Picanol NV

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 15, 2022

PICANOL NV

Naamloze vennootschap met zetel te 8900 Ieper, Steverlyncklaan 15, Ondernemingsnummer BE0405.502.362 – HR Ieper

De raad van bestuur heeft de eer de deelnemingsgerechtigde personen uit te nodigen tot het bijwonen van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden op maandag 16 mei 2022 om 10.00 uur op de maatschappelijke zetel, Steverlyncklaan 15 te 8900 Ieper. De gewone algemene vergadering wordt bijeengeroepen met de volgende agenda en voorstellen tot besluit (eveneens te raadplegen op onze website: www.picanolgroup.com):

AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

• 1. Mededeling van het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
• 1. Mededeling van het verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
• 1. Mededeling van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 en van de geconsolideerde verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris.
• 1. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 en bestemming van het resultaat. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om de enkelvoudige jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren, daarin inbegrepen de voorgestelde bestemming van het resultaat.

•	Te bestemmen winst van het boekjaar:	29.512.286 EUR
•	Overgedragen winst van het vorige boekjaar:	507.378.466 EUR
•	Te bestemmen winstsaldo:	536.890.752 EUR
•	Uit te keren dividend/Vergoeding van het kapitaal:	3.540.000 EUR
•	Over te dragen winst:	533.350.752 EUR

Op voorstel van de raad van bestuur besluit de algemene vergadering om een dividend van 0,2 EUR per aandeel uit te keren over het boekjaar 2021.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen moet de algemene vergadering elk jaar het remuneratieverslag goedkeuren bij afzonderlijke stemming. Dit verslag omvat een beschrijving van het remuneratiebeleid dat van toepassing was in 2021 en informatie over de bezoldiging van de leden van de raad van bestuur en van het Executief Comité. Voorstel van besluit:

De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag van de Vennootschap goed met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

1. Goedkeuring van het remuneratiebeleid Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen moet de Vennootschap een remuneratiebeleid opstellen en moet zij dit ter stemming voorleggen aan de algemene vergadering. Voorstel van besluit:

De algemene vergadering keurt het remuneratiebeleid van de Vennootschap goed.

1. Kwijting aan de leden van de raad van bestuur

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

• 1. Kwijting aan de commissaris Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
• 1. Benoeming bestuurders

Voorstel tot besluit:

• Op voordracht van de raad van bestuur beslist de algemene vergadering tot de benoeming van Stefaan Haspeslagh, uitvoerend en niet onafhankelijke bestuurder, voor een periode van vier (4) jaar, d.w.z. tot de sluiting van de algemene vergadering van 2026.

• Varia

REGISTRATIE

Enkel personen die op de Registratiedatum d.i. 2 mei 2022 om vierentwintig (24:00) uur aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

Om tot de vergadering te worden toegelaten en om er het stemrecht uit te oefenen, moeten

• de gedematerialiseerde aandelen waarmee de aandeelhouders aan de algemene vergadering wensen deel te nemen, op de Registratiedatum ingeschreven zijn op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling. Het bezit van het aantal gedematerialiseerde aandelen op de Registratiedatum zal worden vastgesteld op basis van een attest hiertoe afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de aandeelhouder een attest waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de Registratiedatum.
• de houders van aandelen op naam op de Registratiedatum ingeschreven zijn in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap voor het aantal aandelen waarvoor zij wensen geregistreerd te worden op de Registratiedatum en waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.

MELDING

Daarenboven melden de aandeelhouders, uiterlijk op 10 mei 2022, aan de Vennootschap, dat zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering. Het bewijs van de vervulling van de registratieformaliteiten dient door de aandeelhouder of zijn financiële instelling te worden bezorgd aan de Vennootschap uiterlijk op 10 mei 2022 tijdens de kantooruren.

VOLMACHT

Elke aandeelhouder met stemrecht mag aan de vergadering deelnemen in eigen naam of kan zich, mits het naleven van de statuten, laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager. Een volmachtformulier kan worden gedownload op de website van de Vennootschap (www.picanolgroup.com). De kennisgeving van de volmacht dient uiterlijk op 10 mei 2022 aan de Vennootschap te gebeuren.

VRAAGRECHT

Aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de algemene vergadering kunnen zowel mondeling (tijdens de vergadering) als schriftelijk (vóór de algemene vergadering) vragen stellen aan de bestuurders en de commissaris betreffende hun verslag of de agendapunten. Schriftelijke vragen worden gericht aan de Vennootschap of worden elektronisch gesteld. Ze moeten door de Vennootschap ontvangen worden uiterlijk op 10 mei 2022. Alleen de schriftelijke vragen die gesteld zijn door de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten zijn om tot de vergadering te worden toegelaten, en die aldus bewezen hebben dat ze op de Registratiedatum de hoedanigheid van aandeelhouder hebben, worden tijdens de vergadering beantwoord.

AGENDAPUNTEN TOEVOEGEN

De aandeelhouders die (alleen of samen) minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen nieuwe agendapunten en voorstellen van besluit toevoegen. Hun voorstellen dienen uiterlijk op 24 april 2022 aan de Vennootschap te worden overgemaakt. In voorkomend geval zal de aangevulde agenda uiterlijk op 2 mei 2022 bekendgemaakt worden.

PRAKTISCH

Elke in deze oproeping vermelde uiterlijke datum betekent de uiterlijke datum waarop de desbetreffende melding door de vennootschap moet worden ontvangen. Elke kennisgeving en elke melding aan de Vennootschap volgend uit deze uitnodiging dient te gebeuren aan het volgende adres: Steverlyncklaan 15, 8900 Ieper, of op frederic.dryhoel@picanol.be.

De statuten en alle door het Wetboek van Vennootschappen voorgeschreven stukken liggen ter inzage op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap en zijn eveneens beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.picanolgroup.com). De deelnemers worden verzocht om zich ten laatste om 9.30 uur aan te bieden, teneinde te kunnen overgaan tot de verificatie van de registratie- en aanmeldingsformaliteiten.

Namens de raad van bestuur,

Luc Tack Stefaan Haspeslagh Gedelegeerd bestuurder Voorzitter