Proxy Solicitation & Information Statement • May 17, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze vennootschap (Limited Liability Company) Zetel (Registered Office): Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België (Belgium) Ondernemingsnummer BTW (Company Number VAT) BE 0505.640.808 RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (RLP Antwerp, division Mechelen)
Dit deelnemingsformulier is bestemd voor houders van effecten van Biocartis Group NV (de "Vennootschap") die de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering in persoon wensen bij te wonen. Meer informatie omtrent de vereisten voor, en de modaliteiten van, deelname aan de vergadering kan worden gevonden in de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering.
Het ondertekende en ingevulde formulier moet de Vennootschap ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering bereiken, met name vóór of ten laatste op zaterdag 29 mei 2021. Formulieren die worden opgestuurd naar de Vennootschap moeten worden opgestuurd per post naar Biocartis Group NV, ter attentie van Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of per e-mail aan [email protected].
Gelieve te noteren dat de Vennootschap enkel fysiek toegang tot de vergadering zal verlenen aan effectenhouders voor zover toegelaten in het licht van de COVID-19 maatregelen die zijn genomen of zullen worden genomen door de autoriteiten zoals van toepassing op de datum van de vergadering, en steeds met inachtname van de aanbevelingen van de autoriteiten, en gezondheids- en veiligheidsoverwegingen. Bijgevolg raadt de Vennootschap aan dat de aandeelhouders van de Vennootschap die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering zoveel als mogelijk gebruik maken van het recht om te stemmen door middel van een stemming per brief of per volmacht aan de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Houders van gedematerialiseerde effecten dienen aan de Vennootschap eveneens een attest te bezorgen, opgesteld door de toepasselijke
te houden op vrijdag 4 juni 2021 om 10.00 uur CEST to be held on Friday 4 June 2021 at 10:00 a.m. CEST
This attendance form should be used by holders of securities of Biocartis Group NV (the "Company") who want to attend the extraordinary shareholders' meeting in person. More information regarding the requirements for, and the modalities of, participation in the meeting can be found in the convening notice of the extraordinary shareholders' meeting.
The signed and completed form must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday 29 May 2021 at the latest. Forms sent to the Company must be sent by mail to Biocartis Group NV, Attention: Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or by e-mail to [email protected].
Please note that the Company will only grant physical access to the meeting to securities holders, proxy holders and other persons to the extent permitted in light of the COVID-19 measures taken or to be taken by the authorities as applicable on the date of the meeting, and always taking into account the recommendations of the authorities, and health and safety considerations. As a result, the Company recommends that the shareholders of the Company who wish to participate to the shareholders' meeting make use, as much as possible, of the right to vote through voting by mail or by proxy to the chairman of the Board of Directors.
Holders of dematerialized securities must also provide to the Company a certificate issued by the relevant settlement institution for the securities
_________________________________________________________________________________________________
vereffeningsinstelling voor de betrokken effecten, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal effecten bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 21 mei 2021, om middernacht (24.00 uur CEST)), waarmee zij wensen deel te nemen aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.
concerned, or by a certified account holder, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date, (i.e. Friday 21 May 2021, at midnight (12:00 a.m. CEST)) with which they want to participate in the extraordinary shareholders' meeting.
eigenaar van het volgende aantal effecten uitgegeven door Biocartis Group NV, met zetel te Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België:
owner of the following number of securities issued by Biocartis Group NV, with registered office at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium:
| ………………………………………………………………………………………. (Aantal aandelen / Number of shares) |
|
|---|---|
| ………………………………………………………………………………………. (Aantal inschrijvingsrechten / Number of subscription rights)(1) |
|
| ………………………………………………………………………………………. / Number of convertible bonds)(1) (Aantal converteerbare obligaties |
|
| Opmerking / note: | |
| (1) | Overeenkomstig artikel 7:135 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen mogen de houders van inschrijvingsrechten en de houders van converteerbare obligaties de algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem. |
Pursuant to Article 7:135 of the Belgian Code of Companies and Associations, the holders of subscription rights and the holders of convertible bonds have the right to attend the shareholders' meeting, but only with an advisory vote.
Geeft hierbij kennis van zijn/haar intentie om de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van Biocartis Group NV die zal plaatsvinden op vrijdag 4 juni 2021 om 10.00 uur CEST fysiek bij te wonen.
De Ondergetekende gaat ermee akkoord dat de Engelse vertaling van onderhavig deelnemingsformulier slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling.
De Ondergetekende bevestigt hierbij dat de Vennootschap alle confirmaties en informatie vereist voor deelname aan de buitengewone algemene vergadering per e-mail kan bezorgen aan de Ondergetekende op volgend e-mailadres:
Hereby notifies his/her/its intent to attend the extraordinary shareholders' meeting of Biocartis Group NV that will be held on Friday 4 June 2021 at 10:00 a.m. CEST in person.
The Undersigned agrees that the English translation of the present attendance form is a free translation and for information purposes only, and that the Dutch version shall prevail over the English translation.
The Undersigned hereby confirms that the Company can send all confirmations and information required for participation in the extraordinary shareholders' meeting to the following e-mail address of the Undersigned:
………………………………………………………………………………………. (E-mailadres van effectenhouder / E-mail address of securities holder)
_________________________________________________________________________________________________
De ondergetekende ("Ondergetekende"): The undersigned ("Undersigned"): ………………………………………………………………………………………………………………………………… (volledige naam / full name) ………………………………………………………………………………………………………………………………… (adres / address) ……………………………… (datum / date) ……………………………… ………………………………
(handtekening / signature)
_________________________________________________________________________________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.