AGM Information • May 5, 2020
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS 19 mei 2020 VOLMACHT GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 19 May 2020 STANDARD PROXY FORM
EXMAR NV De Gerlachekaai 20 2000 Antwerpen BTW BE 0860.409.202
De aandeelhouder die de registratie- en deelnameformaliteiten op geldige en tijdige wijze heeft vervuld en die zich wenst te laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders ("Algemene Vergadering") zal ervoor zorgen dat deze volmacht ten laatste op 15 mei 2020 op de zetel van de EXMAR NV (de "Vennootschap") toekomt. Alle praktische formaliteiten zijn beschikbaar op de website van EXMAR.
Shareholders who have duly and timely completed the registration and participation formalities and who wish to be represented at the General Shareholders' Meeting shall ensure that this proxy arrives at the registered office of EXMAR NV ("the Company") by 15 May 2020. All practical modalities are described on EXMAR's website.
________________________________________
| IK ONDERGETEKENDE I, THE UNDERSIGNED |
|
|---|---|
| Naam/benaming: | |
| Name/company name: | |
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
|
| ……………………………………… | |
| Voornaam: | |
| First name: | |
| ……………………………………………………………………………………………………………… | |
| Adres/zetel: | |
| Address/registered office: | |
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
|
| Eigenaar van ……………………………………………………………………………………… aandelen van de naamloze vennootschap | |
| EXMAR (RPR Antwerpen – afdeling Antwerpen 0860.409.202) | |
| Owner of shares of the public limited company EXMAR (RLP Antwerp – section Antwerp |
0860.409.202)
NOTEER dat ik vertegenwoordigd zal worden op de Algemene Vergadering voor het totaal aantal aandelen waarvoor ik mijn stemrecht wens uit te oefenen. Mijn stemrecht zal worden beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum, namelijk op 5 mei 2020 om middernacht (CET).
NOTE that I shall be represented at the General Shareholders' Meeting for the total number of shares for which I wish to exercise my voting right. My voting right shall be limited to the number of shares of which the ownership shall be established on the date of registration, i.e. 5 May 2020 at midnight (CET).
VERKLAAR in kennis te zijn gesteld dat de jaarlijkse Algemene Vergadering van EXMAR NV zal worden gehouden op dinsdag 19 mei 2020 om 14.30 u te Antwerpen en op de hoogte te zijn dat de Algemene Vergadering wordt gehouden zonder de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders en hun gevolmachtigden overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 9 april 2020.
CERTIFY that I have been informed that the ordinary General Shareholders' Meeting of EXMAR NV shall take place on Tuesday, 19 May 2020, at 14h30 in Antwerp and that I am aware that the General Shareholders' Meeting will be held without the physical presence of the shareholders and their proxy holders in accordance with the Royal Decree of 9 April 2020.
WENS mij te laten vertegenwoordigen als aandeelhouder op de Algemene Vergadering voor alle agendapunten.
WISH to be represented as shareholder at the General Shareholders' Meeting for all agenda items.
Overeenkomstig het Koninklijk Besluit mag deze volmacht niet aan een andere persoon gegeven worden dan aan een aangestelde van EXMAR.
Pursuant to the Royal Decree, this proxy may not be given to any other person, than the person designated by EXMAR.
TO VOTE IN HIS/HER NAME on all the AGENDA ITEMS below:
Na bekendmaking van de oproeping om aan de Algemene Vergadering deel te nemen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van EXMAR bezitten, met inachtneming van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, nieuwe onderwerpen met voorstellen tot besluit op de agenda laten plaatsen, evenals nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten indienen. Indien overeenkomstig artikel 7:127 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe agendapunten worden toegevoegd zal (**)
De volmachtdrager gerechtigd zijn te stemmen over de nieuwe agendapunten
De volmachtdrager zich onthouden te stemmen over de nieuwe agendapunten
(**) Indien de volmachtgever geen keuze aankruist, of ze allebei aankruist, zal de volmachtdrager zich dienen te onthouden van deze stemming.
After publication of the convening notice of the general meeting, one or more shareholders who, alone or jointly, hold at least 3% of the share capital are entitled to add items to the agenda of the shareholder's meeting and submit resolution proposals with respect to existing agenda items – taking into account the provisions of the Code of Companies and associations. In case new agenda items are added, pursuant to article 7:127 of the Code of Companies and associations, (**)
The proxy holder will be entitled to vote on the new agenda items
The proxy holder shall abstain from voting on the new agenda items
(**) If the shareholder ticks both or none of the boxes above, the proxy will be required to abstain from voting on new agenda items, if any.
Approval of the statutory financial statements for the year ended 31 December 2019 and appropriation of the result.
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2019 en resultaatsbestemming als volgt:
| *Overgedragen winst: | USD 274.177.783,01 | |
|---|---|---|
| * Winst van het boekjaar : | USD | 44.885.407,34 |
| * Overboeking uit de onbeschikbare reserves: | USD | 2.234.508,42 |
| * Overdracht naar volgend boekjaar: | USD 321.297.698,77 |
Proposed resolution: Approval of the financial statements for the year 2019 and appropriation of the result for the year as follows:
| * Profit brought forward: | USD 274,177,783.01 | |
|---|---|---|
| * Profit for the period: | USD 44,885,407.34 | |
| * Transfer to the reserves not available for distribution: | USD | 2,234,508.42 |
| * Result to be carried forward: | USD 321,297,698.77 |
• Discharge is granted to the directors : Mr. Philippe Bodson (non-executive director), Mr. Nicolas Saverys (executive director), Mr. Michel Delbaere (independent director), Mr. Philippe Vlerick (non-executive director), NV JALCOS, represented by Mr. Ludwig Criel (non-executive director), Mrs. Isabelle Vleurinck (independent director) Mrs. Ariane Saverys (non-executive director) Mrs. Pauline Saverys (non-executive director) and Mrs. Barbara Saverys (non-executive director) for the exercise of their mandates during the past financial year.
Er wordt kwijting verleend aan de commissaris: DELOITTE Bedrijfsrevisoren BV o.v.v.e. CVBA vertegenwoordigd door de heer Gert Vanhees voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende afgelopen boekjaar.
• Discharge is granted to the statutory auditor: DELOITTE Bedrijfsrevisoren BV o.v.v.e. CVBA represented by Mr. Gert Vanhees for the exercise of his mandate during the past financial year.
Acknowledgement of the passing away of Mr. Philippe Baron Bodson as director of the Company on 4 Aril 2020. De Algemene Vergadering neemt kennis van het overlijden van de heer Philippe Baron Bodson als nietuitvoerend bestuurder van de Vennootschap.
The General Shareholders' Meeting acknowledges the passing away of Mr. Philippe Baron Bodson as a non-executive director of the Company.
4. Kennisname van het ontslag van de heer Jens Ismar als bestuurder van de Vennootschap vanaf 10 oktober 2019. (datum van benoeming van de heer Ismar als lid van het Directiecomité)
Acknowledgement of the dismissal of Mr. Jens Ismar as director of the Company as from 10 October 2019. (date of appointment as Executive Committee member)
Voorstel tot besluit: Er wordt kwijting verleend aan de heer Jens Ismar voor de uitoefening van zijn mandaat als bestuurder gedurende afgelopen boekjaar tot diens ontslag als bestuurder op 10 oktober 2019.
Proposed resolution: discharge is granted to Mr. Jens Ismar as director for the exercise of his mandate during the past financial year until his dismissal on 10 October 2019.
Board composition re-election of directors
De mandaten van de heer Philippe Vlerick en de NV JALCOS, vertegenwoordigd door de heer Ludwig Criel, niet-uitvoerende bestuurders, vervallen na afloop van de Algemene Vergadering van 2020.
The mandates of Mr. Philippe Vlerick and JALCOS NV, represented by Mr. Ludwig Criel, non-executive directors, will come to an end after the General Shareholders' Meeting of 2020.
Voorstellen tot besluit:
Proposed resolutions:
herbenoeming van de heer Philippe Vlerick als niet-uitvoerend bestuurder voor een periode van drie (3) jaar.
re-election of Mr. Philippe Vlerick as non-executive director for a period of three (3) years.
herbenoeming van JALCOS NV, vertegenwoordigd door de heer Ludwig Criel, als niet-uitvoerend bestuurder voor een periode van drie (3) jaar.
Voor Tegen Onthouding
re-election of JALCOS NV, represented by Mr. Ludwig Criel, as non-executive director for a period of three (3) years.
Confirmation of co-optation of director
Bevestiging van de coöptatie van de heer Wouter De Geest als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap zoals beslist door de Raad van Bestuur, met ingang van 29 januari 2020, conform de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, ter vervanging van mevrouw Kathleen Eisbrenner, overleden op 9 mei 2019.
Confirmation of co-optation of Mr. Wouter De Geest as independent director of the Company, as decided by the Board of Directors, effective as of 29 January 2020, within the meaning of the Code of Companies and Associations, replacing Mrs. Kathleen Eisbrenner who passed away on 9 May 2019.
Bevestiging van de coöptatie van de heer Wouter De Geest als onafhankelijk bestuurder tot de Algemene Vergadering van 2022
Proposed resolution:
Confirmation of the co-optation of Mr. Wouter De Geest as independent director until the General Shareholders' Meeting of 2022.
For Against Abstain
Voorstel tot besluit: Hernieuwing van het mandaat van Deloitte Bedrijfsrevisoren BV o.v.v.e. CVBA, met maatschappelijke zetel te Gateway Building, Luchthaven Nationaal 1J, B-1930 Zaventem, vertegenwoordigd door de heren Rik Neckebroeck en Ben Vandeweyer voor een periode van drie (3) boekjaren vanaf boekjaar 2020.
Proposed resolution: re-appointment of the statutory auditorship of Deloitte Bedrijfsrevisoren BV o.v.v.e. CVBA at Gateway Building, Luchthaven Nationaal 1J, B-1930 Zaventem represented by Mr. Rik Neckebroeck and Mr. Ben Vandeweyer for a period of three financial years starting from the financial year 2020.
For Against Abstain
8 . Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag als deel van de Corporate Governance Verklaring in het Financieel Verslag over 2019. Presentation and approval of the remuneration report as part of the Corporate Governance Statement included in the 2019 Financial Report.
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van het remuneratieverslag.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: Approval of the remuneration report.
For Against Abstain
Deel te nemen aan alle beraadslagingen; To take part in all deliberations;
Deel te nemen aan de stemming over alle punten op de agenda; To participate in the vote on all agenda items;
Alle notulen en andere documenten al dan niet goed te keuren en te ondertekenen; As appropriate, to approve and sign all minutes and other documents;
In algemene zin al het nodige te doen ter uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging inzoverre vereist;
In general, to do all that is necessary to execute this proxy, with promise of ratification insofar as this is required;
Gedaan te op
Done at ..................................................... on
Handtekening moet worden voorafgegaan door de handgeschreven melding "goed voor volmacht"
Signature must be preceded by the handwritten words "valid as proxy"
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.