KBC Groupe NV

AGM Information • Apr 2, 2024

GEREGLEMENTEERDE INFORMATIE

KBC Groep Naamloze Vennootschap Havenlaan 2 - 1080 Brussel BTW BE 0403.227.515 (RPR Brussel)

www.kbc.com

BIJEENROEPING VAN DE JAARVERGADERING VAN 2 MEI 2024

Oproeping tot de Jaarvergadering van KBC Groep NV die zal plaatsvinden op de zetel van de vennootschap te 1080 Brussel, Havenlaan 2, op donderdag 2 mei 2024 om 10.00 uur.

KBC Groep NV biedt de mogelijkheid om op afstand deel te nemen via een elektronisch communicatiemiddel of om voorafgaand aan de vergadering schriftelijk te stemmen (zie verder). Indien u fysiek wenst deel te nemen, vragen wij u vriendelijk om u vanaf 09.00 uur en ten laatste om 09.30 uur aan te melden met het oog op het opstellen van de aanwezigheidslijst.

Agenda van de Jaarvergadering

• 1. Kennisname van het gecombineerde jaarverslag van de Raad van Bestuur van KBC Groep NV over de vennootschappelijke en de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
• 1. Kennisname van de verslagen van de commissaris over de vennootschappelijke en over de geconsolideerde jaarrekening van KBC Groep NV over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van KBC Groep NV over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van de vennootschappelijke jaarrekening van KBC Groep NV over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat:

a) 2.623.114,67 euro wordt bestemd als gecategoriseerde winstpremie voor de werknemers zoals bepaald in de collectieve arbeidsovereenkomst van 9 december 2021 m.b.t. de gecategoriseerde winstpremie over boekjaar 2023;

b) 1.684.872.213,70 euro wordt bestemd als bruto dividend, d.i. een bruto dividend van 4,15 euro per aandeel.*

(*) Ingevolge de uitkering van een interim dividend ten belope van 1,00 euro bedraagt het saldo van het uit te keren bruto dividend 1.273.363.868,70 euro, d.i. een bruto dividend van 3,15 euro voor elk dividendgerechtigd aandeel.

De betaaldatum van het dividend is 15 mei 2024.

• 1. Voorstel tot verhoging van de jaarlijkse vaste vergoeding van de leden van het Auditcomité en het Risk en Compliance comité met 30.000 euro vanaf 1 januari 2024.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag van KBC Groep NV over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, zoals opgenomen in het in punt 1 van deze agenda vermelde gecombineerde jaarverslag van de Raad van Bestuur van KBC Groep NV.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratiebeleid van KBC Groep NV dat als een apart document wordt ter beschikking gesteld op www.kbc.com.
• 1. Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de bestuurders van KBC Groep NV voor de vervulling van hun mandaat over het boekjaar 2023.
• 1. Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de commissaris van KBC Groep NV voor de vervulling van zijn mandaat over het boekjaar 2023.
• 1. Op verzoek van de commissaris en na gunstig advies van het Auditcomité, voorstel tot aanpassing van het honorarium van de commissaris voor het boekjaar 2023 naar het bedrag van 237.913,66 euro.
• 1. In overeenstemming met de aanbeveling van het Auditcomité en op voordracht van de ondernemingsraad, voorstel tot benoeming van KPMG Bedrijfsrevisoren met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1K, 1930 Zaventem als auditor voor de assurance van de duurzaamheidsrapportering, voor de verplichte termijn die zal worden opgelegd door de komende Belgische wet tot omzetting van Richtlijn (EU) 2022/2464 met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen ("CSRD"), maar in elk geval en minstens voor de duurzaamheidsrapportering over boekjaar 2024 nl. tot de sluiting van de jaarvergadering van 2025. KPMG Bedrijfsrevisoren heeft de heer Kenneth Vermeire en de heer Steven Mulkens aangewezen als vertegenwoordigers. Besluit om de vergoeding voor de assurance over boekjaar 2024 vast te stellen op 445.441 euro.
• 1. Statutaire benoemingen
  2. Voorstel tot herbenoeming als bestuurder van de heer Johan Thijs voor een periode van vier jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2028.
  3. Voorstel tot herbenoeming als bestuurder van mevrouw Sonja De Becker voor een periode van vier jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2028.
  4. Voorstel tot herbenoeming als bestuurder van mevrouw Liesbet Okkerse voor een periode van vier jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2028.
  5. Voorstel tot herbenoeming als bestuurder van de heer Erik Clinck voor een periode van vier jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2028.
• Voorstel tot herbenoeming als bestuurder van de heer Theodoros Roussis voor een periode van één jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2025.
• Voorstel tot benoeming van mevrouw Diana Rádl Rogerová als onafhankelijk bestuurder, in de zin van en beantwoordend aan de wettelijke criteria en de Corporate Governance Code 2020, voor een periode van vier jaar, d.i. tot na afloop van de jaarvergadering van 2028, in vervanging van mevrouw Vladimira Papirnik, wiens mandaat afloopt na de Jaarvergadering.

De voorgestelde wijzigingen in de samenstelling van de Raad van Bestuur zullen toegelicht worden tijdens de jaarvergadering. Rekening houdend met het advies van het Benoemingscomité, beveelt de Raad van Bestuur de voorgestelde benoeming en de herbenoemingen aan.

Een kort cv van de voorgestelde nieuwe bestuurder is te vinden in de Verklaring inzake deugdelijk bestuur in het jaarverslag, dat vanaf dinsdag 2 april 2024 beschikbaar zal zijn op www.kbc.com.

Een kort cv van de bestuurders wiens herbenoeming wordt voorgesteld, vindt u op www.kbc.com (Home – Corporate Governance – Management – Raad van Bestuur: leden).

1. Rondvraag.

Informatie aan de aandeelhouders met betrekking tot de Jaarvergadering

1. Toelatingsvoorwaarden

Conform artikel 7:134 §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mag een aandeelhouder alleen aan de Jaarvergadering deelnemen en er zijn stemrecht uitoefenen als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:

• KBC Groep NV moet kunnen vaststellen dat de aandeelhouder op donderdag 18 april 2024 om vierentwintig uur Belgische tijd, d.i. op de registratiedatum, in het bezit was van het aantal aandelen waarmee hij zich voorneemt om aan de Jaarvergadering deel te nemen;
• de aandeelhouder moet uiterlijk op vrijdag 26 april 2024 kennis geven van zijn voornemen om aan de Jaarvergadering deel te nemen, met vermelding van het aantal aandelen waarmee hij wenst deel te nemen en de wijze van deelname.

1.1. Aandeelhouderschap op registratiedatum

Het recht van een aandeelhouder om deel te nemen aan de Jaarvergadering en om er het stemrecht uit te oefenen, wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de registratiedatum, en dit ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de Jaarvergadering.

De registratiedatum is de veertiende dag voorafgaand aan de Jaarvergadering, namelijk donderdag 18 april 2024 om vierentwintig uur Belgische tijd.

De registratie van aandelen op naam gebeurt door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam.

De registratie van gedematerialiseerde aandelen gebeurt door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de centrale effectenbewaarinstelling.

1.2. Kennisgeving van deelname aan de Jaarvergadering

Iedere aandeelhouder die aan de Jaarvergadering wil deelnemen, moet dat uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de Jaarvergadering, dit is vrijdag 26 april 2024, melden als volgt:

• − Bij voorkeur op elektronische wijze op het Lumi platform via www.lumiconnect.com (een handleiding is beschikbaar op de website www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene Vergadering KBC Groep - 2 mei 2024). Aandeelhouders die op afstand willen deelnemen moeten zich registreren via www.lumiconnect.com, of
• − Voor de aandeelhouders op naam die zich niet via het Lumi platform hebben ingeschreven, door de ingevulde en ondertekende deelnemingsbrief, die hen samen met de oproepingsbrief wordt bezorgd, aan de vennootschap terug te bezorgen hetzij per email gericht aan het adres secretariat.bod@kbc.be, hetzij per post gericht aan KBC Groep NV (SDB), Havenlaan 2, 1080 Brussel ter attentie van de Groepssecretaris. Een volmacht die overeenkomstig punt 2 aan KBC Groep NV wordt bezorgd, kan ook volstaan als kennisgeving van deelname.
• − Houders van gedematerialiseerde aandelen die zich niet via het Lumi platform hebben ingeschreven, dienen zich te richten tot hun financiële tussenpersoon, erkende rekeninghouder of centrale effectenbewaarinstelling met de vraag om:
  • o een attest op te maken waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen, die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Jaarvergadering, en
  • o dit attest en de kennisgeving van deelname aan de Jaarvergadering over te maken aan KBC Groep NV uiterlijk vrijdag 26 april 2024 via een e-mail gericht aan het adres general.meetings@kbc.be.

2. Volmachten

Iedere aandeelhouder mag zich op de Jaarvergadering laten vertegenwoordigen door slechts één volmachtdrager, tenzij in de gevallen voorzien in artikel 7:143 §1, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Het daartoe bestemde volmachtformulier is beschikbaar op de website www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene Vergadering KBC Groep - 2 mei 2024). De aandeelhouders kunnen ook een volmachtformulier bekomen op de zetel, tegen overlegging van het in artikel 7:41 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bedoelde attest afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de centrale effectenbewaarinstelling waaruit hun aandelenbezit blijkt.

KBC Groep NV moet de ondertekende volmacht uiterlijk op vrijdag 26 april 2024 ontvangen, in origineel of in bijlage bij een e-mail gericht aan het adres secretariat.bod@kbc.be.

Ook volmachtdragers die verschillende aandeelhouders vertegenwoordigen moeten uiterlijk op vrijdag 26 april 2024 de door deze aandeelhouders ondertekende volmachten op dezelfde manier bezorgen.

Ingeval van subdelegatie, moet de keten van handtekeningen perfect aansluiten en moet KBC Groep NV voor elke stap in de keten een ondertekende volmacht ontvangen op de wijze zoals hoger bepaald.

Iedere aandeelhouder die zich wil laten vertegenwoordigen, moet de toelatingsvoorwaarden naleven die zijn uiteengezet onder punt 1 hierboven.

3. Deelname op afstand via een elektronisch communicatiemiddel

KBC Groep NV stelt het elektronisch communicatiemiddel www.lumiconnect.com ter beschikking van de aandeelhouder die op afstand wil deelnemen aan de Jaarvergadering. Na goedkeuring van de deelname aan de Jaarvergadering zal de aandeelhouder op het meegedeelde e-mailadres de "login link" ontvangen om deel te nemen aan de Jaarvergadering via PC, laptop, tablet of smartphone. Een gedetailleerd stappenplan voor de toegang tot en het gebruik van www.lumiconnect.com is beschikbaar op de website www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene Vergadering KBC Groep - 2 mei 2024).

Via www.lumiconnect.com kan de aandeelhouder rechtstreeks de besprekingen tijdens de Jaarvergadering volgen, via een chatfunctie het recht uitoefenen om vragen te stellen en het stemrecht uitoefenen met betrekking tot alle punten waarover de Jaarvergadering moeten stemmen. Via www.lumiconnect.com ontvangt de aandeelhouder die de stem uitbrengt onmiddellijk een elektronische ontvangstbevestiging van de stem.

In geval van deelname op afstand kan geen volmachtdrager worden aangeduid (wel kan een aandeelhouder-rechtspersoon via zijn vertegenwoordiger op afstand deelnemen).

Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, wordt wie via www.lumiconnect.com deelneemt aan de Jaarvergadering geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de Jaarvergadering wordt gehouden.

4. Voorafgaand stemmen

Overeenkomstig artikel 7:146 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en artikel 28bis van de statuten heeft elke aandeelhouder tevens de mogelijkheid om voorafgaand aan de Jaarvergadering per brief of elektronisch zijn stem uit te brengen, zoals hierna uiteengezet:

• − de voorafgaande elektronische stem moet uiterlijk op 1 mei 2024 worden uitgebracht op het Lumi platform, via www.lumiconnect.com, of
• − voor de voorafgaande stemming per brief, moet worden gebruik gemaakt van het stemformulier dat ter beschikking is op de zetel van de vennootschap en op de website www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene Vergadering KBC Groep - 2 mei 2024). Het formulier moet geldig ondertekend zijn en moet de vennootschap uiterlijk op vrijdag 26 april 2024 bereiken hetzij per e-mail gericht aan het adres secretariat.bod@kbc.be, hetzij per post gericht aan KBC Groep NV (SDB), Havenlaan 2, 1080 Brussel ter attentie van de Groepssecretaris. In het geval van verzending per e-mail volstaat een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende stemformulier.

Daarnaast moeten de aandeelhouders voldoen aan de hierboven beschreven toelatingsvoorwaarden. De aandeelhouders die voorafgaand aan de Jaarvergadering hebben gestemd, kunnen geen andere wijze van deelname aan de Jaarvergadering meer kiezen voor het aantal aldus uitgebrachte stemmen.

5. Uitoefening door de aandeelhouders van het agenderingsrecht en het vraagrecht

Het in artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 26 van de statuten bedoelde agenderingsrecht van een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal bezitten, kan uitgeoefend worden tot uiterlijk woensdag 10 april 2024. In voorkomend geval zal conform artikel 7:130, §3, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen uiterlijk op de vijftiende dag voor de Jaarvergadering, dit is uiterlijk op woensdag 17 april 2024, een aangevulde agenda worden bekendgemaakt.

Het in artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bedoelde recht van de aandeelhouders om schriftelijke vragen te stellen, kan uitgeoefend worden tot uiterlijk vrijdag 26 april 2024.

De uitoefening van deze rechten kan ook langs elektronische weg door middel van een e-mail gericht aan het adres secretariat.bod@kbc.be. Meer informatie over deze rechten is beschikbaar op de website van de vennootschap www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene vergadering KBC Groep - 2 mei 2024).

6. Informatie ter beschikking van de aandeelhouders – website.

Op de website www.kbc.com (Home - Corporate Governance - Algemene vergadering KBC Groep - 2 mei 2024) is alle informatie ten behoeve van de aandeelhouders zoals bedoeld in artikel 7:129 § 3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen beschikbaar vanaf dinsdag 2 april 2024.

Vanaf dezelfde datum kunnen de aandeelhouders bovendien, tegen overlegging van het in artikel 7:41 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bedoelde attest afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de centrale effectenbewaarinstelling waaruit hun effectenbezit blijkt, op de zetel een afschrift bekomen van de aan de Jaarvergadering voor te leggen stukken, van de voorstellen van besluit of de commentaar van de Raad van Bestuur met betrekking tot de agendapunten en van de formulieren voor het stemmen bij volmacht.

7. Bevestiging van stem

De aandeelhouders die in persoon of via volmacht hebben gestemd, kunnen KBC Groep NV vragen om na afloop van de Jaarvergadering een bevestiging te krijgen dat hun stem op geldige wijze is geregistreerd en geteld, tenzij die informatie hen reeds ter beschikking staat. Dat verzoek moet ten hoogste drie maanden na de datum van de stemming worden ingediend via een e-mail gericht aan het adres secretariat.bod@kbc.be.

8. Gegevensbescherming

KBC Groep NV wil in het kader van het organiseren van de Jaarvergadering de persoonsgegevens van de aandeelhouders en hun vertegenwoordigers op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. Zij vinden meer informatie over de verwerking en uitwisseling van hun persoonsgegevens door KBC Groep NV in de ad hoc privacyverklaring van KBC Groep NV. Daarin vinden ze ook wat hun rechten zijn en hoe ze die kunnen uitoefenen. De privacyverklaring is beschikbaar op Privacy (kbc.com) en wordt regelmatig geactualiseerd.

De Raad van Bestuur