AGM Information • Mar 23, 2018
AGM Information
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(La note d'information est écrite néerlandais; la version française est une traduction non officielle)
Conformément à l'article 22 des statuts et à l'article 536 du Code des sociétés, le droit de participer à l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote est accordé par l'enregistrement comptable des actions nominatives de l'actionnaire le 14ième jour avant l'assemblée générale à vingt-quatre heures ('date d'enregistrement'), à savoir le 11 avril 2018 à 24h00 soit par leur inscription sur le registre des actions nominatives de la société, soit par leur inscription sur les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation, sans tenir compte du nombre d'actions en possession de l'actionnaire au jour de l'assemblée générale.
Les propriétaires d'actions nominatives qui souhaitent participer à l'assemblée, doivent faire part à la société de leur intention au plus tard le 6ième jour avant la date de l'assemblée. Cela peut se faire par courrier ou par voie électronique ([email protected]) et ceci au plus tard le jeudi 19 avril 2018.
Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent participer à l'assemblée doivent déposer une attestation auprès de la société, délivrée par leur intermédiaire financier ou par un teneur de comptes agréé, de laquelle ressort le nombre d'actions dématérialisées pour lesquelles l'actionnaire a indiqué vouloir participer à l'assemblée générale. Cette déposition doit se faire au plus tard le 6ième jour avant l'assemblée générale au siège social ou auprès du service financier de la société, ING Banque SA.
Les propriétaires de titres dématérialisés doivent déposer une attestation au plus tard le jeudi 19 avril 2018 auprès de la société, délivrée par le teneur de comptes agréé ou par l'organisme de liquidation de laquelle ressort le nombre d'actions dématérialisées pour lesquelles l'actionnaire a indiqué vouloir participer à l'assemblée générale.
Intervest Offices & Warehouses a, conformément aux dispositions de la Loi du 14 décembre 2005 (telle que modifiée de temps à autre) sur la suppression des titres au porteur, procédé sur le marché réglementé Euronext Brussels à la vente le 16 octobre 2015 des 7.224 actions au porteur qui avaient été inscrites sur un compte de titres au nom d'Intervest Offices & Warehouses (sans pour autant que cette dernière ne soit propriétaire des titres en question). Une personne démontrant sa qualité d'ayant droit pourra uniquement faire valoir ses droits sur ces titres (le cas échéant, sur les revenus nets de la vente) dans les limites de la Loi du 14 décembre 2005 précitée.
Les titulaires d'obligations émises par Intervest Offices & Warehouses peuvent participer à l'assemblée générale avec voix consultative. Ils doivent remplir mutatis mutandis les mêmes formalités de participation que les actionnaires.
Chaque actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire, conformément aux dispositions relatives du Code des sociétés, via le formulaire de procuration qui se trouve sur le site web www.intervest.be. La procuration doit être signée par l'actionnaire et la procuration originale doit être déposée au plus tard le 6ième jour avant la date de l'assemblée, le jeudi 19 avril 2018, au siège social de la société.
Sans préjudice de l'article 549, §1, 1° du Code des sociétés (sollicitation publique de procuration), il peut être donné une procuration pour une ou plusieurs assemblées spécifiques ou pour les assemblées qui se tiendront au cours d'une période donnée. La procuration donnée pour une assemblée particulière vaut pour les assemblées suivantes convoquées avec le même ordre du jour.
Le mandataire bénéficie des mêmes droits que l'actionnaire ainsi représenté et, en particulier, du droit de prendre la parole, de poser des questions lors de l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote. L'actionnaire ne peut désigner pour une assemblée générale donnée qu'une seule personne comme mandataire. Par dérogation à cette disposition (i) l'actionnaire peut désigner des mandataires distincts par forme d'actions qu'il détient, ainsi que par compte-titres s'il détient des actions d'Intervest Offices & Warehouses sur plus d'un compte-titres et (ii) la personne qualifiée d'actionnaire mais qui agit à titre professionnel pour le compte d'autres personnes physiques ou morales, peut donner procuration à chacune de ces autres personnes physiques ou morales ou à une tierce personne désignée par celles-ci.
Une personne agissant en qualité de mandataire peut détenir des procurations de plusieurs actionnaires. Au cas où un mandataire détient des procurations de plusieurs actionnaires, il peut exprimer pour un actionnaire donné des votes différents de ceux exprimés pour un autre actionnaire.
La désignation d'un mandataire à la société doit se faire par écrit. Cette désignation peut également se faire par voie électronique ([email protected]). En cas de notification par voie électronique, la procuration originale doit être remise au plus tard le jour de l'assemblée générale. Les procurations rentrées en retard ou ne satisfaisant pas aux formalités requises seront refusées. La procuration doit parvenir à la Société au plus tard le 6ième jour qui précède la date de l'assemblée générale.
Pour le calcul des règles de quorum et de majorité seules les procurations introduites par des actionnaires qui satisfont aux formalités d'admission à l'assemblée visées à l'article 536, §2 du Code des sociétés, sont prises en compte pour être admis à l'assemblée.
Sans préjudice de la possibilité de déroger aux instructions données par son mandant en certaines circonstances, conformément à l'article 549, §2 du Code des sociétés, le mandataire vote conformément aux instructions de vote lui ayant été données par l'actionnaire l'ayant désigné. Le mandataire doit tenir un registre des instructions de vote pendant une période d'une année au moins et confirmer à la demande de l'actionnaire qu'il a bien observé les instructions de vote.
En cas de conflit d'intérêt potentiel tel que stipulé à l'article 547bis, §4 du Code des sociétés entre l'actionnaire et le mandataire qu'il a désigné, le mandataire doit notifier les faits précis qui sont d'importance pour l'actionnaire afin de juger s'il y a un danger que le mandataire vise tout autre intérêt que l'intérêt de l'actionnaire. De plus le mandataire ne peut voter au nom de l'actionnaire qu'à condition qu'il dispose des instructions de votes spécifiques pour chaque sujet de l'ordre du jour.
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ainsi que déposer des propositions de résolution concernant des sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour ou des sujets à traiter à inscrire à l'ordre du jour, conformément au Code des sociétés et dans ses limites. Ceci ne s'applique pas si une deuxième assemblée générale est convoquée en conséquence du fait qu'à la première convocation le quorum requis n'avait pas été atteint.
Les sujets à traiter ou les propositions de résolution supplémentaires doivent être adressés à la société au plus tard le 22ième jour avant la date de l'assemblée, donc au plus tard le mardi 3 avril 2018.
Les actionnaires établissent, à la date qu'ils introduisent un sujet à l'agenda ou une proposition de résolution, la possession de la fraction de capital d'Intervest Offices & Warehouses soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes sur le registre des actions nominatives, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes.
Ces demandes sont formulées par écrit et sont accompagnées, selon le cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de résolution y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l'ordre du jour. Elles indiquent l'adresse postale ou électronique à laquelle Intervest Offices & Warehouses transmet l'accusé de réception de ces demandes. Ces sujets/propositions de résolution peuvent être adressées à Intervest Offices & Warehouses par lettre au siège de la société ou par voie électronique à l'adresse suivante: [email protected].
Intervest Offices & Warehouses accuse réception de ces demandes dans un délai de quarante-huit heures à compter de cette réception.
Au plus tard le 15ième jour qui précède la date de l'assemblée générale, Intervest Offices & Warehouses publie l'ordre du jour contenant les sujets supplémentaires à traiter et les propositions de résolution, et/ou uniquement les propositions de résolution formulées. Intervest Offices & Warehouses publiera sur son site web un ordre du jour adapté et des formulaires de procuration adaptés.
Les procurations de vote notifiées à Intervest Offices & Warehouses antérieurement à la publication d'un ordre du jour complété, restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qu'elles couvrent, à condition que le mandataire peut, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour pour lesquelles de nouvelles propositions de résolution ont été introduites, en assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant, si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandat. Le mandataire doit en informer son mandant. La procuration doit mentionner si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter nouveaux repris à l'ordre du jour.
Les actionnaires peuvent conformément à l'article 540 du Code des sociétés, poser des questions par écrit auxquelles il sera répondu lors de l'assemblée, à condition que la société soit en possession des questions au plus tard le 6ième jour avant l'assemblée générale, donc au plus tard le jeudi 19 avril 2018. Les questions écrites peuvent être adressées par courrier au siège de la société ou par voie électronique à l'adresse suivante: [email protected].
De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et à leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site web de la société www.intervest.be.
Conformément à l'article 25 des statuts les administrateurs et/ou commissaires répondent aux questions des actionnaires qui leur sont posées lors de l'assemblée ou par écrit et qui se rapportent à l'ordre du jour, pour autant que la communication de données ou de faits ne soit pas préjudiciable aux intérêts professionnels de la société ou à la confidentialité à laquelle la société et ses administrateurs se sont engagés.
Les rapports et documents mentionnés ci-dessus peuvent être consultés à partir du 23 mars 2018 au siège de la société par les actionnaires sur présentation de la preuve de leur titre. Ces documents sont également disponibles sur le site web www.intervest.be sous www.intervest.be/fr/assembléesgénérales. Les actionnaires peuvent également obtenir gratuitement une copie de ces rapports et documents.
Si vous désirez obtenir plus d'informations concernant l'assemblée ou la procédure à suivre pour participer à cette assemblée, veuillez contacter Jacqueline Mouzon au numéro 00 32 3 287 67 87 ou par e-mail: [email protected].
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