Colruyt N.V.

AGM Information • Aug 28, 2023

VOLMACHT VOOR DE ALGEMENE VERGADERING VAN 27 SEPTEMBER 2023

De ondergetekende

................................................................................................................................................................

Met domicilie of zetel te

................................................................................................................................................................

eigenaar van ......................................... aandelen van ETN. FR. COLRUYT NV met zetel te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle en ondernemingsnummer 0400.378.485 (hierna "de Vennootschap") verklaart aan te stellen als bijzonder gevolmachtigde :

................................................................................................................................................................

om hem/haar te vertegenwoordigen op de GEWONE ALGEMENE VERGADERING van aandeelhouders, die wordt gehouden op de zetel van de Vennootschap te Edingensesteenweg 196, 1500 Halle, bijeengeroepen op 27 september 2023 om 16.00 uur,

met volgende dagorde :

• 1. Mededeling van de jaarverslagen van de Raad van Bestuur en verslagen van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 maart 2023; alsook informatief het verslag van de Ondernemingsraad. Betrekking hebbende op zowel de jaarrekening van Etn. Fr. Colruyt NV als de geconsolideerde jaarrekening van Colruyt Group van het boekjaar afgesloten op 31 maart 2023.
• 1. Remuneratieverslag voor het boekjaar 2022-2023.

Voorstel van besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag 2022-2023.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

1. a. Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 maart 2023.

Voorstel van besluit: goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

b. Goedkeuring van de geconsolideerde jaarrekening van Colruyt Group afgesloten op 31 maart 2023.

Voorstel van besluit: goedkeuring van de geconsolideerde jaarrekening van Colruyt Group.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

4. Dividenduitkering.

Beslissing om een bruto dividend toe te kennen van 0,80 EUR per aandeel tegen afgifte van coupon nr. 13, betaalbaarstelling op 3 oktober 2023. De ex-dividend of ex-date valt op 29 september 2023. De record date valt op 2 oktober 2023.

Voorstel van besluit: goedkeuring van dit dividend.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

5. Voorstel tot goedkeuring van de winstverdeling zoals hierna voorgelegd:

TOEVOEGING AAN DE WETTELIJKE RESERVE	+ 542.587,50 EUR
TOEVOEGING AAN DE ONBESCHIKBARE RESERVE	+ 48.079.710,74 EUR
UITKERING DIVIDEND	+ 99.567.089,90 EUR
OVER TE DRAGEN WINST	+ 2.882.265.212,05 EUR
TOTAAL:	+ 3.030.454.600.19 EUR

-

Voorstel van besluit: goedkeuring van de winstverdeling zoals hierboven voorgelegd.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

1. Herbenoeming bestuurders.

a. Voorstel tot herbenoeming als onafhankelijke bestuurder van de Vennootschap, voor een periode van twee jaar, tot de Algemene Vergadering van 2025: 7 Capital SRL, met zetel te 1380 Lasne, Rue de Payot 14, RPR Brabant Wallon en met ondernemingsnummer 0895.361.369, met als vast vertegenwoordiger mevrouw Chantal de Vrieze.

Voorstel van besluit: herbenoeming als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap, voor een periode van twee jaar tot de Algemene Vergadering van 2025: 7 Capital SRL, met zetel te 1380 Lasne, Rue de Payot 14, RPR Brabant Wallon en met ondernemingsnummer 0895.361.369, met als vast vertegenwoordiger mevrouw Chantal de Vrieze.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

b. Kennisname van het aflopen van het mandaat als onafhankelijk bestuurder van Dirk JS Van den Berghe BV, met zetel te 1640 Sint-Genesius-Rode, Sept-Fontaines 24, RPR Brussel en met ondernemingsnummer 0767.628.603, met als vast vertegenwoordiger de heer Dirk Van den Berghe. Het mandaat van de vennootschap zal niet worden verlengd.

c. Voorstel om in dit verband als nieuwe onafhankelijke bestuurder van de Vennootschap te benoemen, voor een periode van twee jaar, tot de Algemene Vergadering van 2025: RUDANN BV, met zetel te 3000 Leuven, Familie de Bayostraat 83, RPR Leuven en met ondernemingsnummer 0765.433.631 met als vast vertegenwoordiger de heer Rudi Peeters. Het CV van de heer Rudi Peeters is ter inzage gepubliceerd op www.colruytgroup.com.

Voorstel van besluit: benoeming als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap, voor een periode van twee jaar tot de Algemene Vergadering van 2025: RUDANN BV, met zetel te 3000 Leuven, Familie de Bayostraat 83, RPR Leuven en met ondernemingsnummer 0765.433.631 met als vast vertegenwoordiger de heer Rudi Peeters.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

1. Kwijting aan de (gewezen) bestuurders.

Voorstel van kwijting aan de bestuurders voor hun werkzaamheden gedurende het boekjaar 2022-2023.

Voorstel van besluit: verlenen van kwijting aan de bestuurders.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

1. Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van kwijting aan de commissaris voor zijn werkzaamheden gedurende het boekjaar 2022-2023.

Voorstel van besluit: verlenen van kwijting aan de commissaris.

STEMINSTRUCTIE	Stemmen VOOR	Stemmen TEGEN	Onthoudingen
Aantal :

1. Rondvraag

Om deze Algemene Vergadering bij te wonen of er zich te laten vertegenwoordigen dienen de aandeelhouders te voldoen aan de bepalingen van artikel 27 van de statuten.

Deelname

De aandeelhouders zullen slechts worden toegelaten tot de Algemene Vergadering en hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de twee volgende voorwaarden vervuld zijn:

1e voorwaarde: de aandeelhouders, die wensen aan de Algemene Vergadering deel te nemen, dienen houder te zijn van het aantal aandelen waarmee zij de intentie hebben aan de vergadering deel te nemen. Daarvoor dienen de aandeelhouders ten laatste op 13 september 2023 om middernacht (registratiedatum) hun aandelen boekhoudkundig te laten registreren. De registratie vindt plaats hetzij door de inschrijving van de aandelen op naam bij de vennootschap, hetzij conform artikel 7:134, § 2 van het Wetboek van Vennootschappen en verenigingen door de inschrijving van de gedematerialiseerde aandelen op rekening bij een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling die een registratie-attest zal opstellen.

2e voorwaarde: daarnaast dienen deze aandeelhouders uiterlijk op 21 september 2023 schriftelijk te bevestigen dat zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering. Uiterlijk op 21 september 2023 dient de vennootschap het bewijs te verkrijgen dat de aandeelhouders, die wensen aan de Algemene Vergadering deel te nemen, houder waren van het aantal aandelen waarmee zij de intentie hebben aan de vergadering deel te nemen. Voor hun aandelen op naam kunnen de aandeelhouders de bevestiging aan de zetel van de Vennootschap (ter attentie van het secretariaat van de Raad van Bestuur) sturen of per mail naar heidy.vanrossem@colruytgroup.com.

De houders van gedematerialiseerde aandelen kunnen deze bevestiging, alsook het voormelde registratieattest van hun aandelen, uiterlijk op 21 september 2023 neerleggen op de zetel van de vennootschap of bij de zetels, bijhuizen en agentschappen van:

BNP Paribas Fortis Bank (Principal paying agent)

Volmachten

De aanwijzing van een volmachtdrager en de kennisgeving van de aanwijzing aan de vennootschap dienen schriftelijk te gebeuren ten laatste op 21 september 2023. Hierbij dient er gebruik gemaakt te worden van een model van volmacht dat beschikbaar is op de zetel en op de website van de vennootschap. De kennisgeving kan plaatsvinden via papieren drager of langs elektronische weg zoals hierboven onder de 2e voorwaarde beschreven.

Wanneer de vennootschap zelf, of één van haar filialen, mandatarissen of werknemers wordt aangeduid als volmachtdrager, dienen er duidelijke steminstructies te worden gegeven opdat de volmachtformulieren als geldig kunnen worden beschouwd.

Agenderingsrecht

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, kunnen één of meerdere aandeelhouders die samen minstens 3 % van het kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen, tot uiterlijk 5 september 2023 nieuwe onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen. In dit geval zal de Vennootschap uiterlijk op 12 september 2023 een aangepaste agenda publiceren.

Overeenkomstig artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen hebben de aandeelhouders die aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, het recht schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris. Deze vragen mogen worden gericht per brief aan de zetel van de Vennootschap (ter attentie van het secretariaat van de Raad van Bestuur) of per e-mail aan heidy.vanrossem@colruytgroup.com en dit uiterlijk op 21 september 2023. De vragen zullen slechts beantwoord worden indien de aandeelhouder de voormelde registratie- en bevestigingsprocedure voor de Algemene Vergadering nageleefd heeft.

De verslagen van de Raad van Bestuur, de verslagen van de commissaris, de jaarrekening en het jaarverslag van Etn. Fr. Colruyt NV en deze van Colruyt Group zullen beschikbaar zijn op onze website 30 dagen vóór de Algemene Vergadering.

(https://www.colruytgroup.com/wps/portal/cg/nl/home/investeerders/shareholders/generalmeetings/general-meetings)

Gedaan te ......................................................................................., op datum van............................................

De Ondergetekende,

(N.B. : Dateren en de woorden "GOED VOOR VOLMACHT" met de hand geschreven, de handtekening laten voorafgaan)