Pre-Annual General Meeting Information • Jan 13, 2016
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
CONSILIUL DE ADMINISTRAȚIE AL S.C. SINTEZA S.A. Oradea, cu sediul în Oradea, Șos. Borșului nr. 35, județul Bihor, înregistrată la ORC Bihor sub nr. J05/197/1991, în conformitate cu prevederile art. 117 din Legea nr.31/1990 republicată cu modificările și completările ulterioare, ale Legii nr. 297/2004, Regulamentelor CNVM și dispozițiilor Actului Constitutiv, întrunit în data de 12.01.2016, convoacă ADUNAREA GENERALĂ ORDINARĂ a acționarilor pe data de 17.02.2016 orele 12,00, la sediul societății din Oradea, Șos. Borșului nr.35, având următoarea
Stabilirea si aprobarea pentru o perioadă de 4 (patru) ani începând cu data de 21.02.2016 a structurii, nominalizării și remunerației membrilor Consiliului de Administrație, urmare a încetării valabilității mandatelor :
Numirea auditorului financiar și stabilirea duratei contractului de audit financiar, având în vedere încetarea contractului de audit existent ;
Discutarea și aprobarea împuternicirii persoanei desemnate de AGOA în vederea semnării Contractelor de Administrare încheiate cu administratorii societății ;
Aprobare ca dată de înregistrare, data de 04.03.2016 și stabilirea datei de 03.03.2016 ca ex-date conform art.2, lit f din regulamentul CNVM nr. 6/2009;
În situația neîndeplinirii condițiilor statutare privind ținerea Adunării generale ordinare a actionarilor în ziua arătată, aceasta se va reconvoca pentru data de 18 Februarie 2016, la aceeași oră, în același loc și cu aceeași ordine de zi.
Acționarii care au dreptul să participe la adunările generale sunt cei care figurează în Registrul acționarilor la data de 08.02.2016, considerată dată de referință.
Acționarii înregistrați la data de referință pot participa și vota la adunarile generale direct sau pot fi reprezentați și prin alte persoane decât acționarii, în baza unei împuterniciri speciale sau generale acordată conform prevederilor legale. Accesul acționarilor la adunările generale se face prin simpla probă a identității acestora, făcută în cazul acționarilor persoane- fizice cu actul de identitate, iar în cazul acționarilor persoane- juridice și a acționarilor persoane - fizice reprezentate, cu împuternicire / procura specială sau generală, dată persoanei fizice care îi reprezintă.
Procura specială (împuternicirea specială ) sau procura generală se va întocmi în trei exemplare originale (unul pentru societate, unul pentru mandant și unul pentru mandatar) și sunt disponibile în limba română și limba engleză fie de la sediul societății personal, fie de pe pagina de web www.sinteza.ro, începând cu data de 13.01.2016 orele 12.
După completare și semnare exemplarul pentru emitent se va depune personal în original până la data de 15.02.2016 în plic închis cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule "PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 17/18.02.2016" sau transmis prin email cu semnătură electronică extinsă, la sediul societății, însoțit de o copie a actului de identitate sau a certificatului de înregistrare al acționarului reprezentat, până la data de 15.02.2016 orele 12,00, pe adresa de e-mail este [email protected].
Vor fi acceptate procurile fie în limba română, fie în limba engleză.
Acționarii înregistrați la data de referință în registrul acționarilor au posibilitatea de a vota prin corespondență, înainte de Adunarea Generală a Acționarilor, prin utilizarea formularului de vot prin corespondență. Buletinul de vot în limba română și în limba engleză poate fi obținut începând cu data de 13.01.2016 orele 12, de la sediul societății sau de site-ul www.sinteza.ro.
Formularul (buletinul) de vot prin corespondență în limba română sau limba engleză, cu legalizare de semnătură de către un notar public cu copia actului de identitate sau certificatului de
înregistrare al acționarului vor fi transmise societății în original la sediul acesteia până la data de 16.02.2016 orele 12 în plic închis cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule "PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 17/18.02.2016 ...
Unul sau mai mulți acționari care dețin, individual sau împreună, cel puțin 5 % din capitalul social au dreptul de a introduce, în termen de cel mult 15 zile de la data publicării convocării, respectiv data de 27.01.2016, puncte noi pe ordinea de zi a Adunărilor generale a actionarilor, cu conditia ca fiecare punct să fie însotit de o justificare sau de un project de hotărâre propus spre aprobare de adunarea AGAO, care vor fi transmise la sediul societății în scris, pana la data de 27.01.2016, deasemenea au dreptul de a prezenta projecte de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGAO, drept care se poate exercita în scris, prin transmitere la sediul societății, până la data de 27.01. 2016 orele 12.
Cererile cu privire la introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi precum și proiectele de hotărâri pentru aceste puncte se vor înainta Consiliului de Administrație numai în scris, în plic închis cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule "PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 17/18.02.2016". Ordinea de zi completată cu punctele propuse va fi republicată cu îndeplinirea cerințelor prevăzute de lege pentru convocarea Adunării generale.
Propunerile privind candidații pentru funcția de membri ai Consiluilui de administratie, se pot depune pana la data de 27.01.2016 orele 12, la sediul societătii.
Lista cuprinzând informații cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesională ale persoanelor propuse pentru funcția de administrator se află la dispoziția acționarilor, putând a fi consultată și completată de acestia, la sediul societății și pe site-ul societății.
Actionarii societății pot adresa întrebări în scris privind punctele de pe ordinea de zi, acestea urmând a fi depuse la sediul societății împreună cu copii după acte care permit identificarea actionarului, până la data de 27.01.2016 orele 12.
Intrebările se înaintează Consiliului de Administrație în scris, în original, în plic închis cu mențiunea scrisă în clar și cu majuscule "PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 17/18.02.2016". Societatea va formula răspuns la întrebări pe pagina de internet, în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai tarziu de 3 zile lucrătoare de la data primirii respectivelor întrebări.
Procurile speciale, formularul de vot completat și semnat în original, cererile cu privire la introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, întrebările formulate de acționari, vor fi însoțite de următoarele documente (a) în cazul persoanelor fizice fotocopie act de identitate semnată pentru conformitate cu originalul, respectiv (b) în cazul persoanelor juridice fotocopie al actului de identitate al reprezentantului legal, certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului, emis cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului adunării generale a acționarilor, în original ori în copie conformă cu originalul.
Consiliul de administrație propune ca dată de înregistrare data de 04. 03. 2016, în funcție de care vor fi identificați acționarii asupra cărora se vor resfrânge efectele hotărârilor AGA, în conformitate cu prevederile art.238 din Legea 297/2004 și stabilirea datei de 03. 03. 2016 ca ex-date conform art.2, lit f din Regulamentul CNVM nr. 6/2009.
Documentele, materialele vizând problemele de pe ordinea de zi, proiectul de hotărâre, formularele procurilor speciale și formularul de vot prin corespondență vor fi disponibile și în limba engleză actionarilor atât la sediul societății cât și pe pagina web www.sinteza.ro, începând cu data publicării prezentului convocator, respectiv 13.01.2016.
Informații suplimentare, inclusiv informații cu privire la drepturile acționarilor, se pot obține la telefon: 0259/444969, zilnic între orele 9,00-13,00.
THE BOARD OF DIRECTORS OF S.C. SINTEZA S.A. Oradea, with head office in Oradea, Şos. Borşului no. 35, Bihor county, registered at the Trade Register Office Bihor under no. J05/197/1991, in accordance with the stipulations of art. 117 of the Law no. 31/1990 republished with the subsequent amendments and additions, of the Law no. 297/2004, of the CNVM Regulations and of the dispositions of the Articles of Incorporation, met on 12.01.2016, convenes the ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS on 17.02.2016, 12,00 o'clock at the company's head office in Oradea, Sos. Borșului no. 35, with the following
The establishment and approval for a period of (four) years as of 21.02.2016 of the structure, nomination and remuneration of the members of the Board of Directors, following the cessation of the validity of the commissions;
The appointment of the financial auditor and the establishment of the financial audit contract's duration, taking into account the cessation of the existing audit contract;
The discussion and approval of the mandate for the person designated by the Ordinary General Meeting of Shareholders with a view to signing the Management Contracts concluded with the company's managers:
The approval as registration date, of the date of 04.03.2016 and the establishment of the date of 03.03.2016 as ex-date according to art.2, letter f of the Regulation CNVM no. 6/2009;
In case of non-fulfilment of the statutory conditions regarding the Ordinary General Meeting of Shareholders on the day mentioned above, this will be reconvened for the 18th of February 2016, at the same hour, in the same place and with the same agenda.
The shareholders who have the right to attend the general meetings are the ones who appear in the Shareholders' Register on 08.02.2016, considered the date of reference.
The shareholders registered at the date of reference may attend and vote in the general meetings directly or may also be represented by other persons than the shareholders, based on a special or general mandate granted according to the legal stipulations. The shareholders' access to the general meetings can be done by simple proof of their identity, made in the case of the shareholders -natural persons with the identity document and in the case of the shareholders - legal persons and of the shareholders - represented natural persons, with special or general mandate/power of attorney, given to the natural person who represents them.
The special power of attorney (special mandate) or the general power of attorney will be drafted in three original copies (one for the company, one for the principal and one for the agent) and are available in the Romanian and English language either at the company's head office in person or on the web page www.sinteza.ro, as of 13.01.2016, 12 o'clock.
After filling in and signing the copy for the issuer one shall submit it in person in original until 15.02.2016 in enclosed envelope with the written mention in print with capital letters "FOR THE ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS FROM 17/18.02.2016" or it will be sent by e-mail with extended electronic signature, at the company's head office, accompanied by a copy of the identity document or of the registration certificate of the represented shareholder, until 15.02.2016, 12,00 o'clock, at the e-mail address [email protected].
The powers of attorney will be accepted either in the Romanian or in the English language.
The shareholders registered on the date of reference in the shareholders' register have the possibility to vote by mail, before the General Meeting of Shareholders, by using the vote by mail form. The ballot paper in the Romanian and English language can be obtained as of 13.01.2016, 12 o'clock from the company's head office or from the website: www.sinteza.ro.
The vote by mail form (ballot paper) in the Romanian or English language, with signature legalization by a notary public with the copy of the shareholder's identity document or registration certificate will be sent to the company in original at its head office until 16.02.2016, 12 o'clock in enclosed envelope with the written mention in print with capital letters "FOR THE ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS FROM 17/18.02.2016...
One or more shareholders who own, individually or together, at least 5% of the share capital, have the right to introduce, within at the most 15 days after the publication of the convening, respectively 27.01.2016, new items on the agenda of the General Meeting of Shareholders, under the condition that each item be accompanied by a justification or by a draft resolution at the company's head office in writing, until 27.01.2016, likewise they have the right to present new draft resolutions for the items included or proposed to be included on the agenda of the Ordinary General Meeting of Shareholders, reason for which this right can be exercised in writing, by sending it to the company's head office, until 27.01. 2016, 12 o'clock.
The requests regarding the introduction of some new items on the agenda as well as the draft resolutions for these items will be forwarded to the Board of Directors only in writing, in enclosed envelope with the written mention in print with capital letters "FOR THE ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS FROM 17/18. 02.2016,.. The agenda with the proposed items will be republished with the fulfilment of the requirements stipulated by law for the convening of the General Meeting.
The proposals regarding the candidates for the function of members of the Board of Directors can be submitted until 27.01.2016, 12 o'clock, to the company's head office.
The list containing information regarding the name, locality of residence and professional qualification of the persons proposed for the position of manager are at the disposal of the shareholders, it can be consulted and filled in by them, at the company's head office and on the company's website.
The company's shareholders may address questions in writing regarding the items on the agenda, these will be submitted to the company's head office together with copies of documents which allow the identification of the shareholder, until 27.01.2016, 12 o'clock.
The questions are submitted to the Board of Directors in writing, in original, in enclosed envelope, with the written mention in print with capital letters "FOR THE ORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS FROM 17/18. 02.2016, The company shall compose a reply to the questions on the web page, in the shortest time possible, but not later than 3 working days after receiving the respective questions.
The special powers of attorney, the vote form filled in and signed in original, the requests regarding the introduction of new items on the agenda, the questions composed by the shareholders, will be accompanied by the following documents (a) in the case of the natural persons photocopy identity document signed for conformity with the original, respectively (b) in the case of the legal persons photocopy of the identity document of the legal representative, confirmation of company details issued by the Trade Register, issued at least 3 months before the publication of the convening notice of the general meeting of shareholders, in original or in certified true copy.
The board of directors proposes as registration date the date of 04.03.2016, based on which the shareholders affected by the decisions of the General Meeting of Shareholders will be identified, in accordance with the stipulations of art.238 of the Law 297/2004 and the establishment of the date of 03. 03. 2016 as ex-date according to art. 2, letter f of the Regulation CNVM no. 6/2009.
The documents, materials regarding the issues on the agenda, the draft resolution, the forms of the special powers of attorney and the vote by mail form will also be available in the English language for the shareholders both at the head office of the company and on the web page www.sinteza.ro, as of the publication date of the present convening notice, respectively 13.01.2016.
Additional information, including information regarding the shareholder's rights can be obtained by phone: 0259/444969, daily between the hours 9,00-13,00.
SIN7 RADE
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.