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Pre-Annual General Meeting Information May 13, 2019

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Pre-Annual General Meeting Information

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ASIT BioTech

Société Anonyme Ayant fait ou faisant appel public à l'épargne Avenue Ariane 5 à B-1200 Woluwe-Saint-Lambert TVA BE : 0460.798.795 - RPM Bruxelles (la « Société »)

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2019

Les actionnaires, porteurs d'obligations, titulaires de droit de souscription, administrateurs et commissaires de la Société sont invités à assister à l'assemblée générale ordinaire de la Société, dont le capital est actuellement représenté par 20.188.890 actions avec droit de vote, quise tiendra le 13 juin 2019 à 15heures, 5 Avenue Ariane à 1200 Woluwé-Saint-Lambert, aux fins de délibérer et de statuer sur l'ordre du jour suivant :

ORDRE DU JOUR

  • 1. Présentation du rapport annuel du conseil d'administration relatif à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018
  • 2. Approbation du rapport de rémunération du conseil d'administration tel que repris dans le rapport de gestion

Proposition de résolution : L'assemblée générale approuve le rapport de rémunération établi par le conseil d'administration, comme exposé par le comité de nomination et de rémunération et tel que repris dans le rapport de gestion relatif à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018.

  • 3. Présentation du rapport du collège des commissaires sur les comptes annuels (BGAAP) de la Société arrêtés au 31 décembre 2018
  • 4. Approbation des comptes annuels (BGAAP) de la Société relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018

Proposition de résolution : L'assemblée générale approuve les comptes annuels (BGAAP) de la Société relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018, tels qu'ils ont été présentés, à savoir, le bilan, le compte de résultats et l'annexe.

5. Affectation du résultat de la Société pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018

Proposition de résolution : L'assemblée générale, sur proposition du conseil d'administration, décide d'affecter le résultat de l'exercice clos le 31 décembre 2018, de la manière suivante : report de la perte au prochain exercice social ; le compte « Pertes reportées » est ainsi porté de 26.990.743,65 € à 42.327.106,56 €.

  • 6. Présentation du rapport du collège des commissaires sur les comptes annuels IFRS de la Société arrêtés au 31 décembre 2018
  • 7. Présentation des comptes annuels IFRS de la Société relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018
  • 8. Décharge aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018

Proposition de résolution : L'assemblée générale donne, par vote séparé et individuel pour chacun d'eux, décharge à chacun des administrateurs de la Société pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018.

9. Décharge aux commissaires pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018

Proposition de résolution : L'assemblée générale donne, par vote séparé et individuel pour chacun d'eux, décharge à chacun des commissaires de la Société pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2018.

10. Renouvellement du mandat du commissaire RSM REVISEURS D'ENTREPRISES – BEDRIJFSREVISOREN SCRL

Proposition de résolution: L'assemblée générale décide de renouveler le mandat du commissaire RSM REVISEURS D'ENTREPRISES – BEDRIJFSREVISOREN SCRL (B00033), ayant son siège social sis Chaussée de Waterloo 1151 à B-1180 Uccle (TVA BE : 0429.471.656), représentée par M. Luis LAPERAL, représentant permanent, pour une durée de 3 ans portant sur les exercices comptables se clôturant au 31 décembre 2019, 31 décembre 2020 et 31 décembre 2021, et que la rémunération de ce commissaire reste inchangée par rapport à ce qui a été décidé l'année passée par l'assemblée générale ordinaire, soit une rémunération annuelle s'élevant à 25.000 € HTVA, à répartir à parts égales entre les membres du collège des commissaires.

11. Nomination d'un administrateur indépendant : M. Jean-Paul PRIEELS

Proposition de résolution: Sur recommandation et proposition du comité de rémunération et de nomination, l'assemblée générale décide de nommer M. Jean-Paul PRIEELS, domicilié à B-1380 Lasne Chemin du Gros Tienne 61, en qualité d'administrateur indépendant, prenant effet ce jour pour une durée de 3 ans. Cette nomination est motivée par le fait que M. PRIEELS satisfait à l'ensemble des critères visés par l'article 526ter, al. 2 du Code des sociétés. Toutes informations utiles notamment sur ses qualifications professionnelles et la liste des fonctions déjà exercées figurent dans son curriculum vitae mis à disposition conformément à ce qui est dit ci-dessous dans la section « Documents disponibles ».

12. Remplacement de l'administrateur indépendant, M. Louis CHAMPION, par sa société ZOPAMAVI SAS

Proposition de résolution: L'assemblée générale décide de remplacer M. Louis CHAMPION à son poste d'administrateur indépendant, par la société par actions simplifiée de droit français ZOPAMAVI, ayant son siège social à F-75016 Paris, Avenue Milleret De Brou 1, et inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 790.095.145, dont le représentant permanent est M. Louis CHAMPION et dont le mandat prend effet ce jour pour une durée de 3 ans. Cette nomination est motivée par le fait que tant la SAS ZOPAMAVI que son représentant permanent satisfont à l'ensemble des critères visés par l'article 526ter, al. 2 du Code des sociétés.

13. Rémunération des administrateurs

Proposition de résolution : Sur recommandation et proposition du comité de rémunération et de nomination, l'assemblée générale décide de modifier les rémunérations des administrateurs telles que décidées par l'assemblée générale du 8 juin 2017, pour arrêter les rémunérations et principes de rémunération suivants, applicables à compter du 1er janvier 2019 :

  • a) des honoraires annuels fixes de 60.000 € sont accordés au président du conseil d'administration, sans préjudice des honoraires attribués aux membres/président des comités ;
  • b) des honoraires annuels fixes de 30.000 € sont accordés à chaque administrateur indépendant, sans préjudice des honoraires attribués aux membres/président des comités (non cumulables avec les honoraires attribués au président du conseil d'administration) ;
  • c) des honoraires annuels fixes de 30.000 € sont accordés à chaque administrateur non exécutif qui ne représente pas un ou plusieurs actionnaires, sans préjudice des honoraires attribués aux membres/président des comités (non cumulables avec les honoraires attribués au président du conseil d'administration);
  • d) des honoraires annuels fixes de 5.000 € sont accordés au président du comité d'audit et au président du comité de rémunération et de nomination ;
  • e) des honoraires annuels fixes de 3.000 € sont accordés aux autres membres du comité d'audit et aux membres du comité de rémunération et de nomination ;
  • f) la Société souscrira une police d'assurance RC administrateurs et remboursera les défraiements raisonnables des administrateurs (y compris les frais de déplacement) exposés dans le cadre de l'exercice de leur mandat.

14. Pouvoirs à conférer en vue de l'exécution des résolutions qui précèdent

Proposition de résolution: L'assemblée générale décide de conférer tous pouvoirs au notaire soussigné, au délégué à la gestion journalière, à M. Grégory NIHON et à Me Patrick della FAILLE, chacun agissant seul avec faculté de substitution, en qualité de mandataire aux fins d'exécuter les résolutions qui précèdent, et notamment procéder aux publications aux Annexes du Moniteur belge et effectuer toute modification des données de la Société auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

QUORUM ET MAJORITE

Quorum de présence: Il n'y a pas d'exigence de quorum de présence pour la délibération et le vote sur les points repris à l'ordre du jour susmentionné.

Vote et majorité:

    1. Sousréserve des dispositionslégales applicables, chaque action donnera droit à un vote. En application de l'article 537 du Code des sociétés, les porteurs d'obligations et titulaires d'un droit de souscription ont le droit d'assister à l'assemblée générale, mais seulement avec une voix consultative
    1. Les propositions de résolutions figurant à l'ordre du jour susmentionné seront adoptées si elles sont approuvées par une majorité simple des votes valablement émis par les actionnaires.

Conditions d'admission

PARTICIPATION À L'ASSEMBLEE

Pour pouvoir assister à l'assemblée générale et y exercer le droit de vote, conformément à l'article 536, § 2, du Code des sociétés et à l'article 29 des statuts de la Société, les actionnaires doivent se conformer aux conditions suivantes :

    1. Enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire le 30 mai 2019, à minuit (heure belge) (la « Date d'Enregistrement »). Nous attirons l'attention quant au fait que le 30 mai 2019 est un jour férié. Cet enregistrement est établi:
  • pour les actions nominatives: par leur inscription dans le registre des actions nominatives de la Société;
  • pour les actions dématérialisées: par leur inscription dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.

    1. Confirmation de participation: L'actionnaire doit confirmer explicitement à la Société son intention de participer à l'assemblée générale pour le 7 juin 2019 au plus tard, en le notifiant par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention d'ASIT BioTech SA, M. Grégory NIHON, 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert. Pour les actions dématérialisées, doit être jointe à cette notification, l'(les) attestation(s) émise(s) par l'organisme de liquidation ou le teneur de compte agréé certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la Date d'Enregistrement, pour lequel l'actionnaire déclare avoir l'intention de participer à l'assemblée, et constatant l'inscription et l'indisponibilité de ces actions jusqu'à la date de l'assemblée générale.
    1. Pour les actions nominatives, les actionnaires sont reçus à l'assemblée générale sur la production de leur certificat d'inscription dans le registre pourvu qu'ils y soient inscrits depuis cinq jours au moins à l'assemblée.

Les participants sont invités à se présenter le 13 juin 2019 à partir de 14h30 en vue de permettre un déroulement efficace des formalités d'enregistrement.

Procurations

Tout actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire. Pour ce faire (i) l'actionnaire doit désigner ce mandataire en utilisant le formulaire de procuration établi par la Société, qui peut être obtenu sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com) ou sur simple demande à M. Grégory NIHON au

siège social de la Société ou par e-mail à [email protected]; (ii) l'actionnaire est invité à suivre les instructions reprises sur ledit formulaire et doit se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus, afin d'être valablement représenté à l'assemblée ; (iii) l'original de ce formulaire signé sur support papier doit parvenir à la Société à l'attention de M. Grégory NIHON, 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert, au plus tard le 7 juin 2019 à 17 heures (heure belge) ; ce formulaire peut également être communiqué à la Société dans le même délai par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99, pour autant que cette dernière communication soit signée par signature électronique conformément à la législation belge applicable ; (iv) toute désignation d'un mandataire devra être conforme à la législation belge applicable, notamment en matière de conflit d'intérêts et de tenue de registre.

Documents disponibles

Le texte intégral de tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires, administrateurs et commissaires et des propositions de décision pourront être consultés sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com) à partir du 14 mai 2019. A compter de cette même date, les actionnaires, obligataires et titulaires d'un droit de souscription pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la Société, 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert, et/ou, sur la production de leur titre, obtenir gratuitement les copies de ces documents. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées à M. Grégory NIHON par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert.

DROIT D'INSCRIRE DES SUJETS À L'ORDRE DU JOUR ET DE DÉPOSER DES PROPOSITIONS DE DÉCISIONS

Conformément à l'article 533ter du Code des sociétés, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3 % du capital social de la Société peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la Société au plus tard le 22 mai 2019 par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de M. Grégory NIHON, 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert. Le cas échéant, la Société publiera un ordre du jour complété au plus au plus tard le 29 mai 2019. De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com ).

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou aux commissaires préalablement à l'assemblée générale. Ces questions peuvent être posées préalablement à l'assemblée générale par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à M. Grégory NIHON, 5 avenue Ariane à 1200 Woluwe-Saint-Lambert. Elles doivent parvenir à la Société au plus tard le 7 juin 2019 à 17 heures (heure belge). De plus amples informations relatives au droit susmentionné et ses modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com).

Le conseil d'administration.

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