Proxy Solicitation & Information Statement • May 10, 2024
Proxy Solicitation & Information Statement
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Extraordinary shareholders' meeting of June 12, 2024 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 12 juin 2024

Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the extraordinary shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to [email protected]. The signed and completed form for voting by mail must reach the Company by June 6, 2024 at the latest.
In order to allow the Company to organize the extraordinary shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed form for voting by mail to the Company as soon as possible.
This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à [email protected]. Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 6 juin 2024.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the extraordinary shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 29, 2024 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the extraordinary shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the extraordinary shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before May 28, 2024 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for voting by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed decision has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 29 mai 2024 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 28 mai 2024. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires modifiés pour le vote par correspondance. Les votes par correspondance qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les votes par correspondance s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable. Conformément au Code des sociétés et des associations, un vote par correspondance au sujet d'un point de l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de décision a été déposée par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital, ne sera pas pris en compte.
Extraordinary shareholders' meeting of June 12, 2024 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 12 juin 2024
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le "Soussigné"), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : | |
| Company name and corporate form / |
………………………………………………………………………… |
| Dénomination de la société et forme juridique : |
|
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities issued by the Company |
propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société |
| Number of registered shares / | |
| Nombre d'actions nominatives : | ………………………………………………………………………… |
| Number of dematerialized shares / | |
| Nombre d'actions dématérialisées : | ………………………………………………………………………… |
hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the extraordinary shareholders' meeting of the Company's to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):
vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi "en faveur" du ou des points de l'ordre du jour concernés :
Proposed decision: The shareholders' meeting resolves to renew the authorization to the board of directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorization, with an aggregate amount equal to EUR 3,436,000, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the board of directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary shareholders' meeting.
Consequently, the shareholders' meeting resolves to delete the first and second paragraph of Article 7 ("Authorized capital") of the articles of association of the Company entirely and to replace such first and second paragraph of Article 7 respectively with the following text (whereby (i) the date referred to between brackets in the second paragraph shall be the date of the shareholders' meeting approving the renewed authorized capital, and (ii) the other provisions of Article 7 remain in place and are re-approved):
SENS DE VOTE CONCERNANT LES POINTS DE L'ORDRE DU JOUR ET LES PROPOSITIONS DE DÉCISIONS POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes au Moniteur belge de la présente autorisation, pour un montant total égal à 3.436.000 euros, et ce conformément aux termes et conditions énoncés dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code belge des sociétés et des associations, tel que mentionné au point 1 de l'ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En conséquence, l'assemblée générale des actionnaires décide de supprimer entièrement les premier et deuxième paragraphes de l'article 7 ("Capital autorisé") des statuts de la Société et de remplacer ces premier et deuxième paragraphes de l'article 7 respectivement par le texte suivant (où (i) la date mentionnée entre parenthèses dans le deuxième paragraphe sera la date de l'assemblée générale des actionnaires approuvant le capital autorisé renouvelé, et (ii) les autres dispositions de l'article 7 restent en place et sont réapprouvées) :
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant the acting notary, and any other notary of "Berquin Notarissen", all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu'à tout autre notaire de « Berquin Notaires », tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans la base de données appropriée conformément à la loi applicable.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda, which includes, for the avoidance of doubt, the second extraordinary shareholders' meeting to be held on Monday, July 1 , 2024, as the case may be, should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.
Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour, qui comprend, pour éviter tout doute, la deuxième assemblée générale extraordinaire qui sera convoquée le lundi 1er juillet 2024, le cas échéant, si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Shareholders that have voted by mail cannot vote at the extraordinary shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.
This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting to be held on June 12, 2024.
The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
NO / NON
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée..
Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.
Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires qui se tiendra le 12 juin 2024.
La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
* * *
Extraordinary shareholders' meeting of June 12, 2024 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 12 juin 2024
Done on / Fait le ............................. 2024.
The Undersigned: Le Soussigné :
Natural person / Personne physique :
Full name / Nom et Prénom(s): ………………………………………….………………………………………….
Signature : ………………………………………….………………………………………….
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
………………………………………….…………………………………………. |
| Signature : Full name / Nom et Prénom(s) : Function / Fonction : |
|
| Signature : Full name / Nom et Prénom(s) : Function / Fonction : |
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