Belysse Group NV

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 19, 2024

BELYSSE GROUP NV

Naamloze vennootschap Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem Ondernemingsnummer: 0671.974.626 RPR Gent (afdeling Kortrijk) general.meeting@belysse.com https://www.belysse.com/nl/investeerders

(de "Vennootschap")

OPROEPING TOT DE GEWONE EN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De Raad van Bestuur heeft de eer de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de gewone algemene vergadering en een buitengewone algemene vergadering, die zullen worden gehouden op woensdag 22 mei 2024 op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, België), met de onderstaande agenda.

• De gewone algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden op woensdag 22 mei 2024 om 11:00 uur (CET). Er is geen quorum vereist voor de gewone algemene vergadering van aandeelhouders.
• De buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders wordt gehouden op woensdag 22 mei 2024 om 12:00 uur (CET). Er geldt een quorumvereiste voor de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders: de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders moeten aandelen bezitten die ten minste de helft van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen.
• Als het quorum voor de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders niet zou worden bereikt, zal er een tweede vergadering worden gehouden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap op woensdag 12 juni 2024 om 11:00 uur (CET), met dezelfde agenda.

AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

Agenda en voorstellen tot besluit

(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2023 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2023.

Opmerking:

Dit agendapunt behoeft geen besluit.

(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

Opmerking:

Dit agendapunt behoeft geen besluit.

(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

(4) Goedkeuring van het bijgewerkte remuneratiebeleid.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van het bijgewerkte remuneratiebeleid van de Vennootschap, opgesteld op advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité, waarin tot uiting komt dat naast de onafhankelijke bestuurders van de Vennootschap ook de niet-uitvoerende bestuurders vergoed kunnen worden voor de uitoefening van hun mandaat.

(5) Goedkeuring van de "mogelijkheid tot toegekende aandelen" in de contingent value rights overeenkomst tussen de Vennootschap, als Moedermaatschappij, met bepaalde entiteiten van de Blantyre groep, als CVR Begunstigden, en Belysse NV, als CVR Emittent, op 7 december 2023 (de CVR Overeenkomst), in overeenstemming met artikel 7:151 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Context:

In verband met de kredietfaciliteit van EUR 120 miljoen met Blantyre hebben de Vennootschap, Belysse NV en bepaalde entiteiten van Blantyre de CVR Overeenkomst gesloten. De CVR Overeenkomst geeft de CVR Begunstigden het recht om een betaling te ontvangen van de CVR Emittent in geval bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden, inclusief in het geval dat een persoon of een groep aandelen van de Vennootschap verwerft die groter zijn dan de participatie van met Lone Star (LS) verbonden fondsen in de Vennootschap, of in het geval dat de participatie van LS in de Vennootschap daalt tot 40% of minder (gezamenlijk, de CoC trigger). Het bedrag van de betaling (de Opbrengst) is gelijk aan 20% (onderhevig aan aanpassingen) van het deel van de waarde van het eigen vermogen van de Vennootschap boven een drempelwaarde van ongeveer EUR 41,1 miljoen.

De CVR Overeenkomst laat de CVR Emittent toe om de Toepasbare Opbrengst te betalen bij een CoC trigger ofwel: (i) in contanten (de Contante Betaling); of (ii) door de overdracht van de aandelen van, of het uitvoeren van een uitgifte (afhankelijk van het verkrijgen van de vereiste goedkeuringen) van aandelen door, de Vennootschap, met een zelfde waarde (de Toegekende Aandelen). De Vennootschap, die de moedermaatschappij is van de CVR Emittent, is een partij bij de CVR Overeenkomst en heeft zich ertoe verbonden de uitgifte van aandelen aan de CVR Begunstigden te faciliteren in het geval dat de CVR Emittent ervoor kiest om de betaling van de Opbrengst te doen via een uitgifte van Toegekende Aandelen. De CVR Emittent (die onder zeggenschap staat van de Vennootschap) is niet verplicht om de Opbrengst te betalen door de uitgifte van Toegekende Aandelen.

Voorstel tot besluit:

In overeenstemming met artikel 7:151 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, voor zover als nodig, goedkeuring van de bepalingen van de CVR Overeenkomst die rechten toekennen aan derden die afhankelijk zijn van een controlewijziging over of een openbaar overnamebod op de Vennootschap, in die zin dat ze de CVR Emittent het recht geven om, naar diens eigen keuze, zijn voorwaardelijke verplichtingen tegenover de CVR Begunstigde na te komen door de uitgifte van aandelen in de Vennootschap die gelijk zijn aan 20% (onderhevig aan aanpassingen) van het deel van de waarde van het eigen vermogen van de Vennootschap boven een drempelwaarde van ongeveer EUR 41.1 miljoen (de "mogelijkheid tot toegekende aandelen") in het geval dat een persoon of een groep aandelen van de Vennootschap verwerft die groter zijn dan de participatie van LS in de Vennootschap, of in het geval de participatie van LS in de Vennootschap daalt tot 40% of minder.

(6) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.

(7) Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit:

Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2023..

(8) Kwijting aan de commissaris.

Voorstel tot besluit:

Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Wouter Coppens, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

(9) Benoeming van een auditeur voor de assurance van het geconsolideerd duurzaamheidsverslag

Voorstel tot besluit:

De Richtlijn (EU) 2022/2464 van 14 december 2022 tot wijziging van Verordening (EU) nr. 537/2014, Richtlijn 2004/109/EG, Richtlijn 2006/43/EG en Richtlijn 2013/34/EU, met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (CSRD) vereist dat over de duurzaamheidsinformatie een assuranceopdracht met een beperkte mate van zekerheid wordt uitgevoerd. In afwachting van de omzetting van deze Europese richtlijn in nationaal recht, besluit de gewone algemene vergadering verder om het mandaat van de commissaris PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0429.501.944, vast vertegenwoordigd door Wouter Coppens BV, bedrijfsrevisor, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0803.437.043, vast vertegenwoordigd door Wouter Coppens, tevens bedrijfsrevisor, uit te breiden en tevens aan te stellen, voor een periode van 1 jaar tot na de algemene vergadering die de jaarrekening per 31 December 2024 dient goed te keuren, voor de assurance opdracht over de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering over FY 2024. Deze opdracht zal worden beschouwd

als de wettelijke opdracht zoals deze door de wet tot omzetting van CSRD zal worden voorzien, zodra deze wordt afgekondigd.

(10) Machten ter uitvoering van de beslissingen.

Voorstel van besluit:

Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan de heer Hannes D'Hoop, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

AGENDA VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

Agenda en voorstellen tot besluit

(1) Kennisname van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen inzake de hernieuwing van de machtiging van het toegestaan kapitaal.

Opmerking:

Dit agendapunt behoeft geen besluit.

(2) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtiging inzake toegestaan kapitaal in overeenstemming met artikel 7:199 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtiging inzake het toegestaan kapitaal voor een periode van 5 jaar, inclusief, voor alle duidelijkheid:

• (i) de toelating tot kapitaalverhogingen of uitgiften van converteerbare obligaties of van inschrijvingsrechten waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders wordt opgeheven of beperkt;
• (ii) de goedkeuring van kapitaalverhogingen of uitgiften van converteerbare obligaties waarbij het voorkeurrecht van de aandeelhouders wordt opgeheven of beperkt ten gunste van één of meer specifieke personen die geen personeelsleden zijn;
• (iii) de goedkeuring van kapitaalverhogingen door omzetting van reserves,

overeenkomstig het verslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de modaliteiten inzake het toegestaan kapitaal en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap door de volgende tekst:

[§1. De raad van bestuur kan het kapitaal van de vennootschap in één of meer malen verhogen met een (gecumuleerd) bedrag van maximaal 100% van het bedrag van het kapitaal. Deze machtiging kan worden hernieuwd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. De raad van bestuur kan deze machtiging uitoefenen gedurende een periode van vijf (5) jaar, te rekenen vanaf de datum van bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 22 mei 2024.

§2. De kapitaalverhogingen waartoe krachtens deze machtiging kan worden besloten, zullen geschieden overeenkomstig de door de raad van bestuur te bepalen modaliteiten en kunnen worden verwezenlijkt (i) door middel van een inbreng in geld of in natura (desgevallend met inbegrip van een onbeschikbare uitgiftepremie), (ii) door omzetting van reserves, al dan niet beschikbaar voor uitkering, en uitgiftepremies, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht. De raad van bestuur kan deze machtiging ook gebruiken voor de uitgifte van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of obligaties waaraan inschrijvingsrechten of andere roerende waarden zijn verbonden, of andere effecten. Bij gebruik van zijn machtiging binnen het kader van het toegestaan kapitaal kan de raad van bestuur, in het belang van de vennootschap, binnen de perken en overeenkomstig de voorwaarden voorgeschreven door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, het voorkeurrecht van de aandeelhouders beperken of opheffen. Deze beperking of opheffing kan eveneens gebeuren ten gunste van personeelsleden van

de vennootschap of haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien zij geen personeelsleden zijn van de vennootschap of haar dochtervennootschappen.

§3. Indien, naar aanleiding van een kapitaalverhoging waartoe werd besloten in het kader van het toegestaan kapitaal, een uitgiftepremie wordt betaald, zal deze worden geboekt op de rekening "Uitgiftepremies", die in dezelfde mate als het kapitaal van de vennootschap een waarborg voor derden zal uitmaken en waarover, behoudens de mogelijkheid tot omzetting van deze reserve in kapitaal, slechts kan worden beschikt overeenkomstig de voorwaarden gesteld door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voor wijziging van de statuten.

§4. De raad van bestuur wordt hierbij uitdrukkelijk gemachtigd om over te gaan tot een kapitaalverhoging in iedere vorm, met inbegrip van maar niet beperkt tot een kapitaalverhoging die gepaard gaat met een beperking of opheffing van het voorkeurrecht, zelfs na ontvangst door de vennootschap van de mededeling door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) dat haar kennis is gegeven van een openbaar overnamebod op de aandelen van de vennootschap. In dat geval moet de kapitaalverhoging echter voldoen aan de bijkomende bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:202 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De machtiging die in deze paragraaf wordt toegekend aan de raad van bestuur, wordt toegekend voor een periode van drie jaar, die een aanvang neemt op de datum van de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 24 mei 2024. Deze bevoegdheid kan voor een bijkomende periode van drie jaar hernieuwd worden bij besluit van de algemene vergadering, die beraadslaagt en besluit overeenkomstig de toepasselijke bepalingen. De kapitaalverhogingen waartoe besloten werd in het kader van deze machtiging zullen toegerekend worden aan het resterend deel van het toegestaan kapitaal waarvan sprake is in de eerste paragraaf.

§5. De raad van bestuur is bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, om na elke kapitaalverhoging, die tot stand is gekomen binnen de grenzen van het toegestaan kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen.]

(3) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtigingen inzake de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, overeenkomstig artikelen 7:215 en 7:218 van het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit:

Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtigingen voor inkoop en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, voor de wettelijk maximale termijnen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap door volgende tekst:

[§1. De vennootschap kan, zonder voorafgaande machtiging van de algemene vergadering, overeenkomstig artikel 7:215 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en binnen de grenzen die deze artikelen voorzien, maximaal 20% van haar eigen aandelen op of buiten een gereglementeerde markt verkrijgen, tegen een eenheidsprijs die de wettelijke vereisten zal naleven, maar alleszins niet meer dan 10% onder de laagste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn en niet meer dan 10% boven de hoogste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn. Deze machtiging is geldig gedurende vijf jaar te rekenen vanaf de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 22 mei 2024. Deze machtiging geldt tevens voor de verwerving op of buiten een gereglementeerde markt door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van

artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Als de verwerving gebeurt door de vennootschap buiten een gereglementeerde markt, zelfs van een dochtervennootschap, zal de vennootschap artikel 7:215, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen naleven.

§2. De raad van bestuur is gemachtigd om, mits naleving van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, voor rekening van de vennootschap haar eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben te verkrijgen en te vervreemden, voor het geval zulke verkrijging of vervreemding noodzakelijk is ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap. Deze machtiging is geldig voor drie jaar te rekenen vanaf de datum van de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 22 mei 2024.

§3. Overeenkomstig artikel 7:218 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is de raad van bestuur gemachtigd om, ter beurze of buiten de beurs, of in het kader van zijn remuneratiebeleid voor personeelsleden van de vennootschap, een deel van of alle aandelen, van de vennootschap, te vervreemden tegen een prijs die de raad van bestuur bepaalt. Deze machtiging geldt tevens voor de vervreemding van aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben van de vennootschap door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Bij besluit van de buitengewone algemene vergadering gehouden op 22 mei 2024 en in overeenstemming met artikel 7:218, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, is de raad van bestuur uitdrukkelijk gemachtigd om de aandelen van de vennootschap te vervreemden in het voordeel van personen die geen onderdeel zijn van het personeel van de vennootschap.]

(4) Machten ter uitvoering van de beslissingen.

Voorstel van besluit:

Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan de heer Hannes D'Hoop, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

INFORMATIE OVER DE VERGADERING

Toelatingsvoorwaarden

De Raad van Bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna, het recht zullen hebben om aan de gewone en buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om het recht tot vraagstelling uit te oefenen.

1. Registratie van de aandelen

Het recht om deel te nemen aan de gewone en buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op woensdag 8 mei 2024, om middernacht (CET) (de "registratiedatum"). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:

• voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
• voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling zonder dat enig initiatief van de aandeelhouder vereist is. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.

Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd (i) deel te nemen aan en te stemmen op de gewone en buitengewone algemene vergadering en (ii) om schriftelijk vragen te stellen.

1. Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering

De aandeelhouder dient zijn voornemen om deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering, ten laatste op vrijdag 17 mei 2024 om middernacht (CET) ter kennis te brengen aan de Vennootschap. In voorkomend geval wordt het attest, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient bij voorkeur te gebeuren per e-mail naar general.meeting@belysse.com of per brief ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.

De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, bijkomende agendapunten toevoegen aan de agenda van de gewone en buitengewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Zulke aanvragen worden verstuurd per e-mail naar general.meeting@belysse.com, ten laatste op dinsdag 30 april 2024 om middernacht (CET).

Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (https://www.belysse.com/nl/investeerders).

Indien de Vennootschap verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze zo spoedig mogelijk en ten laatste op dinsdag 7 mei 2024 om middernacht (CET) de gewijzigde agenda publiceren op haar website.

Vraagrecht

Aandeelhouders die aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, kunnen vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot hun verslag en de agendapunten, alsook aan de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot zijn verslag. Deze vragen dienen te worden gesteld per e-mail naar general.meeting@belysse.com, ten laatste op vrijdag 17 mei 2024 om middernacht (CET).

Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofde van artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vindt men terug op de website van de Vennootschap (https://www.belysse.com/nl/investeerders).

Volmachten

De aandeelhouders die zich op de gewone en/of buitengewone algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van het volmachtformulier dat voor dit doel door de Raad van Bestuur werd opgesteld. Zij kunnen dit volmachtformulier downloaden op de website van de Vennootschap (https://www.belysse.com/nl/investeerders) en verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem). Andere volmachtformulieren zullen niet worden aanvaard.

De Raad van Bestuur raadt aan de heer Hannes D'Hoop, secretaris van de Vennootschap, als volmachtdrager aan te stellen (met recht tot indeplaatsstelling).

Het getekende exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op vrijdag 17 mei 2024 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar general.meeting@belysse.com of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.

De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen. Enkel getekende volmachtformulieren die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.

Terbeschikkingstelling van stukken

De houders van effecten kunnen kennis nemen van de relevante verslagen vanaf vrijdag 19 april 2024, tijdens werkdagen en tijdens de normale kantooruren, op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem), of kunnen kosteloos een kopie verkrijgen op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, mits schriftelijk verzoek daartoe verstuurd ter attentie van het juridisch departement, of per e-mail naar general.meeting@belysse.com.

Alle relevante informatie met betrekking tot de gewone en buitengewone algemene vergadering, met inbegrip van de verslagen vermeld in de agenda en de overige informatie die overeenkomstig artikel 7:129, §3 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ter beschikking moet worden gesteld, is vanaf vrijdag 19 april 2024 beschikbaar op de website van de Vennootschap (https://www.belysse.com/nl/investeerders).

Informatie met betrekking tot de gegevensbescherming

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en gevolmachtigden in de context van de gewone en buitengewone algemene vergadering.

De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") met als doelstelling de organisatie van de gewone en buitengewone algemene vergadering en teneinde de aandeelhouders toe te laten hun rechten uit te oefenen. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn een wettelijke verplichting alsook het legitieme belang van de verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens die worden verwerkt omvatten onder meer: naam,

adres, e-mailadres, het aantal aandelen, het type aandelen, volmachten en steminstructies. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling.

De gegevens kunnen doorgegeven worden aan externe partijen (waaronder banken) die in opdracht van de Vennootschap diensten verlenen in het kader van de organisatie van de gewone en buitengewone algemene vergadering.

U kan meer informatie verkrijgen met betrekking tot uw rechten in verband met uw persoonsgegevens op onze website https://www.belysse.com/nl/privacy-policy.

U kan uw rechten laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Coordinator per e-mail op dataprotection@belysse.com of door een brief te sturen naar:

Belysse Group NV Data Protection Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem België

In overeenstemming met artikel 77 AVG heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit via contact@apd-gba.be.

De Raad van Bestuur