Proxy Solicitation & Information Statement • Sep 23, 2022
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer
Naamloze vennootschap/ Public limited liability company Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem Ondernemingsnummer/ Entreprise number: 0671.974.626 RPR/RLE Gent (afdeling/division Kortrijk)
(the "Company")
De aandeelhouders die niet aanwezig zullen zijn, maar zich willen laten vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap op maandag 24 oktober 2022 om 11 uur (CET) met onderstaande agenda, dienen gebruik te maken van dit volmachtformulier. Uitsluitend dit volmachtformulier met duidelijke steminstructies zal worden aanvaard. Bij voorkeur wordt een volmacht verleend aan de heer Hannes D'Hoop, Legal Counsel van de Vennootschap.
The shareholders who will not attend, but who wish to be represented at the extraordinary shareholders' meeting of the Company on Monday 24 October 2022 at 11.00 am (CET) with the agenda below, have to use this proxy form. Only this proxy form with clear voting instructions will be accepted. Preferably a proxy is granted (with full power of substitution) to Mr. Hannes D'Hoop, Legal Counsel of the Company.
Een volledig ondertekend exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op dinsdag 18 oktober 2022 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar [email protected] of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.
A duly signed proxy form must be submitted preferably by e-mail to [email protected] or must be delivered by letter at the registered office of the Company, being Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, to the attention of the legal department, no later than Tuesday 18 October 2022 at midnight (CET).
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice.
De ondergetekende: / The undersigned:
_____________________________________,
_____________________________________,
_____________________________________,
[* naam, adres] / [* name, address]
1 This is a translation of the Dutch text into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
Eigenaar van ________________________ [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
Owner of ________________________________ [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
verleent hierbij bijzondere volmacht aan: hereby grants special authority to:
| OF/OR | |
|---|---|
| Hannes D'Hoop Legal Counsel Secretaris van de Raad van Bestuur Secretary of the Board of Directors Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem |
_______, ______, ______, [naam, adres] / [name, address] |
| Hierna genoemd de "Volmachtdrager". Hereinafter the "Proxy Holder". |
I. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op maandag 24 oktober 2022 om 11.00 uur (CET) op de zetel van de Vennootschap, met onderstaande agenda, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda, of een deel van de agenda.
De aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering: de aandeelhouders die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, vertegenwoordigen ten minste de helft van het kapitaal van de Vennootschap.
Indien de aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering niet zou worden bereikt, zal er een tweede vergadering gehouden worden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap op woensdag 9 november 2022 om 11:00 uur (CET) met dezelfde agenda.
I. The Undersigned grants all powers to the Proxy Holder to represent him/her at the extraordinary shareholders' meeting of the Company, which will be held on Monday 24 October 2022 at 11.00 am (CET) at the Company's registered seat with the agenda below.
There is a quorum requirement for the extraordinary shareholders' meeting: the shareholders present or represented must own shares representing at least half of the Company's share capital.
If the quorum for the extraordinary shareholders' meeting would not be reached, a second meeting will be held at the Company's registered seat on Wednesday 9 November 2022 at 11:00 am (CET), with the same agenda.
(1) Goedkeuring van de wijziging van de naam van de Vennootschap.
Goedkeuring van de wijziging van de naam van de Vennootschap in "Belysse Group".
(1) Approval of the change of the name of the Company.
Proposed resolution:
Approval of the change of the name of the Company to "Belysse Group".
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(2) Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met voormeld besluit aangaande de naamswijziging van de Vennootschap. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijziging is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: www.baltainvestors.com.
Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het voormeld besluit aangaande de naamswijziging van de Vennootschap. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijziging is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: www.baltainvestors.com.
(2) Approval of the new text of the Company's articles of association in order to align these with the above decision regarding the name change of the Company. A version of the new text of the Company's articles of association indicating the proposed amendment has been made available to the shareholders on the Company's website: www.baltainvestors.com.
Approval of the new text of the Company's articles of association in order to align these with the above decision regarding the name change of the Company. A version of the new text of the Company's articles of association indicating the proposed amendment has been made available to the shareholders on the Company's website: www.baltainvestors.com.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(3) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Goedkeuring om volgende machtigingen te verlenen:
Approval to grant the following powers:
1. to each director of the Company, each acting individually, to execute the resolutions adopted;
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
*****
Indien er geen enkele steminstructie vermeld wordt, zal deze volmacht niet worden aanvaard.
If not a single voting instruction is given, the proxy will not be accepted.
Indien er voor een bepaald besluit geen duidelijke steminstructie wordt gegeven, wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot het betreffende besluit.
If no clear voting instruction is given for a certain resolution, the Undersigned will be deemed to abstain from the resolution concerned.
Indien op grond van artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe punten en/of bijkomende voorstellen tot besluit op de agenda worden geplaatst, zal de Vennootschap ten laatste op maandag 10 oktober 2022 om middernacht (CET) een nieuwe agenda en een volmachtformulier met de bijkomende punten en/of voorstellen tot besluit publiceren op de website van de Vennootschap.
If, pursuant to article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code, new items and/or additional proposals of resolution are placed on the agenda, the Company will by Monday 10 October 2022 at the latest at midnight (CET), publish an amended agenda and proxy form including the additional items on the agenda and/or proposals of resolution on the website of the Company.
Volmachtformulieren die op tijd ontvangen zijn door de Vennootschap (bij voorkeur bij e-mail) voor de publicatie van een gewijzigde agenda, zullen geldig blijven voor de punten waarop deze volmacht betrekking heeft. Voor de bijkomende punten van de gewijzigde agenda, dient de Ondergetekende ten laatste dinsdag 18 oktober 2022 om middernacht (CET) het nieuw gepubliceerd volmachtformulier vervolledigd en ondertekend te bezorgen aan de Vennootschap. Indien geen nieuw volmachtformulier tijdig wordt ontvangen dan wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of voorstellen van besluit.
Proxy forms which arrive at the Company (preferably by e-mail) in time before the publication of an amended agenda, will remain valid for the items on the agenda whereto the proxy relates. For items on the agenda for which new proposals of resolution have been submitted, the Undersigned should provide the Company with the completed and signed proxy form regarding the new items no later than Tuesday 18 October 202 at midnight (CET). If no new proxy form is submitted the Undersigned will be deemed to abstain from the new items and/or proposed resolutions.
Het tijdig bezorgen van een geldig en ondertekend volmachtformulier geldt tevens als een kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de vergadering in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
The timely provision of a valid signed proxy form shall also serve as notification to participate in the meeting within the meaning of article 7:134 of the Belgian Companies and Associations Code.
II. The Undersigned grants the Proxy Holder all powers to sign all attendance lists and minutes and to, in accordance with the instructions set forth in this Proxy Form, vote with respect to all resolutions or items that are, pursuant to the agenda, presented to the extraordinary shareholders' meeting in name and on behalf of the Undersigned.
III. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om, in het algemeen, alles te doen wat nuttig of nodig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.
Opgemaakt te (Done at)______________________ op (on)________________________,
OPTIE A: Enkel in te vullen als aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON IS (zo niet, zie OPTIE B): OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see OPTION B):
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is: OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY:
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent/ondertekenen: Name of the signator(y)(ies)
Functie/Function:
Die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) dit volmachtformulier te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder. Who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this proxy form for and on behalf of the shareholder identified on page 1.
*******
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.