Pre-Annual General Meeting Information • Apr 29, 2016
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De Raad van Bestuur heeft de eer de aandeelhouders uit te nodigen op de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op de zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 14, 3001 Heverlee), op dinsdag 31 mei 2016 om 10.00 uur met volgende agenda.
Voorstel tot besluit: "De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag goed, zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2015".
Voorstel tot besluit: "De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening goed voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2015, inclusief de bestemming van het resultaat (verlies) zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur, met name het overdragen van het resultaat (verlies) naar het volgend boekjaar.
Voorstel tot besluit: "De vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders en de commissaris van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2015".
Voorstel tot besluit: "De vergadering beslist om de beëindiging van het mandaat van bestuurder FDVV CONSULT BVBA, met zetel te 9120 Beveren, Bosdamlaan 5, vast vertegenwoordigd door de heer Frank Deschuytere, met ingang vanaf 9 maart 2016 te bevestigen en goed te keuren. De vergadering beslist om de coöptatie van JINVEST BVBA, met zetel te Clemenceaustraat 177, 2860 Sint-Katelijne-waver, vast vertegenwoordigd door Jurgen Ingels met ingang vanaf 26 mei 2015 te bevestigen en goed te keuren. De vergadering aanvaardt het ontslag met ingang vanaf 26 januari 2016"
Voorstel tot besluit: "De Algemene Vergadering beslist om, na consultatie van de ondernemingsraad, CVBA Deloitte Bedrijfsrevisoren (IBR nummer B0025), met zetel te Berkenlaan 8b, 1831 Diegem, vertegenwoordigd door de heer Dominique Roux (IBR nummer A01774) te herbenoemen voor een termijn van drie jaar, tot de gewone algemene vergadering van 2019. De commissaris ontvangt voor dit mandaat een vaste jaarlijkse vergoeding van 60.000 EUR (indexeerbaar)".
Om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, dienen de houders van effecten uitgegeven door de Vennootschap zich te schikken naar artikel 536 van het Wetboek van vennootschappen en de statuten, en de hieronder beschreven formaliteiten en kennisgevingen na te leven.
De houders van warrants en obligaties uitgegeven door de Vennootschap kunnen in overeenstemming met artikel 537 van het Wetboek van vennootschappen slechts met raadgevende stem deelnemen aan de algemene vergadering.
De houders van aandelen en warrants en obligaties op naam hebben het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen en om, in het geval van aandelen, er het stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:
nemen, en dit door middel van een e-mail gericht aan [email protected] uiterlijk op 25 mei 2016.
De houders van gedematerialiseerde aandelen hebben het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen en om er het stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:
• hun aandelen waarmee zij willen stemmen zijn ingeschreven op hun naam op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de vereffeningsinstelling om vierentwintig uur (24.00u) (CET) op 17 mei 2016 (de "registratiedatum"), zoals blijkt uit een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling en dit ongeacht het aantal aandelen dat ze bezitten op de dag van de algemene vergadering; en
• zij uiterlijk op 25 mei 2016 hebben gemeld te willen deelnemen aan de vergadering door middel van een e-mail gericht aan [email protected].
Enkel personen die aandeelhouder, obligatiehouder of warranthouder zijn van de Vennootschap op de registratiedatum (17 mei 2016) en die uiterlijk op 25 mei 2016 hebben gemeld te willen deelnemen aan de vergadering zoals hierboven uiteengezet, zijn gerechtigd om deel te nemen aan de algemene vergadering.
Overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen, hebben alle aandeelhouders het recht om tijdens de vergadering of schriftelijk vóór de vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot verslagen die voorwerp uitmaken van de agenda.
Vragen die schriftelijk worden gesteld zullen slechts worden beantwoord indien de aandeelhouder in kwestie de hierboven vermelde formaliteiten om te worden toegelaten tot de algemene vergadering heeft vervuld en de schriftelijke vraag ten laatste op 25 mei 2016 door de Vennootschap is ontvangen.
Schriftelijke vragen kunnen worden bezorgd aan de Vennootschap per brief op de zetel van de Vennootschap ter attentie van de heer Steve Theunissen, General Counsel, of per e-mail naar [email protected].
Overeenkomstig artikel 547bis van het Wetboek van vennootschappen kan elke aandeelhouder zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde die al niet een aandeelhouder is. Behalve in de gevallen voorzien in de wet mag een aandeelhouder voor een bepaalde algemene vergadering slechts één persoon als volmachtdrager aanwijzen.
De aandeelhouders die aldus wensen te worden vertegenwoordigd bij volmacht, worden verzocht gebruik te maken van het model van volmachtformulier (met steminstructies) dat op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap (www.option.com/about) beschikbaar is.
De aandeelhouders dienen hun ondertekende volmachtformulier te laten toekomen op de zetel van de Vennootschap uiterlijk op 25 mei 2016.
De aandeelhouders die wensen te worden vertegenwoordigd bij volmacht, dienen de voornoemde toelatingsvoorwaarden na te leven.
Overeenkomstig artikel 535 van het Wetboek van vennootschappen kunnen de uitgenodigden, tegen overlegging van hun effect of van een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling dat het aantal gedematerialiseerde effecten bevestigt dat op naam van de aandeelhouder is ingeschreven, op de zetel van de Vennootschap, kosteloos een kopie verkrijgen van de documenten en verslagen die op deze vergadering betrekking hebben of die hen krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld.
Deze documenten en verslagen, evenals het totale aantal aandelen en stemrechten op datum van de oproeping, zijn eveneens beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.option.com/about).
Teneinde een vlotte registratie mogelijk te maken, worden de deelnemers verzocht minstens een half uur voor de aanvang van de algemene vergadering aanwezig te zijn.
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering zullen de uitgenodigden, en de volmachtdragers hun identiteit moeten kunnen bewijzen (identiteitskaart / paspoort).
Voor meer informatie hieromtrent kan u terecht bij de heer Steve Theunissen op het telefoonnummer +32 (0)16 31 78 33 of per e-mail: [email protected].
De raad van bestuur.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.