Pre-Annual General Meeting Information • Apr 13, 2016
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
| These minutes have been prepared in both Norwegian and English. In case of any discrepancies between the versions, the Norwegian version shall prevail. |
|||
|---|---|---|---|
| Til aksjeeierne i Scatec Solar ASA | To the shareholders of Scatec Solar ASA | ||
| INNKALLING TIL ORDINÆR | NOTICE OF ANNUAL | ||
| GENERALFORSAMLING | GENERAL MEETING | ||
| Styret i Scatec Solar ASA ("Selskapet") innkaller herved til | The board of directors of Scatec Solar ASA (the "Company") | ||
| ordinær generalforsamling. | hereby convenes an annual general meeting. | ||
| Tid: | Time: | ||
| 4. mai 2016 kl. 10.00 | 4 May 2016 at 10:00am (CET) | ||
| Sted: | Place: | ||
| Høyres Hus, Stortingsgata 20, 0161 Oslo | Høyres Hus, Stortingsgata 20, 0161 Oslo | ||
| Generalforsamlingen vil åpnes av styrets leder John Andersen. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. |
The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors John Andersen. The person opening the meeting will register the attendance of shareholders present and proxies. |
||
| Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for | The board of directors of the Company proposes the | ||
| generalforsamlingen: | following agenda for the general meeting: | ||
| 1 | 1 | ||
| Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder | Opening of the meeting by the chairman of the | ||
| John Andersen | board of directors John Andersen | ||
| 2 | 2 | ||
| Fremleggelse av fortegnelse over møtende | Presentation of the record of shareholders and | ||
| aksjeeiere og fullmektiger | representatives present | ||
| 3 | 3 | ||
| Valg av møteleder og en person til å | Election of chairman of the meeting and a person | ||
| medundertegne protokollen | to co-sign the minutes | ||
| 4 | 4 | ||
| Godkjennelse av innkalling og dagsorden | Approval of notice and agenda | ||
| 5 | 5 | ||
| Informasjon om virksomheten | Information about the business | ||
| 6 | 6 | ||
| Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen | Approval of the annual accounts and annual report | ||
| for regnskapsåret 2015 | for the financial year 2015 | ||
| 7 | 7 | ||
| Godkjennelse av utdeling av utbytte | Approval of distribution of dividend | ||
| 8 | 8 | ||
| Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn | Approval of the declaration on salaries and other | ||
| og annen godtgjørelse til ledende ansatte | remuneration for senior management | ||
| 9 | 9 | ||
| Godtgjørelse til styret | Remuneration to the board of directors |
| 10 | Valg av styremedlemmer | |||
|---|---|---|---|---|
| ---- | -- | -- | ------------------------ | -- |
Det er 93 816 230 aksjer i Selskapet, og hver aksje gir én stemme. Selskapet har per datoen for denne innkallingen null (0,00) egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.
Deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, må registreres innen utløpet av 29. april 2016. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Verdipapirsentralen (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.
Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt som Vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Fullmakter må være mottatt av Selskapet innen utløpet av 29. april 2016, med mindre aksjeeier har registrert påmelding innen denne fristen. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.
Etter Selskapets syn har verken den reelle aksjeeieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på forvalterkonto i VPS, jf. allmennaksjeloven § 4-10. Aksjeeiere som holder sine aksjer på en forvalterkonto i VPS og som ønsker å avgi stemmer for slike aksjer må etter selskapets vurdering overføre aksjene til en VPS-konto i eget navn før 27. april 2016 for å være sikret å kunne avgi stemmer for
There are 93,816,230 shares in the Company, and each share carries one vote. As of the date of this notice, the Company holds zero (0.00) own shares. No votes may be exercised for such shares.
Attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be registered within the end of 29 April 2016. Shareholders can register attendance online through the Norwegian Securities Depository's (VPS) investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.
Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairman (or whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS investor service or by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. Proxy forms must be received by the Company no later than the end of 29 April 2016, unless the shareholder has registered attendance within this deadline. See the enclosed proxy form for further information on proxies.
The Company is of the opinion that neither the beneficiary shareholder nor the nominee is entitled to vote for shares registered on a nominee account in the VPS, cf. the Norwegian Public Limited Act section 4-10. Shareholders, who hold their shares on a nominee account in the VPS, and who wish to vote for such shares must, based on the Company's assessment, transfer the shares to a securities
| slike aksjer, jf. nedenfor om innføring i aksjeeierregisteret. Hvis aksjeeieren godtgjør at det er tatt nødvendige skritt for slik overføring, og aksjeeieren har reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan aksjeeieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene, selv om aksjene ennå ikke er registrert på en separat VPS-konto. |
account in the VPS held in their own name prior to 27 April 2016 in order to be assured that it may vote for such shares at the general meeting, cf. below regarding recording in the shareholder registry. If the shareholder proves that the necessary steps for such transfer have been taken, and the shareholder has a real shareholder interest in the Company, the shareholder may in the Company's opinion vote for such shares even if the shares have not yet been registered on a separate VPS-account. |
|---|---|
| I henhold til Selskapets vedtekter, ved erverv av aksjer, kan retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen som er 27. april 2016. |
Pursuant to the Company's articles of association, upon acquisition of shares, the right to participate and vote at the general meeting may only be exercised if the acquisition is recorded in the shareholder registry the fifth business day prior to the general meeting being 27 April 2016. |
| Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. |
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote. |
| Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på dagsordenen. |
Shareholders have the right to propose resolutions for the matters to be addressed by the general meeting. |
| En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver. |
A shareholder may demand that board members and the chief executive officer provide available information at the general meeting about matters which may affect the assessment of items which have been presented to the shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company's financial position and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor. |
| Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen kan sendes vederlagsfritt til aksjeeiere på forespørsel til Selskapets kontor. |
Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to shareholders upon request. |
| Adresse til Selskapets nettside er: www.scatecsolar.com | The address to the Company's website is: www.scatecsolar.com |
| Oslo, 13. april 2016 | Oslo, 13 April 2016 |
| Med vennlig hilsen For styret i Scatec Solar ASA |
Kind regards on behalf of the board of directors of Scatec Solar ASA |
|---|---|
| John Andersen Styrets leder |
John Andersen Chairman of the board of directors |
| *** | *** |
| Styrets forslag til vedtak: | The board of directors' proposal for resolutions: | ||
|---|---|---|---|
| Sak 3 – Valg av møteleder og en person til å | Item 3 – Election of chairman of the meeting and a person | ||
| medundertegne protokollen | to co-sign the minutes | ||
| Styret foreslår at Lars Knem Christie ved Advokatfirmaet | The board of directors proposes that Lars Knem Christie, | ||
| Selmer DA velges til å lede generalforsamlingen, og at Snorre | attorney at the law firm Selmer is elected as chairman of the | ||
| Valdimarsson, Juridisk Direktør i Selskapet velges til å | meeting, and that Snorre Valdimarsson, Group General | ||
| medundertegne protokollen. | Counsel in the Company is elected to co-sign the minutes. | ||
| Sak 4 – Godkjennelse av innkalling og dagsorden | Item 4 – Approval of notice and agenda | ||
| Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner innkalling | The board of directors proposes that the notice and the | ||
| og dagsorden. | agenda are approved. | ||
| Sak 5 – Informasjon om virksomheten (intet vedtak) | Item 5 – Information about the business (not for voting) | ||
| Sak 6 - Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for | Item 6 – Approval of the annual accounts and annual report | ||
| regnskapsåret 2015 | for the financial year 2015 | ||
| Selskapets årsregnskap og årsberetning for 2015 er | The Company's annual accounts and annual report for the | ||
| tilgjengelig på Selskapets internettside | financial year 2015 is made available on the Company's | ||
| www.scatecsolar.com. | website www.scatecsolar.com. | ||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting | ||
| vedtak: | makes the following resolution: | ||
| "Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2015, herunder styrets redegjørelse for foretaksstyring i henhold til regnskapsloven § 3-3b." |
"The general meeting approves the board of director's proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2015, including the board of directors' report on corporate governance pursuant to the Norwegian Accounting Act section 3-3b." |
||
| Sak 7 – Godkjennelse av utdeling av utbytte | Item 7 - Approval of distribution of dividend | ||
| I forlengelse av godkjennelse av årsregnskapet foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om utbytte: |
In relation to the approval of the annual accounts the board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution pertaining to distribution of dividend: |
||
| "Generalforsamlingen vedtar at det utbetales et | "The general meeting resolves that a dividend of | ||
| utbytte på NOK 0,66 per aksje. Utbyttet skal tilfalle | NOK 0.66 per share shall be distributed. The dividend | ||
| Selskapets aksjeeiere slik de fremkommer i Selskapets | shall accrue to the Company's shareholders as they | ||
| aksjeeier register 6. mai 2016, som er Selskapets | appear in the Company's shareholder register in the |
| aksjeeiere på tidspunktet for avholdelse av ordinær generalforsamling basert på normalt T+2 oppgjør. Selskapets aksjer vil handles på Oslo Børs eksklusive retten til å motta utbytte fra og med 5. mai 2016. Utbytte er forventet utbetalt omkring 15. juni 2016." |
VPS on 6 May 2016, being the Company's shareholders at the date of the general meeting based on regular T+2 settlement. The Company's shares will trade on Oslo Stock Exchange exclusive the right to receive dividend as from 5 May 2016. The dividend is expected to be paid on or about 15 June 2016." |
|---|---|
| Sak 8 – Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
Item 8 – Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management |
| Selskapet viser til erklæringen inntatt i styrets årsberetning for 2015, og som er vedlagt innkallingen i Vedlegg 2. |
The Company refers to the declaration included in the annual report for 2015, and attachment hereto as Appendix 2. |
| Retningslinjer for tildeling av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen i Selskapet eller i andre selskaper innenfor konsernet vil være bindende for styret ved generalforsamlingens godkjennelse. Slike retningslinjer er beskrevet i punkt 3.1.2 i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Øvrige retningslinjer i denne erklæringen er veiledende for styret. Dersom styret i en avtale fraviker de veiledende retningslinjene, skal begrunnelsen for dette angis i styreprotokollen. |
Guidelines for allocation of shares, subscription rights, options and any other form of remuneration stemming from shares or the development of the official share price in the Company or in other group companies are binding on the board of directors when approved by the general meeting. Such guidelines are described in section 3.1.2 of the board of director's declaration on salaries and other remuneration for senior management. Other guidelines are precatory for the board of directors. If the board of directors in an agreement deviates from these guidelines, the reasons for this shall be stated in the minutes of the board of directors' meeting. |
| Det skal avholdes en rådgivende avstemming for retningslinjer som er veiledende for styret. Bindende retningslinjer skal godkjennes av generalforsamlingen. |
An advisory vote shall be held for the guidelines that are precatory for the board of directors. Binding guidelines shall be approved by the general meeting. |
| Styret foreslår at det avholdes en rådgivende avstemning for veiledende retningslinjer. |
The board of directors proposes that an advisory vote is held for precatory guidelines. |
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak med hensyn til punkt 3.1.2 i erklæringen: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution with respect to section 3.1.2 of the declaration: |
| "Generalforsamlingen godkjenner punkt 3.1.2 i erklæringen om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte." |
"The general meeting approves section 3.1.2 of the board of director's declaration on salaries and other remuneration for senior management." |
| Sak 9 – Godtgjørelse til styret | Item 9 – Remuneration to the board of directors |
| Valgkomiteen innstiller til godtgjørelse for styrets medlemmer. Valgkomiteens innstilling vil bli gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider, www.scatecsolar.com, før generalforsamlingen. |
The nomination committee proposes the remuneration to the members of the board of directors. The nomination committee's recommendation will be made available on the Company's website, www.scatecsolar.com, prior to the general meeting. |
| Sak 10 – Valg av styremedlemmer | Item 10 – Election of board members |
|---|---|
| Valgkomiteen innstiller kandidater til valg og gjenvalg av styrets medlemmer. Valgkomiteens innstilling vil bli gjort tilgjengelig før generalforsamlingen på Selskapets hjemmesider, www.scatecsolar.com |
The nomination committee proposes candidates for election and re-election of the members of the board of directors. The nomination committee's recommendation will, prior to the general meeting, be made available on the Company's website, www.scatecsolar.com. |
| Sak 11 – Godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer | Item 11 – Approval of remuneration to the members of the nomination committee |
| Valgkomiteen innstiller til godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer. Valgkomiteens innstilling vil bli gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider, www.scatecsolar.com før generalforsamlingen. |
The nomination committee proposes the remuneration to the members of the nomination committee. The nomination committee's recommendation will be made available on the Company's website, www.scatecsolar.com prior to the general meeting. |
| Sak 12 – Godtgjørelse til revisor | Item 12 – Remuneration to the auditor |
| Påløpte honorarer til revisor for 2015 utgjør totalt NOK | Accrued fees to the auditor for 2015 amount to NOK |
| 5,412,000, hvorav NOK 1,576,000 er relatert til ordinær | 5 412 000 for the Company, whereof NOK 1 576 000 is |
| lovpålagt revisjon for regnskapsåret 2015, NOK 15,000 er | related to the statutory audit for the financial year 2015, |
| relatert til attestasjonstjenester og andre revisjonsnære | NOK 15 000 is related to attestation services and other audit |
| tjenester og NOK 3,821,000 for andre tjenester som i all | related services and NOK 3 821 000 to other services which is |
| hovedsak er knyttet til skattetjenester i forbindelse med | mainly related to tax services regarding investments in |
| utenlandsinvesteringer. Generalforsamlingen skal treffe | foreign entities. The general meeting shall make a resolution |
| vedtak om honorar relatert til lovpålagt revisjon. | regarding the remuneration related to the statutory audit. |
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting |
| vedtak: | makes the following resolution: |
| "Godtgjørelse til revisor for 2015 på NOK 5,412,000 for | "Remuneration to the auditor for 2015 of NOK 5 412 000 for |
| lovpålagt revisjon godkjennes." | statutory audit is approved." |
| Sak 13 – Styrefullmakt til erverv av og avtalepant i egne | Item 13 – Board authorisation to acquire and charge |
| aksjer | created by agreement on own shares |
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets | The Company's board of directors currently has an |
| egne aksjer, herunder å kunne inngå avtaler om pant i egne | authorisation to acquire shares in the Company, including to |
| aksjer, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen i | enter into agreements on charges in own shares, which |
| 2016. Styret anser det hensiktsmessig at en slik fullmakt også | expires at the ordinary general meeting in 2016. The board |
| gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. |
deems it appropriate that the general meeting grants such authorisation to the board also for the coming year at the terms set out below. |
|---|---|
| Fullmakten vil gi Styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til. Tilbakekjøp av egne aksjer, med etterfølgende sletting, vil kunne være et viktig virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. Videre vil en slik fullmakt også medføre at Selskapet, etter eventuelt erverv av egne aksjer, kan benytte egne aksjer i forbindelse med incentivprogram og for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. |
The authorisation would give the board of directors the opportunity to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Buy-back of the Company's shares, with subsequent cancellation, may be an important aid for optimising the Company's capital structure. In addition, such authorisation will also enable the Company, following any acquisition of own shares, to use own shares as part of incentive schemes, and in full or in part, as consideration with regards to acquisition of businesses. |
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi på opp til 10% av Selskapets aksjekapital. Aksjer ervervet av Selskapet skal kunne benyttes for eventuell senere nedskriving av aksjekapitalen med generalforsamlingens samtykke, godtgjørelse til styrets medlemmer, for incentivprogram eller som oppgjør i eventuelle oppkjøp av virksomheter. |
The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value of up to 10% of the Company's share capital. Shares acquired by the Company can be used in a subsequent reduction of the share capital with the general meeting's approval, remuneration to the members of the board, for incentive schemes or as consideration with regards to acquisition of businesses. |
| I tillegg vil fullmakten omfatte en rett for Selskapet til å erverve avtalepant i aksjer holdt av ansatte som sikkerhet for lån fra Selskapet til ansatte. |
In addition, the authorisation will comprise a right for the Company to acquire charge by agreement in shares held by employees as security for loans from the Company to employees. |
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2015, vises det til dette som behandlet under sak 5 og 6 på dagsordenen, samt til Selskapets børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, www.scatecsolar.com, for informasjon om hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og om Selskapets virksomhet. |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2015, reference is made to the financial statements as dealt with under items 5 and 6 on the agenda, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website, www.scatecsolar.com, for information about matters of material importance to the Company and the Company's business. |
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| "I henhold til allmennaksjeloven §§ 9-4 og 9-5 gis styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer på følgende vilkår: |
"In accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act sections 9-4 and 9-5, the board of directors is authorised to acquire the Company's own shares on the following conditions: |
Selskapets styre har i dag en fullmakt til gjennomføring av kapitalforhøyelse i Selskapet, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen i 2016. Styret anser det hensiktsmessig at en slik fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor.
Formålet med tildeling av slik fullmakt er å gi styret nødvendig fleksibilitet og mulighet for å handle raskt. Fullmakten er begrenset til å kunne benyttes ved kapitalbehov til styrking av Selskapets egenkapital, til utstedelse av aksjer i forbindelse med incentivordninger og til utstedelse av aksjer som vederlagsaksjer ved erverv av virksomhet innenfor Selskapets formål.
The Company's board of directors currently has an authorisation to increase the share capital of the Company, which expires at the ordinary general meeting in 2016. The board deems it appropriate that the general meeting grants such authorisation to the board also for the coming year at the terms set out below.
The purpose of the authorisation is to give the board of directors the necessary flexibility and possibility to act promptly. The authorisation is limited to be used for strengthening of the Company's equity, issue of shares under incentive schemes and issue of consideration shares in connection with acquisitions of businesses within the Company's purpose.
Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede et antall nye aksjer som medfører en forhøyelse av dagens aksjekapital på opp til 10%. For å kunne ivareta formålet som er angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne fravikes.
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2015, vises det til dette som behandlet under sak 5 og 6 på dagsordenen, samt til Selskapets børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, www.scatecsolar.com, for informasjon om hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og om Selskapets virksomhet.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Selskapets styre tildeles fullmakt til aksjekapitalforhøyelse på følgende vilkår:
The board of directors' proposal implies an authorisation to issue a number of new shares that result in an increase of the current share capital of up to 10%. The purpose of the authorisations implies that the preferential rights for existing shareholders to subscribe for new shares can be set aside if the authorisations are used.
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2015, reference is made to the financial statements as dealt with under items 5 and 6 on the agenda, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website, www.scatecsolar.com, for information about matters of material importance to the Company and the Company's business.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The Company's board of directors is authorised to increase the share capital on the following conditions:
| 6 Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon. |
6 The authorisation does not include decision on merger. |
|---|---|
| 7 Med virkning fra tidspunktet for registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte styrefullmakter til aksjekapitalforhøyelse." |
7 With effect from the time of registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces any previous authorisations to carry out share capital increases." |
| *** | *** |
| Ingen andre saker foreligger til behandling. | No other matters are on the agenda. |
Undertegnede aksjeeier vil delta på ordinær generalforsamlingen i Scatec Solar ASA ("Selskapet"), 4. mai 2016:
Navn på aksjeeier
Representant for aksjeeier (dersom foretak)
| Sted | Dato | Signatur | |
|---|---|---|---|
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges. Aksjeeiere som gir fullmakt, skal (kun) benytte fullmaktsskjema.
Skjemaet kan sendes til: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO,
e-post adresse [email protected] eller telefaks +47 22 48 63 49, merket "Scatec Solar".
Melding om deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, må være mottatt av Nordea innen utløpet av 29. april 2016.
Dette fullmaktsskjemaet benyttes til å gi fullmakt uten stemmeinstruks og melde fullmektigen på ordinær generalforsamlingen i Scatec Solar ASA ("Selskapet"), 4. mai 2016. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst benytt skjema for fullmakt med stemmeinstruks.
Undertegnede aksjeeier gir herved _________________________________________ fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på generalforsamlingen. Dersom fullmektigen ikke er navngitt eller fullmakten er gitt til styrets leder, skal fullmakten anses gitt til styrets leder eller den styrets leder bemyndiger.
Verken Selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.
| Navn på aksjeeier | |||
|---|---|---|---|
| Representant aksjeeier foretak) |
for (dersom |
||
Sted Dato Signatur
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges.
Skjemaet kan sendes til: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO, e-post adresse [email protected], telefaks +47 22 48 63 49, merket "Scatec Solar". Melding om deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, må være mottatt av Nordea innen utløpet av 29. april 2016.
Dette fullmaktsskjemaet benyttes til å gi fullmakt med stemmeinstruks og melde fullmektigen på ordinær generalforsamling i Scatec Solar ASA ("Selskapet"), 4. mai 2016.
Undertegnede aksjeeier gir herved _________________________________________ fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på generalforsamlingen. Dersom fullmektigen ikke er navngitt eller fullmakten er gitt til styrets leder, skal fullmakten anses gitt til styrets leder eller den styrets leder bemyndiger.
Verken Selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.
| Navn på aksjeeier | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Representant foretak) |
for | aksjeeier | (dersom | ||
| Sted | Dato | Signatur |
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges.
Skjemaet kan sendes til: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO, e-post adresse [email protected], telefaks +47 22 48 63 49, merket "Scatec Solar". Melding om
deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, må være mottatt av Nordea innen utløpet av 29. april 2016.
Merk at ikke avkryssede felt i agendaen nedenfor vil anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet benkeforslag, forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Dersom stemmeinstruksen er uklar vil fullmektigen utøve sin myndighet basert på en for fullmektigen
fornuftig tolkning av instruksens. Dersom en slik tolkning ikke er mulig vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Dagsorden | For | Mot | Blank | |
|---|---|---|---|---|
| 3. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 4. | Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 6. | Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2015 |
| | |
| 7. | Godkjennelse av utdeling av utbytte | | | |
| 8. | Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte a. Rådgivende avstemming for veiledende retningslinjer b. Godkjennelse av bindende retningslinjer |
|
|
|
| 9. | Godtgjørelse til styret | | | |
| 10. | Valg av styremedlemmer | | | |
| 11. | Godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer | | | |
| 12. | Godtgjørelse til revisor | | | |
| 13. | Styrefullmakt til erverv av og avtalepant i egne aksjer | | | |
| 14. | Styrefullmakt til kapitalforhøyelse | | | |
The undersigned shareholder will participate in the annual general meeting of Scatec Solar ASA (the "Company"), 4 May 2016:
Name of shareholder Representative for shareholder (if a corporation) Place Date Signature
If the shareholder is a corporation, a company certificate or other valid documentation (f.ex. board resolution) showing that the undersigned may sign on behalf of the shareholders shall be enclosed. Shareholders who wish to grant a proxy shall (only) complete the proxy form.
The form may be sent to: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO, e-mail address [email protected] or facsimile +47 22 48 63 49 , marked "Scatec Solar ". Notification of attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be received by Nordea within the end of 29 April 2016.
This proxy form shall be used for granting proxies without voting instructions and to register the proxy's attendance at the annual general meeting of Scatec Solar ASA (the "Company"), 4 May 2016. If you want to provide voting instructions, please use the form for proxy with voting instructions.
The undersigned shareholder hereby authorises _________________________________________ to attend and vote for my/our shares at the general meeting. If the name of the proxy holder is not stated, the proxy shall be deemed granted to the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises).
Neither the Company nor the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises) can be held responsible for any loss resulting from the proxy form not being received by the proxy in time. The Company and the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises) are not responsible for ensuring that votes will be cast in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with cast of votes pursuant to the proxy form.
Name of shareholder
Representative for shareholder (if a corporation)
Place Date Signature
If the shareholder is a corporation, a company certificate or other valid documentation (f.ex. board resolution) showing that the undersigned may sign on behalf of the shareholders shall be enclosed. The form may be sent to: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO, e-mail address [email protected] or facsimile +47 22 48 63 49 , marked "Scatec Solar". Notification of attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be received by Nordea within the end of 29 May 2016.
This proxy form shall be used for granting proxies with voting instructions and to register the proxy's attendance at the annual general meeting of Scatec Solar ASA (the "Company"), 4 May 2016.
The undersigned shareholder hereby authorises _________________________________________ to attend and vote for my/our shares at the general meeting. If the name of the proxy holder is not stated, the proxy shall be deemed granted to the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises).
Neither the Company nor the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises) can be held responsible for any loss resulting from the proxy form not being received by the proxy in time. The Company and the chairman of the board (or whoever the chairman of the board authorises) are not responsible for ensuring that votes will be cast in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with cast of votes pursuant to the proxy form.
Name of shareholder
Representative for shareholder (if a corporation)
Place Date Signature
If the shareholder is a corporation, a company certificate or other valid documentation (f.ex. board resolution) showing that the undersigned may sign on behalf of the shareholders shall be enclosed. The form may be sent to: Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, Postboks 1166 Sentrum, 0107 OSLO, e-mail address [email protected] or facsimile +47 22 48 63 49 , marked "Scatec Solar". Notification of attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be received by Nordea within the end of 29 April 2016.
Please note that no indication (i.e. no box has been crossed off) on any matter on the agenda will be deemed as a vote in favor of the motion as included in the notice, however so that the proxy holder decides the vote to the extent a motion from the floor, a motion in addition to or instead of the proposals included in the notice to the general meeting is made. If the voting instruction is unclear, the proxy holder will exercise his power of attorney based on a for the proxy holder reasonable assessment of the instruction. If such assessment is not possible, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda | For | Against | Blank | |
|---|---|---|---|---|
| 3. | Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes |
| | |
| 4. | Approval of notice and agenda | | | |
| 6. | Approval of the annual accounts and annual report for the financial year 2015 |
| | |
| 7. | Approval of distribution of dividends | | | |
| 8. | Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management |
| | |
| a. Advisory vote is held for precatory guidelines b. Approval of binding guidelines |
| | | |
| 9. | Remuneration to the board of directors | | | |
| 10. | Election of board members | | | |
| 11. | Approval of remuneration to the members of the nomination committee |
| | |
| 12. | Remuneration to the auditor | | | |
| 13. | Board authorisation to acquire and charge created by agreement on own shares |
| | |
| 14. | Board authorisation to increase the share capital | | | |
Vedlegg 2 / Appendix 2
Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte / Declaration on salaries and other remuneration for senior management
This declaration is prepared by the board of directors in Scatec Solar ASA ("Scatec Solar") in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Companies Act") section 6-16a, for consideration at the annual general meeting on 4 May 2016.
Principles in this declaration regarding allocation of shares, subscription rights, options and any other form of remuneration stemming from shares or the development of the share price in the company or in other group companies are binding for the board of directors when approved by the general meeting. Such guidelines are described in section 3.1.2. Other guidelines are precatory for the board of directors. If the board of directors in an agreement deviates from these guidelines, the reasons for this shall be stated in the minutes of the board of directors' meeting.
The principles set out for determination of salaries and other remuneration applies for the Chief Executive Officer, the Chief Financial Officer, and the Executive Vice Presidents of Scatec Solar (together "Executive Management"), as of today seven individuals, for the financial year 2016 and until new principles are resolved by the general meeting in accordance with the Companies Act.
Executive Management salaries in Scatec Solar shall be determined based on the following main principles:
Executive Management remuneration shall, as a general guideline, be suitable to attract and retain skilled leaders. The salaries for the Executive Management should be comparable with levels in similar businesses.
Executive Management remuneration should be structured to motivate the Executive Management to strive to realise the Company's strategic goals. The main element of management salaries should be the regular salary, although additional variable incentives should be available to motivate the executive management's efforts on behalf of the company.
Currently, the share incentive and retention plan based on restricted shares (the "RSA") granted ti i.a. the executive management in 2014is the only variable remuneration in effect. All restricted shares issued under this programme will be fully vested on 2 October 2016.
The Board of Directors has reviewed and assessed a new incentive and retention plan to be implemented upon the RSA being fully vested. The new proposed plan is described in section 3.1 below.
Scatec Solar has sought to structure a plan combining fixed salary, short term incentive and share based long term incentive to ensure (i) to motivate the Executive Management to strive to realise the Company's strategic goals including financial results, (ii) be suitable to attract and retain skilled leaders taking into account the international market the company participates in, and (iii) that the plan is approximately the average for management salaries for comparable executive management in similar businesses.
The members of the Executive Management forgave any variable bonus for the financial year 2015 as part of the RSU which will expiry in 2016.
As part of the new incentive and retention plan to take effect from 2016, the Executive Management will be invited to participate in a bonus arrangement based on key performance indicators both on the Company's overall and financial performance as well as the individual's performance. The bonus shall not exceed fifty percent (50%) of the annual fixed salary.
The Company will implemented an share option plan (the "Option Plan") whereby the Executive Management and certain of the Company's key employees (hereunder unused allocation to future employees), may over a three year period be allocated options corresponding to up to 4 600 000 shares of the Company, equivalent to approximately five percent (5%) of the total outstanding shares. The Options will be granted over a three year period and will vest linear over
a five year period (subject to employment at time of vesting). The options will have no value if the share price is reduced post the grant date
It is intended that the Board of Directors may use its authorisation to increase the share capital of the Company and/or buy own shares to settle any options being exercised.
The company has established a pension scheme in accordance with the Norwegian Occupation Pension Act. The pension scheme is based on a defined contribution for all Norwegian employees. The pension scheme covers salary from 1G (NOK 88.370) to 12G (NOK 1.060.440) and is therefore in accordance with Norwegian legislation.
The company may, but currently has not, sign early retirement agreements for executive management.
The company may compensate the Executive Management and the manager's family, as defined as close associates pursuant to the Norwegian Securities Trading Act section 2-5 no. 1 and 2, for health and life insurance plans in line with standard conditions for executive positions, in addition to mandatory occupational injury insurance required under Norwegian Law.
Agreements may be signed regarding severance pay for the company's Chief Executive Officer ("CEO") and other members of the Executive Management in order to attend to the company's needs, at all times, to ensure that the selection of managers is in commensuration with the company's needs. Pursuant to the Norwegian Working Environment Act, such agreements will not have a binding effect on executives other than the CEO.
Severance schemes shall be sought set up so that they are acceptable internally and externally. In addition to salary and other benefits during the term of notice, such schemes are not to give entitlement to severance pay for more than 12 months.
Executive Management may be offered the benefits in kind that are common for comparable positions, e.g. free telephone service, home PC, free broadband service, newspapers.
Other companies in the Scatec Solar group are to follow the main principles for the determining of management salaries and remuneration as set out in this declaration. Scatec Solar aims at coordinating management remuneration policy and the schemes used for variable benefits throughout the group.
| 2015 (NOK THOUSAND) | TITLE | SALARY 1) | RETENTION AND SHARE INCENTIVES 2) |
OTHER BENEFITS 3) |
PENSION COSTS |
LOANS OUT-STANDING |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Raymond Carlsen | Chief Executive Officer | 2,174 | - | 121 | 90 | - |
| Mikkel Tørud | Chief Financial Officer | 2,086 | - | 19 | 86 | 1,467 |
| Snorre Valdimarsson | EVP General Counsel | 1,544 | - | 80 | 86 | 1,438 |
| Terje Pilskog | EVP Project Development & Project Finance | 1,870 | - | 19 | 87 | 1,381 |
| Roar Haugland | EVP Human Resources, HSSE, CSR & IT | 1,550 | - | 19 | 92 | 1,381 |
| Torstein Berntsen | EVP Power Production and Asset Management | 1,764 | - | 24 | 90 | 1,381 |
| Pål Helsing 4) | EVP Solutions | 1,800 | - | - | - | - |
1) Including paid out holiday allowance.
2) Relates to the retention and share incentive plan, see below for further information
3) Other benefits include benefits such as insurance, free phone, and car allowance.
4) From December 2015
The agreements described in this section 5 are entered into in accordance with the principles for determining Executive Management salaries and remuneration as further described above. The Executive Management salary policy as carried out in the financial year 2015 has supported Scatec Solar in retaining highly skilled personnel. The board of directors has not identified any significant negative consequences resulting from agreements on salaries and remuneration.
Oslo, 14 March 2016 The Board of Directors of Scatec Solar ASA
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.