AGM Information • Apr 20, 2021
AGM Information
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Les titulaires de titres sont invités à assister :
Aux Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire de Mithra Pharmaceuticals SA (la "Société") qui se tiendra le jeudi 20 mai 2021 à 14h00, au Mithra CDMO, situé rue de l'Expansion 57 à 4400 Flémalle (Belgique), en présence du Notaire Jean-Michel Gauthy, Notaire instrumentant Rue Hoyoux 87 4040 Herstal, en vue de délibérer et de voter sur l'ordre du jour détaillé ci-après :
Proposition de décision : L'Assemblée Générale approuve les comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2020.
5. Affectation du résultat de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020
Proposition de décision : L'Assemblée Générale approuve l'affectation du résultat de l'exercice social 2020.
6. Revue et approbation du rapport de rémunération clôturé au 31 décembre 2020
Proposition de décision : L'Assemblée Générale approuve le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020.
7. Proposition d'accorder la décharge au commissaire
Proposition de décision : L'Assemblée Générale donne décharge au commissaire pour l'exercice de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020.
8. Proposition d'accorder la décharge au conseil d'administration, y-inclus les administrateurs ayant démissionné au cours de l'exercice social 2020
Proposition de décision : L'Assemblée Générale donne pour vote spécial, décharge à chacun des administrateurs pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020.
En tenant compte de la recommandation du comité de nomination et de rémunération, le conseil d'administration recommande que les mandats de tous les administrateurs mentionnés au présent point 9. inscrit à l'ordre du jour soient renouvelés, chacun pour une durée de deux ans.
Pour de plus amples informations concernant ces administrateurs proposés, il est fait référence à la déclaration de gouvernement d'entreprise incluse dans le rapport annuel de la société pour l'exercice clôturé le 31 décembre 2020.
Le 25 novembre 2020, le conseil d'administration a nommé Sunathim BV, représentée par son représentant permanent, Monsieur Ajit Shetty en tant qu'administrateur indépendant de la société par cooptation suite à la démission de Castors Development SA, représentée par son représentant permanent, Monsieur Jacques Platieau, de son mandat d'administrateur indépendant. Sunathim BV a poursuivi et achevé le mandat de Castors Development SA, qui a été nommée pour une durée s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2021 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.
De plus, le 22 décembre 2020, le conseil d'administration a nommé TicaConsult BV, représentée par son représentant permanent, Monsieur Erik Van Den Eynden en tant qu'administrateur indépendant de la société par cooptation, en remplacement de Monsieur Erik Van Den Eynden, lequel avait également été coopté par le conseil d'administration en date du 25 novembre 2020, suite à la démission de P4Management BV, représentée par sa représentante permanente, Madame Christiane Malcorps, de son mandat d'administrateur indépendant. TicaConsult BV a poursuivi et achevé le mandat de Erik Van Den Eynden, lequel avait remplacé P4Management BV, qui a été nommée pour une durée s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2021 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020.
Sur la base des informations fournies par:
Il apparaît que chacun d'entre elles et, le cas échéant, de leur représentant permanent, satisfont aux exigences applicables pour être nommés en tant qu'administrateurs indépendants conformément à l'article 7:87 du Code des sociétés et des associations et à la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.
a) L'Assemblée Générale décide de renouveler le mandat de Eva Consulting SRL, représentée par son représentant permanent, Monsieur Jean-Michel Foidart, en tant qualité
d'administrateur exécutif de la Société, pour une durée de deux ans, s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire à tenir en 2023 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
En tenant compte de la recommandation du comité de nomination et de rémunération, le conseil d'administration recommande que Madame Amel Tounsi, domiciliée Place Jean Gabin 1 à 1090 Jette soit nommée en tant qu'administrateur non-exécutif de la Société pour une durée de deux ans s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire à tenir en 2023 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.

Proposition de résolution : L'Assemblée Générale décide de nommer Madame Amel Tounsi, domiciliée Place Jean Gabin 1 à 1090 Jette en tant qu'administrateur non-exécutif de la Société, pour une durée de deux ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
En tenant compte de la recommandation du comité de nomination et de rémunération, le conseil d'administration recommande que Madame An Cloet, domiciliée rue Haute 4 à 1457 Walhain soit nommée en tant qu'administrateur indépendant de la Société pour une durée de deux ans s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire à tenir en 2023 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Proposition de résolution : L'Assemblée Générale décide de nommer Madame An Cloet en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020, pour une durée de deux ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Sur la base des informations fournies par Madame An Cloet, il apparaît qu'elle satisfait aux exigences applicables pour être nommée en tant qu'administrateur indépendant conformément à l'article 7 :87 du Code des sociétés et des associations et à la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.
En tenant compte de la recommandation du comité de nomination et de rémunération, le conseil d'administration recommande que Madame Liesbeth Weynants, domiciliée Avenue Emile de Béco 68, 1050 Ixelles, soit nommée en tant qu'administrateur indépendant de la Société pour une durée de deux ans s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire à tenir en 2023 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Proposition de résolution : L'Assemblée Générale décide de nommer Madame Liesbeth Weynants en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7 :87 du Code des sociétés et associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020, pour une durée de deux ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Sur la base des informations fournies par Liesbeth Weynants, il apparaît qu'elle satisfait aux exigences applicables pour être nommée en tant qu'administrateur indépendant conformément à l'article 7 :87 du Code des sociétés et des associations et à la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.

En tenant compte de la recommandation du comité de nomination et de rémunération, le conseil d'administration recommande que la SRL ALIUS MODI, représentée par son représentant permanent, Madame Valérie Gordenne, ayant son siège Bèfve 22 à 4890 Thimister-Clermont et inscrite à la BCE sous le n° 0809.631.185 soit nommée en tant qu'administrateur non-exécutif de la Société pour une durée de deux ans s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire à tenir en 2023 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Proposition de résolution: L'Assemblée Générale décide de nommer la SRL ALIUS MODI, représentée par son représentant permanent, Madame Valérie Gordenne, ayant son siège Bèfve 22 à 4890 Thimister-Clermont et inscrite à la BCE sous le n° 0809.631.185 en qualité d'administrateur non-exécutif de la Société, pour une durée de deux ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
Proposition de décision : l'Assemblée Générale, sur recommandation du Comité de risque et d'audit et du conseil d'administration, décide de renouveler en qualité de commissaire BDO Réviseurs d'entreprises SCRL (agrément B00023), ayant son siège à 4651 Battice, Rue Waucomont 51, représentée par Monsieur Cédric Antonelli en tant que représentant permanent, réviseur d'entreprises (agrément A 02203) pour une durée de trois ans, avec effet immédiat et jusqu'à et y compris la clôture de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2024 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
Pour la durée de son mandat, la rémunération annuelle du commissaire de la Société sera de EUR 158 000 (hors TVA, taxes et frais, selon le cas) pour le contrôle des comptes consolidés du groupe et le contrôle des comptes annuels statutaires (non consolidés) de la Société.
Proposition de décision : Conformément à l'article 7:89/1 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale approuve la politique de rémunération présentée par le conseil d'administration.

Le 17 décembre 2020, la Société a émis des obligations convertibles à 4,250 pour cent pour un montant total en principal de 125 millions d'EUR. Les termes et conditions des obligations convertibles (les "Conditions") peuvent être consultés sur le site web de la Société. Les Conditions 5(b)(x) et 6(d) des obligations convertibles prévoient qu'en cas de changement de contrôle de la Société, (i) le prix de conversion des obligations convertibles sera ajusté proportionnellement au temps déjà écoulé depuis la date de clôture (c'est-à-dire 17 décembre 2020]) et (ii) les détenteurs d'obligations pourront demander le remboursement anticipé de leurs obligations convertibles à leur montant principal, ainsi que les intérêts courus et non payés. Pour plus d'informations sur l'émission des obligations convertibles, il est fait référence au rapport du conseil d'administration de la Société établi conformément à l'article 7:198 juncto articles 7:180 et 7:191 du Code des sociétés et des associations, qui peut être consulté sur le site internet de la Société (www.mithra.com).
Proposition de décision : L'Assemblée Générale prend note de, approuve et ratifie conformément à l'article 7:151 du Code des sociétés et des associations, toutes les clauses des Conditions des obligations convertibles à 4,250 pour cent, émises par la Société le 17 décembre 2020, arrivant à échéance le 17 décembre 2025 (ISIN BE6325746855), qui prennent effet au moment où un changement de contrôle se produit, y compris, mais sans s'y limiter, les Conditions 5(b)(x) et 6(d) et qui tombent ou pourraient être considérées comme tombant sous le coup de l'article 7:151 du Code des sociétés et des associations relatif à l'octroi de droits à des tiers qui affectent substantiellement le patrimoine de la Société ou donnent naissance à une dette ou à un engagement substantiel à sa charge, lorsque l'exercice de ces droits dépend du lancement d'une offre publique d'acquisition sur les actions de la Société ou d'un changement de contrôle exercé sur elle. L'Assemblée Générale octroi également une procuration spéciale à chaque administrateur de la Société et à Monsieur Cédric Darcis (legal manager) (chacun un "Mandataire"), chaque Mandataire agissant seul et avec le droit de substitution, pour accomplir les formalités requises par l'article 7:151 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne cette décision, y compris, mais sans s'y limiter, l'exécution de tous les documents et formulaires requis pour la publication de cette décision aux annexes du Moniteur belge.
Considération, discussion et communication du rapport spécial du conseil d'administration conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouveler les pouvoirs conférés au conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, tel que repris ci-dessous aux points 2. et 3. de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Extraordinaire, et exposant les circonstances spécifiques dans lesquelles le conseil d'administration pourra utiliser ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, et les objectifs qu'il devra poursuivre.

Afin de permettre au conseil d'administration de disposer de la flexibilité nécessaire pour lever des fonds propres supplémentaires lorsque le besoin s'en fait sentir ou qu'une opportunité se présente, le conseil d'administration propose de renouveler les pouvoirs qui lui ont été octroyés dans le cadre du capital autorisé pour augmenter le capital de la Société d'un montant maximum égal à 100 % du montant du capital de la Société pendant une période de cinq (5) ans, le tout comme indiqué ci-dessous. Pour de plus amples informations sur les circonstances dans lesquelles le conseil d'administration pourrait faire usage du capital autorisé et sur les objectifs que le conseil d'administration poursuivrait avec le capital autorisé, voyez également le rapport spécial mentionné au point 1. de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Extraordinaire.
Proposition de décision : L'Assemblée Générale décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes du Moniteur belge de la présente autorisation, d'un montant total jusqu'à 100% du montant du capital social de la Société, et ce conformément aux conditions et modalités fixées dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations, tel que visé au point 1. de l'ordre du jour de la présente Assemblée Générale Extraordinaire. En conséquence, l'Assemblée Générale décide de supprimer l'article 7 A. des statuts de la Société et de le remplacer par le texte suivant (la date mentionnée dans la soussection entre crochets étant la date de l'Assemblée Générale approuvant le capital autorisé renouvelé, et le montant mentionné dans la sous-section entre crochets étant le montant du capital social de la Société au moment de l'Assemblée Générale approuvant le capital autorisé):
" A. Le conseil d'administration est autorisé à augmenter, en une ou plusieurs fois, le capital dans les limites fixées par la loi, notamment en émettant des obligations convertibles et des droits de souscription, à concurrence d'un montant maximal de [100 % du capital de la société au moment de l'adoption du nouveau capital autorisé]. Le conseil d'administration est expressément autorisé à utiliser cette autorisation pour les opérations suivantes :
- Les augmentations de capital ou les émissions d'obligations convertibles ou de droits de souscription à l'occasion desquelles le droit de préférence des actionnaires est limité ou supprimé; - Les augmentations de capital ou les émissions d'obligations convertibles à l'occasion desquelles le droit de préférence des actionnaires et limité ou supprimé en faveur d'une ou plusieurs personnes déterminées, autres que les membres du personnel de la société ou de ses filiales ;
- Les augmentations de capital effectuées par incorporation de réserves.
Cette augmentation de capital peut revêtir toute forme quelconque, notamment des apports en numéraires ou en nature, avec ou sans prime d'émission, ainsi que par incorporation de réserves et /ou de primes d'émission et/ou de bénéfices reportés, dans les limites permises par la loi. Cette autorisation est conférée au conseil d'administration pour une durée de cinq (5) ans à compter de la date de publication aux Annexes du Moniteur belge d'un extrait du procès-verbal de l'Assemblée Générale du [date de l'Assemblée Générale Extraordinaire approuvant le renouvellement du capital autorisé]."
3. Renouvellement de l'autorisation au conseil d'administration d'augmenter le capital dans le cadre du capital autorisé après que la FSMA a notifié à la Société une offre publique d'acquisition sur les actions de la Société
Afin de permettre au conseil d'administration de disposer de la flexibilité nécessaire pour lever des fonds propres supplémentaires lorsque le besoin s'en fait sentir ou qu'une opportunité se présente, le conseil d'administration propose de lui renouveler l'autorisation, pour une période de trois (3) ans, de procéder à une augmentation de capital de la Société en limitant ou supprimant le droit de préférence des actionnaires après que l'Autorité des services et marchés financiers (FSMA) a notifié à la Société une offre publique d'acquisition sur les actions de la Société, sous réserve des dispositions de l'article 7:202 du Code des sociétés et des associations. Pour de plus amples informations sur les circonstances dans lesquelles le conseil d'administration pourrait faire usage du capital autorisé et sur les objectifs que le conseil d'administration poursuivrait avec le capital autorisé, voyez également le rapport spécial mentionné au point 1. de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale Extraordinaire.
Proposition de décision : L'Assemblée Générale décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'utiliser l'autorisation octroyée au point 2. de l'ordre du jour, pendant une période de trois (3) ans à compter de la date de la présente Assemblée Générale, après que l'Autorité des services et marchés financiers (FSMA) a notifié à la Société une offre publique d'acquisition sur les actions de la Société, sous réserve des dispositions de l'article 7:202 du Code des sociétés et des associations. En conséquence, l'Assemblée Générale décide de supprimer l'article 7 B. des statuts de la Société et de le remplacer par le texte suivant (la date mentionnée dans la sous-section entre crochets étant la date de l'Assemblée Générale approuvant le capital autorisé renouvelé):
"B. Le conseil d'administration est expressément autorisé à utiliser l'autorisation conférée sous A. même après réception par la société de la communication faite par l'Autorité des services et marchés financiers selon laquelle elle a été saisie d'un avis d'offre publique d'acquisition la visant, dans les conditions impératives prévues par l'article 7:202 du Code des sociétés et des associations. Cette autorisation est conférée au conseil d'administration pour une durée de trois (3) ans à dater de l'Assemblée Générale du [date de l'Assemblée Générale Extraordinaire approuvant le renouvellement du capital autorisé]. Elle est renouvelable."
*****
Compte tenu de la pandémie de COVID-19, il est actuellement envisagé que les mesures imposées par le gouvernement belge pour faire face à cette pandémie, telles que la limitation du nombre de personnes participant à des rassemblements et l'obligation de garantir une distance de 1,5 mètre entre chaque personne, puissent encore être en vigueur le 20 mai 2021, date des Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire. Ces mesures sont dans l'intérêt de la santé des titulaires de titres individuels, ainsi que des membres du personnel de la Société et des autres personnes chargées d'organiser les Assemblées Générales. En outre, il ne peut être exclu que le gouvernement belge impose des mesures supplémentaires. Par conséquent, la Société recommande aux actionnaires de la Société qui souhaitent participer aux Assemblées Générales d'utiliser, dans la mesure du possible, le droit de vote par correspondance ou par procuration contenant des instructions de vote spécifiques pour chaque décision proposée octroyée à Fanny Rozenberg, Secrétaire du conseil d'administration de la Société, et de ne pas assister personnellement aux Assemblées Générales. La Société accordera l'accès aux Assemblées Générales aux titulaires de titres, aux mandataires et à toutes autres personnes uniquement dans la mesure permise au regard des mesures prises ou à prendre par les autorités, telles qu'elles sont applicables à la date des Assemblées Générales, et en tenant toujours compte des recommandations des autorités, ainsi que des considérations de sécurité et de santé. En outre, les titulaires de titres de la Société sont encouragés à exercer par écrit leur droit de poser des questions relatives aux points à l'ordre du jour des Assemblées Générales. Les modalités de participation aux Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire sont indiquées dans la présente convocation. La Société mettra également en place une vidéoconférence pour permettre aux titulaires de titres de la Société qui se seront dûment enregistrés aux Assemblées Générales et qui auront dûment rempli et renvoyé à la Société l'avis de participation de suivre les Assemblées Générales à distance.
La vidéoconférence ne sera pas considérée comme un moyen de communication électronique permettant d'assister et de voter aux Assemblées Générales, tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais constituera un moyen supplémentaire pour les titulaires de titres de suivre les Assemblées Générales. La Société suivra de près la situation et les mesures applicables et pourra fournir d'autres mises à jour pertinentes ou ayant un impact sur les Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire sur le site Web de la Société (https://investors.mithra.com/fr/assemblee-des-actionnaires/).)
Pour prendre part aux Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire, les détenteurs de titres auront à respecter les formalités décrites ci-après :
1. Seules les personnes qui sont actionnaires de Mithra Pharmaceuticals SA à la date du 06 mai 2021 à minuit (heure belge), (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter aux Assemblées du 20 mai 2021, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues le jour des Assemblées Générales.
Les titulaires de droits de souscription et d'obligations convertibles de la Société à la date du 06 mai 2021 à minuit (heure belge), (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer mais pas de voter aux Assemblées du 20 mai 2021.
2. Les titulaires d'actions nominatives qui souhaitent participer aux Assemblées ne devront pas accomplir de démarche spécifique en vue de l'enregistrement de leurs actions car celui-ci résulte de l'inscription sur le registre des actions nominatives de la Société à la date de l'enregistrement. Ils devront néanmoins notifier leur volonté de participer aux Assemblées
Générales en renvoyant l'avis de participation joint à leur convocation individuelle, celui-ci devant être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 14 mai 2021. Cet avis peut être envoyé soit par courrier à l'adresse du siège, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).
Les titulaires d'actions nominatives qui souhaitent se faire représenter aux Assemblées Générales devront également renvoyer le formulaire de procuration joint à leur convocation individuelle, dûment complété et signé (par écrit ou électroniquement, la signature électronique devant être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié), pour qu'il soit en possession de la Société au plus tard le 14 mai 2021 soit par courrier à l'adresse du siège, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques), Les propriétaires d'actions nominatives qui souhaitent se faire représenter, doivent également, se conformer à la procédure de notification de participation décrite ci-dessus.
3. Les propriétaires d'actions dématérialisés qui souhaitent participer aux Assemblées Générales devront produire une attestation délivrée par un teneur de comptes ou un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites en leur nom dans les comptes de ces institutions à la date de l'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer aux Assemblées Générales. Cette attestation devra être en possession de la Société au plus tard le 14 mai 2021 à minuit (heure belge), et envoyée soit par courrier à l'adresse de son siège, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).
Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent participer aux Assemblées devront également notifier leur volonté de participer aux Assemblées Générales en renvoyant l'avis de participation disponible au siège et sur le site de la Société (www.mithra.com), celui-ci devant être en possession de la Société au plus tard le 14 mai 2021. Cet avis peut être envoyé soit par courrier à l'adresse du siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).
Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent se faire représenter aux Assemblées Générales devront également renvoyer le formulaire de procuration, dûment complété et signé (par écrit ou électroniquement, la signature électronique devant être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié), pour qu'il soit en possession de la Société au plus tard le 14 mai 2021 soit par courrier à l'adresse du siège, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).Le formulaire de procuration est disponible au siège ou sur le site Internet de Mithra Pharmaceuticals SA (www.mithra.com ).
Un mandataire désigné ne doit pas nécessairement être actionnaire de Mithra Pharmaceuticals SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. Article 7 :143, §4 du Code des sociétés et des associations). Compte tenu de la pandémie de COVID-19, la Société recommande néanmoins aux titulaires de titres qui désirent participer aux Assemblées Générales d'utiliser, dans la mesure du possible, le droit de vote par correspondance ou par procuration contenant des instructions de vote spécifiques pour chaque décision proposée octroyée à Fanny Rozenberg, Secrétaire du Conseil d'administration de la Société.
4. Sous certaines conditions prévues à l'article 7 :130 du Code des sociétés et des associations, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3% du capital peut/peuvent requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution concernant les points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Toute demande en ce sens doit être formulée par écrit, dûment signée (par écrit ou électroniquement, la signature électronique devant être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié), pour qu'il soit en possession de la Société au plus tard le 28 avril 2021 soit par courrier à l'adresse du siège, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques), et être accompagnée, selon le cas, du texte des points à traiter et des propositions de décision y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l'ordre du jour,. La Société accusera réception des telles demandes à l'adresse e-mail ou par courrier indiquée par l'actionnaire dans un délai de 48 heures à compter de cette réception. La demande doit indiquer l'adresse postale ou électronique à laquelle la Société peut transmettre l'accusé de réception.
Une telle demande ne sera traitée que si elle est accompagnée d'un document attestant de la possession de la faction du capital précitée (pour les actions nominatives, un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes au registre des actions de la société ; pour les actions dématérialisées, une attestation délivrée par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation certifiant l'inscription des actions sur un plusieurs comptes).
Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, la Société publiera un ordre du jour complété des sujets à traiter additionnels et des propositions de décision y afférentes et/ou des propositions de décision, au plus tard le 05 mai 2021 et selon les mêmes modalités que l'ordre du jour initial. Simultanément, la Société mettra à la disposition de ses actionnaires sur son site internet les formulaires modifiés pour voter par procuration (www.mithra.com ). Toutefois, les procurations qui seraient notifiées à la société avant la publication d'un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qu'elles couvrent.
Par exception à ce qui précède, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de propositions de décision nouvelles déposées en application de l'article 7 :130 du Code des sociétés et des associations, le mandataire peut, en Assemblée générale, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La procuration doit indiquer si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter de nouveaux inscrits à l'ordre du jour ou s'il doit s'abstenir.
Les sujets ou propositions de résolution soumis ne seront traité par les Assemblées Générales que si l'(les) actionnaire(s) concerné(s) a (ont) remplit les formalités d'enregistrement et de notification indiquées dans la convocation.
Pour le conseil d'administration,
Mithra Pharmaceuticals SA Assemblée Générale 5, rue Saint-Georges - 4000 Liège Fax : +32(0)4.349.28.21 E-mail : [email protected] ( à l'atn. de Fanny Rozenberg) Site Internet : https://www.mithra.com
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