Iep Invest nv

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 21, 2016

NAAMLOZE VENNOOTSCHAP "Iep Invest" Publieke Vennootschap die een openbaar beroep doet op het Spaarwezen te Oostkaai 50, 8900 Ieper Ondernemingsnummer 0448.367.256 (RPR Gent, afdeling Ieper)

UITNODIGING

Gewone Algemene Vergadering

te houden op woensdag 25 mei 2016 om 15 uur op de zetel van de vennootschap.

De raad van bestuur van Iep Invest NV nodigt zijn aandeelhouders uit voor de Gewone Algemene Vergadering, op woensdag 25 mei 2016 om 15 uur op de zetel van de Vennootschap te Oostkaai 50, 8900 Ieper of op een andere plaats die aldaar op dat moment zal worden bekendgemaakt telkens met hierna bepaalde agenda, houdende voorstellen tot besluit.

De aandeelhouders die aanwezig of vertegenwoordigd willen zijn op deze algemene vergadering dienen zich daartoe in te schrijven conform de instructies die hieronder worden weergegeven.

De agenda en voorstellen van besluit van de algemene vergadering die, in voorkomend geval, door de voorzitter van de raad van bestuur kunnen gewijzigd worden, luiden als volgt:

• 1. Kennisname en bespreking van het gecombineerd jaarverslag van de raad van bestuur over de enkelvoudige jaarrekening en over de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015.
• 1. Kennisname van het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening en over de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015.
• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015.
• 1. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat. Voorstel van besluit:

De vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015 goed, alsook de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur in het jaarverslag.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag. Voorstel van besluit: De vergadering keurt het remuneratieverslag, zoals opgenomen in het jaarverslag, goed.

2. Kwijting aan de bestuurders van de vennootschap. Voorstel van besluit: De vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders die gedurende het afgelopen boekjaar in functie waren, voor de uitoefening van hun mandaat tijdens dat boekjaar.

3. Kwijting aan de commissaris van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

De vergadering verleent kwijting aan de commissaris die gedurende het afgelopen boekjaar in functie was, voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens dat boekjaar.

8. Benoeming onafhankelijk bestuurder.

Voorstel van besluit:

De vergadering keurt de benoeming goed van de heer Gunther Vanpraet als onafhankelijk bestuurder voor een duur van 6 jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die gehouden zal worden in mei 2022. De onafhankelijke bestuurder beantwoordt aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen en zoals bepaald door de Belgische Corporate Governance Code 2009.

Met ingang van 25 mei 2016 wordt een bezoldiging toegekend van 30.000 euro op jaarbasis, welke vergoeding voor het jaar dat afloopt op 31 december 2016 pro rata temporis van de uitoefening van het mandaat wordt toegekend.

1. Herbenoeming onafhankelijk bestuurders.

Voorstel van besluit:

De vergadering keurt de herbenoeming goed van mevrouw Gerda Gysel en de heer Arthur Vanhoutte, als onafhankelijk bestuurders voor een duur van 6 jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die gehouden zal worden in mei 2022. De onafhankelijke bestuurders beantwoorden aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen en zoals bepaald door de Belgische Corporate Governance Code 2009.

Met ingang van 25 mei 2016 wordt een bezoldiging toegekend van 15.000 euro op jaarbasis voor mevrouw Gerda Gysel en 10.000 euro op jaarbasis voor de heer Arthur Vanhoutte, welke vergoedingen voor het jaar dat afloopt op 31 december 2016 pro rata temporis van de uitoefening van het mandaat worden toegekend.

10. Herbenoeming commissaris.

Voorstel van besluit:

Op voorstel van het auditcomité, keurt de vergadering de herbenoeming goed van BDO Bedrijfsrevisoren CVBA, vast vertegenwoordigd door de heer Hendrikus Herijgers, als commissaris van de vennootschap voor een periode van 3 jaar die zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering te houden in 2019 die zal besluiten over de jaarrekening van het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2018.

Voor de duur van het mandaat bedraagt de jaarlijkse vergoeding van de commissaris 25.000 euro (exclusief btw en andere uitgaven zoals van toepassing) voor de audit van de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening van de groep.

Aldus goedgekeurd en ondertekend door de raad van bestuur.

1. Toelatingsvoorwaarden

1.1 Aandeelhouders kunnen worden toegelaten tot de algemene vergadering indien zij het bewijs leveren dat zij, op de veertiende dag voor de algemene vergadering (de "registratiedatum") om vierentwintig uur Belgische tijd, i.e. op 11 mei 2016, aandeelhouder zijn, hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen waarvan zij houder zijn op de dag van de algemene vergadering.

1.2 De aandeelhouder meldt uiterlijk op 19 mei 2016 aan de vennootschap of aan een kantoor van KBC dat hij deel wil nemen aan de algemene vergadering. De financiële tussenpersoon, of de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, bezorgt de aandeelhouder een attest waaruit blijkt met hoeveel aandelen die respectievelijk zijn voorgelegd of op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering.

2. Vertegenwoordiging

Iedere aandeelhouder mag zich laten vertegenwoordigen door slechts één gevolmachtigde, tenzij in de gevallen voorzien in artikel 547bis, §1, lid 2 van het Wetboek van vennootschappen. Het daartoe bestemde volmachtformulier is beschikbaar op de website (www.iepinvest.be). De vennootschap moet de ondertekende volmacht uiterlijk op 19 mei 2016 ontvangen, in origineel of langs elektronische weg in bijlage bij een e-mail gericht aan investor.relations@iepinvest.be. Bij kennisgeving langs elektronische weg dient het origineel van de volmacht uiterlijk voor aanvang van de algemene vergadering aan de vennootschap te worden bezorgd.

3. Documenten

Zodra de oproeping is gepubliceerd kunnen de aandeelhouders van de vennootschap op de zetel van de vennootschap kosteloos een kopie verkrijgen van de verslagen en jaarrekeningen vermeld in de agenda van de vergadering. Vanaf de dag van publicatie van de oproeping worden alle documenten vermeld in artikel 533bis, §2 van het Wetboek van vennootschappen ter beschikking gesteld op de website van de vennootschap (www.iepinvest.be).

4. Agenderingsrecht en vraagrecht aandeelhouders

Overeenkomstig de wettelijke bepalingen hebben aandeelhouders die 3% van de stemrechten bezitten het recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen (artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen). Tot uiterlijk 3 mei 2016 kunnen deze rechten worden uitgeoefend per e-mail op volgend adres: investor.relations@iepinvest.be, desgevallend wordt een aanvullende agenda bekendgemaakt op de website van de vennootschap uiterlijk op 10 mei 2016.

Schriftelijke vragen kunnen langs zelfde elektronische weg gesteld worden van zodra de oproeping gepubliceerd is en moeten uiterlijk op 19 mei 2016 door de vennootschap ontvangen worden. Alleen de schriftelijke vragen die gesteld zijn door de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten, en die aldus bewezen hebben dat ze op de registratiedatum de hoedanigheid van aandeelhouder hebben, worden tijdens de vergadering beantwoord.

Namens de raad van bestuur