Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 26, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze vennootschap/ Public limited liability company Wakkensteenweg 2 8710 Sint-Baafs-Vijve Ondernemingsnummer/ Entreprise number: 0671.974.626 RPR/RLE Gent (afdeling/division Kortrijk)
(de "Vennootschap")
(the "Company")
De raad van bestuur van de Vennootschap (de "Raad van Bestuur") wenst te benadrukken dat hij de maatregelen ter bestrijding van de COVID-19 pandemie ten volle steunt en dat hij de maatregelen en aanbevelingen van de overheidsinstanties in Europa en België zal naleven. De Raad van Bestuur raadt de aandeelhouders daarom ten sterkste aan om niet fysiek aanwezig te zijn tijdens de gewone algemene vergadering van de Vennootschap die zal plaatsvinden op woensdag 26 mei 2021 om 11 uur (CET). Afhankelijk van de omstandigheden en de op datum van de gewone algemene vergadering van kracht zijnde relevante COVID-19 maatregelen, bestaat de kans dat fysieke toegang tot de algemene vergadering wordt geweigerd om te verzekeren dat de gewone algemene vergadering op een veilige en gezonde manier kan doorgaan.
The board of directors of the Company (the "Board of Directors") wishes to emphasize that it is strongly committed to supporting the measures in place to combat the COVID-19 pandemic and will respect the measures and recommendations made by public authorities in Europe and Belgium. Therefore, the Board of Directors strongly recommends the shareholders not to be physically present at the annual shareholders' meeting of the Company to be held on Wednesday 26 May 2021 at 11.00 am (CET) because, depending on the circumstances and the relevant COVID-19 related measures in place at the time of the annual general meeting, it may have to deny physical access to the meeting to ensure that the annual general meeting can be held in a safe and healthy manner.
De aandeelhouders die niet aanwezig zullen zijn, maar zich willen laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, dienen gebruik te maken van dit volmachtformulier. Uitsluitend dit volmachtformulier met duidelijke steminstructies zal worden aanvaard. Bij voorkeur wordt een volmacht verleend (met recht tot indeplaatsstelling) aan mevrouw Annelies Willemyns, General Counsel van de Vennootschap, aangezien de kans bestaat dat fysieke toegang tot de vergadering wordt geweigerd om te verzekeren dat de gewone algemene vergadering op een veilige en gezonde manier kan doorgaan.
The shareholders who will not attend, but who wish to be represented at the annual shareholders' meeting of the Company, have to use this proxy form. Only this proxy form with clear voting instructions will be accepted. Preferably a proxy is granted (with full power of substitution) to Mrs. Annelies Willemyns, General Counsel of the Company, because physical access to the meeting may be denied to ensure that the annual general meeting can be held in a safe and healthy manner.
Een volledig ondertekend exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op donderdag 20 mei 2021 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar [email protected] of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Wakkensteenweg 2, 8710 Sint-Baafs-Vijve.
1 This is a translation of the Dutch text into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.

A duly signed proxy form must be submitted preferably by e-mail to [email protected] or must be delivered by letter at the registered office of the Company, being Wakkensteenweg 2, 8710 Sint-Baafs-Vijve, to the attention of the legal department, no later than Thursday 20 May 2021 at midnight (CET).
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice.
De ondergetekende: / The undersigned:
_____________________________________,
_____________________________________,
_____________________________________,
[* naam, adres] / [* name, address]
Hierna genoemd de "Ondergetekende". Hereinafter the "Undersigned".
Eigenaar van ________________________ [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
Owner of ________________________________ [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
verleent hierbij bijzondere volmacht, met recht tot indeplaatsstelling aan: hereby grants special authority, with power of substitution to:
| OF/OR | |
|---|---|
| Annelies Willemyns General Counsel Secretaris van de Raad van Bestuur Secretary of the Board of Directors Wakkensteenweg 2 8710 Sint-Baafs-Vijve |
_______, ______, ______, [naam, adres] / [name, address] |
| Hierna genoemd de "Volmachtdrager". Hereinafter the "Proxy Holder". |

(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2020 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2020.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(1) Acknowledgement of the Board of Directors' annual report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2020 (including discussion on corporate governance) and acknowledgement of the statutory auditor's report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2020.
No decision needed regarding this item on the agenda.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Acknowledgement of the consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2020.
No decision needed regarding this item on the agenda.

(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
(3) Approval of the remuneration report relating to the financial year ending on 31 December 2020.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration report of the Board of Directors relating to the financial year ending on 31 December 2020.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(4) Goedkeuring van het remuneratiebeleid.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratiebeleid van de Raad van Bestuur.
(4) Approval of the remuneration policy.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration policy of the Board of Directors.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(5) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(5) Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2020 and of the proposed allocation of the results.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2020, including the allocation of the results as proposed by the Board of Directors.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(6) Herbenoeming van de heer Cyrille Ragoucy als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van de heer Cyrille Ragoucy, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(6) Reappointment of Mr. Cyrille Ragoucy as director.
Approval of the reappointment of Mr. Cyrille Ragoucy, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(7) Herbenoeming van de heer Michael Kolbeck als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van de heer Michael Kolbeck, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(7) Reappointment of Mr. Michael Kolbeck as director.
Approval of the reappointment of Mr. Michael Kolbeck, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as non-executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(8) Herbenoeming van Accelium BV als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van Accelium BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Nicolas Vanden Abeele, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier

jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Accelium BV, vast vertegenwoordigd door de heer Nicolas Vanden Abeele, voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 7:87 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Dit mandaat zal op dezelfde wijze worden bezoldigd als dat van de andere onafhankelijke bestuurders, zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(8) Reappointment of Accelium BV as director.
Approval of the reappointment of Accelium BV, represented by its permanent representative Mr. Nicolas Vanden Abeele, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as independent director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. Accelium BV, permanently represented by Mr. Nicolas Vanden Abeele, complies with the criteria of independence set forth in article 7:87 of the Belgian Companies and Associations Code. This mandate will be remunerated in the same way as that of the other independent directors, as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(9) Herbenoeming van mevrouw Sarah Hedger als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van mevrouw Sarah Hedger, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Mevrouw Sarah Hedger voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 7:87 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Dit mandaat zal op dezelfde wijze worden bezoldigd als dat van de andere onafhankelijke bestuurders, zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(9) Reappointment of Mrs. Sarah Hedger as director.
Approval of the reappointment of Mrs. Sarah Hedger, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as independent director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. Mrs. Sarah Hedger complies with the criteria of independence set forth in article 7:87 of the Belgian Companies and Associations Code. This mandate will be remunerated in the same way as that of the other independent directors, as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention

(10) Herbenoeming van de heer Neal Morar als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van de heer Neal Morar, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(10) Reappointment of Mr. Neal Morar as director.
Approval of the reappointment of Mr. Neal Morar, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as non-executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(11) Herbenoeming van mevrouw Hannah Strong als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van mevrouw Hannah Strong, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(11) Reappointment of Mrs. Hannah Strong as director.
Approval of the reappointment of Mrs. Hannah Strong, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as non-executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(12) Herbenoeming van de heer Jeremy Fryzuk als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van de heer Jeremy Fryzuk, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar

eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(12) Reappointment of Mr. Jeremy Fryzuk as director.
Approval of the reappointment of Mr. Jeremy Fryzuk, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as non-executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(13) Herbenoeming van de heer Patrick Lebreton als bestuurder.
Goedkeuring van de herbenoeming van de heer Patrick Lebreton, op voorstel van de Raad van Bestuur van de Vennootschap op basis van het advies gekregen van het Remuneratie- en Benoemingscomité, als niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap met onmiddellijke ingang en voor een periode van vier jaar, zijnde tot de gewone algemene vergadering die besluit over de jaarrekening van het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Dit mandaat zal worden bezoldigd zoals omschreven in het jaarlijks remuneratieverslag en in overeenstemming met het remuneratiebeleid.
(13) Reappointment of Mr. Patrick Lebreton as director.
Approval of the reappointment of Mr. Patrick Lebreton, upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the advice received from the Remuneration and Nomination Committee, as non-executive director of the Company with immediate effect for a four-year period, until the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2024. This mandate will be remunerated as described in the annual remuneration report and in accordance with the remuneration policy.
(14) Kwijting aan de bestuurders.
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
(14) Directors' liability discharge.
Discharge of liability for each of the directors regarding the execution of their mandate during the financial year ending on 31 December 2020.

(15) Kwijting aan de commissaris.
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Peter Opsomer, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
(15) Auditor's liability discharge.
Discharge of liability for the statutory auditor PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, represented by Mr. Peter Opsomer, regarding the execution of its mandate during the financial year ending on 31 December 2020.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(16) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan mevrouw Annelies Willemyns, met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(16) Powers in order to execute the decisions.
Approval to grant the power to each director of the Company, each acting individually, as well as its employees, servants and agents, and in particular to Mrs. Annelies Willemyns, with the power of substitution, to complete all formalities towards the Belgian authorities and administrative authorities, in particular in order to register/modify details at the Crossroad Bank of Enterprises, and if necessary with the Belgian VAT authorities.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
*****

Indien er geen enkele steminstructie vermeld wordt, zal deze volmacht niet worden aanvaard. If not a single voting instruction is given, the proxy will not be accepted.
Indien er voor een bepaald besluit geen duidelijke steminstructie wordt gegeven, wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot het betreffende besluit. If no clear voting instruction is given for a certain resolution, the Undersigned will be deemed to abstain from the resolution concerned.
Indien op grond van artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe punten en/of bijkomende voorstellen tot besluit op de agenda worden geplaatst, zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 11 mei 2021 om middernacht (CET) een nieuwe agenda en een volmachtformulier met de bijkomende punten en/of voorstellen tot besluit publiceren op de website van de Vennootschap.
If, pursuant to article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code, new items and/or additional proposals of resolution are placed on the agenda, the Company will by Tuesday 11 May 2021 at the latest at midnight (CET), publish an amended agenda and proxy form including the additional items on the agenda and/or proposals of resolution on the website of the Company.
Volmachtformulieren die op tijd ontvangen zijn door de Vennootschap (bij voorkeur bij e-mail) voor de publicatie van een gewijzigde agenda, zullen geldig blijven voor de punten waarop deze volmacht betrekking heeft. Voor de bijkomende punten van de gewijzigde agenda, dient de Ondergetekende ten laatste donderdag 20 mei 2021 om middernacht (CET) het nieuw gepubliceerd volmachtformulier vervolledigd en ondertekend te bezorgen aan de Vennootschap. Indien geen nieuw volmachtformulier tijdig wordt ontvangen dan wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of voorstellen van besluit.
Proxy forms which arrive at the Company (preferably by e-mail) in time before the publication of an amended agenda, will remain valid for the items on the agenda whereto the proxy relates. For items on the agenda for which new proposals of resolution have been submitted, the Undersigned should provide the Company with the completed and signed proxy form regarding the new items no later than Thursday 20 May 2021 at midnight (CET). If no new proxy form is submitted the Undersigned will be deemed to abstain from the new items and/or proposed resolutions.
Het tijdig bezorgen van een geldig en ondertekend volmachtformulier geldt tevens als een kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de vergadering in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
The timely provision of a valid signed proxy form shall also serve as notification to participate in the meeting within the meaning of article 7:134 of the Belgian Companies and Associations Code.

II. The Undersigned grants the Proxy Holder the power to, in general, do all what appears useful or necessary for the execution of this proxy.
Opgemaakt te (Done at)______________________ op (on)________________________,
OPTIE A: Enkel in te vullen als aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON IS (zo niet, zie OPTIE B): OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see OPTION B):
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is: OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY:
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent/ondertekenen: Name of the signator(y)(ies)
Functie/Function:
Die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) dit volmachtformulier te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder. Who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this proxy form for and on behalf of the shareholder identified on page 1.
*******
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.