AGM Information • Oct 28, 2015
AGM Information
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Société anonyme, société immobilière réglementée publique de droit belge Avenue Louise 331-333, 1050 Bruxelles - R.P.M. Bruxelles : 0877.248.501
Les actionnaires, les administrateurs et le commissaire sont invités à assister à une assemblée générale extraordinaire qui se tiendra Boulevard de Waterloo 16 à 1000 Bruxelles, le 27 novembre 2015 à 10h devant Maître Catherine GILLARDIN, notaire associé à Bruxelles, avec l'ordre du jour suivant :
Le conseil d'administration vous invite à approuver l'autorisation et la modification des statuts proposée au Titre A/.
Proposition d'octroyer au notaire instrumentant tous pouvoirs pour procéder au dépôt et à la publicité de l'acte ainsi qu'à la coordination des statuts aussi bien en langue française qu'en langue néerlandaise, en fonction des décisions à prendre.
Le conseil d'administration vous invite à approuver cette proposition.
Il est précisé que pour pouvoir être adoptée, la proposition de modification aux statuts requiert un quorum d'au moins la moitié des actions existantes, et une majorité des trois quarts des voix avec lesquelles il est pris part au vote.
Dans l'hypothèse où le quorum requis ne serait pas atteint à l'assemblée générale du 27 novembre 2015, une seconde assemblée générale se tiendra le 14 décembre 2015 à 10h au NH Hôtel Du Grand Sablon, Rue Bodenbroek 2, 1000 Bruxelles, avec le même ordre du jour et devant le même notaire. Lors de cette deuxième assemblée générale, les propositions de modifications aux statuts peuvent être acceptées si elles réunissent les trois quarts des voix émises à l'assemblée et toutes les autres propositions peuvent être adoptées par simple majorité, quel que soit le nombre de titres représentés.
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la société au plus tard le 5 novembre 2015 par courrier ordinaire, télécopie ou courriel au siège social de la société Avenue Louise 331-333 à 1050 Bruxelles, F : 02/626.07.71, E : [email protected]. Le cas échéant, la société publiera un ordre du jour complété au plus tard le 12 novembre 2015. De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la société (http://www.aedifica.be/fr/droits-des-actionnaires).
Pour assister à l'assemblée générale du 27 novembre 2015 ou s'y faire représenter, les actionnaires doivent respecter les deux conditions suivantes, conformément à l'article 21 des statuts :
La société doit pouvoir déterminer, sur la base de preuves soumises en application de la procédure d'enregistrement décrite ci-dessous, que l'actionnaire détenait au 13 novembre 2015 à minuit (heure belge) (la « date d'enregistrement ») le nombre d'actions pour lesquelles il a l'intention de participer à l'assemblée générale du 27 novembre 2015 ou de s'y faire représenter. Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d'enregistrement, ont le droit de participer et de voter à l'assemblée générale du 27 novembre 2015 ou de s'y faire représenter, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par ces personnes au jour de l'assemblée générale.
La procédure d'enregistrement se déroule comme suit :
Pour les détenteurs d'actions nominatives, le nombre d'actions pour lesquelles ils peuvent participer à l'assemblée générale est repris du registre des actions de la société à la date d'enregistrement. Dans la notification visée au point III.2 ci-après, ces actionnaires peuvent notifier s'ils souhaitent participer à l'assemblée générale avec moins d'actions qu'inscrites dans le registre des actions de la société.
Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent demander une attestation à leur(s) teneur(s) de compte(s) agréé(s) ou organisme de liquidation qui détient le(s) compte(s) sur le(s)quel(s) leur(s) titres dématérialisés se trouvent. Cette attestation doit certifier le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement et pour lequel l'actionnaire a déclaré vouloir participer à l'assemblée générale.
En outre, les actionnaires qui ont l'intention d'assister à l'assemblée générale du 27 novembre 2015 ou de s'y faire représenter, doivent notifier cette intention au plus tard le 21 novembre 2015 comme suit :
Les détenteurs d'actions nominatives par lettre ordinaire, télécopie ou courriel adressé au siège social de la société Avenue Louise 331-333 à 1050 Bruxelles, F : 02/626.07.71, E : [email protected].
Les détenteurs d'actions dématérialisées par dépôt de l'attestation visée au point III.1 ci-dessus à un des trois endroits suivants :
Tout actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire. Sauf lorsque le droit belge autorise la désignation de plusieurs mandataires, un actionnaire ne peut désigner qu'une seule personne comme mandataire. Tout mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire de procuration établi par la société et mis à disposition sur le site internet de la société (http://www.aedifica.be/fr/assembleegenerale-2015). (Une copie du) formulaire de procuration original signé doit parvenir à la société par lettre ordinaire, télécopie ou courriel au plus tard le 21 novembre 2015 au siège social Avenue Louise 331-333 à 1050 Bruxelles, F : 02/626.07.71, E : [email protected]. L'original du formulaire de procuration signé sur support papier dont une copie a été adressé à la société par télécopie ou courriel, doit être transmis par le mandataire à la société au plus tard lors de l'assemblée générale. Toute désignation d'un mandataire devra être conforme à la législation belge applicable, notamment en matière de conflits d'intérêts et de tenue de registre.
Les actionnaires peuvent poser par écrit des questions aux administrateurs de la société au sujet de leurs rapport et des points portés à l'ordre du jour de cette assemblée et au commissaire au sujet de ses rapports. Ces questions doivent parvenir à la société, par lettre ordinaire, télécopie ou courriel au plus tard le 21 novembre 2015 au siège social de la société Avenue Louise 331-333 à 1050 Bruxelles, F : 02/626.07.71, E : [email protected]. Des informations plus détaillées sur ce droit sont disponibles sur le site internet de la société : http://www.aedifica.be/ fr/droits-des-actionnaires
Tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être obtenues par les actionnaires à partir du 28 octobre 2015 au siège social de la société (Avenue Louise 331-333 à 1050 Bruxelles) pendant les heures normales d'ouverture des bureaux.
Le conseil d'administration.
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