AGM Information • May 5, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
_______________________________________________________________________
Geachte Aandeelhouder,
De statutaire zaakvoerder heeft het genoegen u uit te nodigen op de algemene vergadering van aandeelhouders (de Algemene Vergadering) van Qrf Comm. VA (de Vennootschap), die zal plaatsvinden op 18 mei 2021 om 14 uur te "Central Plaza", Loksumstraat 25, 1000 Brussel.
Gezien de huidige overheidsmaatregelen ter bestrijding van het coronavirus is het niet mogelijk voor de aandeelhouders om in persoon aan de Algemene Vergadering deel te nemen.
De aandeelhouders zullen bijgevolg, overeenkomstig de procedures die verder in deze oproeping worden uiteengezet, enkel de mogelijkheid hebben om (a) schriftelijk op afstand voorafgaand aan de vergadering te stemmen over de punten op de agenda, (b) door het verlenen van een volmacht te stemmen over de punten op de agenda, of (c) elektronisch op afstand deel te nemen aan de vergadering en er te stemmen.
Indien in de periode tussen het tijdstip van deze oproeping en de datum van de Algemene Vergadering de toepasselijke coronamaatregelen versoepeld zouden worden en fysieke deelname door de aandeelhouders aan de vergadering opnieuw zou zijn toegelaten, dan zal de Vennootschap communiceren over de plaats en de formaliteiten voor het bijwonen van de fysieke Algemene Vergadering, zulks onverminderd het recht om overeenkomstig voorgaande mogelijkheden deel te nemen aan de vergadering en/of te stemmen over de punten op de agenda.
| Agendapunt | Voorstel tot besluit | |
|---|---|---|
| 1 | Kennisname van de jaarverslagen van de statutaire zaakvoerder met betrekking tot de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2020. |
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de algemene vergadering. |
| 2 | Kennisname en bespreking van de verslagen van de Commissaris met betrekking tot de jaarrekeningen vermeld onder agendapunt 1. |
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de algemene vergadering. |
| 3 | Kennisname en bespreking van de statutaire en geconsolideerde jaarrekeningen van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2020. |
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de algemene vergadering. |
|---|---|---|
| 4 | Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2020. |
De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2020 goed. |
| 5 | Goedkeuring van de bestemming van het resultaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. |
De algemene vergadering beslist het resultaat van het afgelopen boekjaar te bestemmen op de wijze voorgesteld door de statutaire zaakvoerder, waarbij een bruto dividend van 0,80 EUR per aandeel wordt uitgekeerd voor 7.153.322 dividendgerechtigde aandelen. |
| 6 | Goedkeuring van het remuneratieverslag, dat een specifiek onderdeel vormt van de verklaring inzake deugdelijk bestuur. |
De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed. |
| 7 | Goedkeuring van het remuneratiebeleid, dat een bijlage vormt bij het Corporate Governance Charter |
De algemene vergadering keurt het remuneratiebeleid, dat een bijlage vormt bij het Corporate Governance Charter, goed. |
| 8 | Goedkeuring van de vergoeding van de statutaire zaakvoerder voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. |
De algemene vergadering keurt de berekening van de vergoeding voor de statutaire zaakvoerder voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed voor een totaal bedrag van 287.056 EUR. Daarnaast worden, zoals statutair voorzien, de gemaakte kosten terugbetaald voor een bedrag van 788.840 EUR. |
| 9 | Verlenen van kwijting aan de statutaire zaakvoerder, de vaste vertegenwoordiger van de statutaire zaakvoerder en aan de Commissaris. |
De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de statutaire zaakvoerder, de vaste vertegenwoordiger van de statutaire zaakvoerder en aan de Commissaris voor de door hen vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. |
| 10 | Vragen van de aandeelhouders aan de bestuurders inzake hun verslagen of de agendapunten en vragen aan de Commissaris inzake zijn verslagen. |
Geen stemming vereist. |
* *
*
Overeenkomstig artikel 21 van de huidige statuten en artikel 7:134, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, wordt het recht om (i) het stemrecht voorafgaand aan de vergadering op afstand uit te oefenen, (ii) elektronisch op afstand aan de vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen of (ii) een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden, verleend door de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de veertiende dag vóór de Algemene Vergadering om vierentwintig uur (Belgische tijd) (de Registratiedatum), namelijk op dinsdag 4 mei 2021, hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de Algemene Vergadering. Alleen personen die op deze Registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd om (i) het stemrecht voorafgaand aan de vergadering op afstand uit te oefenen, (ii) elektronisch op afstand aan de vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen, of (iii) een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden.
2) Bevestiging
De houders van aandelen op naam die wensen (i) hun stemrecht voorafgaand aan de vergadering op afstand uit te oefenen, (ii) elektronisch op afstand deel te nemen aan de vergadering en er te stemmen of (iii) zich te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder, moeten hiervan kennis geven bij een gewone brief te richten aan de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) of per e-mail aan [email protected]. Deze kennisgeving dient uiterlijk de zesde dag vóór de Algemene Vergadering om vierentwintig uur (Belgische tijd), uiterlijk dus op woensdag 12 mei 2021 (tot middernacht) te gebeuren. De tijdige aanlevering van een formulier voor de stemming op afstand of een volmachtformulier, telkens overeenkomstig de formaliteiten zoals hierna uiteengezet, zal beschouwd worden als een bevestiging.
De houders van gedematerialiseerde aandelen die wensen (i) hun stemrecht voorafgaand aan de vergadering op afstand uit te oefenen, (ii) elektronisch op afstand deel te nemen aan de vergadering en er te stemmen of (iii) zich te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder, moeten een attest bezorgen, afgeleverd door hun financiële tussenpersoon of de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling, waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen er op de Registratiedatum in hun rekeningen zijn ingeschreven op naam van de aandeelhouder en waarvoor de aandeelhouder heeft aangegeven (i) zijn stemrecht voorafgaand aan de vergadering op afstand te willen uitoefenen, (ii) op afstand te willen deelnemen aan de vergadering en er te stemmen of (iii) zich te willen laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. De neerlegging dient te geschieden (i) op de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent), (ii) bij ING (Marnixlaan 24, 1000 Brussel), of (iii) per e-mail aan [email protected], uiterlijk op woensdag 12 mei 2021 (tot middernacht). Concreet dient de houder van gedematerialiseerde aandelen dus naast het hogervermelde formulier voor stemming op afstand of volmacht de Vennootschap ook het in deze alinea genoemde attest te bezorgen.
Iedere aandeelhouder die volgens één van onderstaande mogelijkheden wenst deel te nemen aan de Algemene Vergadering en/of over de agendapunten wenst te stemmen, dient de hierboven in Punt I. "Registratiedatum en bevestiging" beschreven procedure met betrekking tot de registratie en kennisgeving van deelname na te leven.
Krachtens artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 26 van de huidige statuten kunnen de aandeelhouders schriftelijk op afstand stemmen voorafgaand aan de vergadering. De schriftelijke stem op afstand moet worden uitgebracht door middel van het formulier dat u op de website van de Vennootschap (www.qrf.be/algemene-vergadering/) vindt. Het ingevulde stemformulier dient te worden ondertekend en de handtekening dient te worden gelegaliseerd. Het stemformulier met de gelegaliseerde handtekening dient per aangetekend schrijven te worden bezorgd aan de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) uiterlijk op woensdag 12 mei 2021 (tot middernacht).
Aandeelhouders kunnen deelnemen aan de Algemene Vergadering en tijdens de vergadering hun stem uitbrengen via de live webcast.
De aandeelhouder deelt, bij de identificatie, aan de erkende rekeninghouder of aan de vereffeningsinstelling of aan de Vennootschap per email via [email protected], een e-mailadres mee en stemt er mee in dat dit e-mailadres zal gebruikt worden voor alle verdere communicatie. Een paar dagen voor de Algemene Vergadering zal de aandeelhouder op dit e-mailadres de "link" naar de webcast ontvangen, alsook een gebruikersnaam en paswoord. Met deze gegevens kan hij/zij de vergadering vanop afstand volgen op de geplande datum en tijdstip en er stemmen, en dit via PC, laptop, tablet of smartphone.
Meer gedetailleerde informatie omtrent de virtuele deelname aan de live webcast is te vinden op de website van de Vennootschap: www.qrf.be/algemene-vergadering/.
Elke aandeelhouder mag zich op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een gemachtigde via het volmachtformulier dat zich op de website (www.qrf.be/algemene-vergadering/) bevindt. In het licht van de uitzonderlijke Covid-19 situatie zijn aandeelhouders die per volmacht wensen te stemmen, er toe gehouden volmacht te geven aan Liselot Claeys – Loksumstraat 25 – 1000 Brussel (met recht tot indeplaatsstelling).
De volmacht moet ondertekend zijn door de aandeelhouder (of, indien het een rechtspersoon betreft, door zijn wettelijke vertegenwoordiger) en de volmacht moet uiterlijk op woensdag 12 mei 2021 (tot middernacht) worden neergelegd op de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) per brief of via e-mail aan [email protected].
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3 % bezitten van het kapitaal van de Vennootschap, hebben het recht om punten op de agenda van de Algemene Vergadering te plaatsen en voorstellen tot besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) in te dienen.
Zulke aanvragen moeten gericht worden aan de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) of per e-mail aan [email protected], uiterlijk op maandag 26 april 2021 (tot middernacht). In voorkomend geval zal de aangevulde agenda uiterlijk op maandag 3 mei 2021 bekendgemaakt worden. Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken, vindt men terug op de website (www.qrf.be/algemene-vergadering/).
Aandeelhouders kunnen hun vraagrecht uitoefenen en dit zowel schriftelijk als tijdens de Algemene Vergadering. Zodra de oproeping tot de Algemene Vergadering gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders schriftelijke vragen stellen, voor zover ze voldoen aan de formaliteiten hierboven vermeld onder Punt I. "Registratiedatum en bevestiging". Schriftelijke vragen dienen uiterlijk op de zesde dag vóór de Algemene Vergadering, zijnde uiterlijk op uiterlijk op woensdag 12 mei 2021 (tot middernacht) op de zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) toe te komen via gewone brief of via e-mail aan [email protected].
Iedere aandeelhouder kan op vertoon van het bewijs van hun titel en zodra de oproeping tot de Algemene Vergaderingen is gepubliceerd, op de zetel van de Vennootschap kosteloos een afschrift verkrijgen van volgende stukken:
de stukken die zullen worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering;
de agenda van de Algemene Vergaderingen die tevens een voorstel tot besluit of een commentaar van de statutaire zaakvoerder bevat;
het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen bij volmacht; en
het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen op afstand voorafgaand aan de Algemene Vergadering.
Deze stukken zijn eveneens terug te vinden op de website www.qrf.be/algemene-vergadering/.
Qrf Management NV
Statutaire Zaakvoerder
Vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger,
William Vanmoerkerke
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.