Fluxys Belgium SA

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 12, 2021

F L U X Y S B E L G I U M Naamloze Vennootschap

Kunstlaan 31 - 1040 Brussel BTW BE 0402 954 628 RPR Brussel

OPROEPING VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 11 MEI 2021

De raad van bestuur van Fluxys Belgium NV (de Vennootschap) heeft de eer de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering (de Vergadering) die zal worden gehouden op dinsdag 11 mei 2021 vanaf 14.30 uur.

Gelet op de Covid-19 pandemie en de gezondheidsmaatregelen van de overheid in de strijd hiertegen, heeft de raad van bestuur beslist dat de gewone algemene vergadering op afstand zal worden gehouden. De deelnemers zullen kunnen deelnemen via videoconferentie volgens de hierna gedefinieerde modaliteiten.

AGENDA

1. Jaarverslag van de raad van bestuur

Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

2. Verslag van de commissaris

Kennisname van het jaarlijks verslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

3. Mededeling van de geconsolideerde jaarrekening

Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, evenals van het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening.

4. Mededeling en goedkeuring van de statutaire jaarrekening en bestemming van het resultaat

Kennisname van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel van beslissing: goedkeuring van de op 31 december 2020 afgesloten statutaire jaarrekening, met inbegrip van de toekenning aan de 70.263.501 aandelen van een brutodividend van € 1,37 per aandeel, hetzij een nettodividend van € 0,959 per aandeel, waarbij dit bedrag voor een deel komt uit de winst van het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 en voor een deel uit de reserves. Toepassing van het artikel 5 al. 4 van de statuten van de Vennootschap voor het bijzonder aandeel.

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag in de Corporate governance verklaring

Voorstel van beslissing: goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, opgesteld conform artikel 3:6§3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

6. Goedkeuring van het remuneratiebeleid

Kennisname van het remuneratiebeleid, opgesteld conform artikel 7:89/1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Voorstel van beslissing: goedkeuring van het remuneratiebeleid opgesteld conform artikel 7:89/1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

7. Kwijting aan de leden van de raad van bestuur

Voorstel van beslissing: verlening van kwijting aan de leden van de raad van bestuur voor de uitvoering van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

8. Kwijting aan de commissaris

Voorstel van beslissing: verlening van kwijting aan de commissaris voor de uitvoering van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

9. Statutaire benoemingen

a. Hernieuwing van mandaat als bestuurder

Het mandaat als bestuurder van de heer Andries Gryffroy verstrijkt na afloop van de gewone algemene vergadering van 11 mei 2021.

Voorstel van beslissing: op voorstel van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en vergoedingscomité, het bestuurdersmandaat van de heer Andries Gryffroy hernieuwen voor een nieuwe termijn van 6 jaar. Zijn mandaat is bezoldigd conform de principes vastgelegd in de statuten en het corporate governance charter en zal eindigen na afloop van de gewone algemene vergadering van 2027.

b. Hernieuwing van mandaat als bestuurder

Het mandaat als bestuurder van de heer Daniël Termont verstrijkt na afloop van de gewone algemene vergadering van 11 mei 2021.

Voorstel van beslissing: op voorstel van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en vergoedingscomité, het bestuurdersmandaat van de heer Daniël Termont hernieuwen voor een nieuwe termijn van 6 jaar. Zijn mandaat is bezoldigd conform de principes vastgelegd in de statuten en het corporate governance charter en zal eindigen na afloop van de gewone algemene vergadering van 2027.

c. Hernieuwing van mandaat als bestuurder

Het mandaat als bestuurder van de heer Luc Hujoel verstrijkt na afloop van de gewone algemene vergadering van 11 mei 2021.

Voorstel van beslissing: op voorstel van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en vergoedingscomité, het bestuurdersmandaat van de heer Luc Hujoel hernieuwen tot en met 30 juni 2021. Zijn mandaat is bezoldigd conform de principes vastgelegd in de statuten en het corporate governance charter.

d. Benoeming als bestuurder

Ingevolge het verstrijken van het mandaat als bestuurder van de heer Luc Hujoel op 30 juni 2021, wordt er voorgesteld om hem te vervangen.

Voorstel van beslissing: op voorstel van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en vergoedingscomité, mevrouw Marie-Pierre Fauconnier met ingang van 1 juli 2021 als bestuurder te benoemen. Haar mandaat is bezoldigd conform de principes vastgelegd in de statuten en het corporate governance charter en zal eindigen na afloop van de gewone algemene vergadering van 2027.

e. Benoeming als bestuurder

Ingevolge het ontslag als bestuurder van de heer Luc Zabeau met ingang op 30 juni 2021, wordt er voorgesteld om hem te vervangen.

Voorstel van beslissing: op voorstel van de raad van bestuur en na advies van het benoemings- en vergoedingscomité, de heer Laurent Coppens met ingang van 1 juli 2021 als bestuurder te benoemen. Zijn mandaat is bezoldigd conform de principes vastgelegd in de statuten en het corporate governance charter en zal eindigen na afloop van de gewone algemene vergadering van 2027.

10. Bevoegdheden en formaliteiten

Voorstel van beslissing: machtiging verlenen voor de uitvoering van de genomen besluiten en een volmacht verlenen voor het vervullen van de nodige formaliteiten bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en de administraties.

PRAKTISCHE BEPALINGEN

VRAGEN BETREFFENDE ONDERWERPEN OP DE AGENDA'S

Tijdens de vergadering is er een vraag- en antwoordsessie voorzien. De aandeelhouders die hun deelname geldig hebben voldaan, hebben de mogelijkheid om bij de Vennootschap schriftelijk hun vragen in te dienen met betrekking tot onderwerpen die op de agenda's zijn opgenomen, evenals tot bij de commissaris voor de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt.

De vragen dienen te worden gericht aan de Vennootschap ten laatste op 5 mei 2021 om 17.00 uur (CET) per post, per e-mail of per fax. Een mededeling per e-mail zal enkel maar geldig zijn indien deze ondertekend is met een elektronische handtekening overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.

Indien de betrokken aandeelhouders de formaliteiten om tot de vergadering te worden toegelaten hebben vervuld, zullen de vragen die geldig aan de Vennootschap zijn voorgelegd, tijdens de vraag- en antwoordsessie worden besproken.

WIJZIGING VAN DE AGENDA

Een of meer aandeelhouders die samen een deelneming bezitten van minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap, kunnen nieuwe onderwerpen op de agenda van de Vergadering of nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot op deze agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen laten plaatsen.

Dergelijk verzoek zal enkel geldig zijn indien, op de datum waarop de Vennootschap het verzoek ontvangt, een document bijgevoegd is dat het bezit aantoont van de deelneming waarvan sprake in de hierboven vermelde alinea. Voor wat betreft de aandelen op naam zal het register van de aandelen op naam van de Vennootschap gelden. Voor gedematerialiseerde aandelen moet dit document een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest zijn waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen van de rekeninghouder of vereffeningsinstelling zijn ingeschreven.

De Vennootschap moet de tekst van de op de agenda's op te nemen nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit ontvangen in origineel, ondertekend en op papier, uiterlijk op 19 april 2021 om 17.00 uur (CET). Deze tekst kan ook binnen dezelfde periode per fax of per email naar de Vennootschap gestuurd worden op voorwaarde dat de e-mail ondertekend is met een elektronische handtekening overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.

Uiterlijk op 26 april 2021 zal de Vennootschap gewijzigde agenda bekendmaken indien zij op geldige wijze binnen de bovenvermelde periode een of meer verzoeken heeft ontvangen om nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit op de agenda op te nemen. Deze gewijzigde agenda zal beschikbaar zijn op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financial-information). In dit geval zal de Vennootschap aan de aandeelhouders ook een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen, via zijn website, die deze nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluit bevatten.

De Vergadering zal enkel de nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluit behandelen die op de agenda moeten worden opgenomen op verzoek van een of meer aandeelhouders, indien deze alle formaliteiten hebben nageleefd om aan de Vergadering te mogen deelnemen.

TOELATINGSFORMALITEITEN

Overeenkomstig artikelen 20 en 21 van de statuten van de Vennootschap, is het recht van een aandeelhouder om te stemmen in de Vergadering onderworpen aan het vervullen van alle hieronder beschreven formaliteiten:

• de registratie van de eigendom van aandelen op naam van de aandeelhouder op 27 april 2021 om 24.00 uur (CET) (de registratiedatum), op de volgende wijze:
  • o voor wat de aandelen op naam betreft, door hun inschrijving op naam van de aandeelhouder in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap; of
  • o voor wat de gedematerialiseerde aandelen betreft, door hun inschrijving op naam van de aandeelhouder op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling;
• de zending van een door de aandeelhouder ondertekend formulier waarbij hij/zij zijn/haar intentie aanduidt om aan de Vergadering deel te nemen, alsook het aantal aandelen waarmee hij/zij aan de Vergadering wenst deel te nemen. De Vennootschap moet dit formulier uiterlijk op 5 mei 2021 om 17.00 uur (CET) ontvangen, door gebruik te maken van het formulier dat het daarvoor heeft opgesteld. Dit formulier kan worden bekomen via de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxysbelgium/financial-information) of op eenvoudig verzoek op het adres dat op het einde in deze oproeping wordt vermeld; en
• voor wat de gedematerialiseerde aandelen betreft, de zending van een origineel attest afkomstig van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder houdt op de registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Vergadering. Belfius Bank NV moet deze zending ontvangen uiterlijk op 5 mei 2021 om 17.00 uur (CET).

Om hen in staat te stellen op afstand aan de Vergadering deel te nemen, worden de aandeelhouders verzocht op het bevestigingsformulier voor deelname het e-mailadres te vermelden waarop zij de uitnodiging tot deelname aan de Vergadering wensen te ontvangen.

Enkel de personen die op de registratiedatum aandeelhouders van de Vennootschap zijn (en de hierboven vermelde formaliteiten hebben vervuld), zullen het recht hebben om aan de Vergadering van 11 mei 2021 deel te nemen en er te stemmen.

DEELNAME OP AFSTAND

Aandeelhouders die op geldige wijze hun intentie hebben aangegeven om aan de Vergadering deel te nemen, zullen een uitnodigingsmail ontvangen die door www.digitalmeeting.be wordt verstuurd naar het e-mailadres dat aan de Vennootschap zal zijn meegedeeld in het bevestigingsformulier van deelname. De aandeelhouders wordt verzocht de procedure te volgen die wordt beschreven in het persoonlijke gedeelte dat toegankelijk is via deze uitnodiging.

STEMMING PER VOLMACHT

Elke aandeelhouder mag zich op de Vergadering laten vertegenwoordigen door een lasthebber. Behoudens de gevallen waarvoor het Belgische recht de aanstelling van meerdere volmachtdragers toelaat, mag een aandeelhouder slechts één persoon aanduiden als volmachtdrager. Voor de aanwijzing van een volmachtdrager moeten de formulieren worden gebruikt die de Vennootschap daarvoor heeft opgesteld. De Vennootschap moet de origineel ondertekend papieren formulieren uiterlijk op 5 mei 2021 om 17.00 uur (CET) ontvangen. Deze formulieren kunnen ook per fax of elektronisch worden verstuurd naar de Vennootschap binnen dezelfde periode op voorwaarde dat de e-mail ondertekend is met een elektronische handtekening overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.

De formulieren om een volmachtdrager aan te wijzen kunnen worden bekomen via de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financialinformation) of op eenvoudig verzoek op het adres dat op het einde in deze oproeping wordt vermeld.

De aanwijzing van een volmachtdrager gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke Belgische wetgeving, meer bepaald inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, moeten voldoen aan de registratieprocedure zoals hierboven beschreven.

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DOCUMENTEN

Het jaarverslag en de documenten die volgens de wet ter beschikking van de aandeelhouders moeten worden gesteld samen met deze oproeping kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (https://www.fluxys.com/nl/company/fluxys-belgium/financialinformation), met inbegrip van de formulieren.

Deze documenten zullen eveneens ter beschikking worden gesteld van de aandeelhouders op eenvoudig verzoek aan de zetel van de Vennootschap, telefonisch (02/282.76.63) of per e-mail (corporate.secretary@fluxys.com).

MEDEDELINGEN AAN DE VENNOOTSCHAP

De voorafgaande schriftelijke vragen over agendapunten, verzoeken om de agenda van de Vergadering te wijzigen, volmachtformulieren, alle attesten en alle andere documenten die aan de Vennootschap moeten worden meegedeeld krachtens deze oproeping moeten uitsluitend gericht worden aan het volgende adres: Fluxys Belgium NV, Corporate Secretary, Kunstlaan 31 te 1040 Brussel of per e-mail: corporate.secretary@fluxys.com of per fax (02/282.70.94) overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in deze oproeping en in de door de Vennootschap ter beschikking gestelde formulieren.

De raad van bestuur