Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 12, 2022
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze vennootschap (Limited Liability Company) Zetel (Registered Office): Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België (Belgium) Ondernemingsnummer BTW (Company Number VAT) BE 0505.640.808 RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (RLP Antwerp, division Mechelen)
te houden op vrijdag 13 mei 2022 om 14.00 uur CEST
Dit formulier is bestemd voor houders van aandelen van Biocartis Group NV (de "Vennootschap") die per brief wensen te stemmen.
Het formulier voor stemming per brief dient handgeschreven of elektronisch te worden ondertekend. Indien gebruik wordt gemaakt van een elektronische handtekening, moet dit een elektronische handtekening zijn in de zin van artikel 3.10 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, zoals gewijzigd, of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde Verordening.
Het ondertekende en ingevulde formulier moet de Vennootschap bereiken ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op zaterdag 7 mei 2022. Formulieren die worden opgestuurd naar de Vennootschap moeten worden opgestuurd per post naar Biocartis Group NV, ter attentie van Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of per e-mail aan [email protected] (gevolgd door het originele formulier per post verzonden naar voormelde bestemmeling).
Houders van aandelen van de Vennootschap die per brief wensen te stemmen dienen zich ook te registreren voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, zoals beschreven in de oproeping tot de gewone algemene aandeelhoudersvergadering. Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen aan dit formulier een attest te hechten opgesteld door de toepasselijke vereffeningsinstelling voor de betrokken aandelen, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal to be held on Friday 13 May 2022 at 2:00 p.m. CEST
This form should be used by holders of shares of Biocartis Group NV (the "Company") who want to vote by mail.
The vote by mail form must be signed in handwriting or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of Article 3.12 of the same Regulation.
The signed and completed form must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday 7 May 2022 at the latest. Forms sent to the Company must be sent by mail to Biocartis Group NV, Attention: Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or by e-mail to [email protected] (followed by the original form sent by mail to the aforementioned addressee).
Holders of shares of the Company who wish to vote by mail must also register for the annual shareholders' meeting, as described in the notice convening the annual shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to the present form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by a certified account holder, confirming the number of shares that have been registered in their name on the registration date (i.e. Friday 29 April 2022, at
_________________________________________________________________________________________________
aandelen bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 29 april 2022, om middernacht (24.00 uur CEST)), waarmee zij wensen deel te nemen aan de gewone algemene aandeelhoudersvergadering.
Ingeval van wijzigingen aan de agenda of indien nieuwe voorstellen tot besluit worden ingediend, zal de Vennootschap een gewijzigde agenda publiceren met, in voorkomend geval, bijkomende agendapunten en bijkomende voorstellen tot besluit. Dit zal niet later dan op de vijftiende kalenderdag vóór de gewone algemene aandeelhoudersvergadering gebeuren, met name vóór of ten laatste op donderdag 28 april 2022. Op dat moment zal de Vennootschap ook gewijzigde formulieren voor de stemming per brief ter beschikking stellen. Stemmen per brief die de Vennootschap bereiken voorafgaand aan de publicatie van een gewijzigde agenda blijven geldig voor de agendapunten waarop de stemmen per brief betrekking hebben, evenwel onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving. Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, wordt een stem die per brief werd uitgebracht omtrent een agendapunt waarvoor een nieuw voorgesteld besluit wordt ingediend door één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal bezitten, buiten beschouwing gelaten.
midnight (12:00 a.m. CEST)) with which they want to participate to the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda or if new draft resolutions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft resolutions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before Thursday 28 April 2022 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for votes by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote via vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed resolution has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
eigenaar van het volgende aantal aandelen uitgegeven door Biocartis Group NV, met zetel te Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België:
owner of the following number of shares issued by Biocartis Group NV, with registered office at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium:

_________________________________________________________________________________________________
Brengt hierbij op onherroepelijke wijze zijn/haar stem uit, zoals hieronder aangegeven in de toepasselijke vakjes, betreffende de punten op de volgende agenda:1
1 Bij gebrek aan een specifieke stemwijze voor een bepaald agendapunt, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde stemwijze, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Voor" geselecteerd te hebben.
Hereby irrevocably votes, as indicated hereafter in the appropriate boxes, on the items of the following agenda:1
1 If no specific manner of voting is given for a specific item on the agenda, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the indicated manner of voting, the Undersigned shall be deemed to have selected "In favor".
Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en voorstellen tot besluit van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:
Kennisname en bespreking van: (a) het gecombineerd jaarverslag van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, (b) het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, en (c) het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, en van de voorgestelde resultaatsbestemming.
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed, alsook de resultaatsbestemming zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
Agenda and proposed resolutions: The agenda and proposed resolutions of the annual shareholders' meeting of the Company, which, as the case may be, can be amended at the meeting on behalf of the Board of Directors, are as follows:
Submission of, and discussion on: (a) the combined annual report of the Board of Directors on the statutory financial statements and the consolidated financial statements for the financial year ended on 31 December 2021, (b) the report of the statutory auditor on the statutory financial statements for the financial year ended on 31 December 2021, and (c) the report of the statutory auditor on the consolidated financial statements for the financial year ended on 31 December 2021.
Approval of the statutory financial statements for the financial year ended on 31 December 2021, and of the proposed allocation of the result.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting approves the statutory financial statements for the financial year ended on 31 December 2021, as well as the allocation of the result as proposed by the Board of Directors.
| Steminstructie: | Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
_________________________________________________________________________________________________
Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders (met inbegrip van elk van de voormalige bestuurders) die gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 in functie was, voor de uitoefening van zijn of haar mandaat tijdens
Submission of, and discussion on, the consolidated financial statements for the financial year ended on 31 December 2021.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting grants discharge from liability to each of the directors (including each of the former directors) who was in office during the financial year ended on 31 December 2021, for the performance of his or
| dat boekjaar. | her mandate during that financial year. | |
|---|---|---|
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting grants discharge from liability to the statutory auditor for the performance of its mandate during the financial year ended on 31 December 2021.
| Steminstructie: | Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
Kennisname, bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag opgesteld door het Remuneratieen Benoemingscomité en opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering keurt het remuneratieverslag opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed.
Submission of, discussion on and approval of the remuneration report prepared by the Remuneration and Nomination Committee, and included in the annual report of the Board of Directors for the financial year ended on 31 December 2021.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting approves the remuneration report included in the annual report of the Board of Directors for the financial year ended on 31 December 2021.
| Steminstructie: | Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
_________________________________________________________________________________________________
Op 14 mei 2021 werd Herman Verrelst herbenoemd tot bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van vier jaren, tot en met het afsluiten van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2025 die zal hebben besloten over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Met ingang van 1 april 2022 nam Herman Verrelst ontslag als bestuurder, maar op zijn verzoek werd South Bay Ventures BV (afgekort SBV BV), een vennootschap gecontroleerd door Herman Verrelst, benoemd tot bestuurder door de Raad van Bestuur van de Vennootschap teneinde Herman Verrelst te vervangen als bestuurder van de Vennootschap. Te dien einde, en rekening houdend met de aanbeveling van het Remuneratie- en Benoemingscomité, beveelt de Raad van Bestuur
On 14 May 2021, Herman Verrelst was re-appointed as director of the Company for a term of four years, up to and including the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2025 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2024. With effect as of 1 April 2022, Herman Verrelst resigned as director, but at his request South Bay Ventures BV (in short, SBV BV), a company controlled by Herman Verrelst, was appointed as director by the Board of Directors of the Company to replace Herman Verrelst as director of the Company. In view hereof, and taking into account the recommendation of the Remuneration and Nomination Committee, the Board of Directors recommends that the appointment of South Bay Ventures BV, permanently aan dat de benoeming van South Bay Ventures BV, vast vertegenwoordigd door Herman Verrelst, wordt bevestigd. Voor meer informatie over Herman Verrelst wordt verwezen naar de corporate governance verklaring opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering neemt akte van het ontslag van Herman Verrelst als bestuurder van de Vennootschap met ingang van 1 april 2022, en bevestigt de benoeming van South Bay Ventures BV (afgekort SBV BV), vast vertegenwoordigd door Herman Verrelst, voor een termijn van drie jaren, tot en met het afsluiten van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2025 die zal hebben besloten over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Het mandaat van South Bay Ventures BV, vast vertegenwoordigd door Herman Verrelst, als Chief Executive Officer zal bezoldigd zijn, daar waar diens mandaat als bestuurder onbezoldigd zal zijn.
represented by Herman Verrelst, be confirmed. For further information regarding Herman Verrelst, reference is made to the corporate governance statement included in the annual report of the Board of Directors for the financial year ended on 31 December 2021.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting takes note of the resignation of Herman Verrelst as director of the Company with effect as of 1 April 2022, and confirms the appointment of South Bay Ventures BV (in short, SBV BV), permanently represented by Herman Verrelst, for a term of three years up to and including the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2025 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2024. While the mandate of South Bay Ventures BV, permanently represented by Herman Verrelst, as Chief Executive Officer shall be remunerated, its mandate as director shall not be remunerated.
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
_________________________________________________________________________________________________
Rekening houdend met de aanbeveling van het Remuneratie- en Benoemingscomité, beveelt de Raad van Bestuur aan dat Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich en Luc Gijsens BV, vast vertegenwoordigd door Luc Gijsens, worden herbenoemd tot onafhankelijke bestuurders van de Vennootschap voor een termijn van twee jaren, en dat Roald Borré wordt herbenoemd als bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van twee jaren. Voor meer informatie over deze bestuurders wordt verwezen naar de corporate governance verklaring opgenomen in het jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Op basis van de informatie aangereikt door respectievelijk Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich en Luc Gijsens BV, vast vertegenwoordigd door Luc Gijsens, blijkt dat respectievelijk Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich en zowel Luc Gijsens BV als Luc Gijsens, voldoen aan de toepasselijke voorschriften teneinde te worden benoemd als onafhankelijke bestuurders overeenkomstig artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de Corporate Governance Code 2020.
Taking into account the recommendation of the Remuneration and Nomination Committee, the Board of Directors recommends that Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich and Luc Gijsens BV, represented by Luc Gijsens as permanent representative, be re-appointed as independent directors of the Company for a term of two years, and that Roald Borré be re-appointed as director of the Company for a term of two years. For further information regarding these directors, reference is made to the corporate governance statement included in the annual report of the Board of Directors for the financial year ended on 31 December 2021.
Based on information made available by respectively Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich and Luc Gijsens BV, permanently represented by Luc Gijsens, it appears that respectively Ann-Christine Sundell, Christine Kuslich and each of Luc Gijsens BV and Luc Gijsens, satisfy the applicable requirements in order to be appointed as independent directors in accordance with Article 7:87 of the Belgian Code of Companies and Associations and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020.
(i) Ann-Christine Sundell wordt herbenoemd tot onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap, in de zin van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de Corporate Governance Code 2020, voor een termijn van twee jaren, tot en met het afsluiten van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2024 die zal hebben besloten over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
(i) Ann-Christine Sundell is re-appointed as independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the Belgian Code of Companies and Associations and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020, for a term of two years, up to and including the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2024 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2023.
| Steminstructie: | Voting instruction: | ||
|---|---|---|---|
| | | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
(iv) Roald Borré wordt herbenoemd tot bestuurder (iv) Roald Borré is re-appointed as director of the
_________________________________________________________________________________________________
van de Vennootschap voor een termijn van twee jaren, tot en met het afsluiten van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering te houden in 2024 die zal hebben besloten over de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.
Company for a term of two years, up to and including the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2024 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2023.
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
De remuneratie van de bovenvermelde bestuurders is zoals besloten door de gewone algemene aandeelhoudersvergaderingen van 11 mei 2018 en 14 mei 2021.
Voorstel tot besluit: De gewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit om de jaarlijkse bezoldiging van de commissaris te verhogen van EUR 142.185,00 (exclusief onkosten en BTW), zoals goedgekeurd door de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van 14 mei 2021, tot EUR 161.415,00 (exclusief onkosten en BTW) voor haar controlewerkzaamheden in verband met de statutaire jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening en de tussentijdse verslaggeving van de groep voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021. Deze stijging is het gevolg van het feit dat de omvang van de controlewerkzaamheden uitgevoerd door de commissaris werden verruimd als gevolg van de groeiende activiteiten van de groep.
The remuneration of the abovementioned directors is as decided by the general shareholders' meeting held on 11 May 2018 and 14 May 2021.
Proposed resolution: The annual shareholders' meeting resolves to approve the increase of the annual remuneration of the statutory auditor from EUR 142,185.00 (exclusive of expenses and VAT), as approved by the annual shareholders' meeting of 14 May 2021, to EUR 161,415.00 (exclusive of expenses and VAT) for the audit of the statutory annual accounts, the consolidated annual accounts and the interim reporting of the group for the financial year ended on 31 December 2021. This increase results from the fact that the scope of the audit activities performed by the statutory auditor was broadened as a result of the growing business of the group.
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
_________________________________________________________________________________________________
De Ondergetekende bevestigt dat voormelde stemmen van toepassing zijn op de gewone algemene aandeelhoudersvergadering die zal plaatsvinden op vrijdag 13 mei 2022, en dat indien de voormelde gewone algemene aandeelhoudersvergadering zou worden uitgesteld of opgeschort, de voormelde stemmen eveneens van toepassing zullen zijn op de algemene aandeelhoudersvergadering, waar van toepassing, die zou worden gehouden met dezelfde agenda:
Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. Bij afwezigheid van een instructie, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde instructie, zal de Ondergetekende verondersteld worden The Undersigned confirms that the aforementioned votes apply to the annual shareholders' meeting that will be held on Friday 13 May 2022, and that in case the aforementioned annual shareholders' meeting would be postponed or suspended, the aforementioned votes will also apply to the general meeting that would be held having the same agenda, as relevant:
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the
"Ja" geselecteerd te hebben. De aandeelhouders moeten zich opnieuw registreren voor dergelijke volgende vergadering opdat bovenstaande instructie geldig zou zijn voor dergelijke volgende vergadering.
Onderhavige stembrief geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134, §2, lid 3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor de gewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap te houden op vrijdag 13 mei 2022.
De Ondergetekende gaat ermee akkoord dat de Engelse vertaling van onderhavig formulier slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling.
Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
This voting letter shall also serve as notification within the meaning of Article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the annual shareholders' meeting of the Company to be held on Friday 13 May 2022.
The Undersigned agrees that the English translation of the present form is a free translation and for information purposes only, and that the Dutch version shall prevail over the English translation.
| De ondergetekende ("Ondergetekende"): | The undersigned ("Undersigned"): | ||
|---|---|---|---|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………… (volledige naam / full name) ………………………………………………………………………………………………………………………………… |
|||
| (adres | / address) | ||
| ……………………………… (datum / date) |
|||
| ……………………………… ……………………………… |
|||
| (handtekening / signature) |
_________________________________________________________________________________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.