Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders van bpost 2020 Update van de aanwezigheid- en steminstructies

Op 9 april 2020 heeft de Belgische federale regering een koninklijk besluit¹ aangenomen dat een aantal uitzonderlijke maatregelen bevat om de organisatie en werking van de algemene vergaderingen van aandeelhouders te verzekeren en de verspreiding van COVID-19 te beperken.

bpost NV wenst de regelgeving uitgevaardigd door de Belgische federale regering strikt na te leven en zal alle noodzakelijke maatregelen nemen om elk gezondheids- en veiligheidsrisico voor haar aandeelhouders, dienstverleners en medewerkers te vermijden naar aanleiding van de Gewone en Buitengewone Vergaderingen van aandeelhouders (gezamenlijk, de "Vergaderingen") die zullen plaatsvinden op woensdag 13 mei 2020 om 10u (Belgische tijd).

Bijgevolg heeft de Raad van Bestuur van bpost NV beslist om artikel 6 van het koninklijk besluit te implementeren als volgt:

1. De fysieke aanwezigheid van aandeelhouders, volmachthouders of andere personen die het recht hebben om de Vergaderingen bij te wonen, wordt niet toegelaten: de Vergaderingen zullen bijgevolg gehouden worden achter gesloten deuren op de zetel van de Vennootschap (MuntCentrum, 1000 Brussel, België).
2. Stemmen kunnen enkel worden uitgebracht per brief, of per volmacht verleend aan de enige volmachthouder aangeduid door de Raad van Bestuur (i.e. de heer François Cornelis, Voorzitter van de Raad van Bestuur). De aangepaste formulieren om per brief of per volmacht te stemmen zijn beschikbaar op de website van bpost Groep: http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020:

Gelieve te noteren dat:

enkel de enige volmachthouder aangeduid door de Raad van Bestuur kan worden aangesteld als volmachthouder;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen moeten specifieke steminstructies bevatten;
de stemmen en onthoudingen uitgebracht in volmachten die bpost NV reeds ontving, maar waarbij de volmachthouder niet de voormelde enige volmachthouder is, zullen evenwel in aanmerking worden genomen, zonder dat deze volmachthouder de Vergaderingen mag bijwonen;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen dienen behoorlijk te worden ingevuld, gedateerd en ondertekend, en dienen Euroclear Belgium uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail ([email protected]).
3. Aandeelhouders kunnen enkel hun vragen schriftelijk en voorafgaand aan de Vergaderingen stellen: deze vragen dienen de Vennootschap uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail ([email protected]). Vragen die op een geldige manier aan

¹ Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps-en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie.

bpost, naamloze vennootschap van publiek recht / bpost, société anonyme de droit public

Muntcentrum, 1000 Brussel / Centre Monnaie, 1000 Bruxelles | BTW / TVA BE 0214.569.464 | RPR Brussel / RPM Bruxelles IBAN BE94 0000 0000 1414 | BIC BPOTBEB1

de Vennootschap werden gericht, zullen mondeling tijdens de Vergaderingen worden beantwoord. Een video-opname van de Vergaderingen zal kort na afloop ervan beschikbaar zijn op de website van bpost Groep.

4. Alle andere aanwezigheidsformaliteiten vermeld in de aangepaste oproeping beschikbaar op de website van bpost Groep, dienen te worden nageleefd: de aandeelhouders zullen enkel kunnen stemmen voor het aantal aandelen dat ze bezitten op de Registratiedatum, i.e. 29 april 2020 om 24 uur (middernacht – Belgisch tijd), ongeacht het aantal aandelen dat zij op de datum van de Vergaderingen bezitten. In het geval van gedematerialiseerde aandelen moeten aandeelhouders hun financiële instelling de opdracht geven om rechtstreeks een attest neer te leggen waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen zij op de Registratiedatum bezitten en waarvoor zij hebben aangegeven hun stemrecht te willen uitoefenen op de Vergaderingen, en dit uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]).

bpost NV wenst haar aandeelhouders te bedanken voor hun steun en begrip in deze uitzonderlijke tijden.

Voor vragen over deze Vergaderingen kan u zich richten tot [email protected].

Voor meer informatie:

Press Investor Relations

Website: https://press.bpost.be Website:http://corporate.bpost.be/investors Barbara Van Speybroeck Saskia Dheedene / Stéphanie Voisin T. +32 2 276 32 18 T. +32 2 276 76 43/ +32 2 276 21 97

bpost Naamloze vennootschap van publiek recht

Muntcentrum, 1000 Brussel

Ondernemingsnr. 214.596.464 (RPR Brussel)

("bpost NV")

AANGEPASTE OPROEPING INGEVOLGE HET PERSBERICHT VAN 22 APRIL 2020

OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 13 MEI 2020 OM 10 UUR (BELGISCHE TIJD) EN TOT DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS, DIE ONMIDDELLIJK NA DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING ZAL WORDEN GEHOUDEN

De Raad van Bestuur nodigt hierbij de aandeelhouders van bpost NV (de "Vennootschap") uit om deel te nemen aan de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "GAV"), die zal worden gehouden op woensdag 13 mei 2020 om 10 uur (Belgische tijd). De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders eveneens uit om deel te nemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "BAV"), die zal worden gehouden onmiddellijk na de GAV. De GAV en de BAV worden hierna samen de "Vergaderingen" genoemd.

Op 9 april 2020 heeft de Belgische federale regering een koninklijk besluit² aangenomen dat een aantal uitzonderlijke maatregelen bevat om de organisatie en werking van de algemene vergaderingen van aandeelhouders te verzekeren en de verspreiding van COVID-19 te beperken.

Bijgevolg heeft de Raad van Bestuur van bpost NV beslist om artikel 6 van het koninklijk besluit te implementeren als volgt:

Muntcentrum, 1000 Brussel / Centre Monnaie, 1000 Bruxelles | BTW / TVA BE 0214.569.464 | RPR Brussel / RPM Bruxelles IBAN BE94 0000 0000 1414 | BIC BPOTBEB1

² Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps-en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie.

bpost, naamloze vennootschap van publiek recht / bpost, société anonyme de droit public

1. De fysieke aanwezigheid van aandeelhouders, volmachtdragers of andere personen die het recht hebben om de Vergaderingen bij te wonen, wordt niet toegelaten: de Vergaderingen zullen bijgevolg gehouden worden achter gesloten deuren op de zetel van de Vennootschap (MuntCentrum, 1000 Brussel, België).
2. Stemmen kunnen enkel worden uitgebracht per brief, of per volmacht verleend aan de enige volmachtdrager aangeduid door de Raad van Bestuur (i.e. de heer François Cornelis, Voorzitter van de Raad van Bestuur). De aangepaste formulieren om per brief of per volmacht te stemmen zijn beschikbaar op de website van bpost Groep: http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

Gelieve te noteren dat:

enkel de enige volmachtdrager aangeduid door de Raad van Bestuur kan worden aangesteld als volmachthouder;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen moeten specifieke steminstructies bevatten;
de stemmen en onthoudingen uitgebracht in volmachten die bpost NV reeds ontving, maar waarbij de volmachtdrager niet de voormelde enige volmachtdrager is, zullen evenwel in aanmerking worden genomen, zonder dat deze volmachtdrager de Vergaderingen mag bijwonen;
de formulieren om per brief of per volmacht te stemmen dienen behoorlijk te worden ingevuld, gedateerd en ondertekend, en dienen Euroclear Belgium uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail ([email protected]).
3. Aandeelhouders kunnen enkel hun vragen schriftelijk en voorafgaand aan de Vergaderingen stellen: deze vragen dienen de Vennootschap uiterlijk tegen 7 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) te bereiken per e-mail ([email protected]). Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap werden gericht, zullen mondeling tijdens de Vergaderingen worden beantwoord. Een video-opname van de Vergaderingen zal na kort afloop ervan beschikbaar zijn op de website van bpost Groep .
4. Alle andere aanwezigheidsformaliteiten vermeld in de aangepaste oproeping beschikbaar op de website van bpost Groep, dienen te worden nageleefd: de aandeelhouders zullen enkel kunnen stemmen voor het aantal aandelen dat ze bezitten op de Registratiedatum, i.e. 29 april 2020 om 24 uur (middernacht – Belgisch tijd), ongeacht het aantal aandelen dat zij op de datum van de Vergaderingen bezitten. In het geval van gedematerialiseerde aandelen moeten aandeelhouders hun financiële instelling de opdracht geven om rechtstreeks een attest neer te leggen waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen zij op de Registratiedatum bezitten en waarvoor zij hebben aangegeven hun stemrecht te willen uitoefenen op de Vergaderingen, en dit uiterlijk tegen 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]).

DE GAV HEEFT DE VOLGENDE AGENDA:

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
2. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

bpost, naamloze vennootschap van publiek recht / bpost, société anonyme de droit public Muntcentrum, 1000 Brussel / Centre Monnaie, 1000 Bruxelles | BTW / TVA BE 0214.569.464 | RPR Brussel / RPM Bruxelles IBAN BE94 0000 0000 1414 | BIC BPOTBEB1

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

3. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2019, het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van het College van Commissarissen over deze jaarrekening. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
4. Goedkeuring van de jaarrekening van bpost NV per 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de jaarrekening van bpost NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van de daarin uitgedrukte winst en van de uitkering van een bruto dividend van 0,62 EUR per aandeel. Aangezien een interimdividend van 0,62 EUR bruto werd betaald op 9 december 2019, zal er voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 geen extra dividend worden uitgekeerd.

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed te keuren.

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

7. Kwijting aan de commissarissen.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.

8. Bestuurders – Benoemingen.

Op 25 oktober 2019 moest de Raad van Bestuur met grote droefheid het overlijden meedelen van de heer Thomas Hübner, die een onafhankelijke bestuurder was.

Het mandaat van de heer Koen Van Gerven als bestuurder en als persoon belast met het dagelijks bestuur ("CEO") van bpost NV (benoemd door de Belgische Staat bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit van 26 februari 2014) verstreek op 26 februari 2020 en werd niet verlengd.

Op unanieme aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, besliste de Raad van Bestuur op 12 februari 2020 om de heer Jean-Paul Van Avermaet (i) te coöpteren als lid van de Raad van Bestuur van bpost NV met ingang van 26 februari 2020 tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders en (ii) te benoemen als CEO van bpost NV tot 12 januari 2026.

In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 21, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om (i) in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder retroactief te bevestigen en (ii) hem als bestuurder te benoemen voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als CEO van bpost NV eindigt.

Daarenboven, verstrijkt het bestuurdersmandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts (benoemd door de Belgische Staat bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit bekendgemaakt op 25 maart 2014) op 25 maart 2020. In het belang van bpost NV, teneinde de continuïteit van de Raad van Bestuur te waarborgen en overeenkomstig het vennootschapsrecht, blijft ze haar functie uitoefenen tot aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders.

In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 21, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om het mandaat van mevrouw Bernadette Lambrechts te hernieuwen voor een termijn van één jaar.

De Raad van Bestuur beveelt aan, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, om de voorstellen tot besluit aan te nemen.

Het curriculum vitae en, indien van toepassing, andere informatie over de voorgestelde bestuurders zijn beschikbaar op de website van bpost NV: http://corporate.bpost.be/investors/shareholdersmeetings/2020.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te bezoldigen overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000, behalve voor de heer Jean-Paul Van Avermaet wiens bestuurdersmandaat niet bezoldigd zal zijn.

Voorstellen tot besluiten:

8.1. De Algemene Vergadering van aandeelhouders (i) bevestigt retroactief, in overeenstemming met artikel 24 van de Statuten en artikel 7:88 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de benoeming van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder, en (ii) benoemt de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder voor een termijn die eindigt op het moment dat zijn mandaat als persoon belast met het dagelijks bestuur van bpost NV eindigt. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat zijn bestuurdersmandaat onbezoldigd zal zijn.
8.2. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt mevrouw Bernadette Lambrechts als bestuurder voor een termijn van één jaar tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2021. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit bestuurdersmandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het bezoldigingsbeleid vastgesteld door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.

9. Volmacht

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Dirk Tirez en mevrouw Hélène Mespouille om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

DE BAV HEEFT DE VOLGENDE AGENDA

Het voorstel van besluit hierna opgenomen onder punt 1 van de agenda van deze buitengewone Algemene Vergadering is onderworpen aan de volgende opschortende voorwaarde: de goedkeuring van de wijzigingen van de Statuten, zoals hierna beschreven, door de Koning, bij een in Ministerraad overlegd besluit in toepassing van artikel 41, §4 van de Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.

1. Wijziging van de Statuten.

Voorstel tot besluit:

De Algemene Vergadering van aandeelhouders beslist om de Statuten van de Vennootschap te wijzigen onder meer met het oog op (i) de implementatie van de bepalingen van het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019, (ii) het bevorderen van de leesbaarheid van de

Statuten en (iii) de schrapping van elke verwijzing naar de inhoud van de Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.

De wijzigingen komen in hoofdzaak neer op de volgende:

invoeging van de website en het e-mailadres van de Vennootschap;
schrapping van elke verwijzing naar de inhoud van de Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven (zoals de vereisten inzake taal- en genderpariteit voor bestuurders benoemd op voordracht van de Belgische Staat, de goedkeuring van statutenwijzigingen door de Koning bij een in Ministerraad overlegd besluit, en de onverenigbaarheden van de bestuurders) aangezien deze in elk geval van toepassing zijn;
de schrapping van de vervallen machtigingen aan de Raad van Bestuur om het kapitaal te verhogen en om eigen effecten te verwerven, in pand te nemen en over te dragen;
verduidelijking van de verplichting om ten minste drie Onafhankelijke Bestuurders in de Raad van Bestuur te tellen;
wijziging van de bepalingen betreffende de duur van het bestuurdersmandaat, waardoor de persoon belast met het dagelijks bestuur benoemd kan worden tot bestuurder voor een duur van maximum zes jaar (welke bepaling van toepassing zal zijn op het huidige bestuurdersmandaat van de heer Jean-Paul Van Avermaet) en schrapping van de bepalingen betreffende de onverenigbaarheden van de bestuurders;
wijziging van de bepalingen betreffende de delegatie van bijzondere en beperkte bevoegdheden door de Raad van Bestuur en de CEO;
wijziging van de bepalingen betreffende de comités binnen de Raad van Bestuur;
wijziging van de vereiste van een bijzondere meerderheid van twee derde binnen de Raad van Bestuur met betrekking tot de uitkering van interimdividenden en het intern reglement;
wijziging van de bepalingen betreffende de toelatingsformaliteiten voor de Algemene Vergadering en de stemming op afstand vóór de Algemene Vergadering;
invoeging van een bepaling betreffende de deelname op afstand aan Algemene Vergaderingen;
wijziging van de bepalingen betreffende de verdaging van Algemene Vergaderingen;
invoeging van een bepaling betreffende de keuze van de woonplaats.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders beslist bijgevolg de Statuten te wijzigen, zoals blijkt uit de gecoördineerde versie van de nieuwe Statuten. Deze gecoördineerde versie, samen met een toelichtende nota betreffende de voorgestelde wijzigingen, zijn beschikbaar op de website van bpost NV: http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

2. Volmachten.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders verleent bijzondere volmacht:

aan elke bestuurder van de Vennootschap, alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, tot uitvoering van de genomen beslissingen;
aan mevrouw Malika Ben Tahar of iedere andere medewerker van het kantoor Berquin Notarissen, om de gecoördineerde tekst van de Statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake;

▪ aan de heer Dirk Tirez en mevrouw Hélène Mespouille, elk alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

__________________________

Informatie voor de aandeelhouders

1. Vragen over de agendapunten

Aandeelhouders worden verzocht om hun vragen met betrekking tot de agendapunten schriftelijke vóór de Vergaderingen over te maken.

Deze vragen moeten uiterlijk op 9 mei 2020 bij de Vennootschap per e-mail (naar [email protected]) toekomen.

Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap zijn gericht, zullen mondeling tijdens de Vergaderingen worden beantwoord. Vragen die worden overgemaakt door een aandeelhouder, zullen slechts in aanmerking worden genomen indien deze heeft voldaan aan alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder.

2. Wijziging van de agenda

Aandeelhouders die individueel of gezamenlijk minstens 3 % van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen tot uiterlijk 21 april 2020 nieuwe onderwerpen op de agenda van de Vergaderingen laten plaatsen of voorstellen tot besluit indienen (met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen) (artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen).

Dergelijk verzoek zal slechts geldig zijn indien het, wanneer het schriftelijk bij de Vennootschap wordt ingediend, vergezeld is van een relevant document dat het bezit aantoont van het hierboven vermelde aandelenbezit (d.i. voor aandelen op naam, een certificaat waaruit blijkt dat de desbetreffende aandelen zijn ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap; voor gedematerialiseerde aandelen, een door een erkende rekeninghouder of een vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen zijn ingeschreven).

Het verzoek, met daarin de tekst van de nieuwe agendapunten of de nieuwe voorstellen tot besluit, door de verzoekende aandeelhouder(s) ondertekend, dient bij de Vennootschap toe te komen uiterlijk op 21 april 2020, per brief (gericht aan de zetel, Muntcentrum, 1000 Brussel, t.a.v. Saskia Dheedene) of per e-mail (naar [email protected]). De Vennootschap zal binnen 48 uur na de ontvangst, deze ontvangst bevestigen op het door de aandeelhouder(s) opgegeven adres.

In voorkomend geval zal de Vennootschap ten laatste op 28 april 2020 een gewijzigde agenda bekendmaken op haar website (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020), in het Belgisch Staatsblad en in de pers, en aangepaste formulieren voor het stemmen bij volmacht en voor het stemmen per brief ter beschikking stellen op haar website op hetzelfde adres. Volmachten die de Vennootschap ontvangen heeft vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda, blijven geldig voor de reeds in de agenda opgenomen onderwerpen.

Onderwerpen of voorstellen tot besluit die door één of meer aandeelhouders werden ingediend, zullen enkel worden behandeld door de Vergaderingen indien alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder door de betrokken aandeelhouder(s) werden nageleefd.

3. Toelatingsformaliteiten

Het recht van een aandeelhouder om te stemmen op de Vergaderingen, is onderworpen aan de vervulling van alle hieronder beschreven formaliteiten:

3.1. De registratie van de eigendom van de aandelen op naam van de aandeelhouder op 29 april 2020 (24 uur - Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), op de volgende wijze:
- − voor gedematerialiseerde aandelen, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling; of
- − voor aandelen op naam, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in het aandelenregister van de Vennootschap (waarbij de inschrijving rechtstreeks door de Vennootschap zal worden gecontroleerd).
3.2. De kennisgeving door de aandeelhouder van zijn/haar voornemen om aan de Vergaderingen deel te nemen, op de volgende wijze:
- − voor gedematerialiseerde aandelen, de neerlegging van het attest dat werd afgeleverd door een erkende rekeninghouder of een vereffeningsinstelling waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder bezit op de Registratiedatum waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Vergaderingen. Aandeelhouders worden verzocht hun financiële instelling te vragen om dit attest rechtstreeks per e-mail te bezorgen aan Euroclear Belgium ([email protected]), uiterlijk op 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd); en
- − voor aandelen op naam, de neerlegging van een naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend formulier om per brief of per volmacht te stemmen, overeenkomstig de hieronder beschreven formaliteiten.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd te stemmen op de Vergaderingen.

4. Uitoefening van stemrechten

4.1. AANDEELHOUDERS DIE PER BRIEF STEMMEN

Aandeelhouders kunnen per brief stemmen door middel van het formulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

Dit naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende formulier moet uiterlijk op 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) toekomen.

4.2. STEMMING BIJ VOLMACHT

Aandeelhouders kunnen zich op de Vergaderingen laten vertegenwoordigen door de volmachtdrager aangeduid in het volmachtformulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020.

Het naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op 9 mei 2020 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) toekomen. Als niet aan deze vereisten is voldaan, dan zal dat ertoe leiden dat de Vennootschap de bevoegdheden van de volmachtdrager niet erkent.

5. Beschikbaarheid van de documenten

De documenten die aan de Vergaderingen zullen worden voorgelegd, alsook de agenda van elk van de Vergaderingen, het formulier om bij volmacht of per brief te stemmen en alle informatie die krachtens de wet ter

beschikking van de aandeelhouders moet worden gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2020). De aandeelhouders kunnen ook kosteloos een kopie van deze documenten verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Muntcentrum, 1000 Brussel), op werkdagen en tijdens de normale kantooruren.

6. Mededelingen aan de Vennootschap

Aandeelhouders die meer informatie wensen over de praktische modaliteiten van de Vergaderingen kunnen, contact opnemen met de Vennootschap.

Beleggers Website: http://corporate.bpost.be/investors Saskia Dheedene T. +32 2 276 76 43 E-mail: [email protected]

Pers Website: https://press.bpost.be/ Barbara Van Speybroeck T. +32 2 276 32 18 E-Mail: [email protected]

Voor de Raad van Bestuur van bpost NV François Cornelis, Voorzitter van de Raad van Bestuur

AI Terminal

bpost SA/NV

3922_rns_2020-04-22_9544123c-07d5-4a19-88c1-3a82df98f58b.pdf