Pre-Annual General Meeting Information • Apr 20, 2020
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
te houden op 26 mei 2020 om 11u.
UITZONDERLIJKE MAATREGEL: Wegens de COVID-19-pandemie is de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders tijdens de algemene vergadering niet toegelaten en is de uitoefening van het stemrecht enkel mogelijk door stemming op afstand of via volmacht.
Geachte aandeelhouder,
De raad van bestuur van Accentis nv heeft het genoegen u op de hoogte te brengen van de organisatie van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders op dinsdag 26 mei 2020 om 11 uur op de zetel van de vennootschap.
Gezien de uitzonderlijke situatie heeft de raad van bestuur beslist om conform artikel 6, §2 van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders niet toe te staan gelet op het feit dat hij niet kan garanderen dat de op dit ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie kunnen worden nageleefd. De vergadering zal bijgevolg gehouden worden achter gesloten deuren. Aandeelhouders kunnen evenwel stemmen over de hierna bepaalde agenda, houdende voorstellen tot besluit, door voor de algemene vergadering ofwel (i) schriftelijk op afstand te stemmen, ofwel (ii) een volmacht te verlenen, beide conform de voorwaarden opgenomen in de oproeping.
De agenda en voorstellen van besluit van de algemene vergadering luiden als volgt:
Voorstel van besluit
De vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed, alsook de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur in het jaarverslag.
Voorstel van besluit
De vergadering keurt het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed.
De vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders die gedurende het afgelopen boekjaar in functie waren, voor de uitoefening van zijn of haar mandaat tijdens dat boekjaar.
De vergadering verleent kwijting aan de commissaris die gedurende het afgelopen boekjaar in functie was, voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens dat boekjaar.
Aldus goedgekeurd en ondertekend voor de raad van bestuur.
Er is geen quorum vereist voor de beraadslaging en stemming over de verschillende punten van de bovenstaande agenda van de gewone algemene vergadering.
Elk van de voorgestelde besluiten onder de respectieve punten van de bovenstaande agenda zal zijn aangenomen indien het wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
De aandeelhouders die wensen op afstand te stemmen of zich te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder, dienen de instructies te volgen die hieronder worden weergegeven.
De registratiedatum voor de algemene vergadering is op dinsdag 12 mei 2020 om vierentwintig uur Belgische tijd. Alleen de personen die op die datum aandeelhouder zijn en die de hierna vermelde instructies volgen, zijn gerechtigd om een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden of het stemrecht op afstand uit te oefenen.
Aandeelhouders kunnen hun stemrecht op afstand uitoefenen of een stemgerechtigde volmachthouder aanduiden indien zij (a) geregistreerd zijn als aandeelhouder op de registratiedatum en (b) hun deelname aan de algemene vergadering aan de vennootschap hebben bevestigd, zoals hierna uiteengezet:
(a) Registratie: het recht om een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden of het stemrecht uit te oefenen op afstand wordt slechts verleend op grond van de registratie van de betrokken aandelen, op de voormelde registratiedatum om middernacht, door inschrijving in het register van de aandelen op naam (voor aandelen op naam) of op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling (voor gedematerialiseerde effecten);
(b) Bevestiging van de deelname: bovendien dienen de aandeelhouders die hun stemrecht op afstand wensen uit te oefenen of een stemgerechtigde volmachthouder wensen aan te duiden, hun voornemen te melden aan de vennootschap of aan KBC Bank. Deze kennisgeving moet de vennootschap bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen, (ter attentie van Evelien Devlieger CFO) of — bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling — per e-mail aan [email protected] uiterlijk op dinsdag 19 mei 2020. De kennisgeving aan KBC Bank kan worden gedaan aan het loket van KBC Bank voor of ten laatste op vrijdag 22 mei 2020.
De houder van gedematerialiseerde aandelen dient bovendien in voormelde kennisgeving het attest op te nemen afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen op afstand te stemmen of via een volmachthouder deel te nemen aan de algemene vergadering.
Krachtens artikel 6, §1 van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 en artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kunnen de aandeelhouders schriftelijk op afstand stemmen. De schriftelijke stem op afstand moet worden uitgebracht door middel van het formulier dat beschikbaar is op de website van de vennootschap www.accentis.com.
Het ingevulde en ondertekende stemformulier moet de vennootschap bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen, (ter attentie van Evelien Devlieger CFO) of — bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling — per e-mail aan [email protected] uiterlijk op vrijdag 22 mei 2020.
Naast een stemming op afstand kan elke aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen door de onafhankelijke volmachthouder aangeduid door de raad van bestuur. De modelvolmacht is beschikbaar op de website van de vennootschap www.accentis.com.
De ingevulde en ondertekende schriftelijke volmacht moet de vennootschap bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen, (ter attentie van Evelien Devlieger CFO) of — bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling — per e-mail aan [email protected] uiterlijk op vrijdag 22 mei 2020.
Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen op de website van de vennootschap (www.accentis.com) worden geraadpleegd. Deze documenten kunnen conform artikel 6, §6 van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 uitzonderlijk niet geraadpleegd worden op de zetel van de vennootschap.
Overeenkomstig de wettelijke bepalingen hebben aandeelhouders die alleen of samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap bezitten het recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen in verband met punten die in de agenda opgenomen waren of opgenomen moeten worden. Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen moeten op de datum van hun verzoek bewijzen dat zij ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap bezitten. Voor gedematerialiseerde aandelen dient dit bewijs gebaseerd te zijn op een attest opgesteld door de toepasselijke vereffeningsinstelling voor de betrokken aandelen, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal aandelen bevestigt dat op naam van de houders is ingeschreven, en, voor aandelen op naam, op een certificaat van inschrijving van de betrokken aandelen in het register van aandelen op naam van de vennootschap. Bovendien moet de betrokken aandeelhouder minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap registreren voor de algemene vergadering, zoals beschreven in "Deelname aan de vergadering". Een verzoek om bijkomende punten op de agenda te plaatsen en/of om voorstellen tot besluit in te dienen moet schriftelijk ingediend worden, en moet, ingeval van een bijkomend agendapunt, de tekst van het betrokken agendapunt bevatten en, ingeval van een voorstel tot besluit, de tekst van het voorstel tot besluit. Het verzoek dient ook het post- of e-mailadres te bevatten waarnaar de vennootschap de bevestiging van ontvangst van het verzoek dient op te sturen. Dit recht kan tot uiterlijk 4 mei 2020 worden uitgeoefend per e-mail op volgend adres: [email protected].
Desgevallend wordt een gewijzigde agenda bekendgemaakt uiterlijk 11 mei 2020 met in voorkomend geval bijkomende agendapunten en bijkomende voorstellen tot besluit en zal de vennootschap gewijzigde formulieren ter beschikking stellen voor de stemming op afstand of bij volmacht.
Gelet op de uitzonderlijke organisatie van de algemene vergadering kunnen aandeelhouders hun vraagrecht conform artikel 6, §3 van het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 enkel schriftelijk uitoefenen.
Schriftelijke vragen moeten uiterlijk vier dagen voor de algemene vergadering, i.e. uiterlijk op vrijdag 22 mei 2020, op het adres van de vennootschap te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen ontvangen worden (ter attentie van Evelien Devlieger CFO) of — bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling — per e-mail aan [email protected]. Alleen de schriftelijke vragen die gesteld zijn door de aandeelhouders die voldoen aan de toelatingsvoorwaarden zoals beschreven in "Deelname aan de vergadering", worden tijdens de vergadering beantwoord.
Namens de raad van bestuur
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.