Proxy Solicitation & Information Statement • May 7, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
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Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to be represented by proxy at the annual shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on 9 June 2021 at 2 p.m., must send the duly completed and signed proxy form by e-mail to [email protected] or by letter addressed to the seat of the Company (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium, for the attention of Mrs. An Moonen, General Counsel of the Company). The signed and completed proxy form must reach the Company by 3 June 2021 at the latest.
In order to allow the Company to organize the annual shareholders' meeting as efficiently as possible given the particular circumstances related to the Covid-19 pandemic and the large number of forms to be processed, the Company's shareholders are strongly advised to send the duly completed and signed proxy form, preferably by e-mail, to the Company as soon as possible.
This proxy must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified
Les actionnaires souhaitant se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 9 juin 2021 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé par e-mail à [email protected] ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de Mme An Moonen, General Counsel de la Société). Le formulaire de procuration, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 3 juin 2021.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale annuelle des actionnaires le plus efficacement possible compte tenu des circonstances particulières liées à la pandémie de Covid-19 et du nombre important de formulaires à traiter, il est vivement conseillé aux actionnaires de la Société d'envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé, préférablement par e-mail, à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de procuration doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Shareholders of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the annual shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the annual shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this proxy form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. 26 May 2021 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the annual shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before 25 May 2021 at the latest. At that time, the Company will also make available amended proxy forms. Proxies that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in this form.
d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Les actionnaires de la Société souhaitant se faire représenter par un mandataire doivent également s'inscrire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de procuration, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 26 mai 2021 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 25 mai 2021. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires de procuration modifiés. Les procurations qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les procurations s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable et des précisions supplémentaires énoncées dans le présent formulaire.
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le "Soussigné"), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : |
|
| Company name and corporate form / Dénomination de la société et forme juridique : |
………………………………………………………………………… |
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities issued by the Company |
propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société |
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
………………………………………………………………………… |
hereby appoints Mrs. An Moonen1 , General Counsel of the Company, as proxyholder, to whom the Undersigned grants all of the following powers:
désigne par la présente Mme An Moonen2 , General Counsel de la Société, comme mandataire, à qui le Soussigné confère tous les pouvoirs suivants :
1 Mrs. An Moonen has the power to sub-delegate her powers under this proxy to any director, staff member or agent of the Company if Mrs. An Moonen is hindered to participate in the annual shareholders' meeting. Mrs. An Moonen or, as the case may be, her substitute, is a staff member, director or agent of the Company and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Code of Companies and Associations.
2 Mme An Moonen a le pouvoir de subdéléguer ses pouvoirs en vertu de cette procuration à tout administrateur, membre du personnel ou mandataire de la Société si Mme An Moonen est empêchée de participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Mme An Moonen ou, le cas échéant, son remplaçant, est un membre du personnel, un administrateur ou un mandataire de la Société et a par conséquent un potentiel conflit d'intérêts tel que prévu à l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et associations.
I. The proxyholder shall have the power to represent the Undersigned at the annual shareholders' meeting of the Company to be held on 9 June 2021 at 2 p.m., participate in all deliberations and vote as indicated below with respect to all decisions or items that can, pursuant to the below agenda, be presented to said meeting or, in the absence of voting instructions for any agenda item or if the voting instructions are not clear, vote in favor of the proposed decision for the relevant agenda item(s):
I. Le mandataire aura le pouvoir de représenter le Soussigné à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 9 juin 2021 à 14 heures, de participer à toutes les délibérations et de voter comme indiqué ci-dessous pour toutes les décisions ou tous les points qui peuvent, conformément à l'ordre du jour ci-dessous, être présentés à ladite assemblée ou, en l'absence d'instructions de vote pour tout point de l'ordre du jour ou si les instructions de vote ne sont pas claires, de voter en faveur de la décision proposée pour le(s) point(s) de l'ordre du jour concerné(s) :
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the restated annual accounts for the financial year ended on 31 December 2019.
2. Approbation des comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
| 3. Approval of the statutory annual accounts |
3. | Approbation des comptes annuels pour |
for the financial year ended on 31 December 2020 and the proposed allocation of the result.
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on 31 December 2020 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.
3. Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et de l'affectation du résultat proposée.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to each of the directors (including each of the former directors and each permanent representative) who was in office during the financial year ended on 31 December 2020 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs (y compris chaque ancien administrateur et chaque représentant permanent) qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on 31 December 2020 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration report.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver le rapport de rémunération.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Annual shareholders' meeting of 9 June 2021 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 9 juin 2021
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration policy.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la politique de rémunération.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration of the statutory auditor for the financial year ended on 31 December 2020 as follows: (i) EUR 115,000 (excl. VAT) for the audit of the statutory annual accounts and the consolidated financial statements for the financial year ended on 31 December 2020, and (ii) EUR 356,925 (excl. VAT) for services performed by the statutory auditor in connection with the listing of the Company on Euronext Brussels in September 2020.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 comme suit : (i) 115.000,00 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et (ii) 356.925,00 EUR (hors TVA) pour les services rendus par le commissaire dans le cadre de la cotation de la Société sur Euronext Brussels en septembre 2020.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for the proxy form to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
III. The proxyholder can vote on the new items added to the agenda if a supplemented agenda is published in accordance with Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations after this proxy has sent to the Company.
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que le formulaire de procuration s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée.
III. Le mandataire peut voter sur les nouveaux points ajoutés à l'ordre du jour si un ordre du jour complémentaire est publié conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et associations après l'envoi de cette procuration à la Société.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". If "Yes" is selected or deemed to be selected, the proxyholder will vote on the relevant new agenda items in the manner supported by the Board of Directors of the Company.
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Si "Oui" est sélectionné ou réputé sélectionné, le mandataire votera sur les nouveaux points pertinents de l'ordre du jour de la manière préconisée par le conseil d'administration de la Société.
In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, the proxyholder may, with respect to the agenda items for which pursuant to Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations new proposed decisions have been tabled, deviate at the meeting from the instructions, if any, given by the Undersigned, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the Undersigned. The proxyholder must notify the Undersigned thereof.
IV. The proxyholder can, in the name of and on behalf of the Undersigned, sign any minutes, attendance list, register, instrument or document concerning the foregoing and, in general, do anything which is necessary or useful to execute this proxy.
This proxy is irrevocable. Shareholders that have duly granted a proxy cannot vote at the annual shareholders' meeting in person or by mail. The Undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the aforementioned proxyholder pursuant to this proxy.
The Undersigned hereby commits not to request the nullification of any decision approved by the proxyholder or claim any indemnification from the proxyholder, provided however that the latter acted within the limits of the proxyholder's powers.
This proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the annual shareholders' meeting to be held on 9 June 2021.
The English translation of this proxy is a free translation and for information purposes only, Conformément au Code des sociétés et associations, le mandataire peut, en ce qui concerne les points de l'ordre du jour pour lesquels, en vertu de l'article 7:130 du Code des sociétés et associations, de nouvelles propositions de décision ont été déposées, s'écarter, lors de l'assemblée, des instructions éventuellement données par le Soussigné, si l'exécution de ces instructions peut porter préjudice aux intérêts du Soussigné. Le mandataire doit en informer le Soussigné.
IV. Le mandataire peut, au nom et pour le compte du Soussigné, signer tout procèsverbal, liste de présence, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour exécuter la présente procuration.
Cette procuration est irrévocable. Les actionnaires qui ont dûment accordé une procuration ne peuvent pas voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par correspondance. Le Soussigné ratifie et approuve tous les actes accomplis par le mandataire susmentionné en vertu de la présente procuration.
Le Soussigné s'engage à ne pas demander l'annulation d'une décision approuvée par le mandataire et à ne pas réclamer d'indemnité au mandataire, à condition toutefois que ce dernier ait agi dans les limites des pouvoirs du mandataire.
Cette procuration tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra le 9 juin 2021.
La traduction anglaise de cette procuration est une traduction libre et vaut uniquement à titre Annual shareholders' meeting of 9 June 2021 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 9 juin 2021
and the French version shall prevail over the English translation.
d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
* * *
Done in / Fait à ..............................., on / le ............................. 2021.
The Undersigned: Le Soussigné :
| Natural person / Personne physique : | ||
|---|---|---|
| Full name / Nom et Prénom(s): |
………………………………………….…………………………………………. | |
| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. |
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
………………………………………….…………………………………………. |
| Signature : Full name / Nom et Prénom(s) : Function / Fonction : |
|
| Signature : Full name / Nom et Prénom(s) : Function / Fonction : |
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