bpost SA/NV

AGM Information • Apr 5, 2024

bpost Société anonyme de droit public

Boulevard Anspach 1 bte 1, 1000 Bruxelles

N° d'entreprise 214.596.464 (RPM Bruxelles)

(« bpost SA »)

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES DU 8 MAI 2024 À 10H (HEURE BELGE)

Le Conseil d'Administration de bpost SA (la « Société ») invite par la présente ses actionnaires à participer à l'Assemblée Générale Ordinaire des actionnaires de la Société (l'« AGO »), qui se tiendra au BluePoint Brussels Conference & Business Centre, Bd. A. Reyers 80, 1030 Bruxelles (Belgique), le mercredi 8 mai 2024 à 10h (heure belge).

Un plan d'accès au lieu de l'Assemblée est disponible sur le site internet de la Société. Les personnes participant à l'AGO sont invitées à se présenter à 9h (heure belge) en vue de remplir les formalités d'admission.

Les actionnaires peuvent également choisir de participer par procuration ou de voter à l'avance par correspondance (voir ci-dessous pour plus d'information).

L'ORDRE DU JOUR DE L'AGO EST LE SUIVANT : L'ordre du jour et les propositions de résolutions de l'AGO, qui pourront, le cas échéant, être complétés et/ou modifiés lors de l'AGO par le Conseil d'Administration, sont les suivantes :

• 1. Rapport de gestion du Conseil d'Administration sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023. Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.
• 2. Rapport du Collège des Commissaires sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023. Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.
• 3. Présentation des comptes annuels consolidés du Groupe bpost au 31 décembre 2023, ainsi que le rapport de gestion du Conseil d'Administration et le rapport du Collège des Commissaires sur ces comptes annuels.

Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.

4. Approbation des comptes annuels statutaires de bpost SA au 31 décembre 2023, en ce compris l'affectation du résultat.

Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels statutaires de bpost SA concernant l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023, l'affectation des résultats qui y est reprise ainsi que la distribution d'un dividende brut de 0,13 EUR par action.

5. Vote consultatif sur le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023. Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.

6. Décharge aux administrateurs.

Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires décide de donner décharge aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.

7. Décharge aux Commissaires.

Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires décide de donner décharge aux Commissaires pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.

8. Commissaires – Nominations et rémunération.

Le mandat d'EY Réviseurs d'Entreprises SRL et de PVMD Réviseurs d'Entreprises SRL prend fin à cette Assemblée Générale.

Propositions de résolutions : l'Assemblée Générale des actionnaires décide, sur présentation de la Commission Paritaire, sur proposition du Conseil d'Administration et sur recommandation du Comité d'Audit, des Risques et de Conformité, de renommer EY Réviseurs d'Entreprises SRL, dont le siège est sis à Kouterveldstraat 7B, boîte 1, 1831 Machelen (Belgique) et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0446.334.711 (RPR Bruxelles, division néerlandophone) et PVMD Réviseurs d'Entreprises SRL, dont le siège est sis à Avenue d'Argenteuil 51, 1410 Waterloo (Belgique) et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0471.089.804 (RPR Brabant wallon), comme Commissaires et de leur confier également la mission d'assurance de l'information consolidée en matière de durabilité, pour une durée renouvelable de 3 ans, prenant fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2027.

EY Réviseurs d'Entreprises SRL désigne Monsieur Han Wevers en tant que représentant permanent.

PVMD Réviseurs d'Entreprises SRL désigne Monsieur Alain Chaerels en tant que représentant permanent.

L'Assemblée Générale des actionnaires décide que la rémunération totale des deux Commissaires pour le contrôle des comptes annuels statutaires et consolidés s'élève à 650.000 EUR par an, sous réserve d'une indexation annuelle selon l'indice du coût de la vie.

L'Assemblée Générale des actionnaires décide que la rémunération totale des deux Commissaires pour la mission d'assurance s'élève à 142.500 EUR par an, sous réserve d'une indexation annuelle selon l'indice du coût de la vie.

9. Procuration.

Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires confère un mandat spécial à Monsieur Ross Hurwitz, Monsieur François Soenen, Madame Hélène Mespouille et Madame Sofie Baveghems, chacun agissant individuellement et avec pouvoir de substitution et de subdélégation, pour représenter bpost SA dans le cadre de l'accomplissement de toutes les formalités de dépôt et de publication nécessaires résultant des résolutions susmentionnées. A cet égard, chacun des mandataires est autorisé à prendre toutes les mesures nécessaires ou utiles pour accomplir les formalités découlant des obligations de dépôt et de publication.

Informations destinées aux actionnaires

1. Questions concernant les points à l'ordre du jour

Les actionnaires sont invités à soumettre, par écrit et préalablement à l'AGO, toutes leurs questions relatives aux sujets inscrits à l'ordre du jour. Ces questions doivent parvenir par courrier à la Société (à l'adresse de son siège, Boulevard Anspach 1 bte 1, 1000 Bruxelles, à l'att. de Antoine Lebecq) ou par e-mail (à : GeneralMeeting@bpost.be) au plus tard le jeudi 2 mai 2024.

En outre, les actionnaires qui participent en personne auront aussi la possibilité de poser leurs questions relatives aux sujets inscrits à l'ordre du jour durant l'AGO.

Il sera répondu aux questions valablement adressées à la Société durant l'AGO. Les questions soumises par un actionnaire ne seront prises en considération que pour autant que ce dernier ait rempli toutes les formalités d'admission décrites au Point 3 ci-après.

2. Modification de l'ordre du jour

Les actionnaires qui détiennent individuellement ou conjointement 3 % au moins du capital en actions de la Société, peuvent requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour de l'AGO ou soumettre des propositions de résolutions (concernant des sujets inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour) jusqu'au mardi 16 avril 2024 au plus tard (Article 7:130 du Code belge des Sociétés et des Associations).

Une telle requête ne sera valable que si elle est adressée à la Société par écrit en étant accompagnée d'un document attestant de la possession de la fraction du capital précitée (c'est-à-dire, pour les actions nominatives, un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes au registre des actions de la Société; pour les actions dématérialisées, une attestation délivrée par un teneur de compte agréé ou un dépositaire central de titres, certifiant l'inscription des actions sur un ou plusieurs comptes).

La demande, incluant le texte des nouveaux points à l'ordre du jour ou des nouvelles propositions de résolutions, dûment signée par l'actionnaire (ou par les actionnaires), doit parvenir à la Société au plus tard le mardi 16 avril 2024, soit par courrier (au siège, Boulevard Anspach 1 bte 1, 1000 Bruxelles, à l'att. de Antoine Lebecq), soit par e-mail (à : GeneralMeeting@bpost.be). La Société accusera réception de la demande à l'adresse indiquée par l'actionnaire (ou par les actionnaires) dans les 48 heures à compter de cette réception.

Dans ce cas, la Société publiera un ordre du jour modifié sur son site web (https://bpostgroup.com/fr/investisseurs/gouvernance/assemblees-generales-des-actionnaires), dans le Moniteur belge et dans la presse, et publiera des formulaires de procuration et des formulaires de vote par correspondance modifiés sur son site web à la même adresse au plus tard le mardi 23 avril 2024. Les procurations reçues par la Société avant publication de l'ordre du jour modifié resteront valables pour les points déjà couverts.

Les sujets ou propositions de résolutions soumis par un ou plusieurs actionnaires ne seront traités par l'AGO que si l'actionnaire (ou les actionnaires) concerné(s) a(ont) rempli toutes les formalités d'admission décrites au Point 3 ci-dessous.

3. Formalités d'admission

Le droit pour un actionnaire de participer et voter à l'AGO est subordonné au respect de l'ensemble des formalités décrites ci-après :

• 3.1. Enregistrement. L'enregistrement de la propriété des actions au nom de l'actionnaire au mercredi 24 avril 2024 (24h00 – heure belge) (la « Date d'Enregistrement ») comme suit:
  • − pour les actions dématérialisées, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un dépositaire central de titres ; ou
  • − pour les actions nominatives, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans le registre des actions nominatives de la Société (cette inscription sera vérifiée immédiatement par la Société).
• 3.2. Notification. La notification par l'actionnaire de son intention de participer à l'AGO, de la façon suivante :
  • − pour les actions dématérialisées, le dépôt d'une attestation émise par un teneur de compte agréé ou un dépositaire central de titres, certifiant le nombre d'actions dématérialisées détenues par l'actionnaire à la Date d'Enregistrement et pour lesquelles l'actionnaire déclare vouloir participer à l'AGO. Les actionnaires sont invités à donner instruction à leur institution financière de déposer cette attestation directement auprès d'Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com), au plus tard le jeudi 2 mai 2024, à 16h00 (heure belge) ; et
  • − pour les actions nominatives,
    • (i) le dépôt du formulaire papier mis à disposition dans la convocation nominative signé par l'actionnaire et indiquant son intention de participer à l'AGO, ainsi que le nombre d'actions pour lequel l'actionnaire souhaite participer (auquel cas le formulaire dûment complété doit parvenir à Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com) au plus tard le jeudi 2 mai 2024, à 16h00 (heure belge)) ; ou
    • (ii) le dépôt d'un formulaire de procuration ou de vote par correspondance dûment complété, daté et signé, conformément aux formalités décrites ci-dessous.

Seules les personnes qui sont actionnaires de la Société à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'AGO.

4. Exercice des droits de vote

Les actionnaires qui ont valablement notifié leur participation à l'AGO conformément au Point 3 ci-dessus peuvent voter à l'AGO.

4.1. VOTE A L'AVANCE PAR CORRESPONDANCE

Les actionnaires peuvent voter à l'avance par correspondance en utilisant le formulaire préparé par la Société, disponible sur https://bpostgroup.com/fr/investisseurs/gouvernance/assemblees-generales-desactionnaires. Ce formulaire, dûment complété, daté et signé, doit parvenir à Euroclear Belgium, par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com), au plus tard le jeudi 2 mai 2024, à 16h00 (heure belge).

4.2. ACTIONNAIRE PARTICIPANT A L'AGO PAR PROCURATION

Les actionnaires peuvent être représentés à l'AGO par un mandataire. Ce mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire de procuration préparé par la Société et disponible sur https://bpostgroup.com/fr/investisseurs/gouvernance/assemblees-generales-des-actionnaires.

Le formulaire de procuration dûment complété, daté et signé doit parvenir à Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com), au plus tard le jeudi 2 mai 2024, à 16h00 (heure belge). Si ces conditions ne sont pas respectées, la Société ne reconnaîtra pas les pouvoirs du mandataire.

4.3. ACTIONNAIRES PARTICIPANT EN PERSONNE

Les actionnaires qui souhaitent participer à l'AGO en personne doivent satisfaire aux conditions d'admission susmentionnées. La Société pourrait communiquer d'avantage sur la participation à l'AGO sur son site internet https://bpostgroup.com/fr/investisseurs/gouvernance/assemblees-generales-des-actionnaires.

4.4. IDENTIFICATION ET POUVOIRS DE REPRESENTATION

Afin de participer à l'AGO, les actionnaires et mandataires doivent attester de leur identité, et les représentants d'entités légales doivent remettre des documents attestant de leur identité et de leurs pouvoirs de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l'AGO. A défaut, la participation à l'AGO peut être refusée.

5. Mise à disposition des documents

Les documents soumis à l'AGO, ainsi que l'ordre du jour de l'AGO, le formulaire de vote par procuration ou par correspondance, ainsi que toute information dont la mise à disposition des actionnaires est légalement requise, sont disponibles sur le site Internet de la Société (https://bpostgroup.com/fr/investisseurs/gouvernance/assemblees-generales-des-actionnaires). Les actionnaires peuvent également obtenir, sans frais, une copie de ces documents au siège de la Société (Boulevard Anspach 1 bte 1, 1000 Bruxelles), les jours ouvrables durant les heures d'ouverture habituelles ou en les demandant par e-mail.

6. Protection des données

La Société est le contrôleur de vos données personnelles et est responsable pour le traitement des données personnelles qu'elle reçoit des actionnaires et mandataires ou collecte à leur sujet dans le cadre de l'AGO.

Le traitement de ces données sera effectuée aux fins de l'organisations et du déroulement de l'AGO. La Société traite les données sur la base (i) des obligations légales de la Société (le Code belge des Sociétés et des Associations, les obligations légales comptables, la législation anti-blanchiment, etc.) ou (ii) des intérêts légitimes de la Société tels que la prévention de la fraude ou pour permettre à la Société d'organiser et diriger efficacement l'AGO.

Les données comprennent, entre autres, les données d'identification, le nombre et le type d'actions émises par la Société, les procurations et les instructions de vote. Les données personnelles des actionnaires et des mandataires ne seront pas traitées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, comme mentionné ci-dessus. Par conséquent, les données seront supprimées après une période d'un an.

Ces données peuvent également être transférées à des tiers à des fins de services à la Société en relation avec ce qui précède. Le traitement de ces données sera effectué, mutatis mutandis, conformément à la politique de confidentialité de la Société, disponible sur https://www.bpost.be/fr/privacy. Toutes les informations sur vos droits en tant que personne concernée, les réclamations, les coordonnées, etc. peuvent être consultées via ce lien. Pour plus d'informations ou réclamations concernant le traitement des données personnelles par ou pour le compte de la Société, la Société peut être contactée par courrier à l'adresse suivante: bpost, Data Protection Office, Boulevard Anspach 1 bte 1, 1000 Bruxelles, ou en ligne via le formulaire internet inclus dans la politique de confidentialité accessible via le lien suivant: https://www.bpost.be/fr/privacy.

La Société peut photographier et réaliser des enregistrements filmés lors de l'AGO, à des fins commerciales ou de support d'événements futurs, pour autant que vous y ayez consenti, et uniquement dans le but de montrer l'atmosphère générale de l'AssembléeGénérale. Ces images et enregistrements peuvent être utilisés sur le site internet de la Société ou sur les réseaux sociaux, pour autant que vous y ayez consenti.

7. Communications à la Société

Les actionnaires qui souhaitent obtenir plus d'informations sur les modalités pratiques à l'AGO peuvent prendre contact avec la Société :

Investisseurs	Presse
Site web : https://bpostgroup.com/investors#contactInvestors	Site web : https://press.bpost.be/
Antoine Lebecq	Veerle Van Mierlo
T. +32 2 276 29 85	T. +32 472 92 02 29
E-mail : GeneralMeeting@bpost.be	E-Mail: press.relations@bpost.be

Bruxelles, le 5 avril 2024 Pour le Conseil d'Administration de bpost SA Audrey Hanard, Présidente