LOTUS BAKERIES NV Gentstraat 1 9971 LEMBEKE Rechtspersonenregister Gent Ondernemingsnummer 0401.030.860

Notulen van de Gewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders gehouden op 14 mei 2024

Op dinsdag 14 mei 2024 om 10u00 wordt de Gewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van de vennootschap Lotus Bakeries NV, met maatschappelijke zetel te Gentstraat 1, 9971 Lembeke, ingeschreven in het register van rechtspersonen onder 0401.030.860 (hierna de "Vennootschap"), gehouden te Gentstraat 52, 9971 Lembeke.

De vergadering wordt gehouden onder het voorzitterschap van de heer Jan Vander Stichele. De Voorzitter duidt, overeenkomstig artikel 27 van de statuten, aan als secretaris van de vergadering mevrouw Brechtje Haan.

De vergadering duidt aan als stemopnemers:

De heer William Du Pré; en,
De heer Anton Stevens

UITEENZETTING A.

De Voorzitter brengt verslag uit aan de vergadering over de vaststellingen en verificaties die het bureau heeft verricht, tijdens en na de registratieformaliteiten van de deelnemers met het oog op de samenstelling van de vergadering:

Bijeenroeping

De bewijzen van de oproepingen verschenen in het Belgisch Staatsblad en in de pers werden voorgelegd aan het bureau. Zij zullen bewaard blijven in de Vennootschap. Het bureau heeft vastgesteld dat de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad en in De Tijd 29 maart 2024 is.

De tekst van de agenda evenals de door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voorgeschreven documenten werden daarenboven ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap (www.lotusbakeries.com) sinds 29 maart 2024. Het bureau heeft eveneens, door kennisname van de kopie van de verzonden brieven en e-mails vastgesteld dat een oproeping werd verstuurd door middel van een brief d.d. 29 maart 2024 of een e-mail d.d. 29 maart 2024 aan de houders van aandelen op naam alsook aan de bestuurders en de commissaris.

De volgende bestuurders zijn in persoon aanwezig:

de besloten vennootschap Vasticom, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Vander Stichele;
de besloten vennootschap Mercuur Consult, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Boone;
de besloten vennootschap Beneconsult, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Benedikte Boone;
de naamloze vennootschap Concellent, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Sofie Boone;
de naamloze vennootschap PMF, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Emanuel Boone;
de heer Anton Stevens;
de besloten vennootschap Palumi BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger heer Peter Bossaert;
de besloten vennootschap Lema, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Michel Moortgat
de besloten vennootschap Benoit Graulich, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Benoit Graulich;

De besloten vennootschap Eagli bv, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, mevrouw Noelle Goris is verontschuldigd.

Ook de commissaris, de burgerlijke vennootschap onder de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid "PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren", vertegenwoordigd door mevrouw Lien Winne, is in persoon aanwezig.

2. Verificatie van de aanwezigheden

Het bureau bevestigt dat artikel 25 van de statuten werd nageleefd met het oog op de deelname tot de algemene vergadering en de diverse stavingstukken blijven in de archieven van de Vennootschap bewaard.

ന Lijst van de aanwezigheden

Een lijst van de aanwezigheden werd opgesteld, waarin de naam en het adres of de benaming en de zetel, van alle aandeelhouders die - al dan niet middels een volmachthouder - aan de vergadering deelnemen, werd opgenomen, alsmede het aantal aandelen dat ze vertegenwoordigen. Het origineel van de aanwezigheidslijst zal, na ondertekening door de Voorzitter, de secretaris en de stemopnemers, aan deze notulen van de algemene vergadering van 14 mei 2024 worden gehecht en worden bewaard in de archieven van de Vennootschap.

এ. Geldige samenstelling

De vergadering besluit dat ze geldig is opgeroepen en samengesteld en dat ze bijgevolg geldig kan beraadslagen en besluiten.

Het kapitaal van de Vennootschap wordt thans vertegenwoordigd door 816.013 aandelen, zijnde 1.286.867 stemrechten (aan de volgestorte aandelen die ten minste twee jaar ononderbroken op naam van dezelfde aandeelhouder in het register van de aandelen op naam zijn ingeschreven, is een dubbel stemrecht verleend). De Voorzitter stelt vast dat er volgens de aanwezigheidslijst

884.495 stemrechten aanwezig of vertegenwoordigd zijn, dit is 68,73% van het totaal aantal stemrechten. Voor de vergadering is er geen aanwezigheidsquorum vereist. Om geldig te worden aangenomen moet elk voorstel een gewone meerderheid van de stemmen behalen.

De Voorzitter geeft tot slot mee dat er geen verzoeken werden ontvangen van aandeelhouders om bijkomende agendapunten en/of voorstellen tot besluit op te nemen in de agenda van de vergadering.

BESLUIT, BERAADSLAGING EN STEMMING B.

De Voorzitter overloopt de agenda van de vergadering en deze wordt vervolgens als volgt behandeld waarbij de vergadering, waar nodig, na beraadslaging overgaat tot stemming:

Het jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 wordt voorgesteld en toegelicht aan de hand van diverse presentaties.

Diverse vragen worden gesteld en beantwoord, waaronder enkele schriftelijke vragen die de Vennootschap heeft ontvangen.

Kennisname en bespreking van het controleverslag en het geconsolideerde controleverslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

Er worden geen specifieke vragen gesteld aan de commissaris.

De gewone algemene vergadering besluit om de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 58 EUR per aandeel. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen*	884.466
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,73%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	884.465	100,00%
Stemmen Tegen		0.00%
Onthoudingen	29	0,00%

De geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 wordt voorgesteld en toegelicht aan de hand van een presentatie.

Diverse vragen worden gesteld en beantwoord.

De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

¹ Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen worden niet bij de uitgebrachte stemmen geteld

² Geschorste stemmen worden niet bij het totaal aantal stemrechten geteld

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen1	881.403
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,49%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	831.760	94,37%
Stemmen Tegen	49.643	5,63%
Onthoudingen	3.092	0.35%

De gewone algemene vergadering besluit om bij afzonderlijke stemming kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen-	884.444
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,73%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	874.491	98,87%
Stemmen Tegen	ਰੇ 953	1,13%
Onthoudingen	51	0.01%

De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen²	884.444
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,73%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	881.667	99,69%
Stemmen Tegen	2.777	0.31%
Onthoudingen	51	0.01%

De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Beneconsult BV, met ondernemingsnummer 0645.880.141 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Benedikte Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2028. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen+	881.403
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,49%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	852.464	96,72%
Stemmen Tegen	28.939	3,28%
Onthoudingen	3.092	0,35%

De gewone algemene vergadering neemt kennis van het bestuursmandaat van Concellent NV, met ondernemingsnummer 0874.495.976 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Sofie Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de Raad van Bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2028. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen+	881.403
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,49%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten2
Stemmen Voor	852.962	96,77%
Stemmen Tegen	28.441	3,23%
Onthoudingen	3.092	0,35%

Voor zover nodig, besluit de gewone algemene vergadering verder om het mandaat van de commissaris PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0429.501.944, vast vertegenwoordigd door Lien Winne BV (B00989), bedrijfsrevisor, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0698.599.344, vast vertegenwoordigd door Lien Winne, tevens bedrijfsrevisor, uit te breiden en tevens aan te stellen, voor een periode van 1 jaar tot na de algemene vergadering die de jaarrekening per 31 December 2024 dient goed te keuren, voor de assurance opdracht over de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering over FY 2024 zoals vereist door Richtliin (EU) 2022/2464 van 14 december 2022 tot wijziging van Verordening (EU) nr. 537/2014, Richtlijn 2004/109/EG, Richtlijn 2006/43/EG en Richtlijn 2013/34/EU, met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (hierna: "CSRD"). Deze opdracht zal worden beschouwd als de wetteliike opdracht zoals deze door de wet tot omzetting van de CSRD zal worden voorzien, zodra deze wordt afgekondigd. Dit besluit wordt aangenomen met de meerderheid zoals hieronder weergegeven:

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen-	884.439
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,73%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten"
Stemmen Voor	883.137	99,85%
Stemmen Tegen	1.302	0,15%
Onthoudingen	56	0,01%

De algemene vergadering verleent volmacht aan ieder lid van de raad van bestuur, evenals aan Mevr. Brechtje Haan, woonplaats kiezend op de zetel van de vennootschap voor deze doeleinden, ieder alleen handelend en met macht van indeplaatsstelling, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten (op) te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, evenals om de formaliteiten te vervullen met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen2	884.489
Percentage dat het totaal aantal geldig uitgebrachte	68,73%
stemmen t.o.v. totaal aantal stemrechten2
Stemmen Voor	884.489	100,00%
Stemmen Tegen	0	0,00%
Onthoudingen	6	0,00%

C. SLUITING VAN DE VERGADERING

De voorzitter stelt vast dat alle punten van de gewone algemene vergadering zijn behandeld. Er worden geen andere onderwerpen meer naar voren gebracht.

De Voorzitter sluit deze gewone algemene vergadering af om 12.15 uur.

Het Bureau De Voorzitter Vasticom BVBA Vertegenwoordigd door Jan Vander Stichele Stemopnemer Stemopnemer William Du Pré Anton Stevens Secretaris

Voor kennisname van de hierin vermelde beslissing tot benoeming als bestuurder

Beneconsult BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, mevrouw Benedikte Boone Datum:

Brechtje Haan

Concellent NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, mevrouw Sofie Boone Datum:

AI Terminal

Lotus Bakeries NV

3972_rns_2024-05-14_e65ce998-be58-440c-93bf-77648f093632.pdf