AGM Information • Apr 13, 2023
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS 16 MEI 2023 VOLMACHT GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 16 MAY 2023 STANDARD PROXY FORM
EXMAR NV De Gerlachekaai 20 2000 Antwerpen BTW BE0860.409.202
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders ("Algemene Vergadering") zal ervoor zorgen dat deze volmacht ten laatste op 10 mei 2023 op de zetel van EXMAR NV (de "Vennootschap") toekomt.
Shareholders who wish to be represented at the General Shareholders' Meeting shall ensure that this proxy arrives at the registered office of EXMAR NV ("the Company") by 10 May 2023.
________________________________________
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… | ||
|---|---|---|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
| First name: |
|---|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
Eigenaar van ……………………………………………………………………………………….. aandelen van de naamloze vennootschap EXMAR (BTW BE0860.409.202) Owner of ............................................................ shares of the public limited company EXMAR (VAT BE0860.409.202)
NOTEER dat ik vertegenwoordigd zal worden op de Algemene Vergadering voor het totaal aantal aandelen waarvoor ik mijn stemrecht wens uit te oefenen. Mijn stemrecht zal worden beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum, namelijk op 2 mei 2023 om middernacht (CET).
NOTE that I shall be represented at the General Shareholders' Meeting for the total number of shares for which I wish to exercise my voting right. My voting right shall be limited to the number of shares of which the ownership shall be established on the date of registration, i.e. 2 May 2023 at midnight (CET).
VERKLAAR in kennis te zijn gesteld dat de jaarlijkse Algemene Vergadering van EXMAR NV zal worden gehouden op dinsdag 16 mei 2023 om 14.30 u te Antwerpen, De Gerlachekaai 20, gebouw Belgica- gelijkvloers.
CERTIFY that I have been informed that the ordinary General Shareholders' Meeting of EXMAR NV shall take place on Tuesday, 16 May 2023, at 14h30 at De Gerlachekaai 20 – Belgica Building, groundfloor, Antwerp.
WENS mij te laten vertegenwoordigen als aandeelhouder op de Algemene Vergadering voor alle agendapunten door:
WISH to be represented as shareholder at the General Shareholders' Meeting for all agenda items by:
Naam, voornaam (*): Name, first name (*):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Adres: Address:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(*) De naam van de gevolmachtigde moet niet noodzakelijk vermeld worden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt, zal EXMAR een gevolmachtigde aanstellen die u op de vergadering zal vertegenwoordigen en die er zal stemmen volgens de door u vermelde instructies. Indien u geen instructies vermeldt, wordt u geacht in te stemmen met de voorgestelde besluiten.
(*) The proxy holder's name need not necessarily be mentioned. If you do not appoint a proxy holder, EXMAR will appoint a proxy holder to represent you at the meeting and to vote in accordance with your instructions. If you give no instructions, you will be deemed to agree with the proposed resolutions.
Na bekendmaking van de oproeping om aan de Algemene Vergadering deel te nemen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van EXMAR bezitten, met inachtneming van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, nieuwe onderwerpen met voorstellen tot besluit op de agenda laten plaatsen, evenals nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten indienen. Indien overeenkomstig artikel 7:127 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe agendapunten worden toegevoegd zal (**):
De volmachtdrager gerechtigd zijn te stemmen over de nieuwe agendapunten
De volmachtdrager zich onthouden te stemmen over de nieuwe agendapunten
(**) Indien de volmachtgever geen keuze aankruist, of ze allebei aankruist, zal de volmachtdrager zich dienen te onthouden van deze stemming.
After publication of the convening notice of the General Meeting, one or more shareholders who, alone or jointly, hold at least 3% of the share capital are entitled to add items to the agenda of the Shareholder's Meeting and submit resolution
proposals with respect to existing agenda items – taking into account the provisions of the Code of Companies and Associations. In case new agenda items are added, pursuant to article 7:127 of the Code of Companies and Associations (**):
The proxy holder will be entitled to vote on the new agenda items
The proxy holder shall abstain from voting on the new agenda items
(**) If the shareholder ticks both or none of the boxes above, the proxy will be required to abstain from voting on new agenda items, if any.
1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur en de Commissaris over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
Annual report of the Board of Directors and the statutory auditor on the financial statements for the financial year ended 31 December 2022.
2. Voorlegging van de geconsolideerde jaarrekening en goedkeuring van de statutaire jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat.
Presentation of the consolidated annual accounts and approval of the statutory financial statements for the year ended 31 December 2022 and appropriation of the result.
De Algemene Vergadering besluit de statutaire jaarrekening voor het boekjaar 2022, zoals opgesteld door de Raad van Bestuur, goed te keuren. De Algemene Vergadering besluit het resultaat als volgt te bestemmen:
| * Overgedragen winst: | USD 183.668.811,64 | |
|---|---|---|
| * Winst van het boekjaar: | USD 235.991.843,69 | |
| * Toevoeging aan de overige reserves: | USD - 8.144.999,03 | |
| * Betaling tussentijds dividend: | USD – 56.038.885,00 | |
| Te bestemmen resultaat: | USD 355.476.771,30 | |
| * Uit te keren dividend: | USD 63.462.700,00 | |
| * Over te dragen resultaat: | USD 292.014.071,30 |
The General Meeting decides to approve the statutory financial statements for the 2022 financial year as drawn up by the Board of Directors. The General Meeting decides to allocate the results as follows:
| * Profit carried forward : | USD 183,668,811.64 |
|---|---|
| * Profit of the financial year : | USD 235,991,843.69 |
| * Transfer to reserves: | USD - 8,144,999.03 |
| * Intermediary dividend: | USD – 56,038,885.00 |
| Result to appropriate : | USD 355,476,771.30 |
| * Dividend payable: | USD 63,462,700.00 |
| * Result to carry forward : | USD 292,014,071.30 |
For Against Abstain
Voorstel tot besluit : De Algemene Vergadering besluit een brutodividend uit te keren van EUR 1,0 per aandeel. Het nettodividend bedraagt EUR 0,70 per aandeel (na aftrek van 30% roerende voorheffing).
Proposed resolution:
The General Meeting decides to distribute a gross dividend of EUR 1.00 per share. The net dividend amounts to EUR 0.70 per share (after deduction of 30% withholding tax).
Voorstel tot besluit:
| Nicolas Saverys | Voor Tegen Onthouding |
|---|---|
| Michel Delbaere | Voor Tegen Onthouding |
| Philippe Vlerick | Voor Tegen Onthouding |
| Wouter De Geest | Voor Tegen Onthouding |
| Carl-Antoine Saverys | Voor Tegen Onthouding |
| FMO BV | Voor Tegen Onthouding |
| Isabelle Vleurinck | Voor Tegen Onthouding |
| Stephanie Saverys | Voor Tegen Onthouding |
| Maryam Ayati | Voor Tegen Onthouding |
| ACACIA I BV | Voor Tegen Onthouding |
Proposed resolution :
| Nicolas Saverys | For Against Abstain |
|---|---|
| Michel Delbaere | For Against Abstain |
| Philippe Vlerick | For Against Abstain |
| Wouter De Geest | For Against Abstain |
| Carl-Antoine Saverys | For Against Abstain |
| FMO BV | For Against Abstain |
| Isabelle Vleurinck | For Against Abstain |
| Stephanie Saverys | For Against Abstain |
| Maryam Ayati | For Against Abstain |
| ACACIA I BV | For Against Abstain |
Voorstel tot besluit:
Proposed resolution :
-Discharge is granted to the statutory auditor: DELOITTE Bedrijfsrevisoren BV represented by Mr. Rik Neckebroeck and Mr. Ben Vandeweyer, for the exercise of its mandate during the past financial year.
For Against Abstain
Het mandaat van de heer Philippe Vlerick verstrijkt aan het einde van de Algemene Vergadering in 2023. The mandate of Mr. Philippe Vlerick expires at the end of the General Meeting in 2023.
Voorstel tot besluit: Herbenoeming van de heer Philippe Vlerick als niet-uitvoerend Bestuurder voor een periode van drie (3) jaar.
Proposal for resolution: Re-appointment of Mr. Philippe Vlerick as non-executive director for a period of three (3) years.
5. Herbenoeming van de Commissaris. Re-election of the statutory auditor.
Het tweede mandaat van drie jaar van de Commissaris, Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, vervalt aan het einde van de Algemene Vergadering in 2023. Het Audit- en Risicocomité beveelt aan om het mandaat te verlengen voor een derde periode van drie jaar (tot de Algemene Vergadering in mei 2026). Overeenkomstig de Wet betreffende de Organisatie van het Beroep en het Openbaar Toezicht op de Bedrijfsrevisoren dienen de heren Rik Neckebroeck en Ben Vandeweyer te worden vervangen (verplichte interne rotatietermijn van 6 jaar).
The second mandate of three years of the statutory auditor, Deloitte Bedrijfsrevisoren CVBA, expires at the end of the General Meeting in 2023. The Audit and Risk Committee recommends renewing the mandate for a third period of three years (until the General Meeting in May 2026). In conformity with the Law relating to the organization of the profession and the public supervision of registered auditors, Mr. Rik Neckebroeck and Mr. Ben Vandeweyer needs to be replaced (mandatory internal rotation term of 6 years).
Voorstel tot besluit:
Hernieuwing van het mandaat van Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, Gateway Building, Luchthaven Nationaal 1J, B-1930 Zaventem als Commissaris voor een periode van drie boekjaren vanaf het boekjaar 2023. De Commissaris wordt vertegenwoordigd door de heer Kurt Dehoorne.
Voor Tegen Onthouding
Volmacht Algemene Vergadering van Aandeelhouders 16 mei 2023 Proxy General Shareholders' Meeting 16 May 2023 www.exmar.be
Proposed resolution:
Renewal of the mandate of Deloitte Bedrijfsrevisoren CVBA, of Gateway Building, Luchthaven Nationaal 1J, B-1930 Zaventem as statutory auditor for a period of three financial years starting from the financial year 2023. The statutory auditor shall be represented by Mr. Kurt Dehoorne.
Op aanbeveling van het Benoemings- en Remuneratiecomité stelt de Raad voor om het remuneratieverslag voor het boekjaar 2022 goed te keuren met inbegrip van de toekenning van een variabele remuneratie op korte termijn ten bedrage van EUR 2.000.000 aan SAVEREX NV. De Raad is van mening dat het voorstel gerechtvaardigd is wegens de uitzonderlijke prestaties van SAVEREX NV in 2022.
On recommendation of the Nomination and Remuneration Committee, the Board proposes to approve the remuneration report for the financial year 2022 including the granting of short term variable remuneration in an amount of EUR 2,000,000 to SAVEREX NV. The Board is of the opinion that the proposal is justified because of extraordinary achievements by SAVEREX NV in 2022.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar 2022.
Goedkeuring van de korte termijn variabele vergoeding voor SAVEREX NV van EUR 2.000.000.
Proposed resolution:
-Approval of the remuneration report for the financial year 2022. -Approval of the short term variable remuneration for SAVEREX NV of EUR 2,000,000.
For Against Abstain
De Algemene Vergadering neemt kennis van de Corporate Governance Verklaring. The General Meeting takes note of the Corporate Governance Statement
Overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is enkel de Algemene Vergadering bevoegd om clausules inzake controlewijziging goed te keuren. Daarom wordt de volgende controlewijziging ter goedkeuring voorgelegd.
In accordance with article 7:151 of the Belgian Code of Companies and Associations, only the General Meeting is authorised to approve change of control clauses. For this reason, the following change of control clause is submitted for approval.
Goedkeuring van de controlewijzigingsclausule in de garantie uitgegeven door EXMAR NV op 21 december 2022 tot zekerheid van de leningsovereenkomst van 16 december 2022 tussen EXMAR Shipping BV en Nordea Bank ABP, Filial I Norge, Skandinaviska Enskilda Banken ab (publ); BNP Paribas Fortis sa/nv, Crédit Agricole Corporate and Investment Bank, Danske Bank a/s, DNB Markets inc., en First-Citizens Bank & Trust Company als kredietverstrekkers. Deze Clausule bepaalt dat bij stopzetting van notering van de aandelen van EXMAR NV op Euronext Brussel, EXMAR NV ervoor zal zorgen dat Nicolas Saverys en/of zijn afstammelingen in rechte lijn ten allen tijde rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 33 ⅓ procent van het aandelenkapitaal van de Garant (EXMAR NV) zullen bezitten.
Approval of the change of control clause in the Parent Company Guarantee issued by EXMAR NV on 21 December 2022 as a security to the Loan Agreement dated 16 December 2022 between Exmar Shipping BV and Nordea Bank ABP, Filial I Norge, Skandinaviska Enskilda Banken ab (publ); BNP Paribas Fortis sa/nv, Crédit Agricole Corporate and Investment Bank, Danske Bank a/s, DNB Markets inc., and First-Citizens Bank & Trust Company as lenders. This Clause provides that in case EXMAR NV would be delisted from the First Market of Euronext Brussels, EXMAR NV shall procure that Nicolas Saverys and/or his direct lineal descendants shall at all times own, directly or indirectly, at least 33 ⅓ per cent. of the share capital of the Guarantor (EXMAR NV).
Deel te nemen aan alle beraadslagingen; To take part in all deliberations;
Deel te nemen aan de stemming over alle punten op de agenda; To participate in the vote on all agenda items;
Alle notulen en andere documenten al dan niet goed te keuren en te ondertekenen; As appropriate, to approve and sign all minutes and other documents;
In algemene zin al het nodige te doen ter uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging inzoverre vereist;
In general, to do all that is necessary to execute this proxy, with promise of ratification insofar as this is required;
Gedaan te ....................................................op
Done at ..................................................... on
Handtekening moet worden voorafgegaan door de handgeschreven melding "goed voor volmacht".
Signature must be preceded by the handwritten words "Valid as proxy".
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.