Belysse Group NV

Pre-Annual General Meeting Information • Sep 23, 2022

BALTA GROUP NV

Naamloze vennootschap Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem Ondernemingsnummer: 0671.974.626 RPR Gent (afdeling Kortrijk) general.meeting@baltagroup-nv.com www.baltainvestors.com

(de "Vennootschap")

OPROEPING TOT DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De Raad van Bestuur heeft de eer de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de buitengewone algemene vergadering die zal worden gehouden op maandag 24 oktober 2022 om 11:00 uur (CET) op de zetel van de Vennootschap, met de onderstaande agenda.

De aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering: de aandeelhouders die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, vertegenwoordigen ten minste de helft van het kapitaal van de Vennootschap.

Indien de aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering niet zou worden bereikt, zal er een tweede vergadering gehouden worden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap op woensdag 9 november 2022 om 11:00 uur (CET) met dezelfde agenda.

AGENDA

Agenda en voorstellen tot besluit

(1) Goedkeuring van de wijziging van de naam van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de wijziging van de naam van de Vennootschap in "Belysse Group".

(2) Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met voormeld besluit aangaande de naamswijziging van de Vennootschap. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: www.baltainvestors.com.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het voormeld besluit aangaande de naamswijziging van de Vennootschap. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: www.baltainvestors.com.

(3) Machten ter uitvoering van de beslissingen.

Voorstel van besluit:

Goedkeuring om volgende machtigingen te verlenen:

• 1. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk alleen handelend, voor de uitvoering van de genomen beslissingen;
• 2. aan de instrumenterende notaris teneinde de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake;
• 3. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel bevoegd, evenals aan hun werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder de heren Bart Schoenmaekers en Hannes D'Hoop, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

INFORMATIE OVER DE VERGADERING

Toelatingsvoorwaarden

De Raad van Bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna, het recht zullen hebben om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om het recht tot vraagstelling uit te oefenen.

1. Registratie van de aandelen

Het recht om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op maandag 10 oktober 2022, om middernacht (CET) (de "registratiedatum"). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:

• voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
• voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling zonder dat enig initiatief van de aandeelhouder vereist is. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.

Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd (i) deel te nemen aan en te stemmen op de buitengewone algemene vergadering en (ii) om schriftelijk vragen te stellen.

1. Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering

De aandeelhouder dient zijn voornemen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering, ten laatste op dinsdag 18 oktober 2022 om middernacht (CET) ter kennis te brengen aan de Vennootschap. In voorkomend geval wordt het attest, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient bij voorkeur te gebeuren per e-mail naar general.meeting@baltagroup-nv.com of per brief ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.

De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, bijkomende agendapunten toevoegen aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Zulke aanvragen worden verstuurd per e-mail naar general.meeting@baltagroup-nv.com, ten laatste op maandag 3 oktober 2022 om middernacht (CET).

Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).

Indien de Vennootschap verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze zo spoedig mogelijk en ten laatste op maandag 10 oktober 2022 om middernacht (CET) de gewijzigde agenda publiceren op haar website.

Vraagrecht

Aandeelhouders die aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, kunnen vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot hun verslag en de agendapunten, alsook aan de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen dienen te worden gesteld per e-mail naar general.meeting@baltagroup-nv.com, ten laatste op dinsdag 18 oktober 2022 om middernacht (CET).

Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofde van artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vindt men terug op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).

Volmachten

De aandeelhouders die zich op de buitengewone algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van het volmachtformulier dat voor dit doel door de Raad van Bestuur werd opgesteld. Zij kunnen dit volmachtformulier downloaden op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com) en verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem). Andere volmachtformulieren zullen niet worden aanvaard.

De Raad van Bestuur raadt aan de heer Hannes D'Hoop, Legal Counsel van de Vennootschap, als volmachtdrager aan te stellen .

Het getekende exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op dinsdag 18 oktober 2022 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar general.meeting@baltagroup-nv.com of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.

De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen. Enkel getekende volmachtformulieren die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.

Terbeschikkingstelling van stukken

Alle relevante informatie met betrekking tot deze buitengewone algemene vergadering, met inbegrip van de informatie die overeenkomstig artikel 7:129, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ter beschikking moet worden gesteld, is vanaf vrijdag 23 september 2022 beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.baltainvestors.com).

Informatie met betrekking tot de gegevensbescherming

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en gevolmachtigden in de context van de buitengewone algemene vergadering.

De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") met als doelstelling de organisatie van de buitengewone algemene vergadering en teneinde de aandeelhouders toe te laten hun rechten uit te oefenen. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn een wettelijke verplichting alsook het legitieme belang van de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens die worden verwerkt omvatten onder meer: naam, adres, e-mailadres, het aantal aandelen, het type aandelen, volmachten en steminstructies. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling.

De gegevens kunnen doorgegeven worden aan externe partijen (waaronder banken) die in opdracht van de Vennootschap diensten verlenen in het kader van de organisatie van de buitengewone algemene vergadering.

U kan meer informatie verkrijgen met betrekking tot uw rechten in verband met uw persoonsgegevens op onze website www.belysse.com/en/privacy-policy.

U kan uw rechten laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Coordinator per e-mail op dataprotection@baltagroup-nv.com of door een brief te sturen naar:

Balta Group NV Data Protection Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem België

In overeenstemming met artikel 77 AVG heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit via contact@apd-gba.be.

De Raad van Bestuur