Pre-Annual General Meeting Information • May 10, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the annual shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to [email protected]. The signed and completed form for voting by mail must reach the Company by June 6, 2024 at the latest.
In order to allow the Company to organize the annual shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed form for voting by mail to the Company as soon as possible.
This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à [email protected]. Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 6 juin 2024.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale annuelle des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the annual shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the annual shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 29, 2024 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the annual shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before May 28, 2024 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for voting by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed decision has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 29 mai 2024 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, c'est-àdire au plus tard le 28 mai 2024. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires modifiés pour le vote par correspondance. Les votes par correspondance qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les votes par correspondance s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable. Conformément au Code des sociétés et des associations, un vote par correspondance au sujet d'un point de l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de décision a été déposée par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital, ne sera pas pris en compte.
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le "Soussigné"), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : | |
| Company name and corporate form / |
………………………………………………………………………… |
| Dénomination de la société et forme juridique : |
|
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities | propriétaire du nombre suivant de titres émis |
| issued by the Company | par la Société |
| Number of registered shares / | |
| Nombre d'actions nominatives : | ………………………………………………………………………… |
| Number of dematerialized shares / | |
| Nombre d'actions dématérialisées : | ………………………………………………………………………… |
hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the annual shareholders' meeting of the Company's to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):
vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi "en faveur" du ou des points de l'ordre du jour concernés :
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to each of the directors who was in office during the financial year ended on December 31, 2023 for the performance of their mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2023 pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on December 31, 2023 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2023 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
||
|---|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST |
/ CONTRE | ABSTENTION /ABSTENTION |
| 5. Acknowledgement and approval of the remuneration report |
5. | Prise de connaissance et approbation du rapport de rémunération |
|
| Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration report. |
Proposition de décision de rémunération. |
: L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport |
|
| Manner of voting: | Sens de vote : |
||
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST |
/ CONTRE | ABSTENTION /ABSTENTION |
Upon the recommendation of the remuneration committee, the board of directors proposes to amend the remuneration policy of the Company to allow for the granting of so-called "restricted share units" or "RSUs" to non-executive directors. This RSU remuneration component replaces the existing share-based remuneration in the form of a grant of warrants to nonexecutive directors as approved by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022. The proposed features of the RSUs are summarized in the proposed amended remuneration policy.
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve (a) the amended remuneration policy, (b) the granting to nonexecutive directors of "restricted share units" or "RSUs" as further described in the amended remuneration policy, whereby the RSUs shall be awarded for the first time as of the date of this shareholders' meeting, and (c) the cancellation as of the date of this shareholders' meeting of the current warrant component of the nonexecutive directors' remuneration as approved by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
6. Prise de connaissance et approbation de la politique de rémunération modifiée afin de permettre aux administrateurs non exécutifs de recevoir une rémunération sous forme d'actions
Sur recommandation du comité de rémunération, le conseil d'administration propose de modifier la politique de rémunération de la Société afin de permettre l'octroi d'« unités d'actions restreintes » ou « RSU » aux administrateurs non exécutifs. Cette composante de rémunération RSU remplace la rémunération basée sur des actions existante sous la forme d'un octroi de warrants aux administrateurs non exécutifs, telle qu'approuvée par l'assemblée générale annuelle des actionnaires du 8 juin 2022. Les caractéristiques proposées pour les RSU sont résumées dans la proposition de politique de rémunération modifiée.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver (a) la politique de rémunération modifiée, (b) l'octroi aux administrateurs non exécutifs d'« unités d'actions restreintes » ou « RSU » telles que décrites plus en détail dans la politique de rémunération modifiée, les RSU étant attribuées pour la première fois à la date de cette assemblée générale des actionnaires, et (c) l'annulation, à la date de cette assemblée générale des actionnaires, de l'actuelle composante « warrant » de la rémunération des administrateurs non exécutifs telle qu'approuvée par l'assemblée générale annuelle des actionnaires du 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to appoint Robelga SRL, permanently represented by Robert Taub, as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Robelga SRL will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision: L'assemblée générale des actionnaires décide de nommer Robelga SRL, représentée par son représentant permanent Robert Taub, en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Robelga SRL sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Jürgen Hambrecht as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Jürgen Hambrecht will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Jürgen Hambrecht en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Jürgen Hambrecht sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée
générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Kevin Rakin as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Kevin Rakin will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Kevin Rakin en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Kevin Rakin sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Rita Johnson-Mills as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Rita Johnson-Mills will be
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Rita Johnson-Mills en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Rita Annual shareholders' meeting of June 12, 2024 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 12 juin 2024
remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Johnson-Mills sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Virginia Kirby as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Virginia Kirby will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Virginia Kirby en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Virginia Kirby sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Wildman Ventures LLC, permanently represented by Daniel Wildman, as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Wildman Ventures LLC will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
12. Réélection de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent Daniel Wildman) en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Wildman Ventures LLC, représentée par son représentant permanent Daniel Wildman, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Wildman Ventures LLC sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Pierre Gianello as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Pierre Gianello will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Pierre Gianello en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Pierre Gianello sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par
l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : |
|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR AGAINST |
/ CONTRE ABSTENTION /ABSTENTION |
| 14. Reappointment of Olivier Taelman as director |
14. Réélection de Olivier Taelman en tant qu'administrateur |
| Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Olivier Taelman as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2025. The mandate of Olivier Taelman will not be remunerated. |
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Olivier Taelman en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Olivier Taelman ne sera pas rémunéré. |
| Voting instruction: | Instruction de vote : |
IN FAVOR / EN FAVEUR AGAINST |
/ CONTRE ABSTENTION /ABSTENTION |
The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.
Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Shareholders that have voted by mail cannot vote at the annual shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.
This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the annual shareholders' meeting to be held on June 12, 2024.
The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée..
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence
NO / NON
Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.
Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra le 12 juin 2024.
La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
* * *
Annual shareholders' meeting of June 12, 2024 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 12 juin 2024
Done on / Fait le ............................. 2024.
The Undersigned: Le Soussigné :
Natural person / Personne physique :
Full name / Nom et Prénom(s): ………………………………………….………………………………………….
Signature : ………………………………………….………………………………………….
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : |
………………………………………….…………………………………………. |
| Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
|
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
|
| Function / Fonction : | |
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
|
| Function / Fonction : |
|
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.