AGM Information • Aug 13, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De Raad van Bestuur van bpost NV (de "Vennootschap") nodigt hierbij haar aandeelhouders uit om de Bijzondere Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "AV") bij te wonen, die zal worden gehouden in het BluePoint Brussels Conference & Business Centre, A. Reyerslaan 80, 1030 Brussel (België), op woensdag 15 september 2021 om 14 uur (Belgische tijd).
Het is de verantwoordelijkheid van de Vennootschap om de gezondheidsrisico's te beperken voor haar aandeelhouders, dienstverleners en werknemers, echter zonder afbreuk te doen aan het stemrecht van de aandeelhouders.
Naar aanleiding van de maatregelen die de Belgische federale regering heeft genomen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zal de AV digitaal worden gehouden.
Bijgevolg zal aan de aandeelhouders de mogelijkheid worden geboden om op afstand deel te nemen door middel van een door de Vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel: het Lumi-platform, beschikbaar via de link www.lumiagm.com.
Voor meer informatie over de organisatie van de digitale vergadering, wordt verwezen naar de praktische regelingen hieronder, naar de informatie die beschikbaar is op www.lumiagm.com, alsook naar alle bijkomende informatie die de Vennootschap in dit verband nog kan meedelen via haar website (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
Aandeelhouders kunnen ook stemmen per post of elektronisch, voorafgaand aan de AV.
De Vennootschap zal de aandeelhouders slechts fysieke toegang tot de AV verlenen voor zover dit op dat moment toegestaan zou zijn in het licht van de toepasselijke maatregelen met betrekking tot fysieke bijeenkomsten, en altijd rekening houdend met de aanbevelingen van de Belgische autoriteiten en veiligheids- en gezondheidsoverwegingen. In ieder geval zal er na de AV geen receptie georganiseerd worden.
Afhankelijk van de evolutie van de gezondheidssituatie en de toepasselijke maatregelen in de komende weken, kan de Vennootschap verdere informatie verstrekken over de organisatie van en deelname aan de AV op haar website (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
DE AV HEEFT DE VOLGENDE AGENDA: De agenda en de voorstellen tot besluit van de AV, die, indien nodig, aangevuld en/of gewijzigd kunnen worden tijdens de AV door de Raad van Bestuur, zijn als volgt:
Op 12 juli 2021 besliste de Raad van Bestuur, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, unaniem om de heer Dirk Tirez te benoemen als persoon belast met het dagelijks bestuur ("CEO") van bpost NV, met ingang van 1 juli 2021 voor een termijn van zes jaar.
In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 14, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om de heer Dirk Tirez als bestuurder te benoemen voor een termijn die eindigt na 6 jaar te rekenen vanaf 1 juli 2021. Overeenkomstig het bezoldigingsbeleid van bpost zal zijn bestuurdersmandaat niet bezoldigd zijn.
De Raad van Bestuur stelt, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, voor om de voorstel tot besluit aan te nemen.
Het curriculum vitae van de heer Dirk Tirez is beschikbaar op de website van bpost: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de heer Dirk Tirez als bestuurder, voor een termijn die eindigt na 6 jaar te rekenen vanaf 1 juli 2021. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat zijn bestuurdersmandaat onbezoldigd zal zijn.
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer François Soenen en mevrouw Hélène Mespouille om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermeld besluit. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.
____________________________
Naar aanleiding van de maatregelen die de Belgische federale regering heeft genomen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zal de AV digitaal worden gehouden.
Bijgevolg zal aan de aandeelhouders de mogelijkheid worden geboden om op afstand deel te nemen door middel van een door de Vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel: het Lumi-platform, beschikbaar via de link www.lumiagm.com.
Voor meer informatie over de organisatie van de digitale vergadering, wordt verwezen naar de praktische regelingen hieronder, naar de informatie die beschikbaar is op www.lumiagm.com, alsook naar alle bijkomende informatie die de Vennootschap in dit verband nog kan meedelen via haar website (https://corporate.bpost.be/investors/aandeelhoudersvergaderingen/2021).
Aandeelhouders kunnen ook stemmen per post of elektronisch voorafgaand aan de AV.
De Vennootschap zal de aandeelhouders slechts fysieke toegang tot de AV verlenen voor zover dit op dat moment toegestaan zou zijn in het licht van de toepasselijke maatregelen met betrekking tot fysieke bijeenkomsten, en altijd rekening houdend met de aanbevelingen van de Belgische autoriteiten en veiligheids- en gezondheidsoverwegingen. In ieder geval, zal er na de AV geen receptie aangeboden zijn.
Afhankelijk van de evolutie van de gezondheidssituatie en de toepasselijke maatregelen in de komende weken, kan de Vennootschap verdere informatie verstrekken over de organisatie van en deelname aan de AV op haar website (https://corporate.bpost.be/investors/aandeelhoudersvergaderingen/2021).
Aandeelhouders worden verzocht om hun vragen met betrekking tot de agendapunten schriftelijk vóór de AV over te maken.
Deze vragen moeten uiterlijk op donderdag 9 september 2021 toekomen bij de Vennootschap, zij het per brief (gericht aan de zetel, Muntcentrum, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail ([email protected]), dan wel via de hiervoor beschikbare applicatie op het Lumi-platform, via de link www.lumiagm.com.
Bovendien zullen de aandeelhouders die digitaal deelnemen ook de mogelijkheid hebben om tijdens de AV vragen te stellen. Meer informatie hieromtrent zal via onze website worden meegedeeld.
Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap zijn gericht, zullen tijdens de AV worden beantwoord. Vragen die worden overgemaakt door een aandeelhouder, zullen slechts in aanmerking worden genomen indien deze heeft voldaan aan alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder.
Aandeelhouders die individueel of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen tot uiterlijk dinsdag 24 augustus 2021 nieuwe onderwerpen op de agenda van de AV laten plaatsen of voorstellen tot besluit indienen (met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen) (artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen).
Dergelijk verzoek zal slechts geldig zijn indien het, wanneer het schriftelijk bij de Vennootschap wordt ingediend, vergezeld is van een relevant document dat het bezit aantoont van het hierboven vermelde aandelenbezit (d.i. voor aandelen op naam, een certificaat waaruit blijkt dat de desbetreffende aandelen zijn ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap; voor gedematerialiseerde aandelen, een door een erkende rekeninghouder of een vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen zijn ingeschreven).
Het verzoek, met daarin de tekst van de nieuwe agendapunten of de nieuwe voorstellen tot besluit, door de verzoekende aandeelhouder(s) ondertekend, dient bij de Vennootschap toe te komen uiterlijk op dinsdag 24 augustus 2021, per brief (gericht aan de zetel, Muntcentrum, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail (naar [email protected]). De Vennootschap zal binnen 48 uur na de ontvangst, deze ontvangst bevestigen op het door de aandeelhouder(s) opgegeven adres.
In voorkomend geval zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 31 augustus 2021 een gewijzigde agenda bekendmaken op haar website (http://corporate.bpost.be/investors/shareholdersmeetings/2021), in het Belgisch Staatsblad en in de pers, en aangepaste formulieren voor het stemmen bij volmacht en voor het stemmen per brief ter beschikking stellen op haar website op hetzelfde adres. Volmachten die de Vennootschap ontvangen heeft vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda, blijven geldig voor de reeds in de agenda opgenomen onderwerpen.
Onderwerpen of voorstellen tot besluit die door één of meer aandeelhouders werden ingediend, zullen enkel worden behandeld door de AV indien alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder door de betrokken aandeelhouder(s) werden nageleefd.
Het recht van een aandeelhouder om deel te nemen en om te stemmen op de AV, is onderworpen aan de vervulling van alle hieronder beschreven formaliteiten:
Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de AV.
Aandeelhouders kunnen op voorhand stemmen:
Aandeelhouders kunnen zich op de AV laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager. De volmachtdrager moet worden aangeduid door middel van het volmachtformulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
Het naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op donderdag 9 september 2021 om 16 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) toekomen. Als niet aan deze vereisten is voldaan, dan zal dat ertoe leiden dat de Vennootschap de bevoegdheden van de volmachtdrager niet erkent.
Aandeelhouders die digitaal deelnemen, krijgen de mogelijkheid om te stemmen tijdens de AV. Meer informatie hierover zal worden meegedeeld via de link www.lumiagm.com en op de website van de Vennootschap, beschikbaar op http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
Naar aanleiding van maatregelen van de Belgische federale regering om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, vraagt de Raad van Bestuur aandeelhouders om niet persoonlijk deel te nemen aan de AV. De Vennootschap blijft de ontwikkeling van de gezondheidssituatie en de geldende maatregelen die door de Belgische autoriteiten zijn genomen volgen. De Vennootschap kan verder communiceren over deelname aan de AV op haar website http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
Om aan de AV deel te nemen moeten de aandeelhouders of volmachtdragers ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de AV hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Bij gebreke hiervan kan de deelneming aan de AV worden geweigerd.
De documenten die aan de AV zullen worden voorgelegd, alsook de agenda van de AV, het formulier om bij volmacht of per brief te stemmen en alle informatie die krachtens de wet ter beschikking van de aandeelhouders moet worden gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021). De aandeelhouders kunnen ook kosteloos een kopie van deze documenten verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Muntcentrum, 1000 Brussel), op werkdagen en tijdens de normale kantooruren of door ze via e-mail aan te vragen.
De Vennootschap is de gegevensbeheerder van uw persoonsgegevens en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die ze van aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt of over hen verzamelt in verband met de AV.
De verwerking van deze gegevens zal plaatsvinden ten behoeve van de organisatie en uitvoering van de AV. De Vennootschap verwerkt de gegevens op basis van (i) de wettelijke verplichtingen van de Vennootschap (bijvoorbeeld het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, wettelijke boekhoudkundige verplichtingen, antiwitwaswetgeving, enz.) of (ii) de gerechtvaardigde belangen van de Vennootschap, zoals fraudepreventie of om de Vennootschap in staat te stellen de AV effectief te organiseren en uit te voeren.
De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, aantal en type aandelen uitgegeven door de Vennootschap, volmachten en steminstructies. De persoonsgegevens van aandeelhouders en volmachtdragers worden niet langer verwerkt dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals hierboven vermeld. Daarom worden de gegevens na een periode van een jaar verwijderd.
Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden voor doeleinden van dienstverlening aan de Vennootschap in verband met het bovenstaande. De verwerking van deze gegevens zal mutatis mutandis worden uitgevoerd in overeenstemming met het privacybeleid van de Vennootschap, beschikbaar op https://www.bpost.be/nl/privacy. Alle informatie over uw rechten als betrokkene, klachten, contactgegevens, etc. kan via deze link geraadpleegd worden. Voor meer informatie of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door of namens de Vennootschap, kan de Vennootschap per post gecontacteerd worden op het volgende adres: bpost, Data Protection Office, Muntcentrum (14B), 1000 Brussel, of online via het internetformulier opgenomen in het privacybeleid toegankelijk via de volgende link: https://www.bpost.be/nl/privacy.
De Vennootschap mag fotograferen en filmopnamen tijdens de AV, voor commerciële doeleinden of ter ondersteuning van toekomstige evenementen, op voorwaarde dat u uw toestemming hebt gegeven, en alleen om de algemene sfeer van de vergadering te tonen. Deze afbeeldingen en opnames kunnen worden gebruikt op de website van het bedrijf of op sociale netwerken, op voorwaarde dat u uw toestemming hebt gegeven.
Aandeelhouders die meer informatie wensen over de praktische modaliteiten van de AV kunnen, contact opnemen met de Vennootschap.
Website: http://corporate.bpost.be/investors Antoine Lebecq T. +32 2 276 29 85 E-mail: [email protected]
Pers Website: https://press.bpost.be/ Veerle Van Mierlo T. +32 472 92 02 29 E-Mail: [email protected]
Brussel, 13 augustus 2021, Voor de Raad van Bestuur van bpost NV Audrey Hanard, Voorzitster
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.