de vote est nul et non avenu. Les votes électroniques peuvent être soumis sur la plateforme Lumi jusqu'au 25 mai 2022.

(2) Le vote par correspondance est définitif.

Les formulaires dans lesquels ne seraient mentionnés ni le sens d'un vote ni l'abstention, sont nuls. Si les actionnaires exercent leur droit en vertu des dispositions légales et statutaires de présenter de nouvelles propositions de résolution sur les points à l'ordre du jour, les votes par correspondance déposés avant la publication de l'ordre du jour mis à jour restent valables pour les points de l'ordre du jour inchangés repris dans la forme actuelle. Les votes sur les points de l'ordre du jour pour lesquels de nouvelles propositions de résolutions ont été soumises ne sont pas pris en considération.

Dans ce cas, les actionnaires peuvent voter par correspondance sur ces nouvelles propositions de résolution en utilisant le formulaire de vote par correspondance mis à jour que la Société mettra à disposition.

Si les actionnaires exercent leur droit en vertu des dispositions légales et statutaires d'inscrire de nouveaux points à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, les actionnaires peuvent voter par correspondance sur ces nouveaux points à l'ordre du jour en utilisant le formulaire de vote par correspondance mis à jour que la Société mettra à disposition dans ce cas. Les votes inclus dans la forme actuelle sur les points de l'ordre du jour existants et inchangés restent valables. Si aucun vote n'est émis sur les nouveaux points de l'ordre du jour, cela est considéré comme une abstention.

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