EXMAR NV

AGM Information • Aug 7, 2020

Deelnemen aan de bijzondere en buitengewone algemene vergadering van 11 september 2020 (*)

Principe

Om aan de bijzondere en buitengewone algemene vergadering deel te nemen dienen houders van aandelen uitgegeven door de Vennootschap zich te schikken naar artikel 34 van de statuten. De registratie van de deelnemers aan de vergaderingen vangt aan om 14.00 uur. Deelnemers worden verzocht zich minstens 15 minuten voor de vergadering te laten registreren.

Vraagrecht

De Vennootschap dient de schriftelijke vragen via elektronische communicatie uiterlijk op 5 september 2020 voor 17.00 uur te ontvangen.

Agenderingsrecht

Eén of meer aandeelhouders die, alleen of gezamenlijk, minstens 3% van het kapitaal vertegenwoordigen, kunnen onderwerpen op de agenda van de bijzondere en buitengewone algemene vergadering laten plaatsen, evenals voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot te behandelen agendapunten.

De verzoeken moeten schriftelijk, via elektronische communicatie, aan de Vennootschap overgemaakt worden uiterlijk op 20 augustus 2020 om 17.00 uur.

Uiterlijk op de 15de dag voor de datum van de bijzondere en buitengewone algemene vergadering publiceert de Vennootschap een aangevulde agenda.

Formaliteiten

Registratiedatum 28 augustus 2020 middernacht CET

Enkel de aandeelhouders die op registratiedatum houder van aandelen waren kunnen in aanmerking komen voor deelname aan de vergadering.

Registratie van de aandelen

Houders van aandelen op naam dienen uiterlijk op 5 september 2020 aan de Vennootschap hun voornemen om deel te nemen aan de bijzondere en buitengewone algemene vergadering meedelen, door middel van het formulier dat hen werd overgemaakt.

Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen zich uiterlijk op 5 september 2020 aan te melden via hun financiële instelling. De financiële instelling dient uiterlijk op 5 september 2020 aan Euroclear Belgium de identiteit en het aantal aandelen te bevestigen waarmee de aandeelhouder zich heeft laten registreren.

Kennisgeving van deelname

Naast de registratieprocedure dient de aandeelhouder uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de bijzondere en de buitengewone algemene vergadering (5 september 2020) aan de Vennootschap te melden dat hij/zij wil deelnemen aan de vergadering.

Vertegenwoordiging

Een model van volmacht kan op eenvoudig verzoek op de zetel van de Vennootschap worden verkregen of gedownload worden op www.exmar.be.

(*) Afhankelijk van hoe de COVID-19 situatie zich verder ontwikkelt in de komende weken en in toepassing van de geldende regelgeving met betrekking tot de organisatie van algemene vergaderingen en de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad, zal de Vennootschap eventueel bijkomend communiceren met betrekking tot de organisatie van de bijzondere en buitengewone algemene vergadering door middel van een persbericht.

De aandeelhouders zorgen ervoor dat de volmacht ten laatste op 5 september 2020 op de zetel van de Vennootschap toekomt. (Zie onderstaand adres).

Beschikbare documenten op de website www.exmar.be

• Volmachtformulier.
• Alle op de vergaderingen betrekking hebbende documenten.

Praktische informatie

Aandeelhouders die meer informatie wensen over de wijze van deelname aan de vergaderingen worden verzocht contact op te nemen met:

EXMAR NV Tel : +32 3 247.56.68 Corporate Administration Fax : +32 3 247.56.01 De Gerlachekaai 20 – B 2000 Antwerpen, België

E-mail: corporate@exmar.be