Pre-Annual General Meeting Information • Apr 22, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Naamloze vennootschap Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem Ondernemingsnummer: 0671.974.626 RPR Gent (afdeling Kortrijk) [email protected] www.baltainvestors.com
(de "Vennootschap")
De Raad van Bestuur heeft de eer de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden op woensdag 25 mei 2022 om 11:00 uur (CET) in de modulyss Inspiration Hub, gelegen in Dok-Noord 7/109B, 9000 Gent, België, met de onderstaande agenda.
(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
(4) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(5) Kennisname van het ontslag van een onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap en bevestiging van de coöptatie van een onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap voor de resterende duur van het mandaat van de onafhankelijk bestuurder die zij vervangt en zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur op advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité.
Kennisname van het ontslag van mevrouw Sarah Hedger als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap met ingang van 31 december 2021 om 23u59m59 en bevestiging van de coöptatie door de Raad van Bestuur van mevrouw Vanessa Temple als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap, met ingang van 1 januari 2022 om 00u00min01 voor de resterende duur van het mandaat van mevrouw Sarah Hedger en zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur op advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité.
(6) Kwijting aan de bestuurders.
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
(7) Kwijting aan de commissaris.
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Peter Opsomer, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan de heer Hannes D'Hoop, met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
De Raad van Bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna, het recht zullen hebben om aan de gewone algemene vergadering deel te nemen en om het recht tot vraagstelling uit te oefenen.
Het recht om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op woensdag 11 mei 2022, om middernacht (CET) (de "registratiedatum"). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:
Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd (i) deel te nemen aan en te stemmen op de gewone algemene vergadering en (ii) om schriftelijk vragen te stellen.
De aandeelhouder dient zijn voornemen om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering, ten laatste op donderdag 19 mei 2022 om middernacht (CET) ter kennis te brengen aan de Vennootschap. In voorkomend geval wordt het attest, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient bij voorkeur te gebeuren per e-mail naar [email protected] of per brief ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.
Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, bijkomende agendapunten toevoegen aan de agenda van de gewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Zulke aanvragen worden verstuurd per e-mail naar [email protected], ten laatste op dinsdag 3 mei 2022 om middernacht (CET).
Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).
Indien de Vennootschap verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze zo spoedig mogelijk en ten laatste op dinsdag 10 mei 2022 om middernacht (CET) de gewijzigde agenda publiceren op haar website.
Aandeelhouders die aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, kunnen vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot hun verslag en de agendapunten, alsook aan de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen dienen te worden gesteld per e-mail naar [email protected], ten laatste op donderdag 19 mei 2022 om middernacht (CET).
Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofde van artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).
De aandeelhouders die zich op de gewone algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van het volmachtformulier dat voor dit doel door de Raad van Bestuur werd opgesteld. Zij kunnen dit volmachtformulier downloaden op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com) en verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem). Andere volmachtformulieren zullen niet worden aanvaard.
De Raad van Bestuur raadt aan de heer Hannes D'Hoop, Legal Counsel van de Vennootschap, als volmachtdrager aan te stellen (met recht tot indeplaatsstelling).
Het getekende exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op donderdag 19 mei 2022 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar [email protected] of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.
De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen. Enkel getekende volmachtformulieren die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.
De houders van effecten kunnen kennis nemen van de relevante verslagen vanaf maandag 25 april 2022, tijdens werkdagen en tijdens de normale kantooruren, op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem), of kunnen kosteloos een kopie verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, mits schriftelijk verzoek daartoe verstuurd ter attentie van het juridisch departement, of per e-mail naar [email protected].
Alle relevante informatie met betrekking tot deze gewone algemene vergadering, met inbegrip van de verslagen vermeld in de agenda en de overige informatie die overeenkomstig artikel 7:129, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ter beschikking moet worden gesteld, is vanaf maandag 25 april 2022 beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en gevolmachtigden in de context van de gewone algemene vergadering.
De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") met als doelstelling de organisatie van de gewone algemene vergadering en teneinde de aandeelhouders toe te laten hun rechten uit te oefenen. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn een wettelijke verplichting alsook het legitieme belang van de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens die worden verwerkt omvatten onder meer: naam, adres, e-
mailadres, het aantal aandelen, het type aandelen, volmachten en steminstructies. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling.
De gegevens kunnen doorgegeven worden aan externe partijen (waaronder banken) die in opdracht van de Vennootschap diensten verlenen in het kader van de organisatie van de gewone algemene vergadering.
U kan meer informatie verkrijgen met betrekking tot uw rechten in verband met uw persoonsgegevens op onze website https://www.baltagroup.com/nl/Privacy/.
U kan uw rechten laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Coordinator per e-mail op [email protected] of door een brief te sturen naar:
Balta Group NV Data Protection Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem België
In overeenstemming met artikel 77 AVG heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit via [email protected].
De Raad van Bestuur
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.