Beluga NV

AGM Information • Apr 26, 2023

Beluga __________________

naamloze vennootschap Rue du Baillois 43, B-1330 Rixensart RPR / BTW BE 0401765981 tel : +32 496 121369 www.belugainvest.com – info@belugainvest.com

Oproeping en datum

De Raad van bestuur van Beluga n.v. heeft het genoegen de aandeelhouders uit te nodigen om de jaarlijkse algemene vergadering bij te wonen die zoals statutair voorzien zal gehouden worden op vrijdag 19 mei 2023 om 14:00 uur op de maatschappelijke zetel van de vennootschap te B-1330 Rixensart, Rue du Baillois 43.

De vennootschap raadt de aandeelhouders aan om niet in persoon aanwezig te zijn op de algemene vergadering maar om bij voorkeur een stem per volmacht of per brief uit te brengen zoals verder wordt toegelicht.

Agenda

Conform artikel 7:128 WVV zien de door de Raad van bestuur voorgestelde onderwerpen van de agenda en de voorstellen van besluit voor de algemene vergadering er als volgt uit:

• 1. Bespreking van de jaarverslagen van de Raad van bestuur.
• 1. Verslagen van de commissaris.
• 1. Bespreking en goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2022. Voorstel tot besluit: de vergadering bespreekt en keurt de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2022 goed.
• 1. Bestemming van het resultaat. Voorstel tot besluit: de vergadering keurt de voorgestelde bestemming van het resultaat goed.
• 1. Kwijting aan de bestuurders en aan de commissaris.

Voorstel tot besluit: de vergadering verleent per afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders, Michel Balieus, Philippe Berlamont, Daphné Claude, Serge Stroïnovsky (voor Claes-Wagner SRL), François Vogeleer, Alice Weill, Philippe Weill (voor BBFM SA), en Jeanine Windey, en aan de commissaris, RSM Bedrijfsrevisoren vertegenwoordigd door Sébastien Deckers, voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar 2022.

1. Benoeming commissaris.

Voorstel tot besluit: Het mandaat van commissaris wordt toevertrouwd aan SRL RSM Bedrijfsrevisoren voor een periode van drie jaar; RSM Bedrijfsrevisoren SRL heeft als vertegenwoordiger de heer Sébastien Deckers, bedrijfsrevisor, aangesteld voor de uitoefening van dit mandaat. De jaarlijkse vergoeding voor het mandaat van commissaris is vastgelegd op 15.000 euro, geïndexeerd, waaraan een forfaitaire verhoging voor kosten van 4% wordt toegevoegd.

• 1. Remuneratieverslag. Voorstel tot besluit: de vergadering keurt het voorgestelde remuneratieverslag over het boekjaar 2022 goed.
• 1. Corporate governance.
• 1. Varia.

Conform artikel 7:149 WVV zal de algemene vergadering gevraagd worden om bij afzonderlijke stemming over elk agendapunt te beslissen.

Toelatingsvoorwaarden tot de algemene vergadering

Conform artikel 7:134 WVV zullen de aandeelhouders alleen aan de algemene vergadering mogen deelnemen en er hun stemrecht mogen uitoefenen als cumulatief aan de volgende twee voorwaarden van registratie en melding voldaan is:

1. Het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen voor rekening en op de naam van de betreffende aandeelhouder uiterlijk op vrijdag 5 mei 2023 ('Registratiedatum').

Procedure:

• Aandeelhouders van gedematerialiseerde aandelen dienen dit te doen door de blokkering van hun aandelen op effectenrekening te melden aan KBC Bank, Afdeling Effectenadminstratie, Havenlaan 2, 1080 Brussel.
• Aandeelhouders van aandelen op naam kunnen dit doen door eenvoudige vraag tot registratie, per post of per email aan de vennootschap.

Alleen de personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

1. Bovendien moeten de aandeelhouders die geregistreerd hebben nog aan de vennootschap melden dat zij effectief aan de vergadering willen deelnemen en dit uiterlijk op vrijdag 12 mei 2023 ('Meldingsdatum').

Procedure:

• Aandeelhouders van gedematerialiseerde aandelen dienen dit te doen door deze melding samen met het bewijs van blokkering van hun aandelen per post of per email op te sturen naar de vennootschap.
• Aandeelhouders van aandelen op naam kunnen dit doen door eenvoudige melding van deelname, per post of per email aan de vennootschap.

Recht om te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen, en om voorstellen tot besluit in te dienen

Conform artikel 7:130§1 WVV hebben één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, het recht om te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering te laten plaatsen en om voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot op de agenda van die vergadering opgenomen te behandelen onderwerpen.

De aandeelhouders die dit amenderingsrecht wensen uit te oefenen, dienen opdat hun verzoek tijdens de algemene vergadering zou kunnen worden onderzocht, cumulatief aan volgende twee voorwaarden van bezit en registratie te voldoen:

• 1. Deze aandeelhouders dienen te bewijzen dat zij op de datum van hun verzoek in het bezit zijn van 3% van het totaal aantal uitstaande aandelen van Beluga. Dit bewijs kan geleverd worden
  2. voor gedematerialiseerde aandelen: door een attest door KBC Bank opgesteld waaruit blijkt dat het desbetreffend aantal aandelen op effectenrekening op hun naam is ingeschreven bij hun financiële instelling; of
  3. voor aandelen op naam: door een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het aandeelhoudersregister aan te vragen per post of per email bij de vennootschap.
• 1. Bovendien moeten deze aandeelhouders die het bezit van 3% van de aandelen bewezen hebben, vervolgens bewijzen dat zij op de Registratiedatum (vrijdag 5 mei 2023) nog steeds aandeelhouder zijn ten belope van 3% van het totaal aantal uitstaande aandelen van Beluga.

Dit bewijs kan geleverd worden op dezelfde manier als bij de eerste voorwaarde, maar op de Registratiedatum.

De op de agenda te plaatsen onderwerpen en de voorstellen tot besluit dienen uiterlijk op vrijdag 28 april 2023 aan de vennootschap te worden gericht per brief ter attentie van Bruno Lippens of per email aan bruno.lippens@belugainvest.com.

De vennootschap zal de ontvangst van de geformuleerde verzoeken bevestigen per brief of per email naar het door de aandeelhouder vermelde adres binnen een termijn van 48 uur vanaf die ontvangst.

De in voorkomend geval aangevulde agenda zal uiterlijk op vrijdag 5 mei 2023 worden bekendgemaakt op de website van de vennootschap, en zo snel als mogelijk daarna ook in het Belgisch Staatsblad.

Het formulier tot verlening van volmacht en tot stemming per brief of email, aangevuld met de te behandelen onderwerpen en de voorstellen tot besluit zullen samen met de bekendmaking van de aangevulde agenda uiterlijk op vrijdag 5 mei 2023 beschikbaar zijn op de website van de vennootschap.

De volmachten die aan de vennootschap werden bezorgd voorafgaand aan de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. Deze volmacht vermeldt ook of de volmachthouder gemachtigd is om te stemmen over de nieuwe agendapunten dan wel of hij zich moet onthouden bij de stemming over de nieuwe agendapunten.

Recht om vragen te stellen

Conform artikel 5:91 WVV hebben aandeelhouders het recht om schriftelijk vragen te stellen aan de bestuurders en/of de commissaris vóór de algemene vergadering.

Die vragen kunnen vooraf aan de algemene vergadering worden gesteld per brief te sturen naar de maatschappelijke zetel van de vennootschap ter attentie van Bruno Lippens of per email aan bruno.lippens@belugainvest.com. De vennootschap dient uiterlijk op vrijdag 12 mei 2023 in het bezit te zijn van deze schriftelijke vragen.

Volmachten

Conform artikel 6:80 WVV heeft iedere aandeelhouder het recht om zich tijdens de algemene vergadering door een volmachthouder (lasthebber) te laten vertegenwoordigen. Behalve wanneer het Belgisch recht toestaat dat verschillende volmachthouders worden aangewezen, mag een aandeelhouder slechts één persoon als volmachthouder aanwijzen.

Elke aanwijzing van een volmachthouder dient te gebeuren conform de ter zake geldende Belgische wetgeving, met name inzake het bijhouden van een register en belangenconflicten, en meer concreet voor de vennootschap:

• de volmachthouder moet gedurende ten minste één jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden; en
• de volmachthouder moet in geval van een potentieel belangenconflict tussen de aandeelhouder en de volmachthouder de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachthouder enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft.

De volmachthouder mag slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen dienen bovendien ook voornoemde registratie- en bevestigingsprocedure na te leven.

Bij de aanwijzing van een volmachthouder moet gebruik gemaakt worden van het door de vennootschap opgestelde formulier. Het op papier ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op vrijdag 12 mei 2023 in het bezit zijn van de vennootschap. Dit volmachtformulier mag binnen dezelfde termijn ook per email aan de vennootschap worden bezorgd aan bruno.lippens@belugainvest.com op voorwaarde dat dit elektronisch is ondertekend conform de Belgische wetgeving.

Het volmachtformulier is te vinden op de website van de vennootschap of kan kosteloos worden aangevraagd op de zetel van de vennootschap ter attentie van Bruno Lippens of per email aan bruno.lippens@belugainvest.com. De aandeelhouders dienen verder de op het volmachtformulier vermelde instructies te volgen om op rechtsgeldige wijze vertegenwoordigd te zijn tijdens de algemene vergadering.

Beschikbare stukken

Conform artikel 7:129 §3 WVV kunnen alle stukken over de algemene vergadering die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld aan de aandeelhouders, vanaf 14 april 2023 op de website van de vennootschap (www.belugainvest.com) worden geraadpleegd. Vanaf diezelfde datum kunnen de aandeelhouders deze documenten mits eenvoudig verzoek ook komen raadplegen op de zetel van de vennootschap en/of een gratis afschrift van deze documenten verkrijgen, door het verzoek hierom te versturen per brief aan de maatschappelijke zetel ter attentie van Bruno Lippens of per email op het email-adres bruno.lippens@belugainvest.com.

De Raad van bestuur