Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 13, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze vennootschap (Limited Liability Company) Zetel (Registered Office): Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België (Belgium) Ondernemingsnummer BTW (Company Number VAT) BE 0505.640.808 RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (RLP Antwerp, division Mechelen)
Dit deelnemingsformulier is bestemd voor houders van effecten van Biocartis Group NV (de "Vennootschap") die de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen wensen bij te wonen in persoon of via videoconferentie. Meer informatie omtrent de vereisten voor, en de modaliteiten van, deelname aan de vergaderingen kan worden gevonden in de oproeping tot de gewone en buitengewone algemene vergaderingen.
Het ondertekende en ingevulde formulier moet de Vennootschap ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen bereiken, met name vóór of ten laatste op zaterdag 8 mei 2021. Formulieren die worden opgestuurd naar de Vennootschap moeten worden opgestuurd per post naar Biocartis Group NV, ter attentie van Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of per e-mail aan [email protected].
Gelieve te noteren dat de Vennootschap enkel fysiek toegang tot de vergaderingen zal verlenen aan effectenhouders voor zover toegelaten in het licht van de COVID-19 maatregelen die zijn genomen of zullen worden genomen door de autoriteiten zoals van toepassing op de datum van de vergaderingen, en steeds met inachtname van de aanbevelingen van de autoriteiten, en gezondheids- en veiligheidsoverwegingen. Bovendien moet opgemerkt worden dat de videoconferentie niet zal kwalificeren als een elektronisch communicatiemiddel om de algemene vergaderingen bij te wonen en er te stemmen zoals voorzien door artikel 7:137 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, maar een bijkomende mogelijkheid is voor effectenhouders om de algemene vergaderingen te volgen. Bijgevolg raadt de
to be held on Friday 14 May 2021 at 2:00 p.m. CEST
This attendance form should be used by holders of securities of Biocartis Group NV (the "Company") who want to attend the annual and extraordinary shareholders' meetings in person or by way of videoconference. More information regarding the requirements for, and the modalities of, participation in the meetings can be found in the convening notice of the annual and extraordinary shareholders' meetings.
The signed and completed form must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the annual and extraordinary shareholders' meetings, i.e. on or before Saturday 8 May 2021 at the latest. Forms sent to the Company must be sent by mail to Biocartis Group NV, Attention: Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or by e-mail to [email protected].
Please note that the Company will only grant physical access to the meeting to securities holders, proxy holders and other persons to the extent permitted in light of the COVID-19 measures taken or to be taken by the authorities as applicable on the date of the meetings, and always taking into account the recommendations of the authorities, and health and safety considerations. It is also to be noted that the video conference will not qualify as an electronic communication tool to attend and vote at the shareholders' meetings as referred to in Article 7:137 of the Belgian Code of Companies and Associations, but is an extra facility for securities holders to follow the shareholders' meetings. As a result, the Company recommends that the shareholders of the Company who wish to participate to the shareholders' meetings make use,
_________________________________________________________________________________________________
Vennootschap aan dat de aandeelhouders van de Vennootschap die wensen deel te nemen aan de algemene vergaderingen zoveel als mogelijk gebruik maken van het recht om te stemmen door middel van een stemming per brief of per volmacht aan de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Houders van gedematerialiseerde effecten dienen aan de Vennootschap eveneens een attest te bezorgen, opgesteld door de toepasselijke vereffeningsinstelling voor de betrokken effecten, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal effecten bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 30 april 2021, om middernacht (24.00 uur CEST)), waarmee zij wensen deel te nemen aan de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen.
as much as possible, of the right to vote through voting by mail or by proxy to the chairman of the Board of Directors.
Holders of dematerialized securities must also provide to the Company a certificate issued by the relevant settlement institution for the securities concerned, or by a certified account holder, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date, (i.e. Friday 30 April 2021, at midnight (12:00 a.m. CEST)) with which they want to participate in the annual and extraordinary shareholders' meetings.
eigenaar van het volgende aantal effecten uitgegeven door Biocartis Group NV, met zetel te Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België:
owner of the following number of securities issued by Biocartis Group NV, with registered office at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium:
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………. (Aantal inschrijvingsrechten / Number of subscription rights)(1)
……………………………………………………………………………………….
(Aantal converteerbare obligaties / Number of convertible bonds) (1)
Opmerking / note:
(1) Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mogen de houders van inschrijvingsrechten en de houders van converteerbare obligaties de algemene vergaderingen bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
Pursuant to Article 7:135 of the Belgian Code of Companies and Associations, the holders of subscription rights and the holders of convertible bonds have the right to attend the shareholders' meetings, but only with an advisory vote.
Geeft hierbij kennis van zijn/haar intentie om de gewone en buitengewone algemene aandeelhoudersvergaderingen van Biocartis Group NV die zullen plaatsvinden op vrijdag 14 mei 2021 om 14.00 uur CEST bij te wonen:
Hereby notifies his/her/its intent to attend the annual and extraordinary shareholders' meetings of Biocartis Group NV that will be held on Friday 14 May 2021 at 2:00 p.m. CEST:
In persoon / In person
Per videoconferentie / By way of video conference
Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. De afwezigheid van een keuze zal worden beschouwd als een keuze voor deelname per videoconferentie.
De Ondergetekende gaat ermee akkoord dat de Engelse vertaling van onderhavig deelnemingsformulier slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling.
De Ondergetekende bevestigt hierbij dat de Vennootschap alle confirmaties en informatie vereist voor deelname aan de gewone en buitengewone algemene vergaderingen per e-mail kan bezorgen aan de Ondergetekende op volgend e-mailadres:
Please tick the appropriate box. The absence of a choice will be deemed to be an election of the participation by way of video conference.
The Undersigned agrees that the English translation of the present attendance form is a free translation and for information purposes only, and that the Dutch version shall prevail over the English translation.
The Undersigned hereby confirms that the Company can send all confirmations and information required for participation in the annual and extraordinary shareholders' meetings to the following e-mail address of the Undersigned:
| ………………………………………………………………………………………. (E-mailadres van effectenhouder / E-mail address of securities holder) |
|
|---|---|
| De ondergetekende ("Ondergetekende"): | The undersigned ("Undersigned"): |
| ………………………………………………………………………………………………………………………………… (volledige naam / full name) |
|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………… (adres / address) |
|
| ……………………………… (datum / date) |
|
| ……………………………… ……………………………… |
|
| (handtekening / signature) |
_________________________________________________________________________________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.